おすすめの小規模企業向け在庫管理システム2選｜選び方も解説

在庫管理システムは、少人数で在庫管理を行う小規模企業や小規模倉庫においても導入が推奨されます。在庫管理システムを活用し、コスト削減や業務効率化を図りましょう。本記事では、小規模な企業や倉庫向けのおすすめの在庫管理システムや選び方、導入メリットなどを解説します。

目次

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1. 小規模企業・倉庫における在庫管理システムの必要性
2. 小規模企業・倉庫にはクラウド型在庫管理システムがおすすめ
3. 小規模企業が在庫管理システムを導入するメリット
4. 小規模企業が在庫管理システムを選ぶ際のポイント
5. 小規模在庫管理システムおすすめ2選
6. その他の在庫管理システムの選び方
7. 小規模企業が在庫管理システムを導入する際の注意点
8. まとめ

小規模企業・倉庫における在庫管理システムの必要性

在庫管理システムは、企業や組織の製品などの在庫を効果的に追跡・管理・制御するためのシステムです。製品の収容・保管・発注・入出庫・品質管理・在庫レベルにおける最適化の監視など、在庫管理の全般にわたって役立ちます。

小規模企業においても、在庫管理システムは効率的で正確な在庫管理を行うために重要です。そのため、近年では小規模企業でも在庫管理システムに対する注目度が高まり、実際に導入している企業が増えています。

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顧客・取引先との信頼関係を築くため

小規模企業において、一人ひとりの顧客や取引先との関係性を築くことは重要な業務の1つです。特に、在庫管理においては、過剰在庫や不足といった事態をなるべく発生させないようにし、納期を厳守して信頼度を高めていくことが求められます。

また、在庫管理の不十分によってトラブルが発生した際には、大切な顧客・取引先からの信頼度が低下し、経営に大きな損失を与えるのも小規模企業の特徴です。

よって、正確なデータを基に管理が行える在庫管理システムは、小規模企業・倉庫でも重要な役割を果たします。

人材のリソースを有効活用するため

近年では、中小企業をはじめとして、日本国内全体で人材不足が深刻化しています。その中で、製造業などにおいても業務の属人化といった課題が発生し、適切なノウハウ共有ができてないなどの問題が常駐化しています。

したがって、小規模企業も例外ではなく、貴重な人材を企業のコア業務に注力させることが大切であり、在庫管理といったデジタル化できる業務は積極的に取り入れていくべきです。人材のリソースを有効活用するためにも、在庫管理システムの必要性が高いといえます。

小規模企業・倉庫にはクラウド型在庫管理システムがおすすめ

従来の在庫管理システムは、企業や組織が自社内のセンターにサーバーなどのハードウェア機器を搬入し、そこに在庫管理システムを導入するオンプレミス型が基本でした。この形態では、自社の要件に合わせたカスタマイズやセキュリティの面で強みがあります。

一方、初期コストが非常に高額であり、更新と保守を自社内で行う必要もあるため、マンパワーの確保やコストの面でも小規模企業には導入が困難でした。そこで、近年ではネットワークを介してアクセス可能な、クラウド型の在庫管理システムが増えています。

クラウド型在庫管理システムは、アクセスの柔軟性・初期コストの低さ・必要に応じた拡張性・ビジネスの成長に合わせてアップグレードできるなどの利点があり、効率的で正確な在庫管理を実現します。よって、小規模企業や倉庫にも導入しやすいのが特徴です。

小規模企業が在庫管理システムを導入するメリット

小規模企業にとって、クラウド型在庫管理システムの導入は多くのメリットがあります。まず、初期コストが低く抑えられ、導入が容易な点です。また、インターネット経由で外出先などからでもシステムにアクセスし、在庫情報の確認・管理ができます。

ここでは、小規模企業が在庫管理システムを導入する主なメリットとして、以下の4項目をわかりやすく解説します。

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無駄なコストを削減できる

クラウド型在庫管理システムでは、サーバーなどのハードウェアの設置が不要であり、初期費用を抑えられます。さらに、運用の専門知識を持つ人材も不要なため、これに伴う人件費の削減も可能です。

クラウド型在庫管理システムは通常、サブスクリプション方式により、月額または年間で支払いを行います。そのため、予算に制約のある小規模企業にとって負担が少なく、運用コストの見積りがしやすいのもメリットです。

一般的に、システムのアップデートや保守はプロバイダー側で行うことから、これらの作業にかかるコストや手間も削減されます。また、セキュリティパッチや新機能の追加・更新なども自動で行われ、常に最新版のシステムを利用できます。

在庫管理業務を効率化できる

在庫管理システムを導入するメリットとして、在庫管理業務の効率化も挙げられます。システムによって在庫のリアルタイムな追跡が可能となり、在庫の場所・数量・状態を正確に把握できます。そのため、在庫の紛失や過剰在庫の問題を早期に発見し、対処可能です。

在庫管理システムは入庫と出庫プロセスを自動化し、バーコードスキャン技術などを利用して効率的にデータを読み取りながら正確にデータを記録します。その結果、手動でのデータ入力やエラーが減少して時間とリソースを節約できます。

在庫管理システムによって、在庫管理業務が効率化されて時間とコストが節約され、同時に顧客サービスの品質も向上できます。これは小規模企業にとって競争力を高める要因となり、ビジネス全体の成長にもつながります。

顧客満足度の向上につながる

在庫管理システムの導入は、顧客満足度の向上にもつながります。システムにより、商品の在庫状況がリアルタイムで把握できるため、顧客から注文が入った際、必要な商品を素早く出荷可能です。顧客は注文商品を早く受け取ることができ、満足度が向上します。

また、システムを介して顧客にリアルタイムで注文確認・配送ステータスのアップデートなどを提供できます。その結果、顧客は注文の進捗状況を容易に確認でき、商品の到着日時における不安や不明確な点が解消されます。

データ分析が容易に行える

在庫管理システムは、在庫データをリアルタイムで収集・蓄積します。このデータには、在庫の数量・移動・売上・仕入れなどの情報が含まれます。そして、データはシステムで端末上へ表示され、レポートの作成・可視化によってデータ分析も容易です。

また、システムにより、商品ごとに在庫数の最高値・最低値を設定できるため、在庫データを分析し、在庫が過剰または不足している場合にはアラートで通知します。このデータ分析に基づく在庫管理により、無駄な在庫の削減やスペースの有効利用が可能となります。

さらに、システムで特定の品目における売上履歴データを分析し、どの商品が人気でどの商品の需要が低いかを把握できます。結果、需要予測をしながら在庫を適切に調整できます。

小規模企業が在庫管理システムを選ぶ際のポイント

小規模企業が在庫管理システムを導入する際には、自社の規模や使用要件に合致したシステムを選ぶことが重要です。ここでは、小規模企業が在庫管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。

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他システムと連携できるか

小規模企業が在庫管理システムを選ぶ際は、他システムとの連携性を確認しましょう。例えば、受注管理システムとの連携ができると、受注情報が自動で在庫に反映され、在庫データの正確な管理とリアルタイムの更新が実現します。

この連携によって、受注データと在庫データの整合性が保たれ、在庫状況の過不足のリスクを軽減できます。また、財務システムと連携すれば在庫データと財務データが統合され、コスト計算・売上高の記録などが自動的に行われるため、財務の透明性と精度が向上します。

このように、他システムとの連携が円滑に行えることにより、データの二重入力や不整合が減少し、全社的なシステムの効率性が向上します。さらに、リアルタイムのデータ共有によって、迅速な意思決定やサービス向上も可能になります。

誰でも利用可能な操作性か

小規模企業では従業員のスキルや経験が異なることがあり、専任の担当者を配置できないことも多いです。そのため、シンプルかつ簡単な操作で、誰でもアクセス可能な在庫管理システムを選ぶのがおすすめです。

具体的には、UIが見やすいか、データは簡単に入力できるか、理解しやすい操作ガイドが含まれているかなどを確認しましょう。直感的に操作できるものであれば、人的ミスも軽減され、研修やトレーニングの時間も短縮できます。

カスタマイズ性・拡張性を確認

小規模企業は、大規模企業と業務プロセスやニーズが異なることがあります。そのため、在庫管理システムを導入する際は、企業固有の要件に合わせてカスタマイズが可能なものを選ぶのがおすすめです。

また、将来の企業成長に備えて、機能の追加や拡張ができるかどうかも重要です。システムが拡張可能であれば、ビジネスが拡大した際にも柔軟に対応できます。

予算に合わせた料金体系の確認

小規模企業や倉庫は、一般的に予算の制約があることが多いです。そのため、在庫管理システムの料金体系を確認し、予算に見合った製品を選択することも重要です。

また、在庫管理システムの中には無料で使用できるものもあります。ベンダーによってはフリープランを提供しており、コストをかけずに導入可能です。また、無償で利用できるオープンソース型であれば、自由にカスタマイズもできます。

サポート体制が充実しているか

人手が限られている小規模企業や倉庫にとって、適切なサポート体制を持つ在庫管理システムを選ぶことは、スムーズな運用と問題の迅速な解決に非常に重要です。在庫管理システムを選ぶ際には、提供元のサポート範囲を確認しましょう。

サポートの範囲として、システムの導入や設定の支援・技術的な問題解決・アップデートやセキュリティパッチの提供など、どこまで含まれるかを確認します。サポートが充実していれば、技術的な問題や緊急事態に対する業務中断などを最小限に抑えられます。

また、問い合わせ方法も確認しておきましょう。具体的には、電話・メール・チャットなどの連絡手段が提供されているか、サポート対応時間が適切であるか、非常時のサポートにおいても24時間365日対応しているかどうかを確認することが重要です。

小規模在庫管理システムおすすめ2選

その他の在庫管理システムの選び方

在庫管理システムを選ぶ際には、自社に適した機能が搭載されているかどうか、自社の商材に適した管理方法となっているか、対応できる検品方法は何かなどの点に注目することも重要です。

また、その他の比較ポイントとして、スマホに対応しているかどうか、セキュリティ対策は万全かなどの項目も確認しておきましょう。

【重要なポイント】

1. 自社に適した機能が搭載されているか
2. 商材に適した管理方法か
3. 対応できる検品方法は何か

【その他の比較ポイント】

1. スマホに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か

小規模企業が在庫管理システムを導入する際の注意点

小規模企業や倉庫が在庫管理システムを導入する際は、自社に適したシステムを選ぶ以外にも把握しておきたい注意点があります。ここでは、小規模企業が在庫管理システムを導入する際の注意点を2点解説します。

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クラウド型は通信環境に問題があると利用が難しい

クラウド型はインターネット回線が不安定な場合、システムへのアクセスに遅延や中断が生じることがあり、在庫のリアルタイムな追跡やデータの更新に支障をきたすことになります。また、システムにアクセスできず顧客へのサービスに遅延が生じる可能性もあります。

つまり、インターネット回線が整っていない地域や、回線の安定性に問題がある場合、クラウド型システムの利用は難しくなる可能性が高いです。そのため、事前にインターネットの整備状況を充分に検討し、アクセスに支障のないインターネット環境を構築しましょう。

在庫の管理方法を定着化させておく

在庫管理システムを導入すれば、ネットワークを通じて入出庫と実際の在庫数を照らし合わせることができます。しかし、在庫の管理方法が粗末な場合、実際の数値が正しかったとしてもどこに何があるかがわからず、システムの活用意義を見い出せません。

したがって、システムの導入前には在庫の管理方法を定着化させておき、管理者・担当者の研修やトレーニングを含め、システム上のデータと実際の数量をすぐに照合できる状態を構築しましょう。また、棚卸業務を効率化させるような取り組みも重要です。

無料のシステムには制限がある

前述のように在庫管理システムには無料で利用できるものもあり、予算が限られる小規模企業に向いていますが、無料プランは機能が制限されているケースが多いため注意が必要です。また、利用できる人数も限られているため、ごく少人数での利用に適しています。

また、オープンソースの在庫管理システムは、自社要件に合わせてカスタマイズ可能であるものの、運用には専門知識が必要です。自社にスキルを持つ人材がいない場合は使いこなせない点がデメリットになります。

必要な機能に絞る

在庫管理システムには様々な機能が搭載されていますが、オーバースペックなものを選ばないように注意が必要です。特に小規模な企業や倉庫にはそれほど多くの機能が必要ない場合も多く、多機能すぎるシステムはコストの無駄になってしまいます。

無駄なコストを費やさないためには、現状の在庫管理の課題や効率化したいポイントを洗い出し、自社に必要な機能を明確にしておくことが重要です。

まとめ

在庫管理システムは、小規模企業や倉庫の在庫管理を効率化するにあたっても、導入がおすすめです。製品の収容・保管・発注・入出庫・品質管理・在庫最適化の監視など、全般的な管理を支援しながら正確な在庫情報を提供します。

特に、クラウド型在庫管理システムはオンプレミス型と比べて初期コストを抑えられるのが特徴です。予算に制約のある小規模企業でも導入しやすく、ビジネスの成長に合わせて拡張できます。

在庫管理システムの導入メリットは、無駄なコストを削減し、在庫管理業務を効率化できることです。導入時は自社の規模や要件にマッチしているかを確認し、最適なシステムを選びましょう。