おすすめの無料で利用できるコールセンターシステム｜注意点も解説

コールセンターシステムとは、コールセンター業務をサポートする機能を揃えたシステムです。しかし、システムの導入を考えた際にコスト面で躊躇する場合も多いでしょう。本記事では、無料で利用できるおすすめのコールセンターシステムや選び方などについて解説します。

目次

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1. コールセンターシステムは無料で利用可能
2. 無料で利用できるコールセンターシステムの種類
3. 無料のコールセンターシステムを利用するメリット
4. 無料のコールセンターシステムを利用する際の注意点
5. 無料で利用できるコールセンターシステムを選ぶポイント
6. おすすめの無料で利用できるコールセンターシステム
7. その他のコールセンターシステムの選び方
8. まとめ

コールセンターシステムは無料で利用可能

コールセンターシステムは、顧客対応や問い合わせの効率的な処理を支援するソフトウェアです。一部のシステムは、無料プランやトライアル期間を提供しており、基本的な機能を利用することができます。

無料で利用可能なシステムは、小規模ビジネスやスタートアップにとって得られるメリットが多く、顧客対応の品質向上にも貢献します。

無料で利用できるコールセンターシステムの種類

無料で利用できるコールセンターシステムは、多くの企業や組織にとって有益な選択肢です。ここでは、無料で利用できるシステムとして、以下の2つの種類について解説します。

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フリーソフト・無料プラン

無料で利用できるコールセンターシステムには、主にフリーソフトと無料プランの2種類があります。フリーソフトはオープンソースのソリューションで、コミュニティによって開発・維持され、通常は完全無料で提供されています。

一方、無料プランは商用コールセンターシステムにおけるベンダーが提供するものを指し、通話管理やメッセージングなどの基本機能を利用できます。

無料トライアル

無料トライアルは、コールセンターシステムを提供する多くのベンダーが用意しているオプションです。このサービスでは、有料のコールセンターシステムを一定期間無料で利用できる機会を提供します。

トライアル期間中に、システムの機能や適合性を評価し、ビジネスニーズに合うかどうかを確かめることができます。一般的に、トライアル期間は数週間ほどに設定されており、基本的なコールセンター機能や通話管理、メッセージングなどが利用可能です。

無料のコールセンターシステムを利用するメリット

無料で利用できるコールセンターシステムを活用するメリットは多岐にわたります。特に、初期費用がかからないことから、小規模ビジネスやスタートアップにとってメリットが大きいです。

ここでは、無料のコールセンターシステムを利用するメリットについて解説します。

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無料でコールセンター業務を効率化できる

初期コストがかからないため、小規模ビジネスや予算に制約のある組織でも迅速に導入できます。そして、通話転送・メッセージング・顧客情報管理・基本的なレポートなどの機能を活用することで、顧客対応の迅速化と業務の効率化につながります。

また、クラウド型の無料プランを利用すると素早いスケーリングが行えるため、需要の変動にも柔軟に対応できます。なお、無料トライアルを通じてシステムの適合性をテストし、ビジネスニーズに合わせた選択を行うことも可能です。

導入コストの削減・効果的な顧客対応の実現

クラウド型の無料プランとして提供されるコールセンターシステムは、サーバーや周辺機器の設置・設定の必要がないため、導入コストを抑えられます。

また、自動応答や着信ルーティング、顧客情報統合によってエージェントの効率が向上し、必要なスタッフ数を減らすことができます。さらに、コール対応のスクリプト化でコール対応時間が短縮され、通話にかかる通信料も削減できます。

このように、無料のコールセンターシステムは組織のコスト効率を向上させながら、競争力を高めつつ効果的な顧客対応の実現につながります。

機能・システムを十分に比較検討できる

異なるシステムの無料プランやトライアルを試すことで、それぞれのシステムの機能・使いやすさ・適合性を確認できます。また、複数のシステムを試すことで、ビジネスニーズに最も適した機能やインターフェースを見つけることができます。

これにより、自社のビジネスに最適なシステムを選択し、設定した目標に向けた応対品質の向上が実現します。十分な比較検討による情報収集は、組織のニーズに合った適切な選択を行う上で重要な役割を果たすでしょう。

無料のコールセンターシステムを利用する際の注意点

無料のコールセンターシステムを利用する際には、注意すべき点がいくつかあります。システムを選ぶ際には、これらの要点を検討し、最適な選択を行いましょう。ここでは、システムを利用する際の注意点について解説します。

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利用できる機能が制限されている

無料システムを利用する際には、利用できる機能が制限されている点に留意する必要があります。特に、CTI（コンピューターテレフォニー統合）やCRM（顧客関係管理）といった高度な機能は一般的に制限されており、無料版では利用できないことが多いです。

したがって、ビジネスがこれらの高度な機能を必要とする場合、有料プランへの移行が必要となります。無料プランを選択する際には、ビジネスのニーズと無料プランの提供する機能の一致度を検討し、適切なバランスを図りましょう。

回線や座席数が制限されている

通常、無料のコールセンターシステムは、回線や座席数が制限されています。無料プランは一定数の同時通話回線や座席数に制約があり、ビジネスが急成長したり、多くの顧客と同時に接触したりする場合には限界があります。

この制約により、待機時間や通話途切れが発生し、顧客対応の品質に影響を及ぼす可能性が高いです。したがって、ビジネスの成長や需要変動を考慮して、必要な回線数と座席数を確保できるかどうかを検討し、無料プランの制約に対処する計画を行う必要があります。

無料トライアル期間終了後の流れを確認する

システムによっては、無料トライアルの期間が終了すると同時に利用停止となり、データや設定が失われる可能性があります。また、自動的に有料版に移行して課金が開始されるシステムもあります。

したがって、無料トライアルを利用する前には提供業者の方針や利用規約を確認し、トライアル終了後の流れをしっかりと把握しましょう。

無料で利用できるコールセンターシステムを選ぶポイント

無料で利用できるコールセンターシステムを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントに注目する必要があります。ビジネスのニーズとシステムの適合性を考慮し、適切なシステムを選択しましょう。以下、システムを選ぶポイントについて解説します。

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無料で利用できる期間を確認

多くのプロバイダは無料トライアルを提供しており、期間はサービスによって異なります。この期間を利用してシステムの機能や使いやすさを評価し、ビジネスに適しているかどうかを確認できます。

よって、十分な時間を確保してシステムを利用することで、ビジネスニーズに合った選択を行うことができるでしょう。提供業者の無料利用期間をよく確認し、トライアル期間中に必要な機能を十分にテストしながら最適なコールセンターシステムを選択しましょう。

他ツールと連携できるか

コールセンターシステムを選ぶ際の重要なポイントは、他のビジネスツールとの連携性です。ビジネスがスムーズに運営されるためには、コールセンターシステムが他のツールとシームレスに連携できることが不可欠です。

他のツールとの連携がスムーズに行えるコールセンターシステムを選ぶことで、ビジネスプロセスの最適化やデータの一元化が実現し、効率的な業務運用が可能になります。

管理画面の使いやすさを確認

管理画面が使いやすいと、オペレーターが効率的に業務を行うことができ、顧客対応の品質の向上につながります。特に、直感的な操作性やわかりやすいメニュー、カスタマイズ可能な設定項目などが重要です。

また、データの視覚化やリアルタイムのレポート機能があれば、運営状況の把握や改善点の特定が容易になります。これにより、運営効率の向上やトラブルの早期発見が可能です。

したがって、コールセンターシステムを選ぶ際には、使いやすい管理画面を持つシステムを選択し、スムーズな業務運用と顧客満足度の向上を実現しましょう。

自社の業務体系に適しているか

無料のコールセンターシステムは利用しやすいというメリットがありますが、そもそも自社の業務体系に適していない場合は利用する価値が低下してしまいます。つまり、コールセンター業務の効率化につながらないのであれば、システムの必要性はなくなります。

そのため、無料であるからという理由だけで選択せず、業務の効率化につながるのか、効率化によって生産性の向上にもつながるのかといった点を考慮するようにしましょう。少なからず、システムの運用には新たな作業も必要となるため、慎重な選択が求められます。

ベンダーの応対品質が高いか

無料でシステムを試せるというメリットにおいて、機能面での比較ができるというのも大きなポイントですが、ベンダーの応対品質を分析できるのも大きなメリットです。
つまり、無料であれど製品・サービスの内容は変わらないため、有料版へと切り替わる場合にも、どのような対応をしてもらえるのかを判断することができます。特に、営業時間外やトラブル時の対応に際して、どれだけ丁寧に対応してくれるのかを比較検討しましょう。

セキュリティ対策が万全か

コールセンターシステムを選ぶ際、セキュリティ対策が万全かどうかも十分に確認する必要があります。顧客情報や機密データの保護は絶対的な優先事項であり、セキュリティの不備は信頼性の低下と法的なリスクにつながります。

よって、プロバイダがデータの暗号化や、安全なデータ転送プロトコルを採用しているかを確認することが重要です。また、セキュリティ対策に関する業界規制やコンプライアンスに準拠しているかも確認しましょう。

さらに、定期的なセキュリティアップデートやデータバックアップの実施など、セキュリティ対策が継続的に行われているかも重要事項です。セキュリティ対策が万全であるシステムを選択することで、顧客からの信頼性とビジネスデータの安全性の両方を確保できます。

おすすめの無料で利用できるコールセンターシステム

調査したところ無料と明記されているコールセンターシステムは0件でした。その他のコールセンターシステムが気になる方は是非以下の記事からお気に入りのサービスを見つけてお問い合わせしてみてください。

その他のコールセンターシステムの選び方

コールセンターシステムを選ぶ際には、「重要なポイント」「その他の比較ポイント」に注目することをおすすめします。重要なポイントとしては、インバウンド型かアウトバウンド型かを選択する必要があります。

インバウンド型は顧客からの問い合わせに対応し、アウトバウンド型は顧客に対してアプローチを行う方式です。自社のビジネスの性質や目的に合わせて選択をしましょう。さらに、その他の比較ポイントとしては、提供形態も検討ポイントとなります。

クラウド型のシステムやオンプレミス型のシステムなど、どの形態がビジネスに適しているかを確認しましょう。

また、サポート体制の充実さも比較ポイントとして挙げられます。システムに問題が発生した際、迅速かつ効果的なサポートが提供されるかどうかを確認することをおすすめします。以上のポイントに留意しながら、適切なコールセンターシステムの選定を行いましょう。

【重要なポイント】

インバウンド型かアウトバウンド型か

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. サポート体制は充実しているか

まとめ

コールセンターシステムは、ビジネスにおいて顧客対応を効率的に行うためのツールであり、中には無料で利用できるものも存在します。そして、無料のコールセンターシステムを利用するメリットは多岐にわたります。

まず、無料でコールセンター業務を効率化できるため、中小企業にとって負担の軽減につながります。さらに、コスト削減が実現し、通信費や人件費の削減が可能です。また、複数の無料トライアルを試すことで、最適なシステムを選択することができます。

無料で利用できるコールセンターシステムを選ぶ際には、いくつかのポイントに留意することが大切です。無料で利用できる期間を確認し、ビジネスニーズに合った期間を選びましょう。

なお、他のビジネスツールとの連携がスムーズに行えるかを確認することで、業務の効率性を高めることができます。コールセンターシステムの選択は、顧客対応や業務効率向上に大きな影響を与えるため、慎重に行うことを推奨します。