Gmailで一斉送信するには？メール配信システムについても紹介

Gmailで一斉送信をする方法は複数ありますが、それぞれのリスクを理解する必要があります。一度に大量のメールを送信したい場合は外部のメール配信システムがおすすめです。この記事では、Gmailを使った一斉送信の方法やメール配信システムの選び方まで紹介しています。

目次

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1. Gmailでメールを一斉送信することは可能か
2. Gmailでメールを一斉送信する方法
3. スマートフォンからGmailで一斉送信する方法
4. Gmailで一斉送信が届かない理由は
5. 配信システムを使わない一斉送信にはリスクがある
6. 大量の配信にはメール配信システムがおすすめ
7. メール配信システムのメリット
8. メール配信システムの選び方
9. まとめ

Gmailでメールを一斉送信することは可能か

社内での情報共有や集客でGmailを一斉送信をしたい機会は多いしょう。結論から言うと、Gmail内の機能を使ってメールの一斉送信をすることは可能です。しかし、それぞれにメリットとデメリットが存在しています。

この記事では、パソコン・スマートフォンで一斉送信する方法・リスク・便利なメール配信システムまで紹介しています。

Gmailでメールを一斉送信する方法

ここではGmailでメールを一斉送信する方法を紹介しています。グループ機能やBCC・CC・メーリングリストを使う方法など複数の種類の方法があるため、目的に合う手段を選びましょう。

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グループ機能を使う

Gmailでは、ラベル機能を使いグループを作ることができます。

1. Googleコンタクトにアクセスします。
2. 左側にある「ラベル」から新規にラベルを作成します。
3. 左側の「連絡先」に戻り送信したい連絡先を選び、アイコンの上にカーソルを合わせます。
4. チェックボックスが現れるので送りたい連絡先すべてにチェックをします。
5. すべてチェックが終わったら、左上にある「ラベル管理」から先程追加したラベルを選びます。
6. 「申請」をクリックしてグループ化が完了します。
7. 一斉送信したい場合は、Gmailを開いてメールフォームを作成します。
8. 宛先をクリックすると作成したラベルが表示されるのでアドレスを確認し、全員に一斉送信をする場合は、「すべてを選択」をクリックします。

あとは通常の手順でメール本文を作成し、宛先全員にグループ送信することができます。

CCやBCC機能を使う

次に、CCやBCCを使う方法を紹介します。なお、BCCに設定したメールアドレスは、他の受信者に表示されません。

1. Gmailを開き宛名の右側にある「CC」「BCC」をクリックします。
2. 登録してあるアドレスが表示されるのでメールを送りたいアドレスを複数選択します。
3. 宛先にアドレスが表示されない場合、コピーアンドペーストでアドレスを貼り付けることができます。

あとは通常の手順でメール本文の作成をし送信することができます。

「TO」「CC」「BCC」の使い分け

メールの宛先には、「TO」「CC」「BCC」の3種類があり、それぞれ役割が異なるため、適切に使い分ける必要があります。まず、「TO」はメインの送信相手に使う宛先で、メールを読んだ相手から返信などのリアクションが欲しい場合によく使われます。

それに対して「CC」は、第三者にメールを共有したい場合に使われる宛先です。「CC」に指定したメールアドレスは全ての受信者に開示されます。一方で、「BCC」も「CC」と共通して、第三者への共有のために使われる宛先です。

しかし、注意すべき点として、「BCC」に指定されたメールアドレスは他の受信者に開示されません。取引先のメールアドレスなど、他の受信者に知られたくない場合に使用されることが多く、間違えれば情報漏洩に繋がるため、十分な注意が必要です。

メーリングリストを作成して一斉送信する

Gmailではグループ機能を使いメーリングリストを使用することができます。

1. Googleグループにログインします。
2. グループを作成し「グループ名」「グループアドレス」を設定しプライバシー設定をしてください。
3. グループに一斉送信したいメンバーを招待します。
4. メールを送るグループを選択します。
5. 左上にある「新しい会話」を選択します。
6. 「件名」と「本文」を入力しメッセージを投稿することで一斉送信が可能です。

スマートフォンからGmailで一斉送信する方法

ここでは、スマートフォンから一斉送信する方法を紹介しています。外出先のようなパソコンで作業できない環境の場合スマートフォンでの作業で効率的にメールの一斉送信ができるかが重要です。

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Androidスマートフォンの場合

Androidのスマートフォンの場合は、作成したグループ機能を使って一斉送信することが可能です。また、グループ作成もスマートフォン上で可能ですが、画面が小さい分作業がしにくいため、事前にパソコン上でグループを作成し準備しておくことをおすすめします。

iPhoneの場合

iPhoneの場合も同様に、上記で紹介した方法で一斉送信することが可能です。しかし、iPhoneの純正メールアプリから配信を行いたい場合は、『Google Gmail用コンタクト・シンク』というアプリが必要になります。

このアプリは、iPhone上の連絡先とGoogleに登録されている連絡先を同期するためのアプリです。

Gmailで一斉送信が届かない理由は

Gmailで一斉送信したはずなのに、メールが届いていないというトラブルが起きることも多いです。ここでは、一斉送信したのに届かない理由や対処方法まで紹介しています。

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スパム・迷惑メールに振り分けられている

送られたメールが自動的に、スパムや迷惑メールに判定されてしまうことがあります。その場合、通常のメールフォルダには届かず、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまいます。そのため、迷惑メールフォルダのチェックもしましょう。

また、スパムと判定されてしまった場合、サーバーでブロックされてしまう場合もあります。その場合は受信側にメールが届くことはなく、確認することができません。

受信側の空き容量が不足している

受信側のGoogleアカウントの空き容量が不足している場合、メールが正常に届かないことがあります。メールはもちろん、見落としがちなのがGoogleフォトやGoogleドライブ内のデータなどもメールデータと合算して容量上限が設定されているため、注意が必要です。

メールの配信数に上限がある

Gmailでは、健全性と安全性の確保のため1日のメール配信数に上限があります。無料のGoogleアカウントを使用している場合、500通が上限となりこれ以上のメールの送信はすることができません。

一方、有料のGoogleワークスペースアカウントを使用している場合は、1日あたり2000通まで送信することができます。メルマガや広告など2000通以上のメールを送信したい場合は、外部のメール配信ツールを使用することをおすすめします。

2024年2月のガイドライン変更を確認する

Googleでは、Gmailで送信したメールが迷惑メールに振り分けられないための「メール送信者のガイドライン」を公開しています。このガイドラインが、2024年2月に大きく変更されているため、注意が必要です。

変更されたガイドラインでは、Gmailアカウントに対する1日のメール送信数が5,000件以上の送信者に対して、「送信メールを認証すること」「未承諾のメールを送信しないこと」「受信者がメールの配信登録を簡単に解除できるようにすること」が義務付けられています。

参考：メール送信者のガイドライン｜Google Workspace 管理者 ヘルプ

配信システムを使わない一斉送信にはリスクがある

ここまでは、Gmail内部の機能を使って一斉送信する方法を紹介してきました。しかし、この方法には無料で使える分リスクがあるため注意が必要です。この見出しではリスクについて深く紹介しています。

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アドレスがブラックリスト入りしてしまう場合がある

一度に100通以上の大量のメールを送信すると、受信側のキャリアから自動でブロックされてしまう場合があります。

特にIPアドレス単位でブラックリスト入りしてしまうと、メールアドレスを変更してもIPアドレスはブロックされてしまっているため、メールが届かないということが発生します。

個人情報が漏れてしまう可能性がある

個人情報の漏洩は最も気をつけたいことの1つです。特に多いのがCC機能を使った場合です。CC機能を使った場合、メールアドレスが全ての受信者に表示されるため、注意が必要です。

大量の配信にはメール配信システムがおすすめ

Gmailの機能を使った一斉送信は気軽に使える反面、リスクも存在します。特にビジネスに使う場合は、できるだけリスクを減らしてメールを配信したいと考える方も多いでしょう。

そこでおすすめなのが、メール配信システムです。メール配信システムは、一斉送信を自動化してくれるツールです。

 一斉送信メールを作成する際に活躍する便利機能が搭載されています。またセキュリティ対策が備わったシステムも多いため、個人情報の漏洩のようなトラブルの防止に繋がります。

メール配信システムのメリット

メール配信システムを導入した場合、どのような利点や特徴があるのか知りたい方も多いでしょう。ここでは、より深くメール配信システムのメリットを見ていきましょう。

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便利機能が揃っている

メール配信のための基本的な機能から、拡張的な機能まで揃っているのがメリットです。

メルマガに必須のHTMLメールの作成支援機能やメールの配信予約機能、配信後のメール開封率をチェックする機能など、さまざまな便利機能が搭載されています。

セキュリティ対策がされている

一般的にメール配信システムでは、CCの使用でメールアドレスが表示されてしまうことや、送信ミスによって個人情報が流出してしまうことを防止できる機能が搭載されています。

顧客の管理がしやすい

メール配信システムには登録した顧客の情報を管理する機能が備わっています。会社名や氏名はもちろん、年齢・性別・地域まで登録することが可能で、メールの内容によって送信先を分けたいときに便利です。

メール配信システムの選び方

ここでは、メール配信システムの選び方を紹介しています。メール配信システムを選ぶ際は、導入目的やシステムが合っているか、安全性の確認が必要です。

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基本的な機能が揃っているか

HTMLメールを送りたいという方は多いでしょう。メール配信システムでは、HTMLメールを送れるものと送れないものが存在します。特に、初めてHTMLメールを作成する場合、初心者でも使いやすいかやHTMLメール作成支援があるかが重要です。

また、特定の相手を絞ってメールを送信できる機能があるかもチェックが必要です。

導入目的に合っているか

導入目的が「効果的にメルマガの配信を行いたい」であるなら開封率は大切です。配信システムでは、HTMLメールの画像がどのくらい読み込まれたかを測って、メールの開封率を表示させることができるものが多いです。

また、システムのプランによってはメール上限が設定されている場合もあるため、必ずチェックが必要です。

安全性・セキュリティはしっかりしているか

大量の個人情報を使用するビジネスでメール配信システムを使用する場合、セキュリティは重要視されます。特に顧客の個人情報が漏洩しないために注意が必要です。

そのため、サイバー攻撃の対策はしっかりされているか、個人情報を流出しないためにどのような対策がされているのかをシステムごとにチェックしましょう。

サポート体制は整っているか

導入したばかりの頃は、操作がわからないという困りごとや、なんらかのトラブルが発生して操作ができないといった問題に直面することがあります。

そのような場合は、すぐに相談ができるサポート体制が整っていれば安心してシステムを使用することができます。サポートには、電話やメールはもちろん、説明会を開いているベンダーもあるため、自分に合ったサポート体制を選びましょう。　

まとめ

Gmailで一斉送信する方法と配信システムについて紹介しました。前述の通り、Gmailでも一斉送信は可能です。しかし、デメリットや注意点があるため取り扱いには留意が必要です。

一方で、メール配信システムは、メルマガや広告メールの一斉送信を効率化し、従業員の負担や個人情報の漏洩のリスクを減らすことができる便利なシステムです。

メール配信システムの導入を検討する場合は、この記事を参考に利用するシステムの選定や準備を行い、自社に合うシステム運用を行いましょう。