予約管理システムはセキュリティ対策が重要｜選ぶ際のポイントも解説

予約管理システムは予約業務を効率化できて便利ですが、個人情報を扱うためセキュリティには注意が必要です。予約システムに不正アクセスされ、情報を盗まれることもあり得ます。この記事では、予約管理システムを選ぶ際にチェックしたいセキュリティ対策などについて解説します。

目次

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1. 予約管理を効率化するなら予約管理システムがおすすめ
2. 予約管理システムのセキュリティが重要な理由
3. 確認しておきたい予約管理システムのセキュリティ対策
4. 予約管理システムのセキュリティに関する注意点
5. 店舗業務を​幅広く​サポートするおすすめの予約管理システム
6. まとめ

予約管理を効率化するなら予約管理システムがおすすめ

Squareは、予約管理から決済まで、店舗業務を幅広くサポートする予約管理システムです。美容・ネイルサロンをはじめ、さまざまな業種ごとの予約に合わせた柔軟な活用方法を選択できます。

24時間いつでもどこでも手軽に使える予約専用サイトを開設し、顧客が誰でもスムーズにネット予約ができる環境を構築可能です。また、既存のWebサイトに予約機能を追加したり、他アプリとの連携で事業運営を強化できたりします。

Squareは顧客関係の機能、スタッフ管理・在庫管理といった機能を搭載しており、無断キャンセル対策にもつながります。リマインドの自動化で予約管理にかかる手間と時間を大幅に削減しつつ、業務を効率化するなら、Squareの導入がおすすめです。

予約管理システムのセキュリティが重要な理由

予約管理システムとは、顧客の予約を受け付け、その管理を行うためのシステムです。予約管理システムの導入によってオンライン上で予約情報を一元管理でき、予約管理業務の大幅な効率化が期待できます。

ただし、予約管理においては顧客の個人情報を取り扱うため、システムのセキュリティが重要です。インターネットの普及により個人情報の取り扱いが厳しさを増していることもあり、十分なセキュリティ対策が求められています。

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企業としての信用を維持するため

予約管理システムのセキュリティ対策が不十分なことが原因で顧客の個人情報が漏えいした場合、企業としての信用を失います。個人情報の取り扱いは年々厳しさを増しており、被害の規模を問わず信用が低下します。

これまで築き上げてきた顧客からの信用を失うだけでなく、今後獲得できたかもしれない顧客まで逃すことになるでしょう。企業としての信用は利益に直結するため、1度の情報漏えいで経営不振に陥る可能性も十分あります。

多角的なセキュリティ対策が必要なため

セキュリティリスクにはさまざまなものがあるため、多角的な対策が必要です。例えば、社内での情報の取り扱いに気を付けていても、使用しているシステムのセキュリティ対策が不十分であれば外部からの攻撃などによる情報漏えいのリスクは高まります。

特に予約管理システムは名前や連絡先など機密性の高い個人情報を扱うケースがほとんどであるため、社内での対策だけでなくシステム自体のセキュリティにも高いレベルが求められます。

確認しておきたい予約管理システムのセキュリティ対策

予約管理システムを選ぶ際は、SSL対応、ISMS認証やISMSクラウドセキュリティの認証に加え、プライバシーマークなどがセキュリティ面で確認すべき重要なポイントとなります。以下のセキュリティ対策に注目し、安全性の高い予約管理システムを選びましょう。

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SSL対応しているか

SSLとは、インターネット上のデータを暗号化し、第三者からの情報の盗用や改ざんを防ぐ仕組みのことです。WebサイトのURLがhttps://から始まっているものは、SSLに対応しています。

SSLに対応しているページは情報が暗号化されるため、外部からの読み取りが困難になります。これにより、予約情報をはじめ、Webサイトに記載された情報を保護する効果が得られます。

ISMS認証を取得しているか

ISMSとは、一般社団法人情報マネジメントシステム認定センターが認証を行う第三者適合性評価制度です。ISMSでは情報セキュリティマネジメントシステムに対する国際的な基準を定めており、一定の水準を満たしたシステムだけが認証されます。

ISMSの認証においては、システムの機密性・完全性・可用性などに関する要件が定められており、ISMSの認証を取得していることが、適切なセキュリティリスクの管理が行なわれているという証明になります。

参考：ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）とは｜情報マネジメントシステム認定センター（ISMS-AC）

参考：情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)適合性評価制度の概要｜情報マネジメントシステム認定センター（ISMS-AC）

ISMSクラウドセキュリティ認証を取得しているか

ISMSクラウドセキュリティ認証とは、ISMS認証の中でもクラウド環境で提供されるサービスを対象としたセキュリティの認証制度です。クラウド型のサービスでは一般的なISMSとは異なる要件が求められるため、独自の認証制度が定められています。

予約管理システムの中には、クラウド型のサービスによって提供されるタイプのものも多くあります。クラウド型のサービスはインターネットを経由した不正アクセスのリスクを抱えていますが、こうした認証の有無が信頼性を判断する材料となります。

参考：ISMSクラウドセキュリティ認証｜情報マネジメントシステム認定センター（ISMS-AC）

プライバシーマークを取得しているか

プライバシーマークとは、プライバシーマーク制度に適合した事業者に対して付与されるロゴマークのことです。プライバシーマーク制度では、事業者に対して一定の基準に基づく評価を行い、個人情報保護について適切な対応を行っていることを認定します。

プライバシーマークを取得している予約管理システムは、個人情報保護における適切な対策を実施していると言えます。

参考：プライバシーマーク制度｜一般社団法人日本情報経済社会推進協会

ベンダーの保守運用体制は信頼できるか

予約管理システムを提供しているベンダーの保守運用体制にも注目しましょう。バックアップ体制やデータセンターの信頼性に加え、サーバーの監視体制などを確認しておくのがおすすめです。

また、運用体制・セキュリティ体制についてのユーザーへの情報公開や、不正アクセス防止への取り組みなどもチェックしましょう。

アクセス権限を細かく設定できるか

契約者が予約管理システムへのアクセス権限を細かく設定できるかどうかも確認しておきたいポイントです。管理画面では顧客の個人情報や予約情報を閲覧できますが、アクセスできる人数が増えるほど、情報流出リスクは高まります。

そのため、管理画面の閲覧・操作を限られた管理者のみに制限できるシステムがおすすめです。また、閲覧可能な情報の範囲まで柔軟に設定できれば、より安全に予約管理が行えます。

予約管理システムのセキュリティに関する注意点

より安全に予約管理システムを使用するために、システムを選ぶ際に上記の項目を確認するだけでなく、以下のようなポイントも把握しておきましょう。

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情報管理のルールを定める

予約管理システムを使用する際は、システムのセキュリティ対策に依存せず、社内で情報管理のルールを定めておくことが重要です。不審なメールは開かない・情報の入ったUSBメモリなどを放置しないなどの具体的なルールを定め、全従業員に対して周知を行いましょう。

管理ルールを設定することで、社外に対するセキュリティ対策だけでなく、社内における不正アクセスや情報の紛失・漏えいの防止が期待できます。また、従業員のセキュリティ意識を高める効果も見込めます。

オプションやカスタマイズも検討する

予約管理システムを選ぶ際に確認したいセキュリティ対策は上記のとおりですが、これらのセキュリティ対策がオプションで用意されていたり、導入したい対策が用意されていなかったりする場合もあります。

そのような場合は、追加の費用はかかりますが、オプションの追加やカスタマイズを検討しましょう。特にオンプレミス型のシステムはカスタマイズがしやすいので、自社の要件に合わせやすいです。

定期的に脆弱性診断を実施する

脆弱性診断とは、システム・アプリケーション・ネットワークなどのセキュリティの状態に脆弱性がないか、専用ツールや専門家が診断を行うことです。特に自社で保守運用を行うオンプレミス型ではこうした診断の重要性が増します。

ウイルスや不正アクセスなどの脅威は日々進化を続けているため、予約管理システムにおいても定期的な脆弱性診断が有効です。定期的な脆弱性診断の実施により、システムの脆弱性を早期に把握し、トラブルが起こる前に対処できます。

中小企業や個人も対策を強化する

不正アクセスなどの攻撃の標的となるのは、大企業や有名企業だけとは限りません。近年では、セキュリティ対策が脆弱な場合が多い中小企業や個人が、攻撃の標的として狙われやすくなっています。

取り扱う情報量が多い大企業においては、厳重なセキュリティ対策が実施されている場合が多いですが、会社の規模に関わらず、十分なセキュリティ対策を行いましょう。

できるだけ有料のシステムを導入する

予約管理システムの中には、無料で利用できるものもあります。しかし、一般的に無料のシステムは有料のものに比べてセキュリティ機能を含めた機能に制限が課されることが多いため、本格運用には向きません。

ごく小規模な運用であれば簡易的なシステムでも問題ないかもしれませんが、一定規模以上の予約管理をしっかりと行いたい場合は、セキュリティ面でも安心な有料システムをおすすめします。

システムの導入実績も確認する

予約管理システムを選ぶ際には、他社での導入実績も確認しておきましょう。特に金融機関や官公庁など厳しいセキュリティ要件が求められる事業者や組織での導入が豊富であれば、比較的安全性が高いと判断できます。

多くの場合、導入実績はベンダーの公式サイトなどで確認できます。また、導入実績だけでなくサービス運営年数や導入企業数も参考にすると良いでしょう。

店舗業務を​幅広く​サポートするおすすめの予約管理システム

まとめ

予約管理システムとは、顧客の予約を効率的に管理するための機能を備えたシステムです。予約管理システムによってさまざまなメリットを得られる一方、顧客の個人情報を取り扱う上での十分なセキュリティ対策が不可欠です。

予約管理システムのセキュリティが不十分な場合、顧客の個人情報が漏えいし、企業の信頼性が低下するリスクが生じます。導入するシステムを選ぶ際は、SSL対応・ISMS認証取得・ISMSクラウドセキュリティ認証の取得などのポイントに注目しましょう。

また、万全のセキュリティ体制を構築するためには、社内における情報管理ルールの設定や、定期的な脆弱性診断も不可欠です。中小企業や個人でも不正アクセスのリスクは大きいため、適切な対策を行い、セキュリティの維持に努めましょう。