シフト管理とは｜シフト管理の目的・メリット・やり方を解説

シフト管理とは、シフト制で働く従業員の就業時間や従業員の組み合わせなどを管理する業務です。組織の円滑な運営に重要な業務ですが、シフト作成にかかるコストが大きいことなどが課題となっています。本記事では、シフト管理の課題や行う目的、メリットなどを解説します。

目次

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1. シフト管理とは
2. シフト管理を行う目的
3. シフト管理における課題
4. シフト管理を行うメリット
5. シフト管理のやり方
6. シフト管理を行う手段
7. シフト管理システムを導入するメリット
8. 無料のシフト管理システムも利用できる
9. まとめ

シフト管理とは

シフト管理は、組織内の従業員やスタッフの労働時間を計画し、調整するプロセスです。このプロセスには従業員のスケジュールの作成・シフト変更の管理・休暇や休日のスケジューリングなどがあります。

効果的なシフト管理は、従業員の効率的な業務遂行を可能にし、組織の業務効率性を向上させます。そのため、柔軟性と公平性を保ちながら、組織と従業員のニーズをバランス良く満たすことが重要です。

経営をする上でシフト管理をすることは必要

経営において、シフト管理は欠かせない業務の一つです。従業員の適切な配置や勤務時間の調整は生産性を高めるだけでなく、従業員のモチベーションや満足度にも影響します。

そして、適切なシフト管理は業務の円滑な遂行を促進し、サービスの品質や効率を向上させることができます。また、シフト管理は労働法の遵守やスタッフの健康管理においても重要であり、円滑な職場環境を維持するために、適切な管理が求められます。

シフト管理を行う目的

シフト管理の主な目的は、効率的な労働力の配置とタスクの調整を通じて、組織や事業の円滑な運営を確保することです。ここでは、シフト管理を行う目的について解説します。

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組織の利益を最大化するため

シフト管理の目的の1つは、組織や事業の利益を最大化することです。まず、適切な従業員数とスキルを配置することで効率的な業務運営が可能となり、生産性が向上します。これに伴い、無駄な労働コストが削減されます。

さらに、適切なシフト配置によって、顧客へのサービス品質が向上し、維持されることで顧客満足度が高まります。また、需要に応じて従業員の配置を最適化することで売上が最大化し、競争力の維持・向上にもつながります。

従業員の負担を軽減させるため

適切なシフト管理は、従業員の勤務時間や休息を適切に配分し、過度な労働やストレスを防ぎます。適度な休息と労働時間のバランスが保たれていることで、従業員の健康を維持し、仕事へのモチベーションや生産性を高める効果があります。

さらに、シフト管理はスタッフの要望や希望に配慮しながら行うと、従業員の満足度と働きやすさを向上させます。したがって、従業員の負担軽減によって組織の効率性と生産性を向上させ、持続的な業務運営につなげる目的があります。

シフト管理における課題

適切なシフト管理を行うことは、スムーズかつ柔軟な経営を行うために重要ですが、シフト管理にはいくつかの課題があります。ここでは、以下のシフト管理における課題を解説します。

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シフト作成にかけるコストが大きい

シフト管理を行う際には、必ず従業員・スタッフのシフト作成を行う必要があります。そのシフト作成を行うのは、経営者や店長・マネージャーなどが挙げられますが、紙やExcel（エクセル）での作成には時間的なコストが発生します。

担当者の負担が増えれば人件費もかさみます。さらに、従業員の希望を聞きながらシフトを作るのは、担当者にとって大きな負担となる場合もあります。

人材配置の変更などへの対応が困難

シフトを作成した後でも、急な体調不良や無断欠席などで人員が不足することがあります。そういった際の急な人材配置の変更も、シフト管理の重要な業務です。しかし、たとえ優秀な人材がいても、特定の従業員にばかり負担を強いることはできません。

また、繁忙期などによる負担の違いがあっても給与には差がないといった場合には、従業員からの不満が募り、離職の原因にも発展してしまいます。そのため、シフト管理ではさまざまな状況への対応を検討しながら、適切な管理を行う必要があります。

就業規則や法令への違反がないか確認が困難

シフト管理において、就業規則や法令への違反がないか確認することは重要な課題です。複雑な法規制や就業規則を遵守しながら、従業員の希望も考慮したシフトを作成するのは簡単ではありません。

手作業でシフトを作成する場合、これらの規定をすべて確認するのは非常に手間がかかり、ミスが発生しやすくなります。また、従業員ごとに異なる雇用形態や契約内容に対応する必要もあり、確認作業はさらに複雑になります。

法改正や就業規則の変更にも迅速に対応しなければならず、常に最新の情報に基づいてシフトを作成・管理する必要があります。

シフト管理を行うメリット

適切なシフト管理には数々のメリットがあります。それらのメリットは、企業だけでなく、従業員に対しても利益をもたらします。以下では、シフト管理のメリットを詳しく解説します。

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従業員が働きやすくなる

適切なシフト管理は、従業員にとって働きやすい環境を促進し、ワークライフバランスを向上させます。これにより、従業員は生活の予定を立てやすく、休暇やプライベートの時間を確保しやすくなり、職場へのストレスが軽減されます。

働きやすい環境下では、従業員のモチベーションが高まり、生産性や仕事の品質も向上させ、結果として企業に対しても多くの利益をもたらします。

業務を効率化しやすくなる

適切なシフト管理は業務効率化に大きなメリットをもたらします。シフトを適切に計画しながら従業員を配置することで、過剰な労働コストを削減し、リソースを最適に活用できます。

また、シフトの透明性が向上することで、過去のシフトパターンやデータを分析し、予測性のあるスケジュールを作成できます。その結果、予期せぬ問題を事前に防ぎ、スタッフの適切な配置や必要なトレーニングを行うことができます。

コストを削減できる

適切にシフトを計画し、従業員を必要な時間帯に配置することで、無駄な人件費を減少させることができます。これにより、過剰な従業員の配置を防ぎ、労働コストを最小限に抑え、業務の効率を高めることができます。

また、正確なシフト管理により、従業員の残業時間や時間外手当の支出を削減できます。そして、経営者は予算を守りつつ業績を最適化することで、企業の競争力を高め、利益を最大化します。

シフト管理のやり方

効果的なシフト管理は、従業員の配置や業務効率を最適化し、組織のスムーズな運営に貢献します。ここでは、シフト管理のやり方について詳しく解説します。

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MHを管理し、計画を洗い出す

シフト管理のやり方の手順として、まずMHを管理し、計画を洗い出すことから始めましょう。MHは必要な作業工数や時間を示す指標で、売上目標や業務内容から算出されます。計画を立てる際、必要なMHを明確に把握し、それに基づいてシフトを組むことが重要です。

従業員のスキルや希望、法的制約を考慮しながら、計画を具体化し、必要MHを最適化します。これにより、適切な人員配置が行え、無駄な労働時間が削減されることで組織の生産性と効率性向上につながります。 

MHとは

MH（Man Hour）とは、作業工数や労働時間を計量する指標で、業務の効率化や人材配置の最適化に欠かせません。

作業時間を測ることで、個々のタスクやプロジェクト全体の所要時間を予測できるため、従業員の働きぶりを評価したり、人件費などのコストを管理したりするのに役立ちます。

MHを適切に管理し、その増減を把握することで、無駄な作業を見つけ、効率的なプロセスを構築できます。その結果、タスクの最適化やコスト削減を実現できるでしょう。

従業員の都合や希望を確認する

次に、従業員の都合や希望を適切に把握しましょう。その際はコミュニケーションが不可欠であり、希望や制約を確認し、調整の余地を探る必要があります。従業員の生活や予定を理解してシフトに反映することで、働きやすい環境を提供できます。

また、デジタルツールやアプリを活用すれば効率的に調整できて便利です。柔軟性を持ちつつ、公平な方法で調整することが重要です。従業員からの協力と透明性を保ちながらシフトを構築することで、スタッフの満足度が向上し、組織全体の運営が円滑になります。

従業員を割り当てる

シフト管理において、従業員を適切に割り当てるためには、スキル・都合・希望を織り交ぜる必要があります。まず、各従業員のスキルと強みを理解し、それを考慮して業務へ適切に配置します。その際、従業員のシフトの都合や希望もできるだけ尊重して調整します。

また、適度なコミュニケーションを通じて、予定変更や特別なリクエストに対応しながら柔軟性を保ちます。これにより、従業員の満足度が向上し、一人ひとりに対する過度な負担を軽減できます。従業員の満足度と生産性の向上が、適切なシフト管理につながるでしょう。

従業員へ確認を行う

シフトを作成した後、誤りや不明瞭な点がないかを確認しましょう。もし、予定外の変更や特別なリクエストがあった場合にはしっかりと耳を傾け、柔軟に対応します。従業員の声を受け入れることで、協力関係の強化とモチベーション向上につながります。

このプロセスを通じて、従業員との信頼と満足度が向上し、結果としてシフト管理が円滑に進行します。

微調整を行う

シフト作成では従業員の希望やスキル、労働法規を考慮して基本のシフトを構築しますが、実際の運用ではさまざまな状況に対応しなければなりません。例えば、急な欠員やピーク時の増員、従業員の都合変更などへ柔軟に対応するためには、微調整が必要です。

微調整では、従業員同士のスキルバランスや相性、適切な休憩時間の確保などを考慮しながら、シフトを調整します。これにより、業務効率を最大化し、従業員と顧客の満足度を高めることができます。

シフト管理を行う手段

シフト管理を行う際には、効率的で適切な手段を選択しましょう。従業員のスケジュールを適切に組み立てて業務の円滑な運営を保つためには、適切なツールや手法の選定が必要です。以下では、シフト管理を行うための手段について詳しく解説します。

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エクセルで管理する

エクセルを使用してのシフト管理は、一般的に行われている方法です。エクセルは従業員のシフト情報を整理しやすく、柔軟な編集が可能です。特定の業務ニーズに合わせてカスタマイズでき、日々の変更に対応しやすい利点もあります。

しかし、大規模な組織や複雑なシフト体制の場合、手作業での入力や誤りのリスクがあるため、管理に手間がかかります。また、リアルタイムの情報共有や自動化が難しく、管理体制における限界があるというデメリットも持ち合わせています。

シフト管理システムを利用する

シフト管理システムは、従業員のシフト希望やスキルを簡単に管理し、自動的にシフトを作成できるシステムです。リアルタイムでスケジュールの変更を共有でき、コミュニケーションが強化されます。

また、シフトの調整や人員バランスの維持がしやすく、業務の効率化と品質向上に期待できます。一方、システム導入には初期コストとトレーニングが必要であり、カスタマイズが限られることもあります。

しかし、大規模な組織や複雑なシフトニーズを持つ場合には、シフト管理システムが適しています。

シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムの導入には多くのメリットがあり、効率的なスケジュール作成・従業員の希望と適性の調整・労働コスト削減など、経営に大きな利益をもたらします。ここでは、シフト管理システムを導入する具体的なメリットについて解説します。

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オンライン上でシフトを一括管理できる

シフト管理システムの導入におけるメリットの1つは、オンライン上でシフトを一括管理できることです。従業員のシフト希望や出勤可能な日時を効率的に集め、リアルタイムでシフトを調整できます。

従業員はオンラインでシフト希望を提出でき、管理者はそれを簡単にまとめられます。変更が必要な場合でもすぐに対応でき、人為的なミスを減らせます。結果として、シフトの食い違いや従業員の不満が解消され、業務がスムーズに進むようになります。

通知機能でシフト申請忘れの防止が可能

シフト管理システムは通知機能を備えているものが多く、従業員に対してシフト提出の締め切りをリマインドし、変更や調整があった場合にも通知を送ります。そのため、従業員は提出期限を守ることができ、シフトの変更も見逃すことがありません。

この通知機能により、コミュニケーション不足によるミスや誤解を防ぎ、シフト作成がスムーズに進みます。また、従業員は自分のシフト情報をリアルタイムで把握できるため、不安や混乱がなくなり、満足度向上につながります。

シフトが自動で作成されて手間が省ける

シフト管理システムは従業員のスキル・希望・労働法規制などを考慮し、最適なシフトを自動的に提案・作成します。そして、管理者は手動でシフトを組む時間とエネルギーを節約し、誤りや人的ミスのリスクも低減します。

管理者は、シフト作成に費やしていた時間を、より戦略的な業務や従業員とのコミュニケーションに充てられるようになり、適正なスケジュール管理に集中できます。

また、システムによって公平なシフトが作成されることで、従業員の不満やトラブルも減り、職場環境の改善にもつながります。

データを分析・活用できる

シフト管理システムでは、シフトに関するさまざまなデータを自動的に収集・蓄積できます。例えば、時間帯別の必要人員数、季節による繁閑の変動、個々の従業員の勤務パターンなどを数値化し、分析することが可能です。

これらのデータを活用することで、より効率的な人員配置の計画が立てられ、人件費の最適化にもつながります。

無料のシフト管理システムも利用できる

シフト管理システムには、無料で利用できるものもあります。通常、シフト管理システムの導入には数万〜数十万円の初期費用と、従業員1人あたり200〜500円程度の月額料金がかかりますが、これらのコストをかけずに利用可能です。

ただし、無料のシフト管理システムは、利用できる人数や機能に制限があるため注意が必要です。無料版の多くは、管理できるのが10〜30名までとなっているため大企業には向かず、規模の小さい中小企業におすすめです。

また、1〜3ヶ月の無料トライアルが利用できるシステムもあります。無料トライアルでは全ての機能を試すことができるケースが多いため、本格的に導入する前に、操作性や使いやすさを比較検討してみましょう。

まとめ

シフト管理は組織内の従業員やスタッフの労働時間を計画し、調整する業務です。適切な従業員数とスキルを配置することで効率的な業務運営を行うことや、従業員の過度な労働やストレスを防ぐことが目的です。

適切なシフト管理は、従業員の満足度向上や業務の効率化につながりますが、シフト管理者の負担が大きく、法規制や就業規則を遵守しながらシフト作成することの難しさなどの課題も抱えています。

シフト管理の手段には、主にエクセルとシフト管理システムがあります。シフト管理システムには、手作業によるシフト管理の課題を解決する機能が搭載されているため、煩雑なシフト管理業務に課題を抱えている企業は導入を検討してみましょう。