POSシステムの導入で解決できる課題とは？デメリットと対策も解説

POSシステムとは、売上や販売情報などを記録・管理するシステムのことです。POSシステムを導入することで、販売機会損失の防止や人件費の削減などに繋がります。本記事では、POSシステムで解決できる課題や、導入・運用におけるデメリットと対策について解説しています。

目次

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1. スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ
2. POSシステムとは
3. POSシステムの導入で解決できる主な課題
4. POSシステムの導入や運用における問題点と対策
5. POSシステムを選ぶ際のポイント
6. オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム
7. まとめ

スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ

Squareは、無料のPOSレジアプリを提供しており、POSレジ利用における固定費を0円に抑えられます。発生する費用はキャッシュレス決済の決済手数料のみであり、経営の効率化に大きく貢献するのが特徴です。

売上管理・顧客管理・勤怠管理・複数店舗の管理など、POSシステムとしての機能を標準搭載しており、複雑な手続きを必要とせず最短で申し込み当日から使用可能です。また、ネットショップの解説やギフトカードといった機能も、POSレジと合わせて使えます。

Squareは簡単なレジ操作で利用できるため、トレーニングにかける手間と時間が必要がありません。待ち時間とレジ締め作業におけるミスを削減し、オフラインでもスムーズな会計処理を行うなら、Squareの導入がおすすめです。

POSシステムとは

POSシステムとは、「Point of Sale System」の略で販売時点情報管理システムとも呼ばれています。小売業において主に使われているシステムで、商品の販売や支払いが行われる場で商品に関する情報を単品単位で収集・記録し、売上や在庫を管理するためのものです。

販売や支払いが行われる場で情報を収集することで、商品売り上げ情報を素早く適切に把握できます。会計機能・在庫管理機能・顧客管理機能・売上分析機能といった機能を備えており、売上や在庫を管理するのに役立つシステムです。

POSシステムの仕組み

POSシステムの仕組みをわかりやすく説明すると、主に3つのステップに分けられます。最初の「商品情報の読み取り」のフェーズでは、商品につけられたバーコードなどをスキャナーで読み取り、商品の情報を取得します。

次に「商品情報の照合」では、読み取った商品情報をPOSシステムに登録されている情報と照合します。最後に「売上情報の登録」で、商号完了後に商品の個数や金額などの売上情報がPOSシステムに登録される仕組みです。

POSシステムでは、この3つのステップを踏みながら、商品情報を登録・管理しています。同じ仕組みを活用して作られているのが、「POSレジ」と呼ばれるものです。

POSシステムの導入で解決できる主な課題

POSシステムを導入すると、さまざまな課題を解決できるメリットがあります。例えば、入力や管理を自動化することにより、手作業によるミスや人件費の発生といった課題を解決可能です。ここでは、POSシステムの導入で解決できる主な課題を解説します。

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手作業によるミス・人件費の発生

POSシステムを導入すると、売上・在庫管理などの業務を自動化できます。従来、売上の管理や在庫管理は手作業で行わなければならず、大きな手間がかかっていました。また、手入力によるミスで大きなトラブルが発生するケースも少なくありません。

一方で、POSシステムを導入した場合は作業が自動化され、ミスや人件費を効率よく削減可能です。手間がかかれば人件費も増えてしまいますが、システムを上手く活用することで、少人数でもミスなく適切な管理が行えるようになるでしょう。

在庫不足による販売機会の損失

在庫管理を手作業で行う場合、どうしても在庫不足や在庫過多が発生しがちです。在庫不足が発生すると販売機会を損失し、売上を落としてしまうことにつながります。また、商品を購入できなかった顧客の満足度は大きく低下してしまうでしょう。

POSシステムを導入すれば、このような課題も解決できます。システムを導入することで、在庫状況をリアルタイムで把握できます。常に在庫を確認した上で発注作業が行えるため、在庫不足による販売機会の損失を防ぐことが可能です。

複数店舗のデータ管理が難しい

複数店舗を経営している場合、すべての店舗の情報をまとめて管理するのは難しく、データの漏れやズレも発生しやすくなります。一方で、POSシステムを導入した場合は複数店舗の情報であっても、システム内で一元管理することが可能です。

各店舗で入力・登録したデータを収集し、一ヶ所でまとめて管理できます。データがバラバラに管理されていると分析が難しく、適切な経営判断ができません。

しかし、POSシステムの導入によって複数店舗の情報を一括で管理できるようになれば、店舗間の売上や在庫状況を常に把握することが可能です。これにより、統合的に管理されたデータを基に、正しい経営判断が行えるようになるでしょう。

アナログな勤怠管理

アナログな勤怠管理はデータの入力・集計・分析に手間と時間がかかるほか、データの漏れやミスが発生しやすいです。POSシステムを導入すると、勤怠管理をデジタル化できます。

データの入力・集計・分析が自動化されるほか、情報共有が容易になることで勤怠管理の効率がアップします。勤怠データをリアルタイムで確認できるだけでなく、データの正確性を向上させることも可能です。

POSシステムの導入や運用における問題点と対策

POSシステムの導入や運用においては、さまざまな問題点が挙げられます。例えば、初期費用や運用費用がかかる点が問題の1つです。ここでは、POSシステムの導入や運用における問題点と対策を解説します。

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初期費用・運用費用がかかる

POSシステムの導入には、ハードウェアやソフトウェアの購入費用、システムの構築・運用にかかる費用など、初期費用と運用費用がかかります。一般的には、初期費用が約3万〜30万円、運用費用は月額数万円程度です。

場合によってはどちらも高額になるケースがあり、経営の負担となってしまう恐れもあります。クラウド型POSシステムは、初期費用を抑えることができます。また、基本的に月額利用料のみで利用できるため、運用費用も抑えられるのがメリットです。

停電時はシステムを利用できない

POSシステムは、基本的に電源がないと利用できません。そのため、停電時にはシステムを利用できず、売上や在庫管理に影響を与える可能性がある点にも十分注意しなければなりません。

対策としては、UPSを導入することが挙げられます。UPSは「無停電電源装置」のことで、導入しておくことで、停電時でも一定時間電力を使用可能です。これにより、停電が起こった際でもPOSシステムを利用できます。

インターネット環境を整える必要がある

POSシステムでは、商品情報や売上情報などのデータの送受信が行われます。そのため、インターネット環境が整っていないとデータの送受信ができず、POSシステムを正常に利用することができません。

また、ソフトウェアのアップデートを行う際にもインターネット環境が必要です。インターネット環境が整っていない場合は、モバイル回線を利用することでPOSシステムを利用できます。そのほか、公衆Wi-Fiの利用や光回線の導入も視野に入れましょう。

情報漏洩のリスクがある

POSシステム利用の課題として、情報漏洩のリスクがある点が挙げられます。企業にとって情報漏洩は大きな危険を伴う可能性があり、慎重に対処しなければなりません。

POSシステムでは、顧客情報や売上情報などの個人情報や機密情報が扱われるため、情報漏洩のリスクは避けられません。そのため、セキュリティ対策を講じることが重要です。パスワードの設定やアクセス制限を行って安全性を強化し、情報漏洩を防止しましょう。

POSシステムを導入する際には、このような問題点と対策を十分に検討し、自社に最適なシステムを導入することが大切です。特に情報漏洩は大きなリスクが伴うため、しっかりとしたセキュリティ対策を行う必要があります。

POSシステムを選ぶ際のポイント

POSシステムを選ぶ際は、自社の規模や業種にシステムや機能が適しているかなどを確認しましょう。ここからは、POSシステムを選ぶ際のポイントを解説していきます。

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POSシステムの種類を確認

POSシステムには、パソコン型・ターミナル型・タブレット型の主に3つの種類があります。それぞれ異なるメリット・デメリットがあるため、POSシステムを導入する際は必ず確認しましょう。

パソコン型POSシステムは、既存のパソコンにPOSソフトウェアをインストールするだけで利用でき、タブレット端末の購入が不要です。

ターミナル型は、コンビニなどに多くある据え置き型のシステムです。キャッシュドロアやレシートプリンターなどの周辺機器が備わっており、レジ業務に必要な機能を導入後すぐに利用できます。

タブレット型は、タブレットやスマートフォンにアプリをインストールするタイプです。直感的な操作ができるため、従業員も扱いやすいメリットがあります。

	特徴	メリット	デメリット
パソコン型	既存のPCにソフトウェアをインストール	タブレット端末の購入が不要	キャッシュドロアなど周辺機器が必要
ターミナル型	周辺機器が一体化している	レジ業務に必要な機能が備わっている	初期費用が高め
タブレット型	タブレットなどの端末にアプリをインストール	持ち運びができ、導入コストが安価	周辺機器が必要

自社の規模とシステムが合っているか

POSシステムを選ぶ際には、自社の規模とシステムが合っているかを確認しましょう。POSシステムには、「小規模店舗向け」「中規模店舗向け」「大規模店舗向け」など多くの種類があるため、自社の規模に合うものを選ぶ必要があります。

自社の規模に合っていない場合は機能が不足したり、運用コストが高すぎて費用対効果が下がったりする可能性があります。十分な効果を得るためにも、自社の規模を踏まえた上でシステムを選びましょう。

自社の業種に必要な機能が備わっているか

POSシステムは、小売店や飲食店に特化したものや、美容室に特化したものなどがあり、備わっている機能も異なります。例えば、飲食店に特化しているものは、オーダーエントリーシステムが搭載され、美容室に特化していると顧客管理も行うことができます。

POSシステムの導入によって業務を効率化したい場合は、自社の業種に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

従業員が使いこなしやすい操作性か

POSシステムを選ぶ際のポイントとして、従業員の使いやすさが挙げられます。せっかくPOSシステムを導入しても、従業員が使いこなせなければ業務効率化を図ることはできません。操作性が複雑なシステムは従業員の負担となり、導入効果が半減するでしょう。

効果を最大限に発揮し、業務を効率化するためにも実際に使う従業員が使いこなしやすいと感じるシステムを選ぶことが大切です。

拡張性のあるシステムか

将来的に事業規模が拡大したり、新たな機能を追加したりする可能性がある場合は、拡張性のあるシステムを選ぶことが大切です。拡張性のないシステムは、将来的にシステムの変更や追加が必要になった場合に大きなコストや手間がかかります。

最初から拡張性の高いシステムを導入しておくことで、機能の追加や事業拡大の際にも柔軟に対応できます。そのため、余計な手間やコストがかかりません。

オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム

まとめ

POSシステムは、小売店において売上や在庫を管理する際に便利なシステムです。商品の情報を登録・管理しておくことで、業務の効率化を図れます。また、作業を自動化できるため、手作業によるミスや人件費の削減にも期待できるでしょう。

ただし、初期費用や導入費用がかかるほか、情報漏洩のリスクがある点には注意が必要です。停電時はシステムを利用できないといったリスクも考慮しなければなりません。このような課題を踏まえ、ぜひ本記事を参考にPOSシステムの導入を検討しましょう。