反社チェックのタイミング・頻度は？｜頻度の悩みを解消できるツールを紹介

取引先などと反社会的勢力が関わりを持っていないか確認する反社チェック。チェックのタイミングや頻度が正しくないと、反社関係者と関係を持ってしまうリスクがあります。本記事では、反社チェックを行うタイミングや頻度、頻度の実務的な悩みを解消するツールなどについて解説していきます。

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目次

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1. 反社チェックとは？真の目的を解説
2. 反社チェックを実施すべき基本的なタイミングと頻度
3. 「頻度の悩み」を解消するなら反社チェックツールがおすすめ
4. 反社チェックを効率化する高精度の反社チェックツールはこちら
5. 反社チェックツール導入を検討するなら！選ぶ際のポイントを解説
6. 反社チェックツールを導入するメリット
7. もしものために把握すべき！反社リスクが発覚した場合の対応
8. 反社チェックのタイミングに関するよくある質問
9. まとめ

反社チェックとは？真の目的を解説

反社チェックとは一般的に、契約・取引開始前や従業員の採用前に、取引先やその人物が反社会的勢力と関係していないか照合する作業を指し、「コンプライアンスチェック」とも呼ばれます。「反社会的勢力」は「反社」と略称されることが多く、以下のように定義されます。

なぜこれらの勢力を避けるために反社チェックをする必要があるのか。理解する上で押さえる必要があるのが、「企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針」と「暴力団排除条例」の2つです。

「企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針」は2007年に政府が発表した指針で、反社会勢力や関係者との関わりを遮断するための基本原則が定められています。この指針を受け、全都道府県で制定されたのが「暴力団排除条例」です。これにより、反社会的勢力との関係が発覚した場合、企業は行政処分や公表、刑事罰の対象になるようになりました。

つまり、反社チェックは単なる名前の照合ではありません。真の目的は次のようなものが挙げられます。

1. 企業暴排指針や条例などの各種法令を遵守するため
2. 反社会的勢力からの不当な要求・暴力を回避するため
3. コンプライアンス違反による社会的信頼の低下を防ぐため

反社会的勢力と関係を持った企業の末路は、イメージや信用を大きく損なうだけに留まりません。売上げの減少や取引の停止、上場廃止リスクや最悪倒産まで至るケースもあります。

参考：企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針｜法務省

＼より詳しい反社チェックの解説はこちら／

反社チェックを実施すべき基本的なタイミングと頻度

こちらでは、「具体的にどのタイミングで反社チェックを行えば良いのか」「どのくらいの頻度でチェックを行えば良いのか」について詳しく解説していきます。適切に実施されなければ、反社チェックは効果を発揮しません。タイミングや頻度をきちんと理解しておきましょう。

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入り口段階｜新規取引開始前・採用内定前に随時

新規取引や採用内定前など、契約の入口段階のタイミングでは、必ず反社チェックを行います。まだ互いに深入りしていないタイミングで反社チェックを行うことで、トラブルや不当要求に巻き込まれるリスクを未然に防ぐことができます。

契約関係が成立した後に反社リスクが発覚した場合、契約解除を試みても相手が拒絶し、解消までに時間を要するケースもあります。企業にとって大きな負担が生じる恐れがありますので、関係を築く前のチェックを徹底しましょう。

定期チェック｜年1回程度

反社チェックは既存取引先・従業員に対して定期的に実施することが推奨されています。頻度は、年1回程度がスタンダードです。取引先の反社チェックに関しては、取引が密な相手、仮に「反社リスクがある」と発覚した場合に自社の事業に影響が出る可能性がある相手の場合は、反社チェックの頻度を半年に1回にするケースもあります。

契約後に取引先企業や自社従業員が反社会的なつながりを持つ可能性もゼロではありません。定期的なチェックを実施することで、リスクを早期検知しましょう。

自社の組織変更｜役員就任などで随時

組織変更が発生した場合、反社チェックをその都度行うようにしましょう。特に役員は企業の重要な意思決定者であり、組織の方針や方向性に大きな影響を与えます。そのため、もし役員が反社会的な組織と関係を持っていた場合、企業全体に悪影響を及ぼす恐れがあります。対象の人物が役員に就任する前に実施が必要です。

調査範囲は企業によって異なりますが、役員個人だけでなく、親族や親族が経営する企業にまで拡大されることも多いです。これは、役員本人が直接関与していなくても、役員の背後にある反社会的勢力とのつながりにより、企業に及ぼす潜在的な影響を排除するためです。

IPO(上場)申請前｜可能な限り早めからエビデンスを積む努力必須

新規上場を申請する際はマストで反社チェックが必要になります。ただ、審査で求められる反社チェックは厳格で、反社チェック体制が社内で構築されているかつ、反社チェックのエビデンスが数年単位で積まれていないと対応できない項目もあります。

よって、「申請前に反社チェックすればいいや」ではなく、IPOを視野に入れた瞬間の初期段階からの動き出しが重要になります。審査時に反社リスクが指摘されると上場が却下され、想定していた事業運営からずれてしまう可能性があります。

「頻度の悩み」を解消するなら反社チェックツールがおすすめ

「理想は年1回だが、数百件の取引先を調べる人手がない」という現場の悩みは深刻です。しかし、手間を理由に頻度を下げることはリスクの増大を意味します。そこでおすすめなのが専用ツールである、反社チェックツールを導入することです。人力をかけずに、調査の精度と頻度の維持が実現できます。

反社チェックツールには「自動モニタリング機能」があるサービスが多く存在します。あらかじめ登録した取引先に関連するネガティブニュースや行政処分情報が流れた際、即座に担当者へ通知を飛ばしてくれる機能です。これにより、次回の定期調査を待つことなく、リスクが発生した「その瞬間」に対応が可能になります。

1件ずつ手作業で検索し直す手間がなくなるため、担当者の工数を劇的に削減しつつ、実質的な調査頻度を「365日・リアルタイム」まで高めることが可能になります。

＼モニタリング機能がある反社チェックツールをご紹介／

反社チェックを効率化する高精度の反社チェックツールはこちら

以下からは、ビジネスコンシェルジュ編集部がおすすめしている反社チェックツールをご紹介します。本記事では一部の紹介になりますが、以下の記事ではより多くのサービスを取り上げております。細かい選び方の解説やよくある質問への回答などコンテンツも目白押し。気になる方は以下の記事をチェックしてみてください。

＼おすすめの反社チェックツールをご紹介／

反社チェックツールおすすめ8選でご紹介している記事一覧

おすすめの反社チェックツールはこちら！

RISK EYESは、Webニュース記事や新聞などの公知情報から、反社会的勢力・犯罪・不祥事に関与した情報を確認し、効率的なスクリーニングを実行できる反社チェックツールです。

膨大な情報の中から高精度な検索を可能とし、情報の確認にかかる手間と時間を削減しながら情報精査が楽に行えます。シンプルなUIで使いやすく、無駄なコストを抑えて精度の高い反社チェックの実行につなげるなら、RISK EYESの導入がおすすめです。

反社チェックツール導入を検討するなら！選ぶ際のポイントを解説

ここからは、企業に反社チェック体制を構築できる反社チェックツールを取り上げ、何を重視して選ぶべきかを解説していきます。

何よりも重要なのは調査範囲が自社のコンプライアンスに適しているかです。上場企業や将来上場を目指している企業の場合は、厳格なチェック体制の構築が必要です。導入する反社チェックサービスがどれほどのレベルのチェック体制を実現できるかをチェックしましょう。

次にスクリーニング機能とその精度です。この機能があれば、無関係な情報を省き、特定の基準に合致したデータだけを表示してくれます。大概のサービスに搭載されている機能ですが、スクリーニングの精度はまちまちなので、トライアルを利用するなどして確認が必要です。

最後にAPI連携に対応しているかです。API連携が可能であれば、顧客管理システムなどの他システムと連携して、より効率的な反社チェック体制を整えることができます。

反社チェックツールを導入するメリット

反社チェックツールを導入することには多くのメリットがあります。反社チェックツールの活用によって、取引先が反社会的な組織や団体とのつながりを持たないかを確認し、さまざまなリスクを回避できます。

ここでは、反社チェックツールを導入するメリットについて解説します。

反社組織との取引を回避できる

反社チェックツールにより、企業は法的なリスクを最小限に抑え、評判や信頼性を維持できます。反社組織との関連が発覚することは、企業にとって大きな損害をもたらす可能性があり、法的な問題や経済的損失を招く可能性が高いです。

反社チェックツールは、情報を効率的に収集し、取引先やパートナーに関する透明性を提供します。それによって企業はリスクを軽減でき、法令を遵守しながら信頼性の高いビジネスパートナーとの関係構築が実現します。

手間・時間をかけずに調査できる

従来の反社会的な勢力との関連性調査は、情報を収集して照合するために多大な時間とリソースを必要としました。しかし、反社チェックツールは自動化された工程を通じて、データベースや情報源から迅速に情報を収集・照合します。

ツールを活用して迅速な判断と決定が可能となることで、時間と手間の大幅な節約が見込めます。また、誤った情報を取得するリスクも低減され、より正確な評価が得られるでしょう。

企業は迅速かつ適切な反社チェックを行い、信頼性のあるパートナーとのビジネス関係を確立し、法的リスクの回避につなげることが可能です。

もしものために把握すべき！反社リスクが発覚した場合の対応

ここでは反社リスクが発覚した場合の対応をご紹介します。トラブルを起こさず、かつ迅速に対応できるよう、必ず把握しておきましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

専門の調査機関に依頼

取引先が反社会的勢力の可能性がある場合、改めて専門の調査期間に調査を依頼するのがおすすめです。自社で反社チェックツールを利用した場合でも、その調査はあくまで一次的な確認であり、専門的な判断には限界があります。

例えば、反社チェックツールが参考にした情報が誤っていると、その結果も誤っている可能性が高いです。そのため、専門機関の調査を経ることで、複数の情報源をもとにした詳細な調査が行われ、調査結果の正誤を確認できます。

専門の調査機関としては、興信所や信用調査会社が代表的です。リスクが高い取引や重要な判断が必要な際、このような専門機関を活用することで、より慎重で確実な反社チェックを行えます。

弁護士・警察に連絡

顧問弁護士がいる場合は、相談してみることで的確な対処法の提案や、信頼できる調査機関の紹介を受けられる可能性があります。

また、必要に応じて警察や暴力追放運動推進センター（暴追センター）への相談も検討しましょう。事案の重要性が高いと判断された場合は、情報の提供や助言を受けられたり、その後の対応についても相談できたりするため、心強い存在といえます。

暴追センターは各都道府県に設置され、どの機関に相談にいく場合も必要最低限の書類の用意が必要です。例えば、確認したい取引先の企業名または個人名・生年月日・住所が分かる資料、反社と判断した調査資料を準備しておきましょう。

取引先に取引中止の詳細を伝えない

取引先企業や役員等に反社会勢力との関係が確認され取引を中止する場合、理由をそのまま相手に伝えるのは止めましょう。具体的な判断基準や調査内容を開示してしまうと、不要な反論やトラブルを招く恐れがあります。

例えば、「自社内の取引先の基準に満たなかった」など抽象的かつ一般的な理由を提示し、自社の取引先の基準については非公開にしましょう。なお、1対1の交渉はトラブルになりやすいため、弁護士や警察に相談して介入してもらうのが重要です。

たとえ介入には至らずとも、適切なアドバイス・しかるべき相談相手の紹介をしてもらえるでしょう。どのような方法を取る場合でも、企業のリスクを最小限に抑えるために、焦らず冷静に対処することが大切です。

従業員の解雇手続きを進める

もし自社の従業員が反社関係者であるのが確実と判明した場合は、粛々と解雇手続きの準備を進めましょう。従業員と取り交わした誓約書や就業規則に「反社会勢力と関係を持った場合の処分」について記載があれば、解雇処分が可能です。

ただ、いきなり懲戒解雇をすると抵抗やトラブルが発生する可能性があるので、独断で動き方を決めず弁護士の指示に沿うようにしましょう。また、処分についての記載が契約書や就業規則にない場合は、解雇が難しいケースがあるため、こちらも弁護士に要相談です。

反社チェックのタイミングに関するよくある質問

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Q1.定期チェックは全社一括でやるのと契約更新月など会社ごとにやるのではどちらが楽？

管理の確実性をとるなら全社一括、負荷分散なら一定期間に会社ごとです。

導入する反社チェックツールに一括検索機能があれば、取引先リストを全て流し込むだけで済むので、チェック漏れが防げます。ただし、検索数や精査の工数が特定の期間に集中してしまうデメリットもあります。

会社ごとに契約更新月などで実施する場合、1回の反社チェックで取り扱う取引先数が減るため、検索数や工数を分散させることができます。ただ、一括と比べるとチェックする取引先が漏れやすい体制です。ダブルチェック・ログを正確に残すフローが重要になります。

Q2.過去に一度きりで終わった単発の取引先の再調査は必要？

取引が継続していないなら不要です。 単発取引以来一度もやり取りがない相手を毎年定期チェックし続けるのは、コストの無駄です。

ただし、その取引先と取引が再開されるとなった際は、属性が変わっている可能性があるため、必ず新規取引開始時と同レベルの反社チェックを再度行ってください。最初の取引から期間が空いての接触が、最も反社リスクが入り込みやすいタイミングです。

Q3.退職した元役員が顧問や代理店として戻ってくる時の反社チェックは必要？

以前の仲間だから大丈夫と思ってしまいがちですが、「契約締結前」に新規扱いでの調査が必要です。 「元身内だから」という油断が最大の死角になります。退職後にどのような人脈を築き、どのようなビジネスに関わっているかはブラックボックスです。

元役員経由で反社勢力がコンサルタント等の名目で入り込む恐れもあります。過去の信頼と現在の属性を切り分け、フラットに調査を実施してください。

まとめ

反社チェックのタイミングは極めて重要です。新規取引前・役員就任前・入社前の従業員やアルバイトに対して、そして既存の取引先に対しても定期的に実施が必要です。

反社チェックを効率的かつ定期的に行うために、反社チェックツールの導入を検討するのがおすすめです。ツールを使う場合はデータの更新頻度も考慮し、最新情報に基づいてリスク評価を行いましょう。

なお、最終的に反社の可能性が高まった場合は弁護士や警察に迅速に相談し、適切な対策を講じることが必要です。本記事で解説したポイントも参考に、日頃から反社チェックのタイミングや方法を明確にし、万が一の事態にも対応できるような体制を整えておきましょう。