おすすめの中小企業向け人事管理システム｜注意点・選び方も解説

中小企業における人事管理では、人手不足による業務の属人化などのさまざまな課題があるため、適切な人事管理を行うためには人事管理システムの導入がおすすめです。本記事では、おすすめの中小企業向け人事管理システムと選ぶ際のポイント、導入時の注意点などを解説します。

目次

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1. 中小企業における人事管理業務の課題
2. 人事管理業務を行うなら人事管理システムがおすすめ
3. 中小企業に人事管理システムを導入するメリット
4. 中小企業が人事管理システムを導入する際の注意点
5. 中小企業向け人事管理システムを選ぶ際のポイント
6. おすすめの中小企業向け人事管理システム
7. その他の中小企業向け人事管理システムの選び方
8. まとめ

中小企業における人事管理業務の課題

人事管理業務は従業員の採用から評価、勤怠管理や給与計算などの多岐にわたるため、効率的かつ正確に管理することが求められます。しかし、中小企業においては予算や人員などの関係により、業務上の課題が発生しやすい現状があります。

ここでは、中小企業において生じやすい人事管理業務の課題を解説します。

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人手不足による業務の属人化

限られた人員で多くの人事管理業務を処理する場合、1つの業務が特定の担当者に依存する属人化が起こりやすくなります。属人化が起こると、担当者が休んだり退職したりした場合に、業務の継続が難しくなる恐れがあります。

また、人事管理業務は機密性が高く、経験やスキルが求められるため、属人化が起こりやすい業務です。さらに、中小企業では人手不足が続いており、特定の業務を限られた担当者に依存する傾向も高くなっています。

こうした属人化を防ぐためには、業務の複雑性を解消し、社内全体の業務負担を最小限に抑えることが大切です。

正社員やパートなど雇用形態の複雑化

近年は多様な働き方に対応している関係から、雇用形態も正社員・契約社員・派遣社員・アルバイト・パートなどと複雑化しています。この多様な雇用形態は、従業員情報や勤怠情報の管理、それらの情報に基づいて行われる給与計算などの業務を複雑化します。

また、労働者側の働き方に対するニーズの多様化と合わせて、中小企業では人的コストをかけられず、正社員以外の雇用に頼らざるを得ない状況下でもあります。そのため、雇用形態の異なる従業員情報を適切に管理する必要性が高くなっています。

こうした背景の中で、複雑化する業務をExcel（エクセル）などの手入力で行うとミスが発生しやすく、データの一貫性も損なわれるといったデメリットがあります。したがって、情報管理においては、データを正確かつ整合性を高めて管理を行う必要があります。

人材育成に時間やコストをかけられない

中小企業は、大企業と比べて予算や従業員数に余裕がないことが一般的であり、人材育成のための十分な予算や人員配置が難しい現状があります。また、人員不足から日常的な業務も多忙化しやすく、新しく人員を雇用する際にも即戦力を求めがちです。

さらに、人材育成の環境が整っていない状態が慢性化すると、業務の属人化・離職率の増加などのデメリットが増え、従業員のスキルや成長も把握しづらくなります。その結果、人員配置の最適性や人事評価の公正性を欠くことにもつながります。

そして、人事管理が非効率的で不透明なものとなり、組織全体の業務効率の悪化・不平不満による離職・人員不足による多忙化などを招きやすくなります。

こうした悪循環を防ぐためには、従業員育成のためのコミュニケーションに時間と労力を割く余裕を作ることが大切です。

人事管理業務を行うなら人事管理システムがおすすめ

人事管理業務における課題は、人事管理が複雑で非効率的であり、業務負担が大きいことが1つの要因です。そこで、人事業務を効率的かつ効果的な業務を支援するためのシステムである、人事管理システムを利用するのがおすすめです。

人事管理システムの中には、採用管理システムや勤怠管理システムなど、人事管理上の一部の業務範囲に特化したものもありますが、複数の業務を支援するシステムもあります。

システムの選択によって、人事管理における採用管理・評価管理・勤怠管理・給与計算・労務管理などの業務の一部、あるいはそれらを包括的に効率化することが可能です。

具体的には、さまざまな業務で扱う従業員情報を一元化できることから、採用プロセス全体のサポート・勤怠情報の正確な記録・給与計算の自動化などが挙げられます。これらにより、人事業務にかかる労力や時間を大幅に削減することができます。

中小企業に人事管理システムを導入するメリット

中小企業では予算の都合や業務の多忙さにより、人事管理システムの導入が躊躇されるケースも考えられますが、システムの導入によってさまざまなメリットを得られます。ここでは、人事管理システム導入のメリットを解説します。

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人事データの一元管理

人事管理システムでは、人事データを一元管理できます。業務ごとに扱う人事情報は同じデータを参照しているため、異なる業務間でも人事データの一貫性を確保できるメリットがあります。

業務ごとに独立した人事データを扱っている場合、人事データに変更があった際には各業務ごとにデータを変更しなければいけません。しかし、一元化されたデータは参照元となるデータを更新するだけで、データを参照するすべての業務に反映されます。

これにより、入力やデータ更新の手間が省力化でき、人的ミスのリスクも抑えられます。

人事管理業務の効率化

人事管理システムの最大のメリットは、業務効率化です。一元管理により、データの手入力や転記の手間を省き、人的ミスも最小限に抑えられます。また、勤怠データの自動集計や給与の自動計算など、さまざまな業務プロセスが自動化されます。

これにより、手動処理にかかる労力・時間を抑えられ、人的コストの削減も実現可能です。そして、業務の自動化によって正確性・生産性も向上します。

なお、人事管理システムは、新たな従業員の追加や業務の拡充などに合わせてスケールアップできるように設計されており、企業の成長や変化する状況にも柔軟に対応できるのも利点です。

ペーパーレス化によるコスト削減

人事管理システムで、電子的な処理や手続きが可能になると、紙の書類からデータへの転記、書類の保管における手間や制約から解放されます。従来までの紙ベースの管理では、承認者の物理的な場所の制約などがあり、書類の受け渡しから承認までに時間がかかります。

しかし、電子的な手続きが可能であると、オンライン上での承認手続きができ、承認者がどこにいてもプロセスが迅速化しやすくなります。また、セキュリティ性も向上し、アクセス権の制御やログの取得などによって、情報漏洩のリスクも抑えられます。

そして、システム上でデータ管理や承認手続きができるため、ペーパーレス化の推進によって、業務負担軽減による人的コストや保管のためのコストも軽減されます。さらに、紙の使用を減らすことで、環境に対する負荷軽減にも寄与します。

従業員のモチベーションの向上

人事管理システムで扱う従業員情報には、個々の従業員の業務経験やスキルも含まれており、システムで一元管理できることで適切な人材配置がしやすくなります。その際、管理者の主観や曖昧な基準による判断ではなく、データ分析に基づいた適切な評価が行えます。

さらに、一元管理によって情報の抜けや漏れも起きにくく、従業員の希望も踏まえながら人材配置が行えることから、従業員のモチベーションの維持や向上にも貢献します。

また、人事業務が効率化されることにより、人材育成への余裕も生まれやすくなります。コミュニケーションを通じて従業員の成長をサポートすることで、離職のリスクを低減させることもできるでしょう。

公正な人事評価が可能

人事評価において公正性を保つことは大きな課題であり、評価のプロセスや基準を明確にした上で、評価シートや評価者との面接など、評価を多角的に行うことが重要視されています。

人事管理システムでは、従業員の目標や達成度を効率的に管理できたり、評価シートのやりとりを円滑にできたりと、人事評価をスムーズかつ適切に行うための仕組みが整っています。

また、評価の傾向そのものを分析できるため、評価方法の改善も容易に行えます。そして、公正な人事評価を継続することで、従業員のモチベーション向上にもつながります。

中小企業が人事管理システムを導入する際の注意点

人事管理システムは導入のメリットが多い一方、導入・運用にはコストがかかり、知識を持つ人材も必要です。よって、導入の際には以下で解説する注意点も考慮した上で、メリットを最大限引き出せるようにしましょう。

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一定の知識を持つ人材の確保が必要

人事管理の担当者にとっては、扱いやすいシステムであることが重要です。システムの操作難易度が担当者の知識やスキルに合っているかどうか、無料版やトライアル版がある場合には積極的に活用しながら確認を行いましょう。

また、操作ミスによって重要な情報を失ったり、情報を漏洩することがないように担当者のITリテラシーも確認しておきます。

仮に運用中にトラブルが発生した際は、メーカーやベンダーのサポートだけでなく、企業内で一定程度解決できる体制を整えておくことも重要です。そのため、本格的な運用の前には、担当者に対して十分なトレーニングを行うための時間を提供しましょう。

導入・運用コストが負担になる場合がある

中小企業にとっては、システムの導入や運用にかかる費用は軽視できない問題です。システム導入によって業務を効率化できても、コストが経営状態を圧迫するのは理想的ではありません。よって、コストを抑えつつ効果的にシステムを導入・運用することが重要です。

そのためには、自社の人事管理における課題を洗い出し、システム導入の目的を明確にすることが大切です。人事管理システムの中には、あらゆる業務を包括的に効率化するものもあれば、一部の業務に特化したものもあります。

自社の課題解決において、必要な業務範囲に特化したものを選ぶとコスト削減につながります。また、高機能すぎる場合はその分コストが高くなる傾向があるため、必要な機能に絞ってシステムを選ぶことも大切です。

中小企業向け人事管理システムを選ぶ際のポイント

人事管理システムには多くの種類があり、自社の課題や目的に合ったものを選ぶことが導入成功の鍵となります。ここでは、中小企業向けの人事管理システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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自社に必要な機能が揃っているか

企業によって、人事管理業務の中でどのような課題を抱えているのか、事情はさまざまです。Excelでの管理でミスや入力の手間が多いケースもあれば、従業員の希望や不満が把握できないまま離職率の高さが継続していることなども考えられます。

したがって、自社内の問題を洗い出し、問題解決のために人事管理システムで業務のどの範囲を効率化するのか、しっかりと検討することが大切です。必要な機能を揃え、不要な機能を排除することは、限られた予算の中で目的達成の効果を最大限高めるために重要です。

なお、給与の手入力・手計算が業務上の大きな支障となっている場合は、給与計算の機能が充実したシステムが推奨されます。公正な人事評価を行うことが目的であれば、多角的な評価制度に対応できるシステムが理想的です。

自社の評価制度に適応するか

人事管理システムでは、人事評価に関わる機能を有しているものも多いです。しかし、企業ごとに評価制度における基準は異なるため、検討するシステムが自社の評価制度に適応できるかを確認しなければなりません。

その際、問い合わせなどで詳細を確認することも可能ですが、まずは現行の評価制度は正しく行われているのか、人手による評価で偏りが発生してないかなど、従来までの評価制度についても一度振り返ってみるのが重要です。

そして、従業員からのフィードバックも考慮しながら、今後どのような人事評価を行っていくのかを検討しましょう。

十分な費用対効果を得られるか

自社の課題やシステム導入の目的を明確にすることは、費用対効果を確認しやすいメリットもあります。費用対効果の低いシステムは、企業の経営を圧迫するリスクを高めるため、確認は必須です。

しかし、曖昧な目的で漫然とシステムを選んでしまうと、導入によって得られる効果測定が困難になります。そのため、導入によってどの業務においてどれだけの時間や人的コストが削減できるのか、派生する効果も含めて客観的な指標で評価することが大切です。

人事管理システムの中には、後からオプションで機能を追加できるものもあります。当面は最低限必要な機能だけに絞って利用し、企業の成長に伴って機能を追加するのも1つの柔軟な選択といえるでしょう。

他システムとの連携が可能か

現在、すでに自社内で勤怠管理システムや給与計算ソフトなどを導入している場合、新たに導入する人事管理システムが、それらと連携可能かどうかも重要なポイントです。

システム間での連携ができると、必要なデータの受け渡しを行うことによってデータの一貫性・正確性を保つことができ、入力作業を限りなく減らして業務効率化にもつながります。

特に従業員情報は、人事管理のさまざまな業務において参照される可能性が高いため、業務効率化の上では、連携によってデータを一元的に扱える重要性も高くなります。

柔軟にシミュレーションを行う

人事管理業務の効率化のためにシステムを導入しても、実際に利用する従業員が使いにくいと感じた場合、システムを利用しなくなってしまいます。それでは導入の意味がなくなってしまうため、システム自体の操作性が使いやすいかどうかを確認する必要があります。

操作性の確認には、無料のプランやトライアル版がある場合はそれらを活用し、操作性について確かめてみましょう。なお、最近ではスマートフォン・タブレットからも利用できるものがあるため、操作環境に関しても柔軟にシミュレーションを行うことがおすすめです。

サポート体制が充実しているか

システムのメーカーやベンダーが、導入や運用の際に生じる疑問やトラブルに対して、どのようにサポートしてくれるかも必ず確認しておくべきポイントです。サポート体制の充実は、業務の継続性にも関わります。

具体的には、サポート範囲として初期設定や構築も含まれているのか、サポート対応はいつでも可能なのか、対応時間が限定的か、電話やメールでの問い合わせも可能かなどを確認します。

なお、ベンダーによっては、トレーニングプログラムやマニュアルを無償で提供している場合もあります。

おすすめの中小企業向け人事管理システム

その他の中小企業向け人事管理システムの選び方

人事管理システムの導入において、さらなる高い効果を期待するなら、より詳細なポイントも押さえておくことが大切です。特に、システムのタイプは導入の目的にも直接関係するため、導入形態も自社のニーズに合ったものでなければなりません。

また、法改正への対応ができないと業務が中断されるリスクもあります。したがって、リスクを最小限に抑えながら効果を最大限に引き出すために、以下のポイントも押さえながら選定することを推奨します。

【重要なポイント】

1. システムのタイプを確認
2. 法改正に対応できるか

【その他の比較ポイント】

1. 導入形態を確認
2. カスタマイズ性が高いか
3. 従業員が使いやすい操作性か

まとめ

中小企業では、予算の制限や人手不足により、人事管理が手作業中心で行われるケースがあり、業務の属人化や不十分な人材育成などの課題を生じさせています。こうした課題解決に寄与するものとして、人事管理システムの導入が注目されています。

人事管理システムでは、人事データの一元化・作業の自動化・手続きの電子化などにより、人事管理業務の負担を大きく低減できます。また、処理の正確性が向上して情報漏洩のリスクも低減させられるなど、企業にさまざまなメリットをもたらします。

しかし、導入や運用にはコストがかかるため、導入の目的を明確にした上で必要な機能を絞り、費用対効果を確認しておくことが大切です。自社の限られた予算内で最大限の業務効率化を図れるように、本記事を参考にしながら適切な人事管理システムを検討してください。