販売管理システムにおけるインボイス対応とは？ポイントを解説

消費税の新たな申告制度であるインボイス制度は、企業などの事業運営にも大きな影響をもたらすため、適切に対応することが重要です。そして、販売管理システムにおいてもインボイス対応が必要です。本記事では、販売管理システムで必要なインボイス対応とポイントを解説します。

目次

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1. 販売管理システムで必要なインボイス対応とは
2. 販売管理システムのアップデート・改修・乗り換えが必要
3. 電子帳簿保存法への対応も必要
4. 販売管理のインボイス対応にはシステム化が重要
5. まとめ

販売管理システムで必要なインボイス対応とは

インボイス制度とは、請求書などの交付や保存に関わる制度のことで、正式には「適格請求書等保存方式」といいます。複数税率が混在する現行制度において、各事業者が取引で発生する消費税額・税率を正しく把握し、適正な納税を行うことを目的として導入されました。

2023年10月1日のインボイス制度の開始に伴い、請求書の記載の仕方が従来までから変更されました。そのため、販売管理システムでもインボイス制度に対応した機能が求められています。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

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まずは売り手側に必要とされる対応を行う

インボイス制度を遵守するには、売り手側・買い手側の双方にさまざまな対応が求められます。まずは、販売管理システムを利用する売り手側に必要なポイントを3つご紹介します。

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1. 適格請求書発行事業者への登録
2. 帳票のフォーマット変更と準備
3. 取引先が課税事業者か免税事業者か確認

適格請求書発行事業者への登録

インボイス制度の開始によって、買い手側が売り手側にインボイス制度に対応した請求書（適格請求書）の発行を求めることになります。売り手側が適格請求書を発行するには、「適格請求書発行事業者」の申請手続きを行い、登録を完了させておく必要があります。

申請手続きは所轄の税務署で行え、電子納税システム「e-Tax」上でも手続き可能です。なお、インボイス制度は2023年10月1日からすでに始まっていますが、制度開始後でも適格請求書発行事業者の登録は可能です。

参考：申請手続｜国税庁

帳票のフォーマット変更と準備

適格請求書を発行する際、売り手側はインボイス制度に対応した請求書・納品書のフォーマットを用意する必要があります。インボイス制度の開始に伴い、新たに記載が必要になったのは次の3項目です。

1. 適格請求書発行事業者登録番号
2. 税率ごとに区分した消費税額
3. 税率ごとに区分した価格合計と適用税率

帳票は必要とされる度に一から作成してもかまいませんが、あらかじめインボイス制度に対応したフォーマットを作成しておくことで、請求書発行業務の効率化を図れます。

煩雑なバックオフィス業務の負担軽減のためにも、事前にインボイス制度に対応したフォーマットを準備しておきましょう。

参考：４ 適格請求書の記載事項｜国税庁

取引先が課税事業者か免税事業者か確認

売り手側は、取引先が課税事業者なのか免税事業者なのかを確認しておきましょう。課税事業者と免税事業者とでは、発行する帳票が異なります。課税事業者には、適格請求書の発行が必要です。

なお、適格請求書発行事業者の登録が完了した時点で、適格請求書を発行できることを取引先に告知しておくと、請求書のやり取りがスムーズに行えるでしょう。

販売管理システムでのインボイス制度対応機能

インボイス制度の開始に伴い、請求書の発行ルールが変更されました。そのため、販売管理システムで請求書を管理している場合、インボイス制度に対応した機能を備えているかが重要となります。

インボイス制度に対応するため、販売管理システムに求められるのは次のような3つの機能です。

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取引先ごとに課税・免税を識別する機能

販売管理には、取引先ごとに課税事業者・免税事業者を識別する機能が求められます。仮に、販売管理システムで取引先の区分を識別できない場合、仕⼊税額控除に必要な書類の分類作業が煩雑になる恐れがあります。

担当者の負担の軽減のためにも、取引先の事業者区分を自動で識別できる販売管理システムの導入が望まれます。

適格請求書の要件に対応した帳票作成機能

販売管理システムで請求書を発行している場合、適格請求書の要件に対応した請求書の作成機能が求められます。具体的には、「適格請求書発行事業者登録番号」と、税率ごとに区分した「消費税額」や「価格合計・適用税率」の3つを記載する機能が必要です。

パッケージ型・オンプレミス型の販売管理システムを利用している企業では、このような作成機能を備えたパッケージを買い直したり、システムを自社で改修したりする必要があるでしょう。

また、クラウド型システムの場合は、インボイスの要件に沿ったシステムアップデートが自動で行われることが多いです。ただし、アップデートのルールはシステムの提供会社によって異なるため、詳しくは問い合わせするようにしましょう。

参考：４ 適格請求書の記載事項｜国税庁

インボイス制度のルールに則った消費税計算機能

インボイス制度の開始によって、消費税の計算ルールも変更されました。そのため、販売管理システムには、インボイス制度のルールに則った消費税計算機能も求められます。

具体的には、インボイス制度においては、1つのインボイスにつき税率ごとに1回の消費税額の端数処理が必要です。この処理は手動でも可能ですが、非常に煩雑な作業であり、バックオフィス業務を大きく圧迫しかねません。

よって、新しい計算ルールにも対応した販売管理システムを導入し、業務の効率化を図ることが求められます。

参考：適格請求書等保存方式の概要｜国税庁

販売管理システムのアップデート・改修・乗り換えが必要

クラウド型の販売管理システムの多くは、システムが自動でアップデートされます。そのため、インボイス制度への対応にあたり、自社で自らシステムに手を加える必要性はほとんどありません。

対して、パッケージ型やオンプレミス型のシステムの場合は、既存システムの改修、新システムへの乗り換えといった検討が必要です。その際に注意すべき2点を解説します。

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システムの改修費用について

インボイス制度への対応に向けて既存の販売管理システムを改修する場合、その費用は「修繕費」として経費計上できる可能性があります。ただし、改修費用を修繕費とするにあたっては、国税庁は次のような見解を示しています。

『システムに従来備わっていた機能の効用を維持するために必要な修正を行うものであることが作業指図書等から明確である場合』

修繕費として認められるのは、上記の要件を満たすシステム改修の費用のみです。つまり、外部業者にシステム改修を依頼する場合は、その業者に対して「作業指図書」の作成・提出を依頼する必要があります。

参考：「消費税のインボイス制度の実施に伴うシステム修正費用の取扱いについて」｜国税庁

機能追加や機能向上にかかる費用は資本的支出に該当

インボイス制度の対応のために、既存システムに新しく機能を追加したり、機能を向上させたりする場合の費用は「資本的支出」に該当します。

ただし、次のような条件に当てはまる場合は、本来は資本的支出に該当する費用でも、修繕費として取り扱うことが可能です。

1. 修正に要した費用の額が20万円に満たない場合
2. 資本的支出であるか修繕費であるかが明らかでない金額がある場合（その金額が60万円に満たない場合、もしくはその金額が修正に係るソフトウエアの前期末における、取得価額のおおむね10％相当額以下である場合）

参考：「消費税のインボイス制度の実施に伴うシステム修正費用の取扱いについて」｜国税庁

他システムとの連動も確認が必要

販売管理システムが既存の他システムと連動している場合、システムの改修後または乗り換え後も、スムーズな連動が可能かを確認しておきましょう。

システム同士の連動に問題があると、販売管理システムが正しく稼働せず、インボイス制度に対応できなくなる恐れがあります。

したがって、スムーズにインボイス発行を開始するためにも、販売管理システムをはじめとし、インボイス制度に関連するシステムの稼働状況や連動性を事前に確認する必要があります。

電子帳簿保存法への対応も必要

適格請求書は、発行側・受領側の双方に7年間の保存義務があります。なお、インボイス制度の開始に伴って、帳票類を紙ベースから電子データに切り替えた企業も多いでしょう。

また、2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、電子帳票類の保管ルールが変更されました。これを受けて、適格請求書を電子化する企業は、電子帳簿保存法の改正の要件に準拠した対応が求められています。

参考：5 適格請求書等の写しの保存｜国税庁

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

デジタルインボイス（電子インボイス）について

適格請求書を電子化したものは、「電子インボイス（デジタルインボイス）」と呼ばれます。電子インボイスは、紙ベースの適格請求書よりも管理や会計処理を効率化できることから、政府が日本企業全体に導入を呼び掛けています。

さらに、政府は電子インボイスの導入に役立つ仕組みとして、「JP PINT」の策定を進めています。「JP PINT」とは、電子文書をネットワーク上でやり取りするための国際標準規格「Peppol（ペポル）」を、日本の電子インボイスの標準仕様に改変したものです。

電子インボイスに対応するには、インボイスやITの専門知識が必要ですが、「Peppol」や「JP PINT」を導入することで、企業の規模や業種に関係なく、電子インボイスの標準化を図れます。

参考：デジタルインボイスとは｜デジタルインボイス推進協議会（EIPA）

参考：デジタルインボイスに関するデジタル庁の取組（デジタル庁提出資料）｜内閣官房

販売管理のインボイス対応にはシステム化が重要

インボイス制度の開始により、取引先の事業者区分の選別、適応税率での計算、電子帳票の適切な管理など、従来よりも大幅に煩雑化する経理処理に対応するためにも、販売管理システムの導入が最適です。

手動でこれらすべての作業に対応する場合、経理担当者の負担が大きくなり、複雑な計算が求められることで税額の計算ミスなどのリスクも高まります。

また、企業全体でインボイスに対応するためには、販売管理だけでなく、その他のバックオフィス業務もシステム化を図りましょう。業務が重複することなく、最小限の作業で自動化され、時間や人手が大幅に削減できます。

インボイス対応が必要なシステム

販売管理システム以外にも、インボイス制度の対応が求められるシステムがあります。特に、以下のようなシステムをすでに利用している場合には、販売管理と合わせてシステム化を検討しましょう。

1. 請求書発行システム
2. 会計システム
3. 受発注管理システム
4. POSシステム
5. EDIシステム

システムそれぞれにおいて、導入形態別に対応方法が異なりますが、社内全体でインボイス制度に対応する場合には、関わるシステムすべてで対応する必要があります。

Excelでインボイス対応することも可能

インボイス制度が開始されてもなお、Excel（エクセル）による販売管理を行っている企業もあるでしょう。もちろん、Excelでもインボイス制度に対応することは可能であり、費用面でも負担の少ない管理を行うことができます。

しかし、管理業務が煩雑化することにより、ヒューマンエラーの可能性が高まり、請求書の内容に書き間違えや記入漏れが生じることも増えます。よって、制度上問題がない場合でも、企業の信頼性・収益性にも直結するシステム化が求められます。

まとめ

インボイス制度の開始に伴い、販売管理のルールにも大きな変更が求められています。そのため、販売管理システムにおいても、取引先の事業者区分の識別・適格請求書の作成・正確な消費税計算といった、3つの機能が必要です。

また、インボイス制度の開始に伴い、適格請求書の電子化を図る場合は、電子帳簿保存法の改正への対応も不可欠です。インボイス制度・電子帳簿保存法の改正への対応を効率化するには、インボイス制度に対応した販売管理システムを導入するのもおすすめです。