受付システムのおすすめ7選｜失敗しない選び方・比較ポイントも解説

受付システムとは、企業への来訪者対応や電話の取次業務などを自動化できるシステムです。受付業務が無人化できて便利ですが、さまざまな機能を持ったタイプがあってどれを選ぶべきか迷うことも多いでしょう。本記事では、おすすめの受付システムや失敗しない選び方を解説します。

目次

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1. 受付システムで来客対応を自動化しよう
2. 受付システムはタイプ・通知方法・機能で選ぶ
3. 受付システム選びで重要な3つのポイント
4. 受付システムのその他の比較ポイント
5. おすすめの受付システム7選
6. 受付システムの導入フローと注意点
7. まとめ

受付システムで来客対応を自動化しよう

受付システムとは、来訪者の応対や電話の取り次ぎなどの受付業務を自動化するツールです。従来は従業員が行っていた受付業務をシステム化することで、人件費の削減や業務の効率化が図れます。

受付システムは、製品によってタイプや機能性が大きく異なります。それぞれの特徴や強みを理解し、自社に最適なシステムを導入しましょう。

受付システムはタイプ・通知方法・機能で選ぶ

受付システムを選ぶ際は、タイプ・通知方法・機能の3つのポイントに注目しましょう。この3つは、受付システムの使いやすさを大きく左右するポイントとなります。そして、操作性・セキュリティ性・サポート体制などの基準にも注目するのがおすすめです。

何を重視するかは企業によって異なるため、まずはシステム導入によって解決したい課題・達成したい目標を明確にしておくと良いでしょう。各ポイントの考え方については、次項からご紹介していきます。

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【重要なポイント3つ】

1. タブレット型か専用端末型か
2. 通知方法が自社に合っているか
3. 必要な機能を備えているか

【その他の比較ポイント】

1. 来訪者が操作しやすいか
2. セキュリティ対策は万全か
3. サポート体制は充実しているか
4. 多言語に対応しているか

受付システム選びで重要な3つのポイント

受付システムを選ぶ上で特に重要なのが、システムのタイプ・通知方法・機能です。各ポイントの重要性や考え方を理解し、自社にとって使いやすいシステムを導入しましょう。

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タブレット型か専用端末型か

受付システムのタイプは、タブレット型と専用端末型の2種類に大別できます。それぞれの特徴や強みをご紹介します。

タブレット型

タブレット型は、タブレットにソフトウェアをインストールして利用するタイプです。オフィスの入り口や受付場所に設置し、来訪者に直接操作してもらいます。タブレット型には、次のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

1. 省スペースで利用可能
2. 専用端末型と比べて低コスト
3. 誰でも操作しやすい

【デメリット】

1. 落下・盗難の危険性がある
2. 画面の破損に注意が必要
3. 機能・データ容量に上限がある

タブレット型の受付システムは運用・導入が比較的手軽なため、システムのコストを抑えたい企業にメリットがあります。

一方、専用端末型と比べて機能やデータ容量が小さいため、来訪者の人数が多い場合は対応できない可能性があります。具体的には、多くとも1日の来訪者が100人未満の企業での導入がおすすめです。

専用端末型（ロボット型）

専用端末型にはさまざまな形態があり、ロボット型の受付システムも専用端末型に含まれます。専用端末型には、次のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

1. 機能やデータ容量が充実している
2. タブレット型に比べて故障や破損のリスクが低い
3. 見た目のインパクトが企業イメージの向上に役立つ

【デメリット】

1. ある程度の設置スペースが必要
2. 導入コストが高額になりやすい

専用端末型は機能やデータ容量が充実しており、来訪者の人数が多い企業でもスムーズな対応が可能です。また、見た目にインパクトがあるため、受付場所が無人でも、来訪者に物寂しい印象を与えにくいでしょう。

一方、デメリットとしては、設置スペースの必要性や導入・運用コストの発生が挙げられます。したがって、費用をかけてでもしっかりとした形のある受付場所を作りたい企業におすすめのタイプといえるでしょう。

通知方法が自社に合っているか

通知方法も受付システムを選定する上で重要な基準です。通知とは、来訪者が受付システムを操作した際に、その旨が担当者に届くことです。簡単にいえば、担当者の「呼び出し」方法です。

受付システムの通知方法には次のようなものがあります。

1. チャット
2. メール
3. SMS（ショートメール）
4. 内線電話
5. 自動音声

メールやSMSで通知が届くものは、担当者が個人で保有している端末から通知を確認できます。そのため、離席する従業員が多い企業でも、スムーズな呼び出しが可能になるでしょう。

なお、内線電話やチャットでの通知を希望する場合は、自社既存の電話やチャットツールと連携できるかを確認しておく必要があります。

必要な機能を備えているか

受付システムを選ぶ際は、自社が必要とする機能を備えたものを選びましょう。必要な機能がないシステムは、当然ながら使い勝手が悪くなります。受付システムに求める機能は企業によって異なりますが、一般的には次のような機能があるシステムがおすすめです。

通話機能

通話機能とは、従業員が、システムを操作した来訪者と通話できる機能です。「会話」というワンクッションを置くことで、来訪者に好印象を与えられます。また、呼び出しの確認ができるため、飛び込み営業やアポなしの訪問をブロックしたい場合にも役立ちます。

通話機能は、システムによっては標準装備されていないことがあります。そのため、利用を希望する場合は、システムの契約前に機能の有無を確認しておく必要があります。

なお、通話機能の多くは、PBXまたはクラウド電話サービスと連携することで利用できます。従来の内線電話やPBXを利用する場合は、システムとの連携可否も確認しておきましょう。

QRコード機能

QRコードとは、自社の従業員が、来訪予定の相手に受付用のQRコードを発行・送付する機能です。来訪者が受付システムにQRコードを端末にかざすと、自動で受付が完了します。

これにより、従来のように担当従業員が来訪者の名前・来訪目的を確認する必要がありません。また、システムによっては商談場所や地図を表示できるものもあり、案内業務を効率化できます。

担当者は前もってQRコードを発行する手間がかかりますが、来訪時の対応業務を自動化できるメリットは大きいでしょう。受付業務をより効率化したい場合は、QRコード機能を備えたシステムの導入がおすすめです。

管理レポート機能

管理レポート機能とは、来訪者の氏名・所属先（企業名・部署名）・来訪時間といった情報を記録する機能です。さらに、来訪者情報の分析・レポートも可能であり、いつ・誰が・どれくらい滞在したかを一元管理することで、セキュリティを強化できます。

例えば、機密情報の持ち出しなどがあった場合でも、来訪者データを確認することで、犯人を素早く特定できるでしょう。また、来訪者の訪問目的や傾向を分析することで、マーケティングや営業の戦略を立てやすくなるでしょう。

このような理由から、来訪者情報を一元管理したい場合は、管理レポート機能があるシステムの導入がおすすめです。

セキュリティゲートとの連携機能

受付システムを選ぶ際は、セキュリティゲートとの連携可否も確認しましょう。特に、大勢の人物が出入りする企業は、セキュリティゲートと受付システムをセットで設置することが望ましいです。

セキュリティゲートと受付システムを連携させておけば、来訪者が端末で受付をした後、ゲートが自動で開きます。従業員がゲートまで迎えにいく必要がないため、受付業務の効率化を図れます。

さらに、セキュリティゲートと連携させることで、アポなしの訪問者や不法侵入者を物理的にブロックできる点もメリットです。また、来訪者にセキュリティを強化しているという印象づけが行えることにより、企業の信頼性の向上にも役立ちます。

システムによっては、セキュリティゲートを通過する際に、検温する機能を備えたものもあります。体調不良者は自動でブロックされるため、社内の感染症予防対策にもつながります。

その他の受付システムの機能

受付システムの利便性を高める機能には、上記以外にもさまざまなものがあります。例えば、次のような機能を備えたシステムは使い勝手が良いでしょう。

機能	内容
予約管理との連携	顧客の来訪予約（アポイントメント）の管理や調整・来訪スケジュールにあわせた会議室や駐車場の予約
ドリンクサービスとの連携	来訪者にドリンクサービス（給茶）を行う
検温機能	専用端末やゲートで来訪者の検温を行う
ウェルカムメッセージ	受付完了時にウェルカムメッセージや動画を表示

受付システムのその他の比較ポイント

自社にとって使いやすい受付システムを選ぶには、タイプ・通知方法・機能と併せて、操作性・セキュリティ性・サポート体制にも注目するのがおすすめです。ここでは、各ポイントの重要性や考え方をご紹介します。

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来訪者が操作しやすいか

受付システムは、来訪者が操作しやすいものを選ぶことが大切です。使いづらいシステムは、来訪者を混乱させたり、ストレスを与えたりする恐れがあります。また、来訪者が多い企業では、システムの操作に時間がかかると、受付待ちの行列が発生する恐れがあります。

画面がシンプルなもの・ボタン配置が分りやすいものは、どのような方でも直感的に操作しやすいでしょう。また、音声案内ができるものはガイダンスを聞きながら操作できるため、おすすめです。

自社の受付フローにあわせた画面を表示させたい場合は、表示メニューがカスタマイズできるシステムが望ましいです。

なお、動作・処理に時間がかかる受付システムも、同じく来訪者のストレスにつながるため、レスポンス性についてもあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

セキュリティ対策は万全か

受付システムには、来訪者の氏名や所属先といった個人情報が記録されるため、万全のセキュリティ対策を敷いているものを選びましょう。セキュリティ対策が脆弱なものは、個人情報の漏洩につながりかねません。

よって、コンプライアンスを遵守するためにも、一定のセキュリティ水準を満たした受付システムを導入しましょう。例えば、データ通信の暗号化・IPアドレスの制限が可能な受付システム、顔認証・指紋認証などの生体認証機能を備えた受付システムなどが有効です。

サポート体制は充実しているか

受付システムを選定する際は、ベンダーのサポート体制の充実度も考慮しましょう。具体的には、システム障害やトラブル発生時に、迅速な復旧が可能かどうかを確認する必要があります。

受付システムがダウンした状態が長引くほど、当然ながら来訪者に迷惑がかかります。そして、場合によっては重要な商談や取引の機会を逃すこともあるでしょう。

こうしたリスクを避けるためにも、システム障害時の対応方法は必ず確認しておく必要があります。特に、サポート方法（電話・チャット・訪問）やサポート対応日時（早朝・深夜・休日）は要チェックポイントです。

多言語に対応しているか

海外の来訪者が多い企業は、多言語対応の受付システムの導入が望ましいです。また、来訪者が自由に言語を設定可能かどうかも、重要なポイントです。

例えば、初期画面で好きな言語を簡単に選べるものが良いでしょう。受付システムの中には、画面にテキストを表示するだけでなく、多言語での音声案内が可能なものもあります。

おすすめの受付システム7選

【タブレット型】おすすめの受付システム6選

【専用端末型】おすすめの受付システム

受付システムの導入フローと注意点

受付システムをスムーズに導入・運用するには、導入目的の明確化・システムの選定・導入後のトレーニングが大切です。

ここからは、受付システムの導入フローと注意点をご紹介します。各ポイントを理解し、受付システムの円滑な運用を目指しましょう。

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導入目的・課題を明確にする

受付システムの導入にあたっては、導入目的を明確にすることが大切です。導入目的が曖昧なままでは、どのようなシステムを選べば良いのかがわからず、使い勝手の悪いシステムを選んでしまう可能性が高くなります。

導入目的を明確にする際には、まず現行の受付業務における課題を洗い出しましょう。解決すべき課題が明確になれば、自社に必要な機能や性能がおのずと見えてくるはずです。

必要な機能・予算を確認する

導入目的を明確化した後は、その目標を達成できるような機能を備えたシステムを選びましょう。その際、機能と予算のバランスを考慮することが大切です。

一般的に、多機能・高機能なシステムは利用料金も高額になり、予算を大幅にオーバーするシステムは当然ながら赤字の原因になります。

また、利用したい機能が複数ある場合は、機能に優先順位をつけるのがおすすめです。絶対に譲れない機能と妥協しても業務に差支えない機能を選別し、価格と見合うシステムを選びましょう。

なお、受付システムの導入後は、人件費を中心に各種のコスト削減が可能です。そのため、削減できるコストと、導入・運用にかかるコストのバランスを比較することも重要です。

提供元の信頼性を確かめる

受付システムの利用を開始すると同時に、多くの顧客・来訪者情報がシステム内に集約されることになります。つまり、重要な個人情報も1つのシステム内に集まることになるため、システム自体の信頼性の高さが重要視されます。

集約されたデータは、後々の分析・マーケティング施策へと活用することができますが、仮に情報漏洩などのトラブルが発生した場合、自社も損害を受けることになります。そのため、システム選びの際には導入時にも今一度信頼性を確かめるのが重要です。

無料トライアルの有無を確認する

受付システムの中には、無料トライアルを用意しているものもあります。すなわち、有料版としてコストをかける前に、お試し運用を行うことができます。
よって、無料トライアル期間を用意しているものであれば、実際の使用感をコスト面の負担を軽減して確かめられます。導入前には無料トライアルについてもしっかりと確認した上で、なるべく複数のシステムを比較検討できないかを試みるのがおすすめです。

導入・トレーニングを実施する

受付システムの導入に伴い、受付フローが大きく変更になることが多いことから、システムの導入後はスムーズに対応できるような従業員へのトレーニングが必要です。

基本的な操作方法や受付フローは、全従業員が理解しておくことが望ましいでしょう。また、システムのトラブル発生時の対応手順についても、全従業員で共有しておくのがおすすめです。これにより、システムの迅速な復旧が可能になります。

トレーニング方法としては、研修・セミナーやオンライン動画を利用した講習などが挙げられます。そして、来客対応の頻度が高い従業員については、実際の利用シーンを想定したシミュレーションや模擬演習もおすすめです。

まとめ

受付システムは、来客時の受付業務を自動化できるシステムです。無人受付が可能になるため、人件費の削減や受付業務の効率化などのメリットが期待できます。

受付システムを選ぶ際は、自社にとって使いやすいタイプ・通知方法・搭載機能であるかを確認しましょう。それらと併せて、操作性やセキュリティ性など、来訪者の利便性やプライバシーを守れるかどうかも重要な選定基準となります。

受付システムをスムーズに導入・運用するには、導入目的の明確化に合わせたシステムの選定が重要です。自社にとって利便性の高い受付システムを導入し、受付業務の効率化や人件費の削減を目指しましょう。