メール配信システムでメールが到達する仕組みとは？注意点も解説

メール配信システムを使えば、一斉送信でも高い確率でユーザーにメールを届けることができます。しかしどのような仕組みで到達しているのかは知らない方が多いかもしれません。この記事では、メール配信システムでメールが到達する仕組みや、導入時の注意点などを解説します。

目次

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1. メール配信システムとは
2. メール配信システムの仕組み
3. メール配信システムを活用するメリット
4. メール配信システムを導入する際の注意点
5. まとめ

メール配信システムとは

メール配信システムは、大量のメールを効率的に送信するためのツールです。このメールシステムを使用することで、マーケティングキャンペーン、通知、ニュースレターなどの大量のメールをターゲットとなる顧客やクライアントに一斉送信することが可能になります。

また、メール配信システムには、内部サーバー上にインストールして利用するオンプレミス型と、インターネット経由で利用するクラウド型の2種類があります。それぞれの特徴や違いは下記の通りです。

	オンプレミス型	クラウド型
仕組み	内部サーバー上にインストール	インターネット経由で提供
メリット	・セキュリティを高く保てる ・カスタマイズの自由度が高い	・コストを抑えて運用できる ・どこからでもアクセス可能
デメリット	・コストが高く、専門知識が必要 ・メンテナンスの手間がある	・データセキュリティが提供者に依存 ・インターネット接続の障害に弱い

メール配信システムの仕組み

メール配信システムは、大量のメールを自動送信し、受信者に確実に到達させるために、複雑な仕組みになっています。

主に、メール作成、配信設定、ISP（インターネットサービスプロバイダ）と受信側メールサーバーなどのチェックを含む、いくつかの段階に分かれています。

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メールの作成・配信設定

メールの作成には、通常、テキストコンテンツの入力、画像やリンクの挿入、HTMLフォーマットの使用などがあります。多くのメール配信システムでは、テンプレートやデザインツールを提供しており、これらを利用して簡単に作成することが可能です。

また、ターゲットとなる受信者リストの選択、メールの送信日時のスケジューリング、自動応答やフォローアップメールの設定など、柔軟な配信オプションを提供しています。

そのため、キャンペーンの目的や戦略に応じて、最適なタイミングでメールを送信することができます。

ISP事業者によるチェック

ISP（インターネットサービスプロバイダ）は、インターネットへのアクセスを提供する会社です。送信されたメールが受信者のメールボックスに安全に到達することを保証するための、様々なチェックを行います。

主に、メールの信頼性と品質を評価し、スパムとして誤って分類されるリスクを低減することを目的としています。ISPによるチェックでは、過去のメール送信の履歴や送信者のドメインの評判に基づいて、メールが信頼できる送信者から来ているかどうかを判断します。

さらに、スパム特有の単語やフレーズの使用、リンクの安全性、HTMLコードの適切なフォーマットなどのチェックも行います。

メールサーバー（受信側）によるチェック

メールサーバー（受信側）によるチェックでは、メールの内容や送信者の信頼性が詳細に検討され、スパムや不適切なコンテンツのフィルタリングが行われます。このチェックによって、受信者が望まないメールを受け取ることを防ぎます。

メールサーバーは、送信者がブラックリストに登録されていないか、過去にスパムを送信した経歴がないかを確認し、信頼できる情報源からのメールであるかを判断します。さらに、メールの内容自体も検査されます。

メールがこの様々な基準に適合していない場合、スパムフォルダに振り分けられるか、完全にブロックされる可能性があります。そのため、メール配信キャンペーンでは、受信側のフィルタリング基準に合わせた適切なコンテンツの作成が不可欠です。

メール配信システムを活用するメリット

メール配信システムを活用すると、一斉送信の場合に比べてメールの到達率を高められたり、メール配信を効率化できたりするメリットがあります。ここでは、メール配信システムを活用するメリットを解説します。

メールの到達率を高められる

メールの到達率とは、送信したメールが受信者のメールボックスに届く割合のことです。メール配信システムを利用せず一斉送配信を行った場合、スパムメールや迷惑メールと判定される可能性が大きく高まり、届かない場合も少なくありません。

一斉配信でメールの到達率を高めるためには、複雑な知識や技術力が必要になるため、メールが届きやすい仕組みに設計されているメール配信システムを活用することをおすすめします。

メール配信を効率化できる

メール配信システムを活用することで、メール配信作業を効率化できるのもメリットの一つです。メール配信システムには、メールの配信予約や顧客リストの管理、システムメールの送信など、メール配信に関する便利な機能が備わっています。

これらの機能を活用することにより、メール配信作業を簡易化・効率化することが可能です。

メール配信システムを導入する際の注意点

メール配信システムを導入する際には、配信できるメールの上限数の確認、到達率のチェック、対応している端末の範囲を確認する必要があります。

この様々な注意点を事前に確認することで、自社にとって最適なメール配信システムの選択が可能になります。

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配信できる上限数を確認する

多くのメール配信システムでは、特定の期間内に送信できるメールの数に上限が設定されています。大量のメールを頻繁に配信する必要がある場合や、成長中の企業で配信量が増加する可能性がある場合には、上限数の設定を慎重に考慮しましょう。

また、配信数によって、料金が変動する仕組みを持つメール配信システムも存在します。この場合、使用量に基づいて料金が計算されるため、配信計画を立てる際には、予算の管理が重要です。

配信量が予期せず増加すると、想定外の追加費用が発生する可能性があるため、料金体系を事前に把握し、キャンペーンの規模や予算に合わせた配信計画を立てましょう。

到達率を確認する

到達率とは、送信されたメールが実際に受信者のメールボックスに届く割合を指し、数値が高いほどメールマーケティングの効果が高まります。通常、メール配信システムは一般的なメールよりも到達率が高く設計されていますが、サービスによってその数値は異なります。

到達率が高いメール配信システムは、ISPのスパムフィルタリングを効果的に回避し、送信されたメールが受信者の受信トレイに正しく届けられるように設計されています。また、信頼できる送信者としての評判を構築するための機能も備えていることが多いです。

そのため、メール配信システムを選ぶ際には、到達率の高さを確認し、可能な限り高い数値を提供するシステムを選択することが望ましいです。

対応している端末を確認する

現代では、スマホやタブレットなど、様々なデバイスを使ってメールを閲覧します。このデバイスに適切に対応していないメール配信システムを使用すると、端末によってはメールがうまく表示されず、マーケティングメッセージの効果が低下する恐れがあります。

そのため、多様な端末で効果的にメールが表示されるシステムを選択しましょう。また、モバイルデバイスの小さな画面でも読みやすく、操作しやすいコンテンツの設計は、受信者の反応率を高めるために重要です。

まとめ

メール配信システムは、メールの作成、配信設定、ISP事業者によるチェック、受信側のメールサーバーによるチェックを通じて、メールを効果的に送信し、受信者に確実に届けます。

導入時には、システムが配信できるメールの上限数、到達率、対応している端末の範囲を確認することが重要です。この要素は、メールマーケティングキャンペーンの規模、効果、およびアクセシビリティに直接的に影響を及ぼします。

様々なポイントを考慮し、適切なメール配信システムを選択することで、効果的なメールマーケティング戦略を実施することができます。