Web会議システムは日本製がおすすめ｜特徴や選び方も解説

Web会議システムには日本製と海外製があります。世界では海外製が広く使われていますが、日本製は品質やサポート面、日本円で支払いができるといったメリットが大きいです。この記事では、日本製・海外製それぞれのWeb会議システムの特徴や選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. Web会議システムは日本製がおすすめ
2. 日本製Web会議システムの特徴
3. 海外製Web会議システムの特徴
4. 日本製Web会議システムが特におすすめな企業
5. 日本製Web会議システムを導入する際の注意点
6. 国産Web会議システムの選び方
7. まとめ

Web会議システムは日本製がおすすめ

Web会議システムとは、インターネットを介してリアルタイムの動画と音声で会議が開催できるツールです。「オンライン会議システム」とも呼ばれており、近年急速に普及が進んでいます。

このシステムを使用すれば、参加者が一堂に会する必要がなく、インターネット環境とパソコンやスマートフォンなどのデバイスさえあれば、場所を問わず会議に参加でき、離れた場所にいる人とでも会議を行うことが可能です。

Web会議システムには数多くの製品があり、海外製のシステムも豊富です。しかし、日本企業が利用するなら日本製のWeb会議システムがおすすめです。本記事では、Web会議システムの概要や日本製のWeb会議システムをおすすめする理由などを解説していきます。

テレビ会議システムとの違い

Web会議システムとテレビ会議（ビデオ会議）システムは、どちらも離れた場所にいる人と会議を行うためのシステムであることから混同されやすいですが、特徴が大きく異なります。

テレビ会議システムは専用機器を使って拠点同士で会議を行うシステムで、各拠点に参加者が集まって拠点と拠点で接続して会議を行います。

対してWeb会議システムは、パソコンやタブレット、スマートフォンから参加できます。ネットワーク回線があればどこからでも会議に参加できるため、専用機器を設置した拠点に集まる必要がない点が大きな違いです。

日本製Web会議システムの特徴

日本製のWeb会議システムは、海外製にはない優れた特徴を持っています。ここでは、日本製Web会議システムの特徴を解説していきます。

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日本語に対応している

日本製のWeb会議システムは、マニュアルはもちろん、画面表示やサポートも日本語に対応しています。中には設定を変えることで多言語対応できる製品もあり、日本語が苦手な海外出身の従業員でも使用できる製品もあります。

外国製のWeb会議システムの中にも、日本語表記に変更できる機能や、日本語表記のマニュアルが用意されている場合もあります。しかし、翻訳が間違っていたり不自然な日本語になっていたりするものも多く、使い勝手が悪い製品もある点に注意が必要です。

音質・画質の評価が高い

Web会議システムは、パソコンやタブレットなどを使って会議を行うシステムなだけに、音質や画質が悪いとストレスが溜まり、会議の進行を邪魔してしまう恐れがあります。その点、日本製のシステムは音質や画質の評価が高い製品が多くおすすめです。

また、クラウド型のWeb会議システムの場合、日本製の多くはサーバーが国内にありますが、海外製だと海外にあるものも多いです。サーバーが海外にあると、画像の乱れや音質の途切れ、タイムラグが発生する可能性が高くなります。

日本語でサポートを受けられる

日本語でサポートを受けられるのも、日本製Web会議システムの大きなメリットです。海外製でも日本法人があり、日本語でのサポートが受けられるのであれば、サポートに問題はありません。

しかし、問い合わせ先が海外になっている場合は、英語で回答が返ってくることが多いため注意が必要です。また、時差があるため問い合わせ時間を考慮したり、電話で問い合わせる場合は国際電話となり、通話料が高額になる恐れがあります。

特に初めてWeb会議システムを導入する場合は、不明点やトラブルの発生によってサポートを受ける機会が多いため、しっかりサポートを受けたい場合は日本製がおすすめです。

セキュリティが強固

自社サーバーにWeb会議システムをインストールするオンプレミス型であれば、自社のセキュリティポリシーに合わせた強固なセキュリティ対策が施せます。しかし、ベンダーのサーバーを利用するクラウド型でのセキュリティは、ベンターに依存します。

したがって、クラウド型でWeb会議システムを導入する場合は、セキュリティ対策がしっかりと施されているベンダーを選びましょう。また、データがどの国・地域のサーバーで管理されているのかの確認も必要です。

海外製Web会議システムの場合、利用者は世界中におり、世界中からサイバー攻撃を受ける可能性があります。その点、日本製の多くは国内のサーバーで運営され、安全性が高いため、セキュリティの強固さで高い評価を受けています。

レートを気にせず日本円で支払いできる

日本製のWeb会議システムを導入する場合は、日本円での支払いになります。一方、海外製のシステムの場合、日本円支払いとドル支払いを選択できる製品もありますが、ドル支払いのみの製品もあります。

ドル支払いの場合は、支払い当日の為替レートに左右されやすいです。当日の為替レートが円高であればお得ですが、円安であれば損失が出ることになります。したがって、導入コストを抑えるためには、契約のタイミングを見計らう必要があります。

海外製Web会議システムの特徴

海外製のWeb会議システムにもメリットがあり、Web会議システムの利用の仕方によっては、海外製の製品も選択肢に入ります。ここでは、海外製Web会議システムの2つの特徴を解説します。

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日本製よりも安価

海外製のWeb会議システムは、日本製の製品に比べて安価でコストが抑えられる点が大きなメリットです。会議の参加者人数や会議時間・ファイルストレージの大きさなどに制限がありますが、無料で使えるプランなどが用意されている製品もあります。

また、海外製のほとんどの製品はクラウド型で、初期費用がかからない場合が多いです。一方で、日本製はクラウド型・オンプレミス型が選べますが、クラウド型でも初期費用がかかるものが多いです。

世界での利用率が高い

世界的に見ると日本製Web会議システムのシェアはわずかであり、海外製のシステムのシェアが圧倒的に高いです。日本国内でも、海外製のWeb会議システムがかなりのシェアを占めており、Web上でさまざまな情報を得ることができます。

しかし、海外製の製品を実際に使ったことのある方の口コミやレビューなどでは、接続の安定性に欠けるといった声も少なくありません。また、日本人に最適化されていないため、使い勝手の悪さを感じる場合もあります。

日本製Web会議システムが特におすすめな企業

金融機関、製造業、医療機関、教育機関など、機密性の高い情報を扱う組織には、日本製のWeb会議システムが特に適しています。これらの組織では情報漏洩のリスクを最小限に抑える必要があるためです。

日本製システムの特徴は、国内のサーバーでの運営と強固なセキュリティ対策にあります。また、個人情報保護法をはじめとする日本の法規制に準拠した運用体制が整っているため、コンプライアンスの観点からも信頼性が高いといえます。

そのため、重要な情報のやり取りを伴う会議でも、安全に実施することができるでしょう。

日本製Web会議システムを導入する際の注意点

日本製Web会議システムは、国産ならではの優れた点も多いですが、一方で注意しておくべきポイントもあります。ここでは、日本製Web会議システムを導入する前に知っておきたい注意点について解説します。

海外製のWeb会議システムと機能差がある場合もある

国産のWeb会議システムは、世界中で利用されている海外製のWeb会議システムと比較して、機能差があるケースがあります。

例えば、最新技術の実装が遅かったり、国内との業務システムとの連携には対応しているものの、海外製のシステムとの連携は限定的なことなどが挙げられます。そのため、必要な機能を洗い出した際に、ニーズに合うのが国産ではなく海外製の場合もあるでしょう。

その場合も考慮して、Web会議システムを何を基準に選ぶかを明確にしておくと、自社に適したシステムを選びやすくなります。

海外拠点との互換性を確認しておく

国産Web会議システムを導入する際は、海外拠点との互換性を確認しましょう。特に日本製の場合、日本国内での利用を想定して設計されているケースもあり、海外拠点と接続すると通話品質や画質が低下したり、多言語に対応していないシステムも少なくありません。

そのため、海外との取引が多い場合や海外にも拠点を持っている企業は、互換性をよく確認してから導入を決めるのがおすすめです。

国産Web会議システムの選び方

日本製のWeb会議システムは、多くのベンダーからさまざまな種類の製品が提供されています。ここからは、その中から、自社にとって最適なシステムを選ぶ際に確認すべき5つのポイントについて解説します。

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使いやすさを確認する

日本製のWeb会議システムは、日本人向けに最適化された使いやすい仕様に仕上げられているものが多いです。しかし、UI（ユーザーインターフェース）などは、製品によって異なっているため、事前確認が必要になります。

使いやすさは、Web会議システムの初心者と使い慣れた人でも異なります。初心者にはシンプルで直感的に操作できるものがおすすめですが、使い慣れた人であれば多少操作性が犠牲になっても、高機能なシステムの方が使いやすいと感じる場合もあります。

使いやすさは無料トライアルで確認

Web会議システムが直感的に操作できるか、必要な機能にすぐアクセスできるかなどは、会議の効率性や参加者のストレスに直結します。そのため、導入前に無料トライアルを活用して、実際の使用感を確認することがおすすめです。

特に会議の開始方法、画面共有の操作、参加者の管理機能などの基本的な操作性をチェックしましょう。また、社内の主要なユーザーにも試用してもらい意見を集めることで、組織に適したシステムを選択できます。

多くのWeb会議システムが無料トライアルを提供しているため、複数のツールを比較検討することも可能です。

同時接続数を確認する

Web会議システムを選ぶ際は、同時接続数を確認しましょう。同時接続数はシステムによってさまざまで、50人以下の小規模向けのものから1,000人まで対応できる大規模向けのものもあります。

100人程度でWeb会議をする場合、同時に接続できる人数の上限が50人だと予定の半分の人数しか参加できません。しかし、同時接続数が多いシステムは高額なケースがほとんどです。

必要以上に同時接続数が多いシステムを選ぶと無駄なコストとなってしまうため、最大何人程度で会議を行うかを事前に見積もり、適切なシステムを選びましょう。

機能と価格のバランスを確認する

Web会議システムには、リアルタイムで音声や映像の共有ができるだけでなく、ファイル共有・画面共有・録音録画・アプリケーション共有・アンケート・チャットなど、多くの機能があります。

多機能な製品はさまざまな会議の形式に対応できて便利ですが、利用料などは高額になります。企業が導入する場合は、自社が開催する会議に必要な機能を洗い出し、機能と価格のバランスを考えた製品選択が重要です。

セキュリティのレベルを確認する

売上などの重要な情報のやり取りをするWeb会議を行う場合は、強固なセキュリティ対策が必要です。日本製のクラウド型Web会議システムの多くは強固なセキュリティ対策が施されていますが、その内容やレベルはベンダーによって異なります。

無料で利用できるプランを持ったベンダーもありますが、有料プランに加入することでアカウント制限が加わるなど、さらに強固なセキュリティ対策を利用できるようになります。

セキュリティ対策で確認が必要な項目は、SSLやAESといった暗号化・セキュリティコード設定・IPアドレス指定・端末認証などです。

サポート体制の充実度を確認する

日本製のWeb会議システムでは日本語でのサポートが受けられますが、サポートの充実度はベンダーによって大きな差があります。特に初めてシステムを導入する場合は、サポートの利用が多くなりやすいため、サポートが充実したベンダーを選ぶのがおすすめです。

確認の際は、問い合わせの手段・対応の時間・無料サポートの範囲などの確認が必要です。製品によっては、営業時間内のメールサポートのみの場合もあれば、24時間対応で従業員への研修もサポートしてくれる場合もあります。

まとめ

Web会議システムは、参加者がどこにいてもWeb上で会議が開催できるシステムで、製品には日本製と海外製のものがあります。海外製は世界中で広く使われ、比較的安価で導入できますが、国内でWeb会議を開催するなら日本製がおすすめです。

日本製Web会議システムは、海外製に比べて高画質・高音質なのが特徴で、セキュリティ対策もしっかりとしています。また、日本語でサポートが受けられるのもメリットです。システム導入の際には、使いやすさや機能と価格のバランスの良いものを選びましょう。