法人カードの領収書は不要？経理処理に必要な書類や注意点を解説

法人カードを使った際、店舗から「クレジット払い」と記載された領収書を受け取ります。しかし、これは正式な領収書として認められていないため注意が必要です。この記事では、法人カード決済を経理処理する際に必要な書類や気をつけたいポイントなどを解説します。

目次

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1. 法人カードの領収書は不要
2. クレジット売上票は必要
3. 法人カードを利用するメリット
4. 法人カードの領収書に関する注意点
5. まとめ

法人カードの領収書は不要

法人カードを使用した支払いは「信用取引」に分類されます。信用取引とは、商品やサービスの提供と支払いが同時に行われない取引のことを指し、これにはクレジットカードでの支払いも含まれます。

信用取引では、領収書は基本的に不要とされています。これは、信用取引の証拠となる書類が他に存在するためです。信用取引の際には、取引の証拠として「売掛金」や「買掛金」が記載された帳簿が用いられます。

法人カードの支払いにおいても、これらの帳簿が証拠となり、領収書は不要とされています。従って、法人カードでの支払いに際して領収書を受け取る必要は基本的にありません。

クレジット売上票は必要

法人カードで店舗にてクレジット決済を行った際、店舗から「クレジット払い」と記載された領収書を受け取ることがあります。しかし、この領収書は正式な証拠書類としては認められておらず、経理処理においては「クレジット売上票」が必要となります。

クレジット売上票は、カードでの支払いの詳細が記載された書類です。これは、カード会社から法人に送られてくるもので、経理処理ではこのクレジット売上票を基に処理を行います。

したがって、経理作業をスムーズに進めるためには、クレジット売上票の管理が重要となります。

国税庁の見解

国税庁の見解によれば、クレジットカード決済の際には、代金と物品やサービスのやり取りが同時に完了していないとされます。そのため、クレジットカード決済で発行される「領収書」は、正式な証拠書類として認められません。

例えば、クレジットカードで支払いを行った場合、実際の金銭の授受はカード会社との間で後日行われます。これにより、店舗から発行される「クレジット払い」の領収書は、取引の証拠としては不十分であり、正式な証拠書類としては認められないのです。

参考：クレジット販売の場合の領収書｜国税庁

法人カードを利用するメリット

法人カードを利用することで、従業員と経理担当者のどちらもメリットを得ることができます。ここからは、法人カードを利用するメリットを解説します。

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経費精算における手間が省ける

法人カードを利用することで、経費精算を効率化することができます。従来の経費精算は、従業員が経費を立て替えたり、申告のための書類を作成したりするなどの工程が多いです。

これにより、従業員に一時的に金銭的負担がかかったり、書類にミスや記入漏れがあった場合は修正作業が発生したりするなど、大きな手間と時間がかかっていました。経理担当者も書類や領収書を確認する作業によって、残業をする場合もあるでしょう。

しかし、法人カードを利用することで、事業用の口座から後日引き落としされるため、従業員は一時的な立て替えや申告の手間がなくなります。また、会計ソフトと銀行口座を連携させることで、経費精算業務をより効率的に行え、経理担当者の負担軽減に繋がります。

コストの削減に繋がる

法人カードの年会費は、経費計上することが可能です。ポイントやマイルを貯めることもできるため、支払いに利用したり、商品券や航空券などと引き替えたりすることで、コストの削減に繋がります。

また、法人カードには、さまざまな付帯サービスや保険もあります。カードによっては、空港ラウンジの利用や接待時に飲食店の割引を活用できることもあり、さまざまなビジネスシーンに活用できます。

キャッシュフローが安定する

法人カードで経費を支払いすると、引き落としの期間まで1〜2ヶ月の余裕が生まれます。猶予を持たせることができるため、キャッシュフローが安定し、資金繰り対策に活用することができます。

法人カードの領収書に関する注意点

法人カードの領収書や関連する書類は、すべて保管しておくことが重要です。これらの書類は、税務調査の際に必要となることもあるため適切に管理しましょう。

また、手書きの領収書には、必要な項目をしっかりと記載する必要があるなど、法人カードの領収書に関して注意が必要な点がいくつかあります。

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領収書をはじめ関連書類はすべて保管しておく

法人カードの利用に関する領収書やその他関連書類は、すべて保管しておくことが重要です。これらの書類は正式な証拠書類としては機能しませんが、補助書類としての役割を果たします。

例えば、税務調査の際に、支出の正当性や詳細を確認するための補足資料として利用されることがあります。また、その他の関連書類としては、クレジット売上票・取引明細書・カード利用明細などがあります。

このような書類は、領収書と合わせて整理・保管しておくことで、必要な時に迅速に対応できます。

手書き領収書には必要な項目を記載する

手書きの領収書でも、法人カードでの支払いは信用取引であるため、正式な証拠書類としては認められません。しかし、もし手書きの領収書を発行してもらう際は、必要な項目をしっかりと記載してもらうことが重要です。

基本的に記載すべき項目は、以下の通りです。

1. 購入日
2. 発行者名
3. 受領者名
4. 取引金額
5. 支払いの内容（但し書き）
6. 決済方法

クレジット利用明細書は領収書として使用できない

クレジット利用明細書とは、カード会社がカード利用者に対して月毎に発行している文書です。その月に行われたカード取引の一覧が記載されていますが、この利用明細書は正式な領収書としては認められません。

これは、利用明細書が一般的な領収書とは異なり、取引の詳細や商品・サービスの内容が具体的には記載されていないためです。利用明細書は、支出の概要を把握するための参考文書として利用することはできますが、税務上の正式な証拠書類としては使用できません。

参考：クレジットカード会社からの請求明細書｜国税庁

二重計上に気をつける

法人カードの利用に関する領収書とクレジット売上票を別々に保管していると、経費処理の際に混乱が生じることがあります。特に、これらの文書がばらばらになってしまうと、同じ取引に関するものと認識できず、別の経費として二重計上してしまうリスクがあります。

二重計上を防ぐためには、領収書とクレジット売上票を一緒に保管することが重要です。ホチキスやクリップなどでこれらの文書をまとめ、1組として管理しましょう。これにより、文書が散乱することを防ぎ、経理処理の際の混乱やミスを減らすことができます。

インボイス制度では領収書が必要

インボイス制度の施行に伴い、法人カードを使用して購入した商品やサービスに関しても、取引先から正式な領収書を受け取ることが必要になりました。

これは、インボイス制度下では、仕入税額控除を受けるためには「適格請求書」と呼ばれる正式な書類が必要とされるためです。適格請求書には、取引の内容や税額等が正確に記載されている必要があります。

法人カード決済の際も、これらの情報が含まれた領収書を取引先から受け取り、適切に保管しておきましょう。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

参考：4 適格請求書の記載事項｜国税庁

まとめ

法人カードを使用した際の経理処理においては、領収書は基本的に不要であり、クレジット売上票が重要な文書となります。しかし、インボイス制度の施行により、適格請求書の提供と保管が必要となりました。

手書きの領収書を受け取る際には、必要な項目が記載されていることを確認し、二重計上を防ぐためにも関連する文書を一緒に保管する必要があります。また、利用明細書は、正式な証拠書類として利用することはできないので気をつけましょう。