POSレジ導入時のフローとは｜導入費用や利用できる補助金を解説

POSレジは小売店・飲食店・美容室など、さまざまな業界で採用されていますが、実際に導入するにはどのようなフローが必要になるのでしょうか。本記事では、POSレジ導入を検討する企業へ向けて、導入フローにおける費用、利用可能な補助金などについて解説します。

目次

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1. スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ
2. POSレジとは
3. POSレジ・POSシステムの導入フロー
4. POSレジ・POSシステムの導入費用・価格
5. POSレジ・POSシステム導入時に利用できる補助金
6. POSレジ・POSシステム導入によるメリット
7. POSレジ・POSシステム導入時の注意点
8. オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム
9. まとめ

スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ

Squareは、無料のPOSレジアプリを提供しており、POSレジ利用における固定費を0円に抑えられます。発生する費用はキャッシュレス決済の決済手数料のみであり、経営の効率化に大きく貢献するのが特徴です。

売上管理・顧客管理・勤怠管理・複数店舗の管理など、POSシステムとしての機能を標準搭載しており、複雑な手続きを必要とせず最短で申し込み当日から使用可能です。また、ネットショップの解説やギフトカードといった機能も、POSレジと合わせて使えます。

Squareは簡単なレジ操作で利用できるため、トレーニングにかける手間と時間が必要がありません。待ち時間とレジ締め作業におけるミスを削減し、オフラインでもスムーズな会計処理を行うなら、Squareの導入がおすすめです。

POSレジとは

POSレジとは、POSシステムを備えたレジを指し、会計から売れ筋商品の把握、在庫管理、オーダーエントリーシステムとの連携など、多くの作業を行えます。

POSレジは現在、小売店・飲食店・美容室などのさまざまな業界で採用されていますが、実際に導入するにはどのようなフローが必要になるのか、またどのような補助金を受けられるか確認することで、効果的な運用につなげることができます。

POSレジ・POSシステムの導入フロー

POSレジ・POSシステムを導入する際には、どのような流れに沿って行うのか、ここからは、以下の導入フローについて詳しく解説します。

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ベンダーへの問い合わせ・見積もり依頼

まずは、ベンダーに問い合わせを行い、見積もり依頼をします。POSシステムは一般的な汎用型と、特定の業界に特化した業界特化型があります。汎用型POSレジは多くの小売業や飲食店で使えることから、高い柔軟性があります。

一方、業界特化型POSレジは、特定の業界に合わせた機能を備えており、各業界における特有のニーズに合致しています。よって、自社にはどちらのタイプが適しているかを把握するためにも、ベンダーに問い合わせ・見積もりを依頼しましょう。

複数の製品を比較検討する

次に、ベンダーから受け取った見積もりを基に、利用可能な異なるPOSシステムをいくつか比較しましょう。その際、自社のニーズに合致するかどうか、導入費用・保守・サポートなどを比較することが重要です。

時にシミュレーションを行いながら、さまざまな視点から比較し、最適なPOSレジを選択しましょう。なお、一部の企業は無料トライアルやデモンストレーションを提供しており、導入前に実際の使用感や効果を確かめることが可能です。

契約・導入スケジュールの確認

導入するPOSシステムを決定したら契約を行います。契約方法や手続きは提供会社によって異なるため、公式ホームページや提供会社とのコミュニケーションを通じて詳細を確認しましょう。

なお、契約前にはサービス内容・導入コスト・サポート体制などを再度検討することが重要です。また、導入スケジュールの確認も忘れないように注意しましょう。

機器の設置・初期設定を行う

POSレジ契約が確定したらPOSレジを店舗内に設置しますが、設置と初期設定においては慎重な作業が必要です。そのため、提供会社によっては、設置作業と初期設定をサポートしてくれることがあります。

具体的には、商品名・金額・店名登録など、レジ業務に関わる内容を慎重に入力していきます。初期設定でミスをすると運用にトラブルが発生するため、POSレジの使いやすさと性能を最大限に引き出せるように、設置と初期設定には時間をかけて取り組みましょう。

使い方のトレーニングを実施する

POSレジが導入できたら、スムーズな運用を実現するため、スタッフがシステムを適切に操作できるようなトレーニングを行います。なお、この際もベンダーがサポートしてくれる場合があるため、確認しておきましょう。

スタッフがPOSレジを適切に使用できるようになることで、エラーや混乱を最小限に抑え、トラブルの発生を回避できます。スタッフがPOSレジを使用する際に、自信を持って効率的に業務を遂行できるよう、しっかりとトレーニングを行いましょう。

POSレジ・POSシステムの導入費用・価格

POSレジ・POSシステムは主に以下の3タイプに分けられます。導入費用がタイプごとに異なるため、十分に比較検討し、自社の二ーズ・規模に適合したタイプを選択しましょう。

	パソコン型	ターミナル型	タブレット型
特徴	パソコンにPOSシステムをインストールする	POSシステム搭載のレジ	タブレットやスマホにインストールする
初期費用	無料～50万円程度	数十万～100万円程度	無料～20万円程度
月額費用	数千円程度	–	無料～数万円程度

POSレジ・POSシステム導入時に利用できる補助金

POSレジの導入を検討している場合、補助金が利用できる可能性があります。しかし、補助金の利用には条件が設けられており、場合によっては利用できないPOSレジも存在するため、申請時には最新の情報を確認することが大切です。

補助金を受け取ることができれば、POSレジの導入にかかる費用の軽減にもつながります。具体的な条件や補助金プログラムの詳細情報は、地域や業界によって異なりますが、以下では、POSレジ・POSシステム導入時に利用できる主な補助金について解説します。

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IT導入補助金

IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者がITツールを導入する際の経費を補助してくれる制度です。ITツールの導入により、売上の向上や業務の効率化につなげられるようにサポートすることが目的となっています。

POSレジは会計業務を効率化するのはもちろん、売上データの集計も可能であり、販売促進や経営戦略などに役立つことから、IT導入補助金の対象となっています。IT導入補助金にはいくつかの申請枠があり、POSレジ導入はデジタル化基盤導入枠で申請できます。

デジタル化基盤導入枠では最大で350万円までの補助が受けられます。なお、申請から受給までには1ヶ月程度かかることもあるため、余裕を持って申し込みを行いましょう。

参考：トップページ｜IT導入補助金2023

小規模事業者持続化補助金

小規模事業者持続化補助金は、地域の雇用や産業を支える小規模事業者の持続的経営や生産性向上をサポートするための制度です。

POSレジは生産性向上の取り組みに該当するため補助対象となり、補助上限は最大で200万円です。商工会議所の管轄地域内で事業を営んでいる法人・個人事業・特定非営利活動法人が対象となります。

申請には、経営計画書・補助事業計画書といった書類の作成が必須となります。また、補助金が受給できるのは、補助事業を実施してから実績報告書を提出した後であり、事業を行う際には一時的に自己負担が必要となるため注意しましょう。

参考：小規模事業者持続化補助金（一般型）｜小規模事業者持続化補助金

業務改善助成金

業務改善助成金は、生産性向上を目的として設備投資などを行い、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた際に発生した費用の一部を助成してくれる制度です。POSレジ導入費用は生産性向上に資する設備投資に該当し、助成対象となります。

助成される金額は、事業場内最低賃金の引き上げ額や人数などによって変化し、最大で600万円となっています。また、受給条件としては中小企業・小規模事業者であること、事業場内最低賃金と地域別最低賃金の差額が50円以内であることなどが挙げられます。

参考：業務改善助成金｜厚生労働省

ものづくり補助金

ものづくり補助金は、中小企業などが革新的サービス開発・試作品開発などを行う際に、その生産プロセスに必要な設備投資をサポートしてくれる補助金です。POSレジ導入も一定の要件を満たすことで補助対象となります。

ものづくり補助金にはいくつかの申請枠がありますが、POSレジ導入では「通常枠」または「デジタル枠」での申請が可能です。補助される金額は最大で1,250万円となっています。

申請には事業計画書・誓約書・決算書など、必要となる書類が複数あり、不備があると不採択となることもあるため、公式サイトで要件の詳細を十分に確認する必要があります。

参考：ものづくり補助金｜全国中小企業団体中央会

働き方改革推進支援助成金

働き方改革推進支援助成金は、中小企業が有給休暇取得や労働時間削減といった働き方改革を推進する際に、必要な費用の一部を助成するものです。目的は生産性の向上となっており、POSレジ導入費用も助成対象となります。

働き方改革推進支援助成金には「労働時間短縮・年休促進支援コース」と「労働時間適正管理推進コース」があり、POSレジ導入ではどちらでも申請可能ですが、いずれの場合も労働者災害補償保険の適用事業主である必要があります。

また、助成金の交付は、取り組みを実施してから成果報告が認められた後となるため、事業者は先に費用負担が必要な点に注意しましょう。

参考：働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース）｜厚生労働省

POSレジ・POSシステム導入によるメリット

POSレジやPOSシステムを導入することで、いくつかのメリットを得ることができます。具体例を挙げると以下の通りです。

1. 会計作業の効率化とデータの一元管理
2. 在庫管理の最適化による過剰・不足の防止
3. 業務の簡略化による人件費と教育費の削減
4. レジ作業における不正・ミスの防止
5. 機会損失の防止と顧客満足度の向上

これら以外にも、POSレジと合わせてPOSシステムを導入することで得られるメリットが多く存在します。

特に、パソコン型やターミナル型、近年多くの業種で利用されているタブレット型など、業種業態に合わせてPOSレジを選択し、それに合わせたPOSシステムを採用することで大幅な業務の効率化につながるでしょう。

POSレジ・POSシステム導入時の注意点

POSレジやPOSシステムを導入する際には、いくつかの重要な注意点が存在します。これらの注意点を把握しておくことは、スムーズな導入と効果的な運用のために非常に重要です。

以下では、POSレジ・POSシステムの導入時に留意すべき事項について詳しく解説します。

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適切なインターネット環境を整備する

POSシステムは、データの送受信やクラウドベースの機能を活用することが多いため、安定したインターネット環境が必要です。適切なインターネット環境が整備されていない場合、システムの動作が不安定になり、営業中にトラブルが発生する可能性があります。

したがって、POSシステムの導入を検討する前には現在のインターネット環境を確認し、必要に応じてアップグレードや安定化を行うことが重要です。適切な対処を行うことで、POSシステムの運用中に生じる遅延などの障害を最小限に抑えることができます。

POSレジ導入時には、インフラの整備も忘れずに行いましょう。

誰でも使いやすいシステムを選択する

POSレジは日常的に多くの従業員が利用するツールであり、操作性が簡単かつ直感的でなければ、効率的に利用することが難しくなります。使いやすいPOSシステムを採用することで、従業員はトレーニング期間を短縮し、エラーの発生を減らすことができます。

従業員が自信を持ってPOSシステムを利用できるよう、使い勝手の良さに重点を置きながら最適なPOSレジを選定することが大切です。

最適な規模とカスタマイズ性を確認する

POSレジやPOSシステムにはさまざまな種類が存在し、それぞれにおいて適応する規模と機能性が異なります。そのため、自社の規模に合わせた機能を備えているかを確認し、どのような機能が必要であるかを比較するようにしましょう。

また、自社の事業展開に合わせてカスタマイズ可能であることも、POSレジ・POSシステム選びにおける重要な判断要素です。

他システムと連携できるかを確認する

店舗や事業が既存の顧客管理システム、会計ソフトウェア、在庫管理ツールなどと連携している場合、新たに導入するPOSシステムがこれらのシステムとシームレスに連携できるかどうかを確認する必要があります。

連携がスムーズに行えれば、データの一元管理や情報の共有が容易になります。そのため、POSシステムの導入前に既存のシステムとの互換性や連携の実現性を検証し、問題があれば調整することが大切です。

こうした連携の確保は、POSシステムの導入後に業務の円滑な運用とデータの正確な管理を支援します。

オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム

まとめ

POSレジはPOSシステムを備えたレジであり、会計に関する作業だけでなく、売れ筋商品の把握や在庫管理、オーダーエントリーシステムとの連携など、多くの作業を1つのレジで行えます。

POSシステムを選ぶ際は、自社のニーズや予算に合致するPOSシステムを探し出し、補助金の対象である場合には積極的に活用することがおすすめです。そして、契約時にはサービス内容・導入コスト・サポート体制などを確認しましょう。

POSシステムは顧客管理や在庫管理、他のシステムとの連携も考慮し、綿密な計画による選定が必要です。適切なステップを踏むことで、効率的な販売業務と優れた顧客サービスの提供につながるPOSシステムを導入できるでしょう。