メルマガ配信とは？今更聞けないメルマガの基礎知識を徹底解説

メルマガ配信とは、サービスや製品に関する情報を顧客に直接発信するメールを活用したマーケティング施策の1つです。メルマガを配信することによるメリットは非常に多く、多くの企業が活用しています。本記事では、メルマガの基本やトラブルを防ぐための注意点などを解説します。

目次

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1. メルマガとは
2. メルマガ配信のメリット・デメリット
3. 配信するメルマガの配信形式の種類
4. メルマガを配信する4つの方法
5. メルマガを配信する際のポイント
6. メルマガ配信における3つの注意点
7. メルマガ配信にはメール配信システムの活用がおすすめ
8. まとめ

メルマガとは

メルマガは配信に同意した購読者にしか発信できない代わりに、メルマガ配信を承諾した見込み顧客や潜在顧客に直接アプローチできます。そのため、SNSの普及が目覚ましい現代でも、メルマガを活用している企業は多いです。

不特定多数の目に触れるように広告を打つにはコストがかかりますが、メルマガはコストを抑えつつ数万の購読者に一度で発信ができるため、コストパフォーマンスの高いマーケティングと言えます。

メルマガを配信する3つの目的

メルマガを配信する目的は企業によりさまざまですが、主な目的は3つあります。目的は配信内容の指標にもなるため、明確化しましょう。

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重要なお知らせを発信

メルマガ配信の購読者全員に一斉に知らせることができる点を利用し、Webサイトのメンテナンス日時や店舗移転などの重要なお知らせに活用されています。紙媒体とは異なり、印刷と郵送の手間がないため、臨時休業のような緊急のお知らせにも対応可能です。

SNSの利用が活発な若者層へはSNS発信でも十分周知可能ですが、SNSを利用していない方が多い層へのお知らせ方法には向いていません。SNSに馴染みがなくWebサイトを確認できない顧客が多い場合は、メルマガの活用がおすすめです。

クーポンやキャンペーンで販売促進

クーポンやキャンペーン付きのメルマガ配信は、売り上げに直結する広告の1つです。週末限定キャンペーンや誕生月クーポンなど種類はさまざまですが、いずれも購入意欲をかき立てます。

新商品のお知らせと共にクーポンやキャンペーンを配信することで、購入へと意識が向きやすいです。また、メルマガ限定のクーポンやキャンペーンは販売促進のみならず、新規購読者の獲得にも期待ができます。

満足度向上を狙ったアフターフォロー

月額制の商材は、長期間の契約を狙ったメルマガの配信がおすすめです。商品の活用方法やお困りごとを解決するコラムなどを配信し、解約を防ぎます。

マンネリし始めるタイミングで新しい活用方法を配信することができれば、契約の継続に期待が持てます。

メルマガ配信のメリット・デメリット

メルマガ配信は購読者に直接発信できるマーケティング施策ですが、メリットだけでなくデメリットもあります。導入する前に確認し、自社にとってメルマガ配信による恩恵があるか吟味しましょう。

メルマガ配信による6つのメリット

メルマガ配信は、一度に大量の見込み顧客に発信できる唯一無二の特性があるため、導入により多くのメリットをもたらします。以下では、主となる6つのメリットを解説します。

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低コストで利益の期待値が高い

メルマガの1番のメリットは、低コストにも関わらず利益を出しやすい点です。メルマガ配信にかかる費用のほとんどは、メール配信システムの利用料です。

利用するサービスにより異なりますが、送信数が多ければ多いほど1件あたりの費用が安くなるサービスが多いです。そのため、購読者が多いほどコストパフォーマンスは上がります。

また、購読者はメルマガの配信を承諾しているため、自社の商品やサービスに興味関心のある見込み顧客である可能性が非常に高いです。

SNSや巨大広告は不特定多数の目に触れますが、その中に興味を持っている人が何人いるかは予想ができません。メルマガは見込み顧客に直接発信できるため、売上につながる期待値が他の広告よりも高いと言えます。

顧客との接点を増やせる

メルマガを継続的に配信することで顧客との接点が増え、信頼されやすくなります。日常の人間関係に置き換えると、初対面の人には警戒心を持ちますが、何度も会ううちに親近感が増して信頼関係が構築されます。

商品や企業もそれと同様に、商品や企業情報に繰り返し触れることで関係性が深まり、信頼を得られます。店舗への来店やWebサイトへの訪問がなくても一度に多くの顧客と信頼関係が築けるため、メルマガの大きなメリットの1つです。

ターゲットを絞ったアプローチが可能

メルマガ購読開始時に年齢や性別などの簡単な情報を登録してもらうことで、購読者が興味関心を抱きやすいマーケティングが可能です。

性別や年代などによって訴求したい商品が異なる場合でも、登録情報にあわせて配信内容を変えられます。ターゲットごとにアプローチ内容を変えるのは、他のマーケティングでは難しく、メルマガ配信ならではの強みです。

タイムリーな情報発信ができる

メルマガは新商品情報やイベントなど、タイムリーな情報の発信ができます。クリスマスやバレンタインなど、季節に適した商品の訴求は購読者の興味を集めやすく、購読者にとっても有益な情報であることが多いです。

また、臨時休業やWebサイトの緊急メンテナンスなど、緊急性の高いお知らせもすぐに送信できます。

開封率やクリック率など効果測定が可能

メルマガ配信は、開封率やクリック率などの配信に関するさまざまな効果の測定ができ、今後の方針に大きく役立ちます。測定結果をもとに改善策を考えられるだけでなく、メルマガ配信を中止すべきかの判断材料にもなります。

中にはメルマガからどのようなアクションが起きたかまで把握でき、今後のマーケティング戦略でカギとなる情報を得ることも可能です。

ただし、配信方法や配信システムによっては効果測定ができない場合があるため、導入時に効果の測定が可能か確認しましょう。

何度でも見返せる

届いたメルマガを削除しない限り、購読者は何度でも読み返せます。メルマガを見返す購読者は購買意欲が高い場合が多く、利益をもたらす可能性が高いです。

SNSは膨大な情報がまたたく間に流れていくため、見失った投稿を見つけるのは困難です。再確認がしにくいだけで見込み客を逃すのは、大きな痛手になり得ます。

メルマガ配信による3つのデメリット

以上のようにメルマガ配信には多くのメリットがありますが、場合によってはデメリットが生じることもあります。導入前に3つのデメリットを把握し、許容できるか検討しましょう。

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ライティングやコピーライトのスキルが必要

メルマガ配信のメリットを最大限引き出すには、購読者の関心を集めるためのライティングやコピーライトのスキルが必要不可欠です。

メルマガ配信は多くの企業が取り入れているため、簡単には購読者に興味関心を持ってもらえません。他者との差別化を図るためにも、充実した内容の配信が必須です。

コストがかかる

一度に大量の発信をするメルマガは、有料のメール配信システムの利用が必要です。マーケティングの中では低コストですが、必要最低限のコストがかかります。配信方法によっては無料で送信も可能ですが、送信回数制限やセキュリティ面の懸念があります。

また、社内にライティングスキルを持つ人材がいない場合は、システム利用料だけでなく内容作成のための外注費も必要です。

配信頻度や内容によってはマイナスイメージになる

過度な配信回数や不快感を与える内容の配信をすると、利益につながらないだけでなく企業自体のイメージを損ねます。

配信回数が多すぎると煩わしいと思われやすく、差別的内容は不快感を与え企業の品位を落としかねません。回数や内容以外にも時間帯や失礼のない文章など、工夫すべき点はさまざまです。

配信するメルマガの配信形式の種類

配信するメルマガの形式は2つあります。視認性が大きく異なるため、配信内容にあわせて適切な配信形式を選びましょう。

HTMLメール

HTMLメールとは、文字だけでなく画像や動画を本文に挿入できるメールです。色や外観などの文字だけでは伝えにくい情報も的確に伝えられるため、ファッション関係のメルマガに特に向いています。情報商材のような難しい内容もイラストでわかりやすくできます。

文字の色やサイズを変えることもでき、テキストのみでも工夫次第で視認性の大幅な向上が可能です。HTMLは、中学や高校の授業に取り入れられるほど初歩的なプログラミング言語であり、簡単な装飾であれば高度な知識は必要ありません。

ただし、画像や動画を使用しすぎるとメールの容量が重くなり、正常に表示されない場合があります。また、購読者の環境やメールソフトによって理想の表示ができないこともあるため、受信側の環境に依存する点は考慮が必要です。

テキストメール

テキストメールとは、文字や数字といったテキストのみの使用が可能なメールのことです。HTMLメールの容量の重さと受信側の環境に左右される点に懸念がある場合は、テキストメールが向いています。

購入者にテキストを読んでもらう必要はありますが、メンテナンスや休業の告知といった全員に相違なく伝えたい内容の発信に適しています。

ただし、視覚からの直感的情報が得られないため、新商品の紹介やファッション関係のようなビジュアル重視の訴求には不向きです。

メルマガを配信する4つの方法

技術の発展によりメルマガ配信は進化を続けていますが、配信方法は主に4つです。配信システムの利用がおすすめではありますが、購読者数や予算にあわせて適切な配信方法を選びましょう。

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配信システムを活用

配信システムとは、一斉にメールを送信するための有料サービスのことです。メールを配信することを目的に作られたサービスのため、メルマガ配信に関する作業を1つのシステムで完結できます。

メールアドレスをはじめとするさまざまな情報管理もシステム内で行え、専門知識も不要です。また、開封率やクリック率といったマーケティングにとって重要な情報の測定が可能なため、企業の発展にも活躍します。

利用料はかかりますが、購読者数が多く管理が難しい場合は、配信システムを利用して作業の効率を上げるのが理想的です。

Googleツールを活用

ビジネスシーンだけでなく、プライベートでも利用機会の多いスプレッドシート・ドキュメント・Gmailの3つによるメルマガ配信が可能です。いずれも日常的に使用する機会が多いため、配信作業は難しくありません。

ただし、3つのツールを連携させなければならず、連携するには専門知識が必要です。また、送信回数や件数に上限があるため、永続的な使用や多くの購読者を獲得したいと考えている企業には不向きな可能性があります。

ExcelとOutlookを併用

多くのビジネスシーンで利用されているExcelとOutlookの2つを併用して、メルマガを配信する方法もあります。マイクロソフトを導入している企業であれば、追加の費用をかけずにメルマガの配信が可能です。

しかし、Googleツールでの配信同様プログラミングの知識が必要であり、導入のハードルはやや高めです。エラーにも自社で対応しなければならないため、急な対応が難しい場合は他の配信方法を検討しましょう。

BCCで一斉送信

一般的なメールソフトにも標準機能として備わっているBCC(Blind Carbon Copy)の利用で、一斉送信ができます。BCCは、受信者には同時送信する他のアドレスがわからない上、専門知識は不要です。また、コストもかからないため、導入しやすいと言えます。

ただし、誤ってCCで送信すると全員にメールアドレスが公開されるため、個人情報漏えいを引き起こす可能性が高いです。小さなミスが大きなトラブルにつながるリスクがあるため、基本的にはおすすめできません。

メルマガを配信する際のポイント

メルマガ配信は多くの企業が取り組んでいるため、ただ配信するだけでは効果がありません。メルマガを配信することで得られるメリットを最大限引き出すために、おさえておきたい4つのポイントを解説します。

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目的やコンセプトを明確にする

「メルマガから直接購入につなげたい」「臨時休業を通知したい」など、配信目的やコンセプトを明確にしてからメルマガの配信を始めましょう。

目的が曖昧なまま配信を始めると一貫性を失い、思うような効果を得にくいです。特にメルマガから直接購入につなげたい場合は、購買意欲を高めるようなコンテンツである必要があります。

メルマガ配信によってどんな効果を得たいのかを明確にし、配信するメリットを十分に引き出しましょう。

ユーザーの行動喚起を意識する

配信するメルマガの内容は、Webサイトへの訪問や購入につながるような流れを意識しましょう。特に販売販促の場合は、メルマガの読了ではなく、購入してもらうことが最終的な目的であることをベースに配信をする必要があります。

メルマガ限定のキャンペーンリンクの設置や、商品写真をクリックすると紹介ページに直接遷移するなど、ユーザーにとってお得な情報や購入しやすい流れを組み込むのがおすすめです。

高額な商材はじっくりと検討してからの購入となるため、おすすめを並べるだけではユーザーの行動につながりません。反対に、安価であれば衝動買いを誘うような誘導が効果的です。自社の製品を購入する際の顧客の心理も考慮しましょう。

ユーザー目線で有益な情報を発信する

読むメリットがないメルマガは購読者の減少につながるため、売り手ではなくユーザーにとって有益な情報を配信しましょう。「ここにこだわっています」「こんな商品です」といった売り手本意なアピールは、購読者にとって有益とは言い難いです。

「トレンドをおさえたファッション」や「ネイティブな英語スキルが身に付く英会話教室」など、購読者目線で魅力に感じる情報かを入念に確認しながら配信しましょう。

配信タイミングを工夫する

効果的な販売促進には、配信タイミングの工夫が必要不可欠です。キャンペーン開始のお知らせだけでなく、駆け込み需要が見込まれる終了数時間前に最後のお知らせを配信するのも効果的です。

定期的なメルマガは曜日や時間を固定し、限定キャンペーンのお知らせのみ臨時で配信するとメリハリが出ます。

配信タイミングは工夫次第で販売促進につながりますが、自社の印象にも大きく影響することを忘れてはなりません。なるべく夜中や早朝の配信は避け、配信頻度も多くなりすぎないよう配慮しましょう。

メルマガ配信における3つの注意点

メルマガを配信するにあたっての注意点は、3つあります。遵守しなければならない法律についても解説するため、メルマガ配信を開始する前に必ず確認しましょう。

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特定電子メール法を守る

メルマガを配信する際は、特定電子メール法という迷惑メールを規制する法律を守らなければなりません。受信の許可を得た場合にのみ配信が可能になるオプトインと、いつでも受信拒否や配信停止ができるオプトアウトの2つが必須となっています。

他にも本文に記載しなければならない情報といった細かな規定もあるため、メルマガ導入前に必ず確認し、法に則った運用をしましょう。

参考：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律｜e-Gov法令検索

オプトイン

オプトインは、受信を許可したユーザーにのみメルマガを配信できるという規制です。メルマガの受信について許可がなければ配信できないため、受信に関する意思が確認できないユーザーには配信できません。

基本的には商品購入時に個人情報を入力する際に「メルマガの受信を許可する」といったチェックボックスを設け、受信に関する意思を確認している企業が多いです。

オプトアウト

ユーザーがメルマガの受信を開始するタイミングに関わるオプトインに対し、メルマガ配信停止に関する規制をオプトアウトといいます。

オプトアウトは、ユーザーから配信停止の申し出があった場合、今後の配信を行ってはならないという規制のことです。特定電子メール法はメルマガに表示すべき項目に関する義務も定めており、配信停止に関する情報は表示すべき項目に含まれています。

個人情報保護法に則った情報管理

メルマガ配信では、メールアドレスや氏名などあらゆる個人情報を扱うため、個人情報保護法を遵守しましょう。個人情報は外部に流出しないよう適切に保管するだけでなく、収集に関する規定もあります。

情報社会と言われる現代において、個人情報は丁重に扱わなければならない情報のため、セキュリティ対策を整えてからの導入が望ましいです。

参考：個人情報の保護に関する法律｜e-Gov法令検索

効果測定をおこたらない

メルマガ配信を始めたあとは、効果測定を欠かさず行いましょう。効果測定は改善の手助けになるだけでなく、続行すべきかの判断材料にもなります。

メルマガの配信にはコストや手間がかかるため、改善を重ねても利益が上がらない場合は配信をやめる決断も必要です。無駄な支出を抑えるためにも、効果測定は定期的に行うのがベターです。

ただし、配信形式や方法によっては効果測定ができないケースがあります。販売促進目的でメルマガを配信する場合は、効果測定が可能かどうかも考慮して導入しましょう。

メルマガ配信にはメール配信システムの活用がおすすめ

メルマガ配信方法は複数ありますが、メール配信システムの利用がおすすめです。メルマガ配信のために開発されたサービスのため、内容の作成から個人情報の管理までメルマガに関する全ての作業が1つのシステムに集約されています。

専門的な知識なしで膨大な購読者に一斉に配信ができ、開封率やクリック率といった効果測定も可能です。また、迷惑メールと判定されることも少なく、購読者のもとに適切に届けやすい点も魅力です。

ただし、自社に向かないシステムやプランでは、メルマガ配信のメリットを得られないだけでなく、無駄なコストをかけることになります。導入するシステムは慎重に選びましょう。

まとめ

メルマガ配信とは、サービスや製品を直接アピールできるメールを活用したマーケティング施策です。上手く運用すれば、低コストで利益の増加が十分に見込めます。

ただし、配信内容によってはマイナスな印象を与え、小さなミスが大きなトラブルに発展するリスクもあります。自社に適した運用と配信を行い、メルマガ配信に関係する法律を遵守しましょう。