おすすめのWeb社内報ツール3選｜選び方・注意点を詳しく解説

Web社内報ツールとは、社内報をデジタル化し、作成・更新・修正などを効率化できるツールのことです。しかし、ツールの導入を検討していても、自社に合うものがわからない場合もあるでしょう。本記事では、おすすめのWeb社内報ツールや選び方などを詳しく解説します。

目次

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1. Web社内報ツールで情報発信を迅速化
2. Web社内報ツールはタイプ・機能・対応端末で選ぶ
3. Web社内報ツール選びに重要な3つのポイント
4. Web社内報ツール選びのその他の比較ポイント
5. おすすめのWeb社内報ツール3選
6. Web社内報ツールを導入するメリット
7. Web社内報ツールの導入の仕方と注意点
8. まとめ

Web社内報ツールで情報発信を迅速化

紙媒体の社内報は、作成・配布・回覧する際に手間とコストがかかります。そこで、社内報をデジタル化すれば、パソコンやスマホを使って、より充実した内容の社内報を迅速に従業員に届けることができます。

社内報は、企業のビジョンや理念を全従業員が共有し、全従業員が同じ方向を向いて意欲的に業務を進めるために欠かせません。特に、多くの支店や店舗を抱える企業では、情報発信の迅速化が重要となるため、Web社内報ツールの利用が有効的です。

Web社内報ツールには多くの種類があり、基本的なWeb社内報の作成・公開機能だけでなく、チャット機能・アンケート機能・ファイル共有機能・タスク管理機能など、社内報作りを支援する機能を多く搭載しています。

Web社内報ツールはタイプ・機能・対応端末で選ぶ

Web社内報ツールにはさまざまな種類があり、タイプ・機能・対応デバイスが異なります。そのため、ツールの種類ごとにしっかりと比較検討することが大切です。次の章から、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. ツールのタイプが自社に合っているか
2. 自社に必要な機能が備わっているか
3. マルチデバイス・アプリに対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 担当者が作成・運用しやすいか
2. セキュリティ対策が万全か
3. サポート体制が充実しているか

Web社内報ツール選びに重要な3つのポイント

Web社内報ツールを選ぶ際の重要なポイントは、タイプ・機能・対応端末の違いです。自社にとって、費用対効果を最大限発揮できるWeb社内報ツールの選択が重要となります。ここでは、Web社内報ツール選びに重要な3つのポイントを解説します。

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ツールのタイプが自社に合っているか

Web社内報ツールのタイプは、大きく分けて「Web社内報型」と「社内ポータルサイト型」の2種類です。扱いやすさと活用範囲の広さに大きな違いがあるため、自社に合ったタイプを選択するのがおすすめです。以下では、各タイプの特徴を詳しく解説します。

Web社内報型

Web社内報型はWeb社内報特化型とも呼ばれ、Web社内報の作成と運用のために厳選された機能のみを搭載したツールです。Web社内報の作成と運用に特化している分、扱いやすい操作性となっているものが多く、初心者でも直感的に操作ができるのがメリットです。

専門知識を持った人材がおらず、豊富な機能を使いこなす自信がない企業や、独立した形で社内報だけを運用できれば良いと考える企業などに、比較的おすすめのタイプです。余分な機能が付属していないため、導入・運用コストを抑えられます。

社内ポータルサイト型

社内ポータルサイト型は、社内報ばかりでなく社内ポータルサイトの運営も可能にしたWeb社内報ツールです。つまり、社内規定・各業務のマニュアル・社内SNS・グループウェア・スケジュール管理の運用なども行えます。

スマホやタブレットを使えば、外出先でも社内報と業務に必要な情報における取得・加筆が可能で、社内コミュニケーションツールとしての利用もできます。Web社内報の導入とともに、情報の一元化や社員同士のコミュケーションの活性化を図りたい企業におすすめです。

自社に必要な機能が備わっているか

Web社内報ツールの機能は多岐にわたり、それぞれの製品ごとに搭載されている機能は異なります。そのため、自社が必要とする機能を明確化し、目的に沿った運用を行いながら費用対効果を高めることが重要です。

以下では、多くのWeb社内報ツールが搭載している便利な機能について具体的に解説します。

通知機能

新しいWeb社内報を公開した際、従業員が気付かないと見てもらうことができません。そこで、通知機能によってメール通知やプッシュ通知を行い、新しい社内報の公開を従業員に知らせます。これにより、社内報の閲覧率向上に大きな効果が見込めます。

閲覧率の向上は、従業員の情報格差をなくすために重要な要素です。Web社内報ツールには閲覧率を取得できる機能を搭載した製品もあり、閲覧率が低い記事は通知方法や内容の改善が求められます。

ツールの中には、SlackやX（旧Twitter）などと連携して、通知機能を効果的に活用できる製品もあります。

リアクション・コメント機能

Web社内報ツールの中には、Web社内報の中に「いいね」ボタンを付加したり、コメント欄を設けたりすることが可能な、リアクション・コメント機能を搭載したものもあります。社内報に対する社員の反応を感じられることで、より良い社内報作りにつながります。

また、従業員にとっての社内報が見るだけのものから参加するものへと変化し、社内報への意識が高まるでしょう。特に、Web社内報のコメントであれば従業員は気軽に参加できるため、従業員同士の社内コミュニケーションの活性化にも期待できます。

データ分析機能

Web社内報ツールには、Web社内報の記事別アクセス数・滞在時間などを自動記録する機能が搭載されています。記録したデータを部署・性別・年齢別などの属性に分けて分析すれば、どのような従業員がどのような記事を求めているのかを明確にできます。

ただし、ツールによって記録できるデータや分析手法は異なるため、自社の求めている分析ができるかどうかの確認が必須です。また、属性の取得において他ツールとの連携が必要になる場合もあるため、自社の既存システムと連携できるかの確認も求められます。

マルチデバイス・アプリに対応しているか

最近のWeb社内報を閲覧するデバイスには、パソコン・タブレット・スマホなどがあり、OSもWindows・MacOS・ChromeOS・Android・iOSなど多岐にわたります。そのため、Web社内報の閲覧率を高めるには、マルチデバイスやアプリへの対応が必要です。

パソコン表示に最適化されたWeb社内報をスマホで見ると、非常に見づらい画面となり、サイトの離脱率が高くなってしまいます。したがって、社外でも閲覧可能なWeb社内報の作成には、マルチデバイスやスマホアプリ対応のWeb社内報ツールの導入が重要です。

Web社内報ツール選びのその他の比較ポイント

自社に必要な機能を搭載したWeb社内報ツールが複数ある場合は、それぞれのツールを比較して自社に最適なものを選びましょう。ここでは、Web社内報ツール選びにおけるその他の比較ポイントを解説します。

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担当者が作成・運用しやすいか

Web社内報のメリットの1つに、社内報作成の効率化があります。メリットをより活かすためには、コンテンツの作成が容易かつ運用しやすいツールの導入が必要です。そこで、導入前にコンテンツ作成支援機能の有無と、UIのチェックが必要となります。

コンテンツ作成支援機能では、コンテンツの作成が簡単に始められるテンプレートの確認や修正・加筆のしやすさ、コメントやリアクションの添付・管理のしやすさなどを確認しましょう。その際、魅力的なコンテンツにするためには、動画添付機能も有効的です。

また、製品によって記事作成で使用するUIが異なります。UIはツールの操作性を大きく左右するため、できる限り直感的に操作可能なものがおすすめです。操作しやすいツールなら、担当者不在時の社内報訂正において代行者による対応が可能になります。

セキュリティ対策が万全か

一般的に、社内報には社内の未公開情報を掲載する場合が多いです。そして、セキュリティ対策がしっかりと施されていないシステムでは、機密情報が外部に漏れてしまうリスクが高まるため、導入するツールのセキュリティ対策を確認しましょう。

また、セキュリティ強化の国際規格である、ISMS認証を受けているベンダーの選択も1つの方法です。なお、すでに自社内のシステムにセキュリティソフトを導入している場合は、セキュリティソフトとの相性も合わせて確認する必要があります。

サポート体制が充実しているか

初めてWeb社内報ツールを導入する場合や、社内にWeb社内報作成のノウハウを持った人材がいない場合は、ベンダーのサポート体制の充実さが重要な比較ポイントになります。サポート体制はベンダーごとに大きく異なるため、注意が必要です。

サポートのチェックでは、どこまでが無料でどこから有料なのかというサポート範囲をはじめ、問い合わせ方法・対応時間の確認も求められます。また、専門のコンサルタントがコンテンツの作成から運用まで、トータルサポートしてくれるベンダーもあります。

おすすめのWeb社内報ツール3選

Web社内報ツールを導入するメリット

Web社内報ツールを導入し、上手く活用していくことでさまざまなメリットを得ることができます。特に、以下のようなメリットを享受できることにより、効果的な社内コミュニケーションの強化などにつながります。

重要な情報発信・共有が迅速に行える

紙による社内報とは違い、Web社内報ツールであれば作成完了してから即座に配信することができます。そのため、印刷などにかかる手間と時間を削減しつつ、重要な情報発信・共有が迅速に行える点が大きなメリットです。

また、Web社内報ツールはコミュニケーションツールとしても活用できることから、緊急性の高い情報共有においても素早い対応が行えます。

実際に読まれる社内報の作成が可能

社内報は作成しても読まれなければ意味を成しません。特に、紙による情報発信では重要性が低く捉えられてしまうだけでなく、誰がどのくらい読んで把握したのかといった状況も確認できません。

その点、Web社内報ツールを導入して閲覧数を判断することで、効果検証や読み手の反応を可視化して改善・修正へとつなげることができます。また、間違った内容があった場合の訂正においても、正しい情報と合わせた連絡を迅速に行うことでリスクを軽減可能です。

Web社内報ツールの導入の仕方と注意点

Web社内報ツールは、質の高い社内報の作成と閲覧率の向上が期待できる便利なツールです。しかし、導入にはいくつか注意点があります。ここでは、Web社内報ツールの導入における注意点について解説します。

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コスト・費用対効果を確認

Web社内報ツールの多くはインターネット上で利用するクラウド型で、導入時に必要な初期費用と合わせて月額費用が発生します。したがって、導入時には運用コストに見合うだけの効果を把握することが大切です。

月額費用は製品によって大きな差があり、機能が多くなるほど高額になる傾向があります。つまり、自社では使用しない機能を搭載したツールの導入は、無駄なコストが発生して費用対効果を低下させてしまう可能性が高いです。

ツールの中には、月額料金をユーザー数の違いで設定している製品もあり、従業員数が少ない企業であるほど、最適なユーザー数の設定でコスト削減が図れる場合があります。なお、設定方法には、ユーザー数の上限や1人当たりの金額を定めたものがあります。

また、搭載機能の違いで複数の料金プランを設定している製品も多く、その中から自社に合った料金プランを選ぶのも費用対効果を高める1つの方法です。その他、機能の少ない安いプランからはじめ、必要に応じて高機能のプランに変更する導入方法もおすすめです。

ID・パスワード発行方法を検討

Web社内報は従業員向けのものであり、社外からアクセスできないようにする必要があります。そこで、IDやパスワードの発行によって外部からのアクセスを制御します。

発行方法には、大きく分けてIPアドレス制限タイプ・全社共通タイプ・個人別タイプといった3つの方法があります。自社に導入するWeb社内報ツールの機能やプライバシーポリシーに沿った、ID・パスワードの設定方法を選ぶことが大切です。

IPアドレス制限タイプ

IPアドレスとはネットワーク上にあるコンピュータの住所のようなもので、ネット上の各デバイスは固有のIPアドレスを持っています。IPアドレス制限タイプでは、社内報が保存されているサーバーにアクセスを許可するIPアドレスをあらかじめ登録しておきます。

これにより、サーバーに登録されていないデバイスはサーバーからアクセスを拒否され、中を覗くことはできません。社内ネットワークなどの限られた範囲でのWeb社内報の閲覧に適した方法です。

全社共通タイプ

全社共通タイプでは、全社共通または支社ごとにIDとパスワードを発行し、所属する社員は共通のIDとパスワードで社内報が保管されているサーバーにアクセスします。このタイプは、社外からのアクセスを想定した場合の最も簡単な方法です。

しかし、IDやパスワードが外部に漏れると、全ての従業員がIDやパスワードの変更を余儀なくされます。また、共通のIDやパスワードになっているため、閲覧者のアクション記録が取れず、コミュニケーションツールとしての利用ができないデメリットもあります。

個人別タイプ

個人別タイプでは、従業員一人ひとりに固有のIDとパスワードを発行します。全社共通タイプと異なり、IDとパスワードで個人が特定できるため、Web社内報ツールを従業員のコミュニケーションツールとして活用する場合におすすめの方法です。

また、アクセスした個人の特定で閲覧データの取得・保管・分析が可能となり、分析結果を基に情報発信の方法と社内報の改善が行えます。しかし、IDの発行数が多くなるとIDを管理する担当者が必要となり、時間とコストがかかる場合もあるため注意しましょう。

ID・パスワードの運用方針・ルールを決める

IDやパスワードが外部に漏れると情報漏えいやデータの破壊の原因となるため、管理は厳重に行わなくてはなりません。特に、情報漏えいは自社の信用失墜につながりかねません。そのため、社内のIDやパスワードの運用方針・ルールを決めることが重要です。

ルールの中には、他人のユーザーIDを使わないこと・利用しなくなったら管理者に連絡すること・パスワードは定期的に変更することなどを明記し、全従業員に周知徹底することが重要です。また、使う文字種・文字数などを指定することも有効です。

まとめ

Web社内報ツールは、社内報をデジタル化して作成・更新・修正などを効率的に行えるツールです。しかし、Web社内報ツールには、Web社内報型と幅広く社内ポータルサイト型があり、搭載機能や閲覧できるデバイス対応の違いなどによって多くの製品があります。

さまざまなツールを比較して自社に最も適したツールを選ぶことで、優れた費用対効果が期待できるでしょう。また、操作性やセキュリティ対策の確認、ID・パスワードの運用ルールの策定なども導入における重要なポイントです。

Web社内報ツールの導入は、魅力的な社内報の作成に大変有効であり、多くの従業員に読まれる社内報にすることが可能です。経営者の想いや理念を効果的に伝え、社内の一体感を育むという社内報の役割が最大限に発揮されることで、より円滑な企業経営が実現します。