受付システムにかかる費用とは？｜削減されるコストや選び方も解説

受付システムを導入する際には、システムの形態などによって異なる費用が発生します。本記事では、受付システムの導入に必要な費用や料金相場、システム導入で削減が期待できるコスト、費用以外で大切になるシステムの選び方のポイントなどを解説します。

目次

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1. 受付システムの導入に必要な費用
2. 受付システムの料金相場
3. 受付システムの料金が異なる理由
4. 受付システムの導入で期待できるコスト削減
5. 費用以外の受付システム導入のメリット
6. 費用以外での受付システムを選ぶ際のポイント
7. まとめ

受付システムの導入に必要な費用

受付システムの導入には、ハードウェアやソフトウェアの購入、設定とカスタマイズ、トレーニング、維持管理などのさまざまな要因がコストに関わります。また、システムの規模や機能によっても費用が異なります。

ここでは、受付システムの導入に必要な費用について、システムの形態別に解説します。

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オンプレミス型

オンプレミス型の受付システムは、自社の施設内にサーバーやソフトウェアを設置する方式で、初期費用がかかります。初期費用には、ハードウェアの購入費用、ソフトウェアのライセンス料、設置とカスタマイズに関する費用が含まれます。

また、導入後もランニングコストとして、電力消費や維持管理費、セキュリティ対策費用などが発生します。さらに、必要に応じてシステムのアップデートやサポート契約にかかる費用も発生します。

このように、オンプレミス型は導入コストが高額であることから、経費や運用費用を十分に考慮しなければなりません。

クラウド型

クラウド型の受付システムは、サーバーやソフトウェアがクラウド上に構築されており、ユーザーはインターネット経由で利用します。クラウド型の特徴として、初期費用が比較的低いことが挙げられます。

通常、初期費用として月額または年額料金がかかり、この料金にはソフトウェアのライセンス、サーバーメンテナンス、セキュリティ対策、サポートなどが含まれます。

クラウド型は初期費用が抑えられて迅速な導入が可能ですが、長期的に考えるとオンプレミス型よりも高額になることもあるため、ランニングコストについても検討が必要です。

受付システムの料金相場

受付システムの導入には、主に「導入費用」と「月額費用」がかかります。以下では、その料金相場について解説します。

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導入費用の料金相場

受付システムの導入費用は、複数の要因によって異なります。クラウド型受付システムの導入であれば初期費用はかからないことが多いですが、専用のタブレットや受付ロボットを購入する必要があると初期費用が発生します。

特に、AI搭載のロボットは高額なことが一般的であり、専用のタブレットや受付ロボットの台数が多くなるほど、初期導入費用は高額になります。一般的な料金相場としては、専用の受付ロボットを購入する場合、数十万円から数百万円かかることがあります。

しかし、一部の受付システムでは、既存のタブレットを利用できたり、端末のレンタルサービスを提供しているため、初期導入費用を抑えることができることもあります。

そのため、具体的な費用は導入するシステムやサービスによって異なるため、事前に詳細な見積もりを依頼することが重要です。

月額費用の料金相場

受付システムの月額費用は、数千円から数万円の範囲で一般的に設定されています。この月額費用は、受付システムの提供業者やプランによって異なり、利用する機能やサービスの種類によっても変動します。

月額費用はビジネスのニーズに合わせて選択できるため、効率的な受付業務を遂行するためのコストを最適化できます。

受付システムの料金が異なる理由

受付システムの料金が異なる理由は、いくつかの要因に起因しています。まず、導入規模による料金の違いがあり、企業や組織の規模に応じて、必要な受付システムのタブレットやロボットの数が異なります。

大規模な組織では多くの受付端末が必要であり、その分初期費用が高くなります。対して、小規模な組織では必要な端末の数が少ないため、初期費用は低く抑えられることがあります。

また、受付システムの機能やサポート内容によっても料金が異なります。高度な機能や統合オプションが含まれているシステムは、基本的なシステムよりも価格が高くなることが一般的です。

つまり、組織が必要とする機能やサポートに合わせて選択することが非常に重要です。要件に合致したシステムを選ぶことで、効果的な受付業務を実現し、コストを最適化できます。

受付システムの導入で期待できるコスト削減

受付システムの運用には費用がかかりますが、受付システムを導入することで、どのようなコスト削減が期待できるのか、以下で詳しく解説していきます。

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受付業務にかかる人件費の削減

受付システムの導入によって、従業員が手作業で受付業務を行う必要がなくなるため、従業員の負担が軽減されます。受付の自動化により業務効率が向上し、同じ業務の遂行における時間が短縮されるため、結果的に人件費の削減につながります。

そして、来客の受付や情報提供、問い合わせ対応などの業務が自動的に処理され、従業員はより戦略的な業務に集中できるようになります。この効果により、業務の効率化と人件費の削減が実現し、組織にとってコスト面での利益が生まれます。

待ち時間の短縮によるコスト削減

受付業務や登録手続きに時間を費やすと、来客や来訪者にとっては待ち時間が発生し、労力や設備のコストがかさんでしまいます。しかし、受付システムを使用することで、これらの手続きが効率的に行え、待ち時間を短縮できます。

その結果、来訪者がビル内で過ごす時間が減り、担当者や来訪者のエネルギー・設備の利用コストを抑えることが可能です。つまり、受付システムの適切な運用によって、来訪者が長時間滞在する必要がなくなり、設備利用などにかかるエネルギーコストを節約できます。

その他設備費・文具のコスト削減

受付システムを導入することで、オフィスや店舗などのスペースを最適化することができます。これは、無駄なスペースの使用を減らし、より効率的なスペース活用につながり、それに伴う設備費の削減が期待できます。

また、従来の受付業務では多くの紙を必要とし、印刷コストや文房具の購入コストもかさんでいました。しかし、受付システムの導入によって多くの業務がデジタル化されることで、紙の使用量が大幅に削減されます。

そして、負担の大きい経費が削減されることで、組織全体の経費削減にもつながります。このように、受付システムの導入は、コスト面での効率化と環境にも優しい取り組みと言えるでしょう。

費用以外の受付システム導入のメリット

費用面でも多くのメリットを得られる受付システムですが、その他にもいくつかのメリットを得ることができます。ここでは、代表的な以下の受付システム導入のメリットを解説します。

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来訪者の一元管理で機会損失を防止できる

受付システムはただ受付を行うだけでなく、来訪者の情報をデータとして蓄積し、性別や年齢などの層に分けて一元管理することができます。そのため、会議や商談などの重要なタイミングにおける来客にも柔軟に対応が行え、急遽中断する必要がありません。

つまり、システムの自動対応によって、たとえ繁忙期であっても機会損失を防止しながら、応対品質を下げることなく一定の受付対応を提供することが可能です。

セキュリティ対策としても大いに貢献する

受付システムには、来訪者の顔や容姿を認識して記録する機能を搭載しているものがあります。この機能を活用することによって、不審者や予定のない来訪者を瞬時に判断することができます。

また、非接触での対面を行いたい場合や感染症対策としても活用可能です。このように、受付システムはセキュリティ対策としても大いに貢献するでしょう。

費用以外での受付システムを選ぶ際のポイント

受付システムを選ぶ際には、費用以外での重要なポイントも考慮すべきです。ここでは、費用以外での受付システムを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

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自社の目的に沿った機能が搭載されているか

受付システムは多くの機能を持つことがありますが、それらの機能が自社のニーズや目的に合致しているかを確認することが重要です。

たとえば、来客情報の収集やアポイントメントの管理、セキュリティ機能、レポートの生成など、自社の受付業務に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

受付システムが自社の業務をサポートできない場合、導入の効果がなくなってしまいます。そのため、必要な機能が充実している受付システムを選び、自社の受付業務を効率的に行えるようにしましょう。

従業員・来訪者が使いやすいシステムであるか

使い勝手が悪いシステムは、従業員がストレスを感じたり、業務効率が低下したりする可能性があります。したがって、自社のスタッフ・来訪者にとっても使いやすいシステムであるかが重要です。

わかりやすい画面や操作性の良さは、来訪者の受付をスムーズにして満足度を高めます。そのため、システムの使いやすさを確認しつつ、自社と来訪者の両方がストレスなく利用できる受付システムを選びましょう。

システムに対応した設置スペースが用意できるか

受付システムの導入において、設備の設置が必要である場合には、設置場所の広さや配置に注意が必要です。たとえば、システムの設置に必要な受付デスクやタブレット、ロボットなどが適切に配置できるかを確認しましょう。

また、設置スペースに電源やネットワーク接続が確保されていることも重要です。受付システムは電源とインターネット接続が必要な場合が多いため、自社内にインフラ設備が整っているかどうかを確かめましょう。

セキュリティリスクへの対応は十分であるか

システムのセキュリティが不十分だと、重要な情報やデータが漏洩したり、システムに不正アクセスが起きたりするリスクが高まります。したがって、選択する受付システムがどのようなセキュリティ対策を備えているかを確認しましょう。

さらに、データの保管やバックアップについても注意が必要です。データの遺失や破損を防ぐためには、受付システムが適切なバックアップを備えていることが大切です。

よって、セキュリティリスクへの対策が十分であるか、信頼性の高いシステムであるかを検討しましょう。

時間外などのサポート体制は充実しているか

ベンダーが提供するシステムにおいて、サポート体制が充実しているかどうかは、システムの効果的な運用や問題解決に大きな影響を与えます。なぜなら、もし問題や障害が発生した場合には、素早いサポートが必要だからです。

そのため、提供元の対応時間、営業時間外でも対応してくれるのか、電話やオンラインチャットを含めてどのような方法があるのかなどを確認することで、問題が生じた際にもスムーズに連絡を取って対処を行うことができます。

また、スタッフがシステムを効果的に使用できるようにするために、提供元がトレーニングやマニュアルを用意しているかどうか確認することも重要です。

まとめ

受付システムの導入においては、いくつかの要因がコストに影響を及ぼします。ハードウェアやソフトウェアの購入、設定やカスタマイズ、トレーニング、そして維持管理などが考慮すべきポイントです。

受付システムは、来訪者の受付業務を自動化し、多くのメリットを提供します。また、管理者側には、初期費用や月額費用、設備費用の削減といったメリットをもたらし、人件費の削減や待ち時間の短縮によるエネルギーコストへの効果も期待されます。

また、セキュリティの強化やデータの保護も可能であり、情報漏洩や不正アクセスのリスクを低減します。受付システムの選定においては、本記事を参考にしながら、自社のニーズに合った機能や使いやすさ、設置スペース、セキュリティなどを比較検討しましょう。