勤怠管理システムをエクセルで自作する方法とは？手順や注意点を解説

勤怠管理は、出勤時間や退勤時間のほか、休憩・早退・残業など従業員の勤務状況を把握するためのものです。この記事では、勤怠管理システムをエクセルで自作する方法やエクセルでの管理に向いている企業の特徴、エクセルで勤怠管理を行うメリット・デメリットについて解説します。

目次

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1. 勤怠管理システムはエクセルで自作できる
2. 勤怠管理表をエクセルで自作する方法
3. エクセル勤怠管理に向いている企業とは
4. エクセルで勤怠管理を行うメリット
5. エクセルで勤怠管理を行うデメリット
6. 勤怠管理システムの導入もおすすめ
7. まとめ

勤怠管理システムはエクセルで自作できる

勤怠管理は企業にとって欠かせない業務の一つで、専用のシステムを導入して管理する企業も多いです。しかし、勤怠管理システムはエクセルを使用して自作することも可能です。

エクセルは基本的なデータ処理機能や計算機能を備えているため、勤怠データの管理や集計に適しています。エクセルの知識やスキルを持つ人員がいる、比較的小規模な企業であれば、エクセルで自作した勤怠管理システムでも十分に対応できる可能性があります。

この記事では、エクセルで勤怠管理システムを自作する方法や、エクセルでの管理に向いている企業、エクセル管理のメリット・デメリットについて解説します。

エクセルでの勤怠管理システムの作り方

エクセルで勤怠管理システムを自作する方法は、主に2つあります。一つ目はエクセルを利用して「マクロを組む」方法で、二つ目はWeb上にあるテンプレートを利用する方法です。ここでは、2つの方法について解説します。

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マクロや関数を活用してシステムを作る

エクセルで勤怠管理システムを自作する際には、マクロや関数を活用することで、処理の自動化や繰り返し作業の効率化が可能となります。

マクロとは、コンピューターの操作を自動化し、業務の効率化を図るための技術です。VBA（エクセルを制御するプログラミング言語）を利用すると、比較的簡単にマクロを組むことができます。

関数とは、ある決まった形の計算を行うための数式のことです。関数を設定することで、労働時間の集計など単純な計算から、休日出勤や残業、取得した休暇の把握まで、勤怠管理に必要な計算を自動化することができます。

これらの機能を活用すれば、エクセルで自作した勤怠管理システムでも、管理業務を大幅に効率化させることができます。VBAや関数への理解を深め、利便性の高い勤怠管理システムの構築を進めましょう。

テンプレートを使用する

エクセルで勤怠管理システムを自作する際には、テンプレートを使用する方法もあります。テンプレートは、あらかじめ作成された基本的なデザインや機能を持ったファイルで、勤怠管理用のエクセルテンプレートには勤怠管理に必要な要素がすでに組み込まれています。

有料テンプレートは、機能やデザインの種類が豊富で、特定の要件に合った高度な機能を提供している場合が多いです。一方、無料のテンプレートは基本的な機能を提供しますが、詳細な設定などカスタマイズ性は制限される場合があります。

テンプレートを使用する利点は、手間や時間を省きながら、簡単に勤怠管理システムを構築できることです。36協定に基づく残業時間計算シートなどもテンプレートを使えば簡単に導入できます。テンプレートを選ぶ際には、自社のニーズに合わせて適切な選択を行いましょう。

勤怠管理表をエクセルで自作する方法

ここでは、エクセルで勤怠管理表を自作する方法を、具体的に解説していきます。具体的な手順として、勤怠管理表の大枠を作るところから、勤務時間の自動計算や勤務時間の合計をもとにした給与計算の方法まで解説します。

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勤怠管理表の大枠を作る

まずは、エクセルのシートで勤怠管理表の大枠を作るところから始めましょう。勤怠管理表に必要な基本項目は以下の通りです。

1. 日付・曜日
2. 出勤時刻
3. 退勤時刻
4. 休憩時間
5. 1日ごとの実労働時間
6. 1ヶ月間の実労働時間

横の列に各項目名を設定し、縦に日付が並ぶかたちが一般的です。また、必要に応じて「法定外労働時間」や「深夜労働時間」なども加えておくと、より正確で適切な勤怠管理・給与計算を行うことができます。ただし、ここでは基本項目をもとに手順を解説します。

1日ごとの実労働時間を自動表示させる

1日ごとの実労働時間を自動表示させるには、セルに計算式を設定する必要があります。その方法を以下で具体的に解説します。

1．最初の日付のセルに計算式を設定する

1日ごとの実労働時間の合計を表示させるセルに、「退勤時刻－出勤時刻－休憩時間」を自動計算するための計算式を設定します。

例えば、出勤時刻をA列、退勤時刻をB列、休憩時間をC列、1日ごとの実労働時間をD列に記入する場合、最初の日付のD列のセル（ここでは「D2」とします）を選択し、「=IF(AND(A2<>””, B2<>””), B2-A2-C2, “”)」という計算式を入力します。

これにより、A2セルの出勤時刻からB2セルの退勤時刻までの合計時間から、C2セルの休憩時間を差し引いた結果がD2セルに表示されます。

2．続く日付のセルにも計算式をコピーする

最初の日付のセルに計算式を設定したら、続く日付のセルにもコピーします。計算式を記入したセル（ここでは「D2」）を選択し、右下のハンドル（「+」マーク）を下にドラッグして最後の日付の行までコピーします。これで、全ての日付で実労働時間が自動的に計算されます。

この方法を利用すると、出勤時刻、退勤時刻、休憩時間の値を入力するだけで、エクセルが自動的に実労働時間を計算してくれます。手作業での計算が不要になるため計算ミスもなくなり、効率的な勤怠管理が可能となります。

1ヶ月間の勤務時間を自動表示させる

「SUM関数」を使えば、1ヶ月の勤務時間の合計も簡単に自動算出できます。SUM関数とは、特定の範囲内のセルの数値を合計するための関数です。SUM関数を用いて1ヶ月間の勤務時間を自動表示させるための手順は以下の通りです。

1．合計勤務時間を表示させるセルにSUＭ関数を設定する

合計を表示させたいセルを選択し（ここでは「D33」とします）、エクセルのメニューバーから「数式」を選択します。さらに、数式タブの中から「オートSUM」をクリックします。これにより、自動的に合計値の範囲選択モードに入ります。

次に、合計値を算出したいセル範囲を選択します（ここでは「D2」から「D32」までとします）。選択した状態でEnterキーを押すか、画面上部の「確定」をクリックすると、D33セルにD2からD32までの合計値が自動的に表示されます。

2．正しく表示されない場合は表示形式を変更する

1か月間の勤務時間の合計は以上の手順で自動算出することができますが、このままでは数値が正しく表示されない場合があります。その場合は、セルの表示形式を変更する必要があります。

合計時間を正しく表示するには、表示形式を「[h]:mm:ss」または「[h]:mm」にします。セルを選択した状態で右クリックし、メニューの中から「セルの書式設定」を選択、さらに「表示形式」の分類の中から「ユーザー定義」を選択すると、「種類」の欄で形式を変更できます。

勤務時間の合計から給与を自動計算する

オートSUM機能を利用して1ヵ月の勤務時間の合計値を算出すれば、その合計値を利用して時給制における給与計算まで自動で行うことができます。時給制の給与計算には以下の計算式を使用します。

合計勤務時間 × 時給金額 × 24 = 1ヵ月の給与金額

※エクセルでは24（時間）＝1（日）と認識されるため、24を掛けることでシリアル値として表されていた時刻が数値に変換され、給与計算に適した形式となります。

合計勤務時間の表示（ここでは「D33」）と併せて時給金額を任意のセルに記入し（ここでは「D34」）、1ヵ月の給与金額を表示させたいセルを選択します（ここでは「D35」）。

D35のセルに「=D33 * D34 * 24 」の計算式を入力し、Enterを押すと、1ヵ月の給与が自動的に計算され、セル内に表示されます。 この計算式を使用することで、手動で給与を割り出す手間や計算ミスのリスクを回避できます。

エクセル勤怠管理に向いている企業とは

エクセルでの勤怠管理は、全ての企業にとって効果的な選択肢とは言えません。ここでは、エクセルでの勤怠管理に向いている企業の特徴を3つ解説します。

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従業員数が30人以下の規模の企業

従業員数が30人以下の小規模な企業は、エクセルを使用した勤怠管理に向いています。エクセルは手軽に利用できるため、コストを抑えながら簡易的な勤怠管理が可能です。

大規模な企業に向かない理由は、勤務時間の入力や集計作業の手作業が多く、従業員数が増えると作業量やミスのリスクも増えるためです。また、エクセルでは有給休暇の申請や承認の設定ができないため、別途申請書などを使用する必要があります。

小規模な企業ではエクセルの柔軟性と手軽さを活かして、効率的な勤怠管理を実現することができます。

時給制で働く従業員が多い企業

アルバイトやパートなど、時給制で働く従業員が多い企業にとって、エクセルでの勤怠管理は適しています。

エクセルの計算機能を活用すれば、従業員の勤務時間に対して時給を掛けて自動的に給与を算出することができます。また、週や月ごとの勤務時間の合計や、残業時間の集計も容易に行えます。

時給制の従業員が多い企業では、エクセルを活用して勤怠管理を行うことで、正確で効率的な給与計算を実現することができます。ただし、月給制の場合には、各種手当や社会保険料など、複雑な給与計算が必要となるため、エクセル単体では限界があります。

エクセルが得意な従業員のいる企業

エクセルでの勤怠管理は、エクセルに詳しい従業員が設定を行うことが望ましいです。勤怠管理システムは多くの場合、インターネット上のテンプレートをダウンロードすれば、自社で一から作成することなく、簡単に利用できます。

しかし、企業の独自の要件やルールに合わせてカスタマイズが必要な場合もあります。そのような場合は、エクセルに詳しい従業員がテンプレートの編集やカスタマイズを行う必要があります。

エクセルで勤怠管理を行うメリット

エクセルでの勤怠管理は、多くのメリットがあります。ここでは、3つのメリットを解説します。エクセルでの勤怠管理のメリットと、自社のニーズが合っているかを確認しましょう。

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コストがかからない

エクセルで勤怠管理を行うメリットの一つとして、コストがかからない点が挙げられます。エクセルは、多くの企業で既に利用されているソフトウェアであり、勤怠管理を行う場合も追加の導入費用やライセンス料は不要です。

また、エクセルで勤怠管理を行うためのテンプレートは、インターネット上で無料で入手可能です。これらのテンプレートを利用することで、簡単かつ効率的に勤怠管理を開始することができます。

既存のリソースを活用して勤怠管理を行うことができるため、特に中小規模の企業や予算の制約がある企業にとって、コスト効果の高い勤怠管理方法としてエクセルが選択されることが多いです。

手動と比べて入力や集計が正しい

エクセルで勤怠管理を行うメリットとして、紙ベースでの方法と比較して入力や集計の正確性が向上する点が挙げられます。紙ベースでの勤怠管理では、記入や計算を全て手作業で行わなければならないため、計算ミスなどが発生する可能性が高いです。

エクセルを使用すれば、上述のように数式や関数を活用して正確な計算や集計が行えます。これにより、人為的なミスを大幅に削減し、正確な勤怠データの算出や給与計算が行えるようになります。

設計の自由度が高い

エクセルで勤怠管理を行うメリットの一つとして、設計の自由度の高さが挙げられます。エクセルは柔軟なカスタマイズ性を持っており、企業の特定の要件やニーズに合わせて、勤怠管理表を自由に設計できます。

例えば、出勤状況のステータスや休暇の種類、社内の勤怠ルールなど、企業独自の項目を追加することができます。また、セルの書式設定や条件付き書式、グラフの作成などの機能を活用することで、見やすく分かりやすい勤怠管理表を作成することもできます。

エクセルで勤怠管理を行うデメリット

以上のように、エクセルでの勤怠管理は多くのメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。ここでは、エクセルで勤怠管理を行う上でのデメリットを4つ解説します。メリットだけでなく、デメリットも確認しておきましょう。

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法律の改正への対応が難しい

エクセルでの勤怠管理のデメリットとして、法律の改正への対応が難しい点が挙げられます。労働関連の法律や労働基準には、改正や修正が行われることがあります。これにより、勤怠管理に関連するルールや、規定が変更される場合があります。

エクセルでは、法改正に対応するためのカスタマイズが必要となりますが、その変更作業には、手間がかかります。特に、従業員数が多い場合や多くの法改正があった場合、複雑な変更が必要になった場合は、エクセルでは対応が困難になることがあります。

勤務情報の改ざんリスクがある

エクセルでの勤怠管理には、勤務情報の改ざんリスクが存在します。エクセルでは手動で勤務時間を入力するため、従業員が故意に出勤や退勤時間を変更し、実際よりも長い勤務時間や多くの残業時間を申告される恐れがあります。

通常の勤怠管理システムでは、タイムカードやICカードなどの打刻データを利用して、勤務時間を管理します。しかし、エクセルでは手動で勤怠情報を入力するため、従業員が意図的に出勤時間や退勤時間を変更することが可能です。

勤務情報の改ざんリスクを避けるためにも、監視しやすい、30人以下の小規模な組織でのみ使用することをおすすめします。

ヒューマンエラーが起きやすい

エクセルでの勤怠管理には、ヒューマンエラー（人為的なミス）が起きやすいデメリットがあります。手動で勤怠情報を入力する際、従業員や管理者が誤ったデータを入力する可能性があります。

タイプミスや数字の入力ミス、打ち間違いなどが起きることで、正確な勤怠情報が反映されなくなります。ヒューマンエラーを完全に防ぐことは難しいですが、注意深い入力作業や二重チェック、データのバックアップなどの対策を行い、ミスを最小限に抑えましょう。

柔軟な働き方に対応できない

エクセル勤怠管理のデメリットの一つに、柔軟な働き方に対応できない点が挙げられます。例えば、リモートワークやフレックスタイムなどの働き方を導入している企業では、エクセルの勤怠管理では対応することができない場合があります。

これらのような、働き方改革に伴って普及が進むさまざまな勤務形態では、より複雑な勤怠管理が必要とされます。エクセルでの勤怠管理は専用のシステムに比べて簡易的になってしまうため、適切な管理ができない可能性が高いです。

勤怠管理システムの導入もおすすめ

ここまで解説してきたように、エクセルでの勤怠管理は向いている企業と向いていない企業があり、紙ベースでの管理に比べてメリットは多いものの、デメリットがあることも否定できません。

自社の勤怠管理に必要な機能や手間を考えた時に、エクセルでは限界があると感じた場合は、勤怠管理システムの導入がおすすめです。システムはエクセルよりも自動化できる範囲が広く、担当者の負担も大幅に削減することができます。

特にクラウド型であれば導入の手間も少なく済み、ニーズに併せてプランを選べるため従業員規模の増加や勤務形態の変更にも対応しやすいです。また、システムの方がセキュリティ性も高く、改ざんや情報漏えいなどのリスクを軽減できます。

近年はさまざまな勤怠管理システムが登場しているため、自社のニーズを明確にしたうえでマッチしたシステムを選びましょう。

まとめ

エクセルを用いた勤怠管理表は、自作で作成できるためコストがかからず、また、ある程度カスタマイズもできるメリットがあります。一方デメリットとして、法改正などには対応しきれない場合があり、勤務情報の改ざんやヒューマンエラーなどのリスクもあります。

エクセルでの勤怠管理は、従業員数が30人以下の規模の組織が望ましく、時給制で働く従業員が多い企業に適しています。自社の規模や特徴を考慮し、エクセルでの勤怠管理で十分か、勤怠管理システムを導入すべきか検討しましょう。