おすすめの非接触型受付システム8選｜メリット・選び方なども解説

非接触型受付システムとは、訪問者がタブレット・iPadなどの受付端末の画面に触れずに受付を行えるシステムです。受付時の感染リスク防止などのメリットがあります。本記事では、おすすめの非接触型受付システムや選び方、導入がおすすめの業種などについて解説します。

目次

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1. 非接触型受付システムとは
2. 非接触型受付システムを導入するメリット
3. 非接触型受付システムの導入がおすすめな施設・業種
4. 非接触型受付システムを選ぶ際のポイント
5. おすすめの非接触型受付システム8選
6. その他の受付システムの選び方
7. まとめ

非接触型受付システムとは

非接触型受付システムは、来訪者や顧客が施設や事務所に到着した際に受付担当者と物理的な接触をせずに受付プロセスを完了できる、来訪者受付システムの一種です。

その多くは無人受付システムで、例えば、来訪者はスマートフォンやタブレットを使用してタッチパネルのタッチ操作で情報の登録を行うことで、人と人との接触を抑えられます。

また、QRコードなどを自身の端末で読み取るだけで受付が完了するといったように、中には完全な非接触で受付が行えるものもあります。

非接触型受付システムを導入するメリット

非接触型受付システムの導入には、来訪者や顧客とのコミュニケーションを円滑にし、同時にセキュリティ性を向上させるなど多くのメリットがあります。ここでは、非接触型受付システムを導入するメリットについて解説します。

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受付時の感染リスクの防止

非接触型受付システムの導入によるメリットの1つは、受付時の感染リスクを減少させることです。特に、感染症が広がるリスクの高い時期や状況では、受付カウンターや触れ合う場面においてウイルス・細菌の感染が心配されます。

非接触型受付システムでは来訪者や顧客に直接触れる必要がなく、接触の機会を最小限に抑えられます。その結果、感染症の拡散を防ぎ、訪問者とスタッフの安全確保を行えます。感染リスクの低減は訪問者にとっても安心感を感じられるでしょう。

訪問者の待ち時間の短縮

非接触型受付システムは事前にオンラインで予約できたり、必要情報を提供できたりすることが多いため、受付時に手続きがスムーズに進行します。また、手書きなどの作業に比べてシステムの操作は簡便です。

そのため、待ち時間が大幅に短縮され、訪問者は長い列に待たされることなどもなくなるでしょう。また、受付スタッフも過度な混雑に対処する必要がなくなるため、業務効率の向上とスタッフの負担軽減につながります。

来訪者の記録を残すことが可能

受付システムの中には来訪者の記録を残せるものも多いです。そのため、どのような人が来訪したのか、一覧で表示して確認することにより、盗難の防止や不審者の発見につなげられます。

非接触型であることにより、大人数に対する出席確認やセキュリティ対策においても、一人ひとりにかける時間を減らしながら対応することができます。

担当者がコア業務に集中できる

非接触型受付システムの導入により、担当者は受付業務から解放され、本来行うべきコア業務に集中できるメリットがあります。

非接触型受付システムは訪問者の情報を自動的に収集し、予約や受付を効率的に行うため、受付業務に費やす時間を削減できます。その結果、担当者は受付業務以外の業務に集中でき、顧客対応や業務の品質向上に繋がります。

また、受付作業の自動化によって人的エラーも減少し、精度の高い業務を実現できます。

人件費などのコスト削減につながる

従来の受付システムでは、従業員が訪問者の受付や案内に従事していました。非接触型システムでは、自動化によってこれらの業務を人の手を介さずに遂行できるため、人件費の削減につながります。

システムの導入にはコストがかかりますが、上述のように担当者がコア業務に集中できたり、受付業務にかかっていた人件費を他の重要な業務に割いたりすることもできるため、生産性の向上に期待できるでしょう。

リモートワークに対応しやすくなる

従来の受付業務では受付カウンターにスタッフが常駐していなければなりませんでしたが、受付システム、特に非接触型の受付システムなら人による直接の対応がなくても済むため、担当者はリモートでも業務が行えるようになります。

働き方改革が進む中で、従業員のワークライフバランスを優先した柔軟な働き方ができることは非常に重要なポイントとなっています。クラウド型のシステムならどこからでも受付管理ができ、必要に応じて訪問者とコミュニケーションを取ることも可能です。

非接触型受付システムの導入がおすすめな施設・業種

非接触型受付システムは、特に人が集まりやすい場所である公共施設や、医療機関・オフィスなど、訪問者の多い場所での活用がおすすめです。身体的な接触を避け、効率的な受付業務を実現することで、訪問者と従業員の安全を確保しつつ、受付業務の効率化を図れます。

ここでは、非接触型受付システムの導入がおすすめな施設や業種について解説します。

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オフィス

オフィスでは多くの訪問者や従業員が出入りします。非接触型受付システムを導入することで、訪問者はスムーズに受付を済ませ、身体的接触を最小限に抑えられます。

訪問者は特定の部署や個人に用事があることも多く、受付では取次業務なども発生しますが、受付システムでは取次にも対応可能です。訪問者が操作をすることで該当の部署や個人に自動的に通知が届き、スムーズに対応できます。

病院・クリニック

病院やクリニックでは、多くの患者が受診するため、受付時に頻繁な接触が発生します。特に、感染症の拡大が懸念される状況下において非接触型受付システムは有用です。

システムを導入することで、患者は待合室での待ち時間を減らし、受付カウンターでの担当者との接触を回避できます。これにより、感染症のリスクを軽減し、より安全な医療環境を提供できるようになります。

工場

工場では効率的な入退場プロセスとセキュリティが必要とされますが、非接触型受付システムは待ち時間を短縮しながら万全なセキュリティ対策が行えます。

決まった時間に多くの従業員が入退場する向上では入退場で混雑することも多いですが、非接触型のシステムを使うことで人の流れがスムーズになるでしょう。同時に、部外者の侵入などもしっかりと防止できます。

また、特に食品工場などでは衛生面も重要になりますが、受付時の人と人との接触を最小限に抑えられれば、より清潔な環境を保てます。

宿泊施設

非接触型受付システムは、宿泊施設における受付プロセスをスムーズにします。宿泊者は事前に予約情報を提出し、オンラインでチェックインが可能なため、待ち時間が短縮され、受付スタッフとの接触が減少します。

さらに、宿泊施設向けの受付システムはデジタルキーの発行や宿泊部屋への柔軟なアクセスを提供し、ゲストの滞在を円滑化します。

システム化によって有人対応が減ることで、受付スペースや受付スタッフの縮小、それによるコストカットなどにも期待できます。人員配置を見直してより質の高いサービスにつなげることもできるでしょう。

学校

非接触型受付システムは、学校においても有用です。学校でも来訪者は頻繁に発生しますが、専任の受付スタッフは配置されていないことが多いです。他の業務で忙しい場合、来訪者を待たせることになってしまいます。

そこでシステムを導入することで、有人対応ができなくても受付を完了できるようになります。また、感染症のリスク低減やセキュリティ性の向上によって、生徒や職員の安全を守れます。

美容サロン

非接触型受付システムは、美容サロンでの活用も推奨されます。美容サロンで受付システムを導入する目的の多くは、人件費の削減やスタッフの負担軽減です。

特に、個人経営の美容サロンなどでは、受付業務のために人材を雇うことが金銭的に難しく、受付システムが活用されています。また、少人数で経営されている美容サロンも多いため、接客中であれば電話に出られず、機会損失に繋がる恐れもあります。

そのため、受付システムの導入による受付業務の自動化や従業員の負担軽減は、美容サロンにとって大きなメリットです。

公共施設

市役所などの公共施設も、非接触型受付システムがおすすめされる場所の1つです。年齢や性別を問わず多くの市民がさまざまな目的で訪れる公共施設では、受付と案内の効率化、そして感染対策強化のニーズが高いです。

操作がわかりやすいシステムを導入するのが重要で、初めての人でも使えるシステムなら来訪目的に応じた案内・誘導まで自動化できます。また、訪問者のデータも自動で収集されるので、後で記録を見返したい場合にも便利です。

イベント会場・ショールーム

多くの人が訪れるイベント会場やショールームも、受付で混雑が発生するケースが多いです。事前に予約やチケット購入をして来場する場合、受付システムで照合するだけでスムーズに入場できます。

また、予約やチケットがない場合でも、システムを使った方が対応スタッフも少なく済みます。訪問者も受付で時間がかからない分、イベントや展示の内容に集中できるでしょう。さらに、顧客管理システムなどと連携して顧客情報や販売データを活用することもできます。

非接触型受付システムを選ぶ際のポイント

非接触型受付システムにはさまざまな種類があるため、自社のニーズに合った適切なシステムを選ぶことが重要です。ここでは、システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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自社に必要な機能が備わっているか

非接触型受付システムを選ぶ際は、自社独自のニーズやシステムに求める要件を洗い出し、それらに合致する機能がシステムに備わっているかを確認しましょう。同じ非接触型の受付システムでも、システムによって搭載機能は異なります。

なお、自社に最適なシステムを選択するためには、将来の拡張や変更にも対応できるような柔軟性のあるシステムを検討することも重要です。

訪問者が誰でも使いやすいか

使いやすい受付システムは、訪問者にとってストレスの少ない受付体験を提供し、良い印象を与えます。訪問者がスムーズに登録や案内を受けられると、待ち時間短縮などの効果も増します。

訪問者が使いやすい受付システムとしては、シンプルで直感的に操作できるデザイン、必要な情報がすぐに見つかる設計であることが求められます。また、多言語対応やバリアフリーなデザインであると、幅広い訪問者に対応可能です。

操作性については、無料トライアルやデモなどであらかじめ確認しておくことをおすすめします。

端末を用意する必要があるか

非接触型受付システムを使用する際には、専用の機器を導入したりスマートフォン・タブレット端末を設置したりしなければなりません。そのため、システムの導入にあたって新たに端末を用意する必要があるのかを確認しましょう。

端末の用意が必要である場合には、新たに端末の購入費用が発生したり、提供元が貸し出しを行っている場合にもレンタル費用が発生したりします。タッチパネルで操作できる非接触型受付システムは便利ですが、こういった費用の発生にも留意するようにしましょう。

セキュリティ対策が万全か

受付システムでは個人情報や機密データを扱う場合があり、セキュリティリスクを最小限に抑えるためには適切な対策が必要です。セキュリティ対策を怠ると機密情報の漏洩やハッキングのリスクを引き起こし、顧客や企業の信頼を損なう可能性があります。

システムの選定時にはデータの暗号化、アクセス制御、システムの脆弱性に対する定期的なチェックなど、セキュリティ対策がしっかりと整備されているかを確認することが重要です。

内線電話が必要か

非接触型受付システムでは、QRコードを受付端末にかざすなどの方法で、簡単かつスピーディーに受付が完了し、受付業務に人的リソースを割く必要がない点がメリットです。しかしながら、何らかのトラブルにより、人間による顧客対応が必要な場合もあります。

例えば、訪問者が受付方法を理解していなかったり、システムトラブルでQRコードが読み取れなかったりする場合には、訪問者が企業の担当者にトラブルを知らせて、対応を依頼できる仕組みが必要です。

このような場合に有効なのが内線電話機能であり、受付端末と担当者端末で通話して、対応を行えます。このような機能が必要な場合には、PBXやクラウド電話サービスと連携できる受付システムを選定しましょう。

おすすめの非接触型受付システム8選

その他の受付システムの選び方

受付システムを選ぶ際は、上記以外にも以下のようなポイントに注目しましょう。まずは、タブレット型か専用端末型かが重要なポイントになります。タブレット型は柔軟性が高く、専用端末型は使いやすさやセキュリティ面で優れていることが多いです。

次に、社内の担当者への通知方法が自社に合っているかを確認しましょう。SMS・メール・プッシュ通知など、どの通知方法が適しているかを考慮する必要があります。

また「その他の比較ポイント」についても、システム選定の際に比較検討することをおすすめします。

【重要なポイント】

1. タブレット型か専用端末型か
2. 通知方法が自社に合っているか

【その他の比較ポイント】

1. サポート体制は充実しているか
2. 多言語に対応しているか

まとめ

非接触型受付システムは受付業務を効率化し、同時に感染リスクを軽減するためのツールです。訪問者の待ち時間の短縮によってストレスを軽減し、顧客満足度を向上できることに加え、担当者がコア業務に集中できるため生産性の向上や業務効率の向上にも期待できます。

また、物理的な接触を最小限に抑えることで、衛生面でも安全な受付環境を提供できます。なお、非接触型受付システムを選ぶ際は、自社に必要な機能や使いやすい操作画面が備わっているかどうかを確認することが重要です。

本記事を参考に、非接触型の受付システムで受付業務を自動化し、安全性と利便性の両方を高めていきましょう。