おすすめの無料の人事管理システム2選｜メリット・注意点も解説

人事管理システムを無料で導入することで、コストをかけずに人事管理業務を効率化できますが、無料だからこその注意点も存在します。本記事では、おすすめの無料で利用できる人事管理システムや選び方、無料で利用するメリットと導入前に知っておきたい注意点を解説しています。

目次

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1. 人事管理システムは無料で利用できる
2. 無料で利用できる人事管理システムのメリット
3. 無料で利用できる人事管理システムの注意点
4. 無料で利用できる人事管理システムを選ぶ際のポイント
5. おすすめの無料で利用できる人事管理システム2選
6. その他の人事管理システムの選び方
7. まとめ

人事管理システムは無料で利用できる

人事管理システムとは、社員情報管理や労務管理などを1つのシステムでカバーできる多機能なシステムです。人事情報の管理のほか、人材の採用・育成・評価・配置もシステム上で完結できます。

人事管理システムの中には、無料プランやフリーソフトなどコストをかけずに利用できる製品もあります。本記事では、無料で利用できる人事管理システムのメリットや注意点、選び方のポイントを解説していきます。

無料で利用できる人事管理システムのメリット

無料で利用できる人事管理システムの導入により、業務の効率化や最適なシステム選定などのメリットが期待できます。無料の人事管理システムの導入を検討するためにも、まずは導入のメリットを理解しましょう。

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無料で人事管理業務を効率化できる

人事管理システムの最大のメリットは、人事管理業務を大幅に効率化できる点です。特に無料のシステムであれば導入・運用コストがかからないため、コストを抑えて業務の最適化を図れる点が魅力です。

人事管理にはExcelを使う企業も多くあります。Excelは多くのパソコンに標準搭載されているため、無料の人事評価システムと同じくコストはほとんどかかりません。しかし、業務の効率性の面では課題が多いです。

例えば、人事評価や給与計算を行う際には、勤怠管理や実績などのあらゆるデータ・数値を手動で集計し、ファイルやスプレッドシートに入力する必要があります。採用活動についても、応募者の情報や選考状況などを個別に入力・管理しなければなりません。

人事管理業務は多岐に渡るため、手動でこれらの作業をすべて行うには手間と時間がかかります。また、集計ミスや入力ミスなどの人為的ミスにも注意しなければなりません。

一方、人事管理システムであれば、必要データの集計・管理はシステムが自動で行うため、従来のような手動作業の大半をカットできます。定型業務を自動化することで、コア業務への注力が可能になり、バックオフィス業務全般の効率化が見込まれます。

機能・システムの比較検討ができる

無料の人事評価システムは、複数のシステムを比較検討しやすい点がメリットです。有料の人事管理システムは当然ながら導入・運用にコストがかかるため、気軽に複数のシステムを使ってみるというわけにはいきません。

また、多くは一定の契約期間が定められており、この点も使い比べしにくい理由です。一方、無料の人事管理システムであれば、有料プランほど料金や利用期間の制限を受けないため、さまざまな製品に挑戦しやすいです。

機能・特徴・強みは、人事管理システムによって異なります。複数のシステムの操作性や使用感を確かめたうえで、自社に適したシステムを選び取れるのは大きなメリットです。

無料で利用できる人事管理システムの注意点

無料で利用できる人事管理システムには、メリットだけでなく注意すべき点もあります。スムーズにシステムを導入・運用するためにも、あらかじめ次のような点を理解しておきましょう。

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利用人数・利用範囲に制限がある

無料の人事管理システムの多くは、利用できる人数・機能に制限があります。利用可能人数は5名〜30名ほどが一般的であり、従業員数の多い大企業には向いていません。

また、有料システムに比べて、利用できる機能が少ないことも多いです。例えば、外部システムとの連携ができない・利用できる帳票が少ないなどのケースがあります。

業務の一部は自動化できるものの、それ以降は手動での作業が必要になることも多く、確認作業などでかえって業務全体のパフォーマンスが落ちるかもしれません。無料の人事管理システムは、お試しで使用してみたい小規模企業に向いています。

サポート体制が手薄な場合がある

無料の人事管理システムは、有料のシステムに比べてサポート範囲や内容が手薄な傾向があります。例えば、サポート範囲は基本的な操作方法のレクチャーのみで、導入支援・トラブル対応などは利用できないケースが代表的です。

また、サポート方法についても、早朝・深夜・休日は非対応だったり、メールでのサポートしか受けられなかったりする場合があります。ITシステムを使い慣れていない企業では、十分なサポートが受けられないのは大きなデメリットです。

突然有料化・サービス終了する可能性がある

無料の人事管理システムは、突然有料化したりサービスを終了したりする可能性があります。フリーソフトは広告収入などで運営しているため、利益が減少すれば有料化を避けられず、それでも利益を出せなければサービスを終了せざるを得なくなります。

有料の人事管理システムに制限を加えて無料プランとして提供している場合も同様で、無料プランを利用しているユーザーがあまりにも多い場合は有料化や無料プランを廃止する可能性があります。

長期的に利用する前提で導入する場合は、無料の人事管理システムはあくまでもお試しとして利用するのがおすすめです。

セキュリティ対策が不十分な可能性がある

無料で利用できる人事管理システムはセキュリティ対策が不十分なケースがあり、重要な個人情報を扱うにはやや不安に感じる場合があります。特にフリーソフトの場合は限られた予算の中で開発されており、コストを要するセキュリティ対策は不十分になりやすいです。

有料の人事管理システムの中には機能などの制限を付けた無料プランを用意していることもありますが、有料プランよりもセキュリティレベルが低い場合も多いです。

人事管理システムは従業員の個人情報を扱うデータベースとなるため、セキュリティ対策不足によるトラブルは大きな問題に発展します。システムを導入する前に、個人情報を扱えるほどのセキュリティ対策が施されているか入念に確認しましょう。

無料で利用できる人事管理システムを選ぶ際のポイント

無料で利用できる人事管理システムを選ぶ際は、機能・利用人数が制限されていることを考慮する必要があります。例えば、次のようなポイントに注目して選ぶのがおすすめです。

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利用できる機能を確認

無料の人事管理システムは、利用できる機能の種類を確認しましょう。自社が希望する機能が利用できない場合は、当然ながら導入効果は実感できません。人事管理業務を効率化したい場合は、人事評価シートの作成・集計機能を備えたものがおすすめです。

自社が必要とする機能を見極めるためにも、システム導入によって解決したい課題・達成したい目標をあらかじめ明確にしておきましょう。

データ保持期間を確認

無料の人事管理システムは、データの保持期間も必ず確認しましょう。無料システムの多くは、データの保持期間に上限があり、過去のデータを活用しにくいです。一般的な保持期間は半年～1年ですが、一概にはいえません。

データの保持期間が短い場合、必要なときに過去の人事データを見返せない恐れがあります。

また、勤怠情報（出勤記録）は労働基準法第109条にて5年間の保持が義務づけられており、勤怠管理も人事管理システムで行う場合は、保持期間を遵守できるかも確認が必要です。

参考：【労働基準法第109条】e-Gov｜労働基準法

使いやすい操作性か

人事管理システムは、管理者・従業員ともに使いやすいものを選びましょう。使いにくいシステムは操作に時間がかかるため、かえって業務効率が低下する恐れがあります。また、誰もシステムを使わなくなるといった事態が起こりかねません。

例えば、画面デザインやボタン配置がシンプルなものは、誰でも直感的に操作しやすいため、研修時間の短縮が期待できます。また、アプリでも利用できるマルチデバイス対応のシステムは社外からでも操作できるため、業務効率がより向上します。

セキュリティ対策が万全か

無料の人事管理システムは、セキュリティ対策が万全かどうかも重要な選定基準です。人事業務では、従業員の個人情報や給与データといった機密性の高いデータを扱うためです。

セキュリティが脆弱なシステムは、サイバー攻撃やウイルス感染による情報漏洩えい・紛失の恐れがあります。こういったリスクに備えるためにも、セキュリティがしっかりしたシステムを選びましょう。

ただし、無料の人事管理システムは、有料システムに比べるとセキュリティ性能が低い傾向があります。実際に利用してみてセキュリティ性に不安を感じる場合は、有料プランへ切り替えるのも良い方法です。

おすすめの無料で利用できる人事管理システム2選

その他の人事管理システムの選び方

人事管理システムは、自社にとって使いやすいものを選ぶことで、社内の定着が早まります。システムを選ぶ際は、次のようなポイントに注目するのがおすすめです。

【重要なポイント】

1. システムのタイプを確認
2. 法改正に対応できるか
3. 外部システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 導入形態を確認
2. カスタマイズ性が高いか

まとめ

人事管理システムは、多岐にわたる人事管理業務を一定程度自動化できるシステムです。無料で利用できる人事管理システムも多くあります。

無料の人事管理システムは、コストをかけずに人事管理業務の効率化を図れる点がメリットです。また、複数のシステムを使い比べしやすい点も魅力といえます。

ただし、利用人数や機能が制限されているため、自社の希望に合致したスペックのシステムを選ぶ必要があります。例えば、機能性・データの保持期間・サポート体制のほか、セキュリティ性や操作性をチェックするのがおすすめです。

人事管理業務に課題を抱える企業は、無料の人事評価システムを導入し、業務の効率化・パフォーマンスアップを狙いましょう。