無料のシフト管理システムおすすめ2選｜メリットや選び方を解説

シフト管理システムを活用することで、法令遵守しながら効率的なシフト管理が可能です。本記事では、シフト管理システムを導入するメリット、無料のシステムを選ぶ際のポイント・選び方を解説し、おすすめの無料で利用できるシフト管理システムを紹介します。

目次

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1. シフト管理システムは無料で利用できる
2. シフト管理システムを導入するメリット
3. 無料のシフト管理システムを選ぶ際のポイント
4. 無料のシフト管理システムおすすめ2選
5. その他のシフト管理システムの選び方
6. 無料のシフト管理システムの注意点
7. まとめ

シフト管理システムは無料で利用できる

シフト管理システムは、業務のスケジュールや出勤時間を効率的に計画・管理するツールです。シフト管理システムを導入することで、従業員の勤務スケジュールやシフトの調整が容易になり、出退勤・残業などのサポートも可能です。 

シフト管理システムには、無料で利用できるものもあります。無料ツールは、中小企業など小規模なビジネス・チームにとって利便性が高く、基本的なシフト管理機能を提供しています。

システム以外でシフト管理を無料で行う方法

シフト管理を無料で行うには、紙ベースやExcel（エクセル）を使う方法があります。紙ベースではシフトを手書きで作成し、スタッフに配布します。また、Excelはシフトをデジタルで管理でき、変更や共有が容易です。

ただし、手作業のシフト作成には時間と手間がかかり、エラーやコミュニケーションのハードルが高まります。特に、エクセルの場合、複雑なシフトパターンやリアルタイムの共有が難しく、バージョン管理の問題も考慮しなければなりません。

シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムを利用することで、組織やビジネスにおける運用コストを最小限に抑えつつ、スタッフの労働力を最適化できます。ここでは、シフト管理システムを導入するメリットについて解説します。

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効率的にシフト管理ができる

シフト管理システムは、スケジュールの作成から変更・共有・更新までを迅速かつ正確に行え、効率性が向上します。手動でのシフト管理でかかる膨大な時間と手間を、大幅に削減することが可能です。

また、従業員の勤務時間やスキルを考慮して最適なスケジュールを自動的に生成し、リアルタイムでスタッフとコミュニケーションを取りながら、効率的なシフト管理ができます。

その結果、管理者はより戦略的な業務に時間を費やし、スタッフは満足度の高い労働環境で働くことが可能です。

ミスやエラーを減らせる

手作業によるシフト管理では、従業員のスケジュールやタスクの割り当てにおいてヒューマンエラーが発生しやすく、致命的な問題につながることがあります。例えば、誤った勤務時間の記入、シフト希望の提出漏れや共有ミス、休暇・休日の申請漏れなどが挙げられます。

こういったミス・エラーはトラブルにつながり、従業員や組織の不満やストレスの原因です。しかし、シフト管理システムを導入することで、スケジュールやタスクの正確な記録と計算が行われ、ヒューマンエラーのリスクを低減できます。

法令を遵守した管理ができる

労働法や規制は、従業員の労働条件・休憩時間・残業規制などを定めており、組織にとって法令の順守が不可欠です。シフト管理システムは、法令に則ったスケジュールの作成や勤務時間のトラッキングを支援し、適切な管理を実現します。

法的なリスクを軽減することで、組織は労働法規制に準拠しながら労働環境の改善につなげられます。また、法令順守は労働者との信頼関係を築き、法的紛争の防止も可能です。

データの蓄積と分析が行える

シフト管理システムはスケジュール・出勤時間・休暇・残業などのデータを集約し、蓄積しています。これらのデータにより、組織は労働者の労働パターンや傾向を把握し、最適な人材配置につなげることが可能です。

データ分析によって、ピークタイムや需要の変動を予測してスタッフを適切に配置すれば、無駄な時間・リソースの浪費を防止できます。データの蓄積と分析は、効率的な労働力の活用と組織の生産性向上にも役立ちます。

無料のシフト管理システムを選ぶ際のポイント

無料のシフト管理システムを選ぶ際には、注意すべきポイントがいくつか存在します。無料トライアルか完全無料か、必要な機能があるかなどを確認しましょう。ここでは、各ポイントについて詳しく解説します。

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無料トライアルか完全無料か

シフト管理システムを導入する際は、無料トライアルか完全無料のフリーソフトウェアかを確認しましょう。通常、無料トライアルは一定期間でさまざまな機能を試用できますが、期間が過ぎれば有料となります。

一方、完全無料のソフトウェアは常に無料で使用できますが、一部機能や使用方法に制限がある場合が想定されます。システムの選定では、組織のニーズや予算に合致するかどうかの検討がおすすめです。

必要な機能があるか

無料版を選ぶ際には、制限事項に留意する必要があります。無料版には通常、利用制限や機能制限が存在し、組織運営に必要な機能に制約が設けられていることがあります。

例えば、従業員数やシフトの複雑さに応じて制限が起こり、大規模な組織と高度なニーズを持つ場合、無料版だけでは要求を満たせません。そして、組織のニーズに合った機能を提供する有料版への移行が必要になります。

無料版の選択時には、将来の成長や要件変化を想定した検討が必要です。

アプリ対応しているか

シフト管理システムがアプリ対応していれば、利用者の利便性も向上します。アプリの活用によって、シフトの変更や休暇のリクエストを簡単に提出でき、リアルタイムでのスケジュール管理も可能です。

従業員はプライベートとの調整がしやすくなるだけでなく、通知機能を活用すれば急な変更にも素早く対応でき、スムーズなコミュニケーションにつながります。その結果、従業員の満足度が向上し、ストレスや不満を生じさせにくくなります。

他にかかるコストがないか

無料のシフト管理ソフトウェアやアプリを選択する際、追加の機能やサポートに対して料金が発生する可能性があります。一部のシステムは基本機能が無料で提供されており、より高度な機能やサポートを利用する際には、有料プランへのアップグレードが必要です。

また、組織の成長・新たなニーズに合わせて追加機能を利用する場合、追加費用の発生が想定されます。そのため、将来的に発生する可能性のあるコストについても検討しながら、組織の予算を考慮した選択が重要です。

拡張性があるか

無料版では基本機能を試せますが、運用開始後に有料版の高度な機能が欲しくなる場合が考えられます。拡張性のあるシステムでは、迅速かつ円滑にアップグレードでき、業務に合わせたカスタマイズも可能です。

企業の変化に適応するには柔軟性の高いシステムが求められ、最適なシフト管理の実現に役立ちます。システムの選択時には将来の拡張性を視野に入れながら、ツールを選択することが重要です。

無料のシフト管理システムおすすめ2選

無料プランのあるシフト管理システム

初期費用が無料のシフト管理システム

その他のシフト管理システムの選び方

シフト管理システムは、勤務形態や業種に合っているかを確認しましょう。異なる業種や企業にはそれぞれ違ったシフトパターンと要件があるため、選択したシステムが適合しているかが重要です。

また、労働基準法に自動対応しているかも確かめましょう。法的規制や法令は地域によって異なる場合があり、システムがそれらの要件を自動的に満たすことは、コンプライアンスの確保に不可欠です。

その他、誰でも使える操作性か、サポート体制の充実さなどについても選択時に比較検討するのがおすすめです。

【重要なポイント2つ】

1. 勤務形態や業種に合っているか
2. 労働基準法に自動対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 誰でも使える操作性か
2. サポート体制が充実しているか
3. 費用やユーザー数は妥当か

無料のシフト管理システムの注意点

無料のシフト管理システムには、利用できる人数に制限があるものや、サポートの対応範囲が限られているものが存在します。ここでは、無料管理システムを導入する際に考慮すべき注意点について解説します。

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利用人数に制限がある

無料版のシフト管理システムの多くは、利用できるユーザー数に制限があります。一般的に、登録人数が10名から30名程度までが無料で利用できる範囲です。また、設定された人数を超えると、有料プランに自動で切り替わるものも存在します。

そのため、追加料金が発生するケースに注意が必要です。従業員数の多い企業では、人数制限がない料金一律の有料製品を利用するよりも、コストが高くなってしまうこともあるため、費用対効果を十分に確かめましょう。

最低限の機能しか使えない

無料の製品は、希望シフトの提出やシフトの日程調整など、最低限のシフト管理機能のみ搭載されたシンプルなシステムがほとんどです。無料プランでは機能に制限がかかったり、データの保存期間が30日間までと限られていたりする場合もあります。

さらに、勤怠管理・給与連携などの機能が使えず、利用するシステムが増えることでかえって利便性の低下につながることも考えられます。混乱を生じさせないためにも、自社の規模や運用方法に合った機能が使えるのかを確認するのが大事です。

個別サポートが受けられない

無料のシフト管理システムやアプリの多くは、使用時の不明点・不具合が発生した際に、個別サポートが受けられないことがほとんどです。FAQやよくある質問、マニュアルのみでの対応となっている場合、自己解決が前提となります。

そのため、導入前に使い方マニュアルがわかりやすいか、サポートの提供範囲はどのようになっているかを確認しましょう。サポート体制が十分でないと、トラブルやバグ、エラーが発生した際に修復まで時間がかかり、業務に支障が出てしまう点に注意が必要です。

データ保護とセキュリティ対策

シフト管理システムでは、従業員の氏名、勤務日・勤務時間、シフト希望、連絡先などの個人情報を取り扱います。仮にこれらが漏洩した場合、会社の信頼性を損ねるだけでなく、重大な問題に発展することが考えられるため、安全性への考慮が重要です。

無料サービスではセキュリティ対策が厳重でないことが多く、広告目的でデータを収集・活用しているケースも想定され、データ保護の観点においても懸念点があります。

利用前には必ずプライバシーポリシー・利用規約を読み、個人情報の取り扱いについて理解しておきましょう。

まとめ

シフト管理システムには、無料で利用できるものもあります。無料のシフト管理システムは、使いやすいシステムかどうかを比較検討しやすく、コストを抑えながらヒューマンエラーを減らすことが可能です。

ただし、無料のシフト管理システムは利用できる期間や機能、人数に制限がある場合が考えられます。大規模な組織や高度な機能を求める場合は、無料のシステムでは対応できない点に注意が必要です。

無料のシフト管理システムを選ぶ際は、アプリに対応しているか、拡張性があるかなどを確認するのがおすすめです。本記事を参考に、無料のシフト管理システムを活用しながら、コストを抑えた効率的なシフト管理を行いましょう。