メール配信システムで添付ファイルを送るメリットとは？注意点も解説

メール配信システムにはファイルを添付する機能を備えたものもあります。メルマガなどへのファイル添付は、コンバージョン率アップにも効果的です。本記事ではメール配信システムで添付ファイルを送るメリット・デメリットやURL化して送る方法などを解説します。

目次

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1. メール配信システムで添付ファイルが送れる
2. メール配信システムで添付ファイルを送るメリット
3. メール配信システムで添付ファイルを送るデメリット
4. 添付ファイルをURL化して送る方法
5. メール配信における添付ファイルの活用例
6. メール配信システムで添付ファイルを送る際の注意点
7. まとめ

メール配信システムで添付ファイルが送れる

メール配信システムは、メールの一斉配信を自動的に行うシステムです。配信リストなどにより、大量のメールを相手の端末の種類を問わず一斉送信できるのが最大のメリットと言えます。PDFやエクセルデータ・動画ファイルなどの添付も可能です。

一般的に利用されているメール配信ソフトでも件数が少なければ添付は可能ですが、送信数が多くなるとメールが届きにくくなる場合があります。特に、キャリアやフリーメールへの一斉送信では、スパムや迷惑メールと判断されブロックされてしまうことも多いです。

また、メール配信システムを利用すれば、パソコンやスマートフォンなどの相手のデバイスに合わせてフォントや画像サイズが変換され、見やすいコンテンツの送信が可能です。大量のメールを一斉に送信する企業では、メール配信システムの利用が一般化しています。

メール配信システムで添付ファイルを送るメリット

メール配信システムは、企業内・メルマガ会員内・有料会員内などのクローズドな環境下で、その人たちのみに関わる有益な情報を添付ファイルとして送付できます。そのような添付ファイルの開封率は高く、メールのみよりもコンバージョン率の向上が期待できます。

また、メール送信は確認するデバイスやアプリによって、レイアウトが異なり読みにくくなる場合があります。しかし、添付ファイルで送信すれば、レイアウトが崩れず、訴求力のある読みやすい資料とすることができます。

添付ファイルのメリットとして、安全性の確保もあげられます。たとえば、パスワード設定された添付ファイルで閲覧制限をして情報漏えいを防いだり、編集できない添付ファイルで改変を防いだりすることで、機密文書や見積書の安全性の確保も可能です。

メール配信システムで添付ファイルを送るデメリット

安易な添付ファイルの送信は、ウイルス感染の拡大につながる恐れがあるので注意が必要です。送付前にウイルスチェックを確実に行い、安全性を確保した上で添付ファイルを送りましょう。ウイルスに感染したファイルの送付は、自社の信用失墜につながります。

また、複数の画像やファイルの形式・ファイルのサイズなどが原因で、迷惑メールとして振り分けられてしまう恐れがあります。極端に開封率が低い添付ファイルがある場合は、迷惑メールに振り分けられている可能性があるので、対処が必要です。

添付ファイルをURL化して送る方法

メール配信システムで添付ファイルを送信できる機能は、オプションの場合が多く、送信できてもファイル容量に制限があります。そこで、メール配信システムの機能を利用せずに、添付ファイルをURL化して送る5つの方法を解説します。

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クラウドストレージにアップロードする

クラウドストレージとは、オンライン上に設置されたサーバーにあるストレージで、アクセス権限がある人であれば、誰でも利用やファイル共有ができます。クラウドストレージサービスには、Googleドライブ・MicrosoftのOneDrive・Dropboxなどがあります。

添付ファイルをURL化して送るには、メール送信者が添付ファイルをクラウドストレージにアップロードします。その後、保存場所のURLを取得し、メールにURLを貼り付けて送信します。受信者は、記載されたURLにアクセスすることでファイルの閲覧が可能になります。

受信者が閲覧しているコンテンツは、受信者がダウンロードしたわけではなく、クラウドサーバーのファイルを閲覧しています。メールサイズには関係ないので、メールサーバーの制限にはかかりません。また、受信者側のストレージの圧迫もありません。

サーバーにアップロードする

クラウドストレージと同じように、任意のサーバーにアップロードする方法もあります。サーバーにファイルをアップロードして生成したURLを、メールに貼り付けて送信する方法です。

送信したい情報のページを自社のWebサイト上に作成して、受信者にはURLを通して閲覧してもらいます。また、非公開のWebサイト上に作成し、受信者がユーザー名とパスワードを入力しないと閲覧できないようにすることも可能です。

CMSにアップロードする

CMSとは、Webサイトを構成しているテキストや画像・デザインなどのさまざまな情報を保存・管理するシステムで、Webサイトを構築している多くの企業に導入されています。CMSにはファイル保存の機能があり、添付ファイルの保存も可能です。

CMSに添付ファイルをアップロードするとURLが生成されるので、そのURLをメールに貼り付けます。ただし、アップロードしたファイルは、キーワード検索の対象となり、メール送信した人以外でも検索エンジンを通して閲覧が可能となります。

ファイル転送サービスを利用する

ファイル転送サービスは、サービスを提供するWebサイトを利用して、ブラウザ上でファイルの送受信を行うサービスです。送信者は、提供されているWebサイト上にファイルをアップロードしてURLを取得し、そのURLをメールに貼り付けて送信します。

受信者は送られてきたメールに記載されたURLにアクセスすることで、ファイルの閲覧ができます。無料で提供されているサービスも多く、低コストでファイル共有ができるのがメリットです。ただし、ファイルの管理や長期的な保管には向いていません。

動画をYouTubeに公開する

相手に動画を共有したい場合、YouTube上に動画を限定公開してリンクを共有する方法もおすすめです。動画データは画像より容量が大きく、短い動画でも添付が難しい場合も多いため、動画を見せるだけなら利便性が高い方法と言えます。

しかし、この方法は相手に映像自体は見てもらえるものの、動画ファイル（データ）は共有できないことに注意が必要です。

メール配信における添付ファイルの活用例

ファイルを添付したメール配信は、メールマーケティングでも多く取り入れられています。ここでは、活用例の一部を解説します。

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会員限定プレゼントを送付する

近年のマーケティングでは、既存顧客を育成するナーチャリングの重要性が叫ばれています。そのため、メルマガ購読者や会員登録している既存顧客のナーチャリングとして、添付ファイルを利用した限定プレゼントの送付がよく行われています。

プレゼントでは、食品や化粧品のサンプル交換クーポンや自社ECサイトの割引券・セミナー参加券などがよく見られます。これらの取り組みによって、顧客のアップセルやクロスセルが狙えます。

資料を送付する

顧客から資料請求があったり、セミナー参加者に資料を送付したりする場合も、添付ファイルは便利です。これらの資料は、訴求性の高さを考えたレイアウトで作成されています。添付ファイルは、それらの資料をそのままのレイアウトで送付できるメリットがあります。

メールで送信すると、メーラーや顧客のデバイスによって資料のレイアウトが変わる場合も多いです。折角訴求性を考えて作成された資料も、その効果を十分発揮できないものとなってしまいます。

メール配信システムで添付ファイルを送る際の注意点

Webマーケティングで有効に利用できる、メール配信システムのファイル添付機能ですが、活用する際の注意点もあります。ここでは、5つの注意点について解説します。

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HTMLメールでは添付ファイルが送れない

HTMLメールは、装飾や画像を組み込んで訴求力の高いメールにできますが、一般的にファイルの添付はできません。したがって、ファイルを添付する場合はテキストメールに添付するか、ファイルをURL化して送るかのどちらかの方法になります。

ファイル添付機能は別料金になることがある

全てのメール配信システムにファイル添付機能が搭載されているわけではありません。 基本機能として搭載されていなくても、有料オプションとして用意されている場合も多いので、必要であれば確認してみましょう。

メール配信システムにファイル添付機能がなくても、ファイルをURL化して送る方法もあるので、自社の導入目的や費用対効果などを考慮して選択するのも一つの方法です。

添付ファイルの容量を確認

メール配信システムのファイル添付機能を使った送信では、ファイル自体が受信者側に送られるため、受信者側のサーバーを圧迫してしまう恐れがあります。そのため、相手のことを考え、容量の大きなファイルは添付すべきではありません。

また、メール配信システムでは、サーバーの負担軽減のために添付ファイルの容量に制限を設けています。その容量を越えるファイルを送信する場合は、zipファイルなどに圧縮するのも有効です。

しかし、パスワード付きのzipファイルはウイルスチェックができないことや、スマホでは解凍できないことから、活用が限定的になっている傾向があります。また、zipファイル禁止の企業もあるので、事前にzipファイルを送っていいか問い合わせた方が安全です。

セキュリティ対策を確認

メール配信システムには、インターネットを介してベンダーのサーバーにアクセスしてシステムを利用するクラウド型と、自社のサーバーにシステムをインストールするオンプレミス型があります。

クラウド型は、システムのメンテナンスやバージョンアップなどをベンダーが行うため、自社のリソースを割く必要がありません。また、導入コストが抑えられることから、最近では、クラウド型の導入が多くなっています。ただし、月々の利用料が発生します。

また、クラウド型では、セキュリティ対策はベンダーが行い、自社のセキュリティポリシーに合わせることはできません。施されているセキュリティ対策はベンダーによって異なるので、利用前にどのようなセキュリティ対策が行われているかの確認は必須です。

添付ファイルの効果測定ができるか

メール配信システムで添付ファイル付きのメールを送信する際は、添付ファイルが何回開かれたかを確認できる機能を備えたシステムがおすすめです。効果測定が可能になるため、添付ファイルがコンバージョン率などに役立っているのか確認できます。

また、メルマガなど一斉送信されるメールにおいて、添付ファイルが付いていると、受信者が怪しいと感じる可能性が高まり、避けられやすい傾向にあります。その点からも、添付ファイルの効果測定を行えるシステムが理想的でしょう。

まとめ

メール配信システムには、ファイル添付機能を備えたものもあります。ファイル添付機能を利用したメルマガへのファイル添付は、コンバージョン率アップなどの効果が期待できます。しかし、HTMLメールにはファイルが添付できないので注意が必要です。

ファイル添付機能がない場合でも、添付ファイルをURL化して、URLを貼り付けたメールの送信で、受信者のファイル閲覧は可能です。このような、ファイルを添付したメール送信は、昨今注目の顧客育成（ナーチャリング）にも効果的だと考えられています。