工程管理は必要？重要視される理由や実施するメリットを解説
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- 工程管理を活用することによって、コストの削減や作業効率を上げられる
- 工程管理による作業の見える化によって、作業の全体像を把握するのに役立てられる
- 工程管理システムを導入することで、不測の事態への対応がしやすくなる
生産過程において、作業の効率やコストの削減は重要です。その生産効率を上げるために工程管理を活用することで、見える化により作業の全体像を把握しやすくなります。この記事では、工程管理の目的や重要性、工程管理を導入することによって得られるメリットを解説しています。
工程管理とは
工程管理とは、計画や納期を遵守するために各工程を管理することです。まずは、工程管理の必要性が分からないという方のために、工程管理を実施する目的や重要性などについて解説します。
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工程管理とは
工程管理を実施する目的
工程管理は、生産における進捗状況などを管理し、業務の効率化や生産性の向上などを目的として実施されます。ここからは、工程管理を実施する目的・必要性について解説します。
生産性を向上させるため
工程管理は、生産性を向上させることを目的としています。生産・製造などの各工程の生産時間や作業人員などを把握・管理し、最適化を行うことで生産性の向上を目指すものです。
具体的には、工程管理によって進捗状況を把握し、無駄な工程を省いたり人員を調整したりします。工程を最適化できればリードタイムを短縮でき、その分別の作業にリソースが費やせるようになります。
生産工程の生産性が向上すれば、残業時間などを減らすことにも繋がり、労働環境が良くなることも期待できるでしょう。
コストの削減に繋げるため
工程管理は、コスト削減にも繋がります。各工程の進捗を可視化することで、工程にかかる時間・生産時間などが明確になり、製造・生産工程での無駄を省くことができるからです。
たとえば、各工程で必要ない工程を排除することで、必要なくなった人員配置の見直しなどが行えます。これによって、人手が足りていないタスクなどに人員を配置することができるため、労働力・設備・資源などを効率的に活用できるメリットがあります。
納期を守るため
工程管理は、納期を守るためにも重要な役割を担っています。製造・生産過程では、材料不足や急な欠員などが発生した際、計画通りに生産できない場合も少なくありません。
しかし、工程管理によって必要な在庫や材料、人員などのリソースを把握しておくことで、トラブル時にも早めに人員を補充するなど、素早い対応で納期に間に合わせることができます。
会社の信頼を守るには納期を守ることが非常に大切なので、工程管理で不測の事態に備える必要性があるでしょう。
品質を守るため
工程管理は、品質を守る目的もあります。工程管理によって、労働力・設備・資源などの経営資源を効率的に動かすことで、製品の品質が守りやすくなるためです。
たとえば、生産計画を立てていても欠員などが出た際、生産が遅れてしまう場合があります。その際に適切なリソースをかけることができないと、生産量が低下したり不良品が出たりしてしまうリスクがあります。
工程管理では、タスクやスケジュールなど進捗状況を把握できるため、迅速に調整・対策でき、品質を落とさず安定的な生産が可能になります。
また、工程管理は効率的な作業手順を従業員間で共有しやすいため、属性化を防げるメリットもあります。経験が浅い社員でも、どのように作業すれば効率的なのかが具体的に分かるため、従業員のスキルを向上させる効果もあるでしょう。
工程管理を実施する重要性
工程管理を実施する重要性は、生産過程における人材や取り扱っている物など経営資源をどのように活用すべきかを判断しやすくなることに意味があります。
工程管理ができていないと、部門・部署・プロジェクトごとの進捗状況が把握できず、人手不足や生産業務の遅延など、現場の状況に合わせて迅速な対応ができません。
工程管理では、プロジェクトの開始から終了までの工程を具体的に計画を立て、実行・改善を行います。そのため、各工程に適切にリソースを費やすことができ、業務効率化や生産性の向上を図ることができます。
近年では、高品質な製品やサービスが多数登場しているため、品質を維持し、遅延なく製品を納品する必要性があります。競争が激化する社会に対応していくためには、工程管理を適切に実施することが重要です。
生産管理との違い
工程管理と生産管理の違いは、管理している範囲の違いです。生産管理は、材料の調達から製造工程・生産計画・販売まで業務全般のプロセスを管理するものです。
生産管理では、自社製品の競争力を高めることを目的とし、高品質なものを効率的に生産できるよう業務全体の最適化を図ります。
一方で、生産管理は生産工程を管理するもので、生産管理の一部のプロセスです。納期内に生産目標を達成するために、工程やリソースを最適化することを目的としています。
工程管理を行う手順
ここまで、工程管理の必要性について解説しましたが、実際にどのようなことを行うのかイメージできない方もいるでしょう。工程管理では、Plan(計画)・Do(実行)・Check(確認)・Action(改善)の4つの工程を繰り返すことによって、業務効率化を図ります。
ここからは、具体的な4つの工程について解説します。
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工程管理を行う手順
Plan(計画をする)
工程管理では、生産計画を作成します。生産計画を具体的にいうと、いつ・どのくらい・何を生産するのかを計画を行うことです。
生産数などの目標を決める際は、年間目標や顧客の要望などを基にしますが、企業の人員などの要素も考慮し、無理のない生産計画を作成することが大切です。目標値が決まれば、具体的な工程作業や人員配置などの設定を行います。
生産計画では、トラブル発生なども考慮して計画を行い、無理のない計画を立てましょう。
Do(計画を実行する)
まずは、作成した生産計画通りに計画を実行します。実際に計画を実行してみると、計画通りに業務が進まないことも多いでしょう。
しかし、計画外のトラブルが発生した際も、焦らず対処することが大切です。計画実行によって発生した問題・課題などをしっかりと記録し、今後の調整・改善などに役立てられるようにしておきましょう。
Check(計画通りか確認をする)
生産計画の実行中に、計画通り実行できたかどうか確認を行います。計画が予定通りかを確認するためには、状況を正確に認識し、判断することが重要です。
具体的には、生産計画と現状でどのくらい差異が発生しているのか比較し、品質などに問題がないかもチェックを行いましょう。
「生産計画時点で想定できたトラブルだったのか」「計算外のトラブルが発生した原因は何だったのか」など一つひとつ計画と照らし合わせて、改善策を作成しましょう。
Action(改善を行う)
生産計画の改善策が作成できたら、実際に改善を行います。工程管理では、生産計画を実行し、結果をふまえて改善を行い、最適化することが大切です。また、改善策を実行した効果なども確認し、次の計画に活かしていきましょう。
工程管理は、最初に作成した生産計画にこだわることなく、状況に合わせて改善していくことが大切です。工程管理はこのPDCAサイクルを繰り返し行うことで、高い生産性を保つことができます。
工程管理を行う方法
工程管理を行う方法は、紙面やエクセルなどで行う方法やシステムを導入する方法など、主に3つの方法があります。ここからは、工程管理を行う3つの方法について、具体的に解説します。
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工程管理を行う方法
紙面やホワイトボードを用いて作成する
工程管理を簡単に行える方法は、紙面やホワイトボードを用いて作成する方法です。工程表をホワイトボードや紙面に書いて使用するため、コストがかからず、すぐに内容が確認できたりその場で書き込みができたりするのがメリットです。
ただし、進捗状況をすぐに更新することができないなどのデメリットもあります。アナログ式の方法なので、リアルタイムでの情報共有や過去のデータとの比較などがしづらいため注意しましょう。
エクセルを用いて作成する
工程管理は、エクセルやスプレッドシートなどを用いて作成する方法もあります。PCにエクセルなどの環境が備わっていれば、コストをかけずに利用することが可能です。
管理する項目が多い場合でも、マクロや関数を用いて、自動計算などが行えるため効率的に工程管理が行えるのがメリットです。
ただし、同じテンプレートを複数で共有して使う場合、関数などを間違って編集してしまうなどのリスクがあります。編集してしまうと正確な情報を管理できなくなり、進捗に必要な正確な情報を得られない可能性もあります。
エクセルやスプレッドシートなどを用いて工程管理を行う際は、扱いに十分注意が必要でしょう。
システムを導入して作成する
工程管理は、システムを導入して作成する方法もあります。工程管理システムは、工程管理に特化したシステムで、進捗などを適切に管理できるシステムです。
情報共有を簡単に行えたり、チェック項目などを設定できたりするため、エクセルや紙面などで管理するより利便性が優れているのがメリットです。ただし、システムの導入・運用費用がかかるため、機能の必要性を考慮して検討してみましょう。
工程管理の最適化には工程管理システムがおすすめ
工程管理を最適化するためには、工程管理システムの導入がおすすめです。製造・生産納期を守るために、在庫管理・作業条件・進捗などを適切に管理できます。
進捗管理機能では、システム上で従業員全体の進捗状況ができ、ガントチャート・バーチャートなども簡単に作成できます。これらの機能によって、工程管理の可視化が簡単にできるようになるのがメリットです。
タスクやスケジュールを誰が見ても分かりやすく可視化できるため、一定の品質で納期の遅延などを防ぐことができるでしょう。
このように、工程管理システムには、工程管理を最適化するために必要な機能が豊富に備わっています。費用はかかるものの他の方法に比べて利便性が高く、工程管理を適切に最適化できるので、ぜひ導入を検討しましょう。
工程管理システムを導入するメリット
工程管理システムを導入すると、管理業務を効率よく行えたり作業品質を保てたりするなどメリットが豊富にあります。ここからは、工程管理システムを導入する必要性やメリットを解説します。
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工程管理システムを導入するメリット
管理業務を効率よく行える
工程管理システムを導入すると、工程管理業務を効率よく行えるのがメリットです。工程管理には、タスク管理やスケジュール管理機能など進捗管理機能が豊富に備わっており、1つのシステムで複数の管理業務を行えます。
1つの工程管理においても従業員に共有することができ、業務の進捗情報の確認がスムーズにできます。たとえば、進捗に遅延が出ている場合、直接確認をせずに進捗が確認できるため、応援を送るなどの対策が容易にできるようになります。
上記のように、問題が発生した際もスピーディーに対策や改善が可能になり、効率的に作業を進めることができるでしょう。
作業品質を保てる
工程管理システムを導入を行うと、作業品質を保てるのもメリットです。工程管理システムでは、従業員も管理状況が可視化できるため、ミスがないかチェックしやすくなります。
また、作業の詳細も従業員同士が共有することで、「前より生産が多くできた」「不良品が多く出た」などの状況を把握できるため、従業員のモチベーションアップや業務改善にも繋がります。
このように工程管理システムによって、一人ひとりが実績や進捗を確認することで作業に対しての意識が高まり、作業品質を一定以上に保つことが可能になるでしょう。
不測の事態に対応しやすい
工程管理システムを導入すると、不測の事態に対応しやすいメリットがあります。製造・生産においてのタスク・スケジュール・進行状況などを素早く情報共有できるため、従業員の欠員やトラブルがあった際も引継ぎがスムーズにできます。
工程管理では、「いつ」「誰が」「何をする」のかが明確になるため、情報共有がしやすいのがメリットです。このように不測の事態にも余裕を持って対応できるように準備しておくと、顧客から急な要望にも応えられるなど柔軟な対応ができるようになるでしょう。
データを可視化しやすい
工程管理システムでは、データを可視化しやすいのもメリットです。バーチャート・ガントチャート機能などが備わっている製品が多く、工程管理に関わるさまざまなデータをわかりやすく表示できます。
バーチャートとは、縦軸に各工程、横軸に日数が示されている表です。「各工程がいつ始まるのか」「いつ終わるのか」が明確になり、スケジュール管理などさまざまな用途で活用される機能です。
ガントチャート機能は、縦軸に担当者や開始日と完了日、横軸に進捗状況や日時が示されている図です。進捗データを視覚的に分かりやすく表示できるため、建設業・製造業など多岐に渡って活用されています。
上記のように工程管理では、データを可視化しやすい機能が豊富に備わっています。工程をリアルタイムで把握でき、遅れが生じた際もスピーディーで柔軟な管理が実現できるようになるでしょう。
ノウハウの共有ができる
ベテラン社員のノウハウを工程に組み込むことで、他の社員に共有できます。これにより、経験による技術差を小さくでき、社員全体のスキルアップが見込めます。
属人化だけでなくベテラン社員の退職による品質低下も防げるため、ノウハウ共有によるメリットは非常に大きいといえます。
コスト削減できる
スケジュールや進捗状況の管理ができ、スケジュールどおりに計画を進められるのはもちろん、各工程の内容も把握しやすくなります。無駄な作業を発見しやすくなるため、より効率的な作業を行えます。
作業の無駄が減ることで時間を短縮できる上に、少ない人員で同じ作業が対応できるようになるため、納期の短縮や人件費などコスト削減にもつながります。
まとめ
工程管理の必要性とは、生産や製造過程において、生産性を向上させたりコストを削減させたりと日々業務を改善するために重要なものです。工程管理では、各工程の作業時間が人員などを把握できるようになるため、作業の工程やリソースに無駄がないかなど、工程の最適化が行えます。
工程管理を最適化することで、生産性を向上させるだけでなく、コスト削減や納期や品質を守ることにも繋がります。そのため、生産過程において工程管理は非常に必要性が高いものなのです。
工程管理を適切に行うには、エクセルなどを活用する方法もありますが、工程管理システムの導入がおすすめです。システムを導入すると、工程の進捗状況が分かりやすく把握でき、不測の事態にも柔軟に対応できるようになります。
工程管理システムの導入を検討する際は、この記事を参考に利用するシステムの選定や準備を行い、生産性の向上やコスト削減といったメリットを実感できる環境作りを行いましょう。
