労務管理と勤怠管理の違いは？必要性や業務内容、システム化について解説

この記事では労務管理と勤怠管理の違いを解説します。労務管理は、従業員の賃金や健康管理を労働法規に基づき管理することです。一方で勤怠管理は労務管理の一部で、従業員の勤務時間数など内容を正確に管理することです。近年の働き方改革などにより重要度が増しています。

目次

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1. 労務管理と勤怠管理の違いは
2. 正しい労務管理をするための勤怠管理の必要性
3. 勤怠管理の基本業務
4. 勤怠管理システムでできること
5. 労務管理の基本業務
6. 労働基準監督署調査とは
7. 労務管理システムでできること
8. 労務管理システムと勤怠管理システムの連携が有効
9. システム化にあたっての注意点
10. まとめ

労務管理と勤怠管理の違いは

労務管理と勤怠管理は混同されやすいですが、労務管理は従業員の労働内容全般を指す概念のことです。労務管理の一部に、従業員の勤務時間や日数を管理する勤怠管理があります。労務管理と勤怠管理、それぞれの詳細を確認しましょう。

労務管理とは

労務管理とは、従業員の労働内容全般を管理することです。従業員の技術・成果・報酬・待遇・福利厚生・要望など人事管理や労働条件に焦点があてられます。

労務管理の活動は、労働法・労働規則の遵守を始め、従業員の能力開発・キャリアアップや業績に見合った報酬などによるモチベーションの向上などさまざまです。

いずれも会社の従業員が働きやすい労働環境づくりや労働関係を健全に維持する重要な目的をもって行われます。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の勤務時間や勤務日数を管理することです。出勤時間・退勤時間・休憩・出勤日・休日など労働時間に関する事実や情報を扱います。

勤怠管理は労務管理の一部であり、労働基準法を始めとする法令を順守しなければいけません。勤怠管理の目的は、労働基準法や労働規則に則って適正な労働時間が守られているかの確認を始め、従業員の健康維持や勤務時間の記録に基づく給与計算にも利用されます。

正しい労務管理をするための勤怠管理の必要性

勤怠管理・労務管理は、法令順守・正確な給与計算と支払い・働きやすい環境づくりにおいて必要不可欠です。ここでは勤怠管理・労務管理の必要性について、さまざまな観点から解説します。

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法令順守や法改正に対応する

勤怠管理・労務管理は、労働基準法の遵守や労働規則に準拠した組織運営などコンプライアンスを徹底する上で重要です。

2019年4月に施行された働き方改革関連法では、労働時間・休暇制度・労働条件などの改正が行われました。これには時間外労働の制限・年次有休休暇の確実な取得・月60時間超の時間外労働における割増賃金率の引き上げなどが含まれます。

このように勤怠管理・労務管理は法令を遵守するだけでなく、法改正にも迅速に対応しなければなりません。従業員の健康やワークライフバランスが重視される昨今において、その重要性は増しています。

参考：働き方改革関連法のあらまし（改正労働基準法編）｜厚生労働省

従業員に給与を正しく支払う

給与計算・支払いにおいても勤怠管理・労務管理は重要な役割を担っています。給与計算は、従業員の勤務時間や日数を記録する勤怠管理の情報が重要ですが、単に時間を計算しているだけではありません。

給与計算は労働基準法に基づいて行う必要があり、また、従業員の役職や昇給などの労働条件を反映させるため、労務管理も必要不可欠な要素です。時間外労働や有休休暇の取得日数なども労働基準法や労働契約に基づいて適切に計算される必要があります。

さらに支払い時には、給与明細の発行が義務付けられており、給与明細も正確な勤怠情報と労働条件を反映させたものでなければなりません。

従業員が働きやすい環境作り

勤怠管理・労務管理は、従業員の働きやすい環境づくりにも密接に関連します。正確な給与支払いにおける勤怠管理・労務管理の重要性は既に解説しましたが、従業員の自身の努力に対する適切な報酬は、モチベーションの維持・向上の観点でも大切です。

また、従業員の健康管理やワークライフバランスの実現も重要で、法的基準に基づく適正な労働時間の管理で、過労や長時間労働の予防に役立ちます。そのためには、勤怠管理・労務管理において労働時間や休暇取得が適切に調整されなければなりません。

勤怠管理の基本業務

勤怠管理の基本的な業務は、従業員の労働時間の記録です。出退勤時間や休憩時間・勤務日数・時間外労働などを正確に記録する必要があり、ここでは各業務の内容について解説します。

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勤怠管理の業務内容
勤務時間・休憩時間の管理
出勤日数・欠勤日数・有給休暇の管理
時間外労働（残業）時間数・深夜労働時間数・休日労働時間数の管理

勤務時間・休憩時間の管理

従業員の労働に関する時間の記録は勤怠管理の基本的な業務です。出勤・退勤・休憩の時間を記録し、記録した情報は勤務時間や残業時間の計算に使われます。出退勤の時間を正確に記録し、休憩時間を適切に管理することは労働基準法によって定められています。

また、労働基準法ではこれらを客観的な視点で管理することを義務付けています。具体的にはタイムカード・パソコンを始めとするコンピュータ機器の活用や、管理者の視認による記録を求めており、現場の直行直帰であっても自己申告のみの記録は認められません。

出勤日数・欠勤日数・有給休暇の管理

勤務時間の管理に関連して、出勤日数・欠勤日数・有給休暇取得の管理も、出勤状況や休暇利用を把握する勤怠管理の大切な業務です。出勤日数の記録は給与計算に利用され、また、欠勤日数は勤務規律の確保に役立つなど他の業務や組織運営にも関連します。

労働基準法では、有給休暇の取得を義務付けており、従業員は一定の勤務期間に基づく有給休暇取得の権利があります。特に年10日以上の年次有給休暇を付与する従業員に対して最低でも5日は取得させなければいけません。

付与される有給休暇の日数は、継続勤務年数によるため、従業員によって異なります。また、有給休暇は正社員・派遣社員・アルバイトに関係なく継続勤務年数で付与されるため、雇用形態に関わらず取得義務も発生します。

時間外労働（残業）時間数・深夜労働時間数・休日労働時間数の管理

時間外労働時間数・深夜労働時間数・休日労働時間数を適切に管理することも勤怠管理においては重要な業務です。特にこれらは従業員の働き方や労働基準法の遵守に直接関連するケースが多く、厳正に管理する必要があります。

これらの時間を正確に把握できていない場合、従業員の健康問題や意欲低下を引き起こすリスクが高まります。法的な視点では、労働基準法違反で労働基準監督署から是正勧告や指導を受けるリスクが高く、また、従業員との訴訟問題に発展する可能性もあります。

時間外労働の正確な把握において、手作業での記録は手間がかかりミスが起こりやすいため、システムによる自動管理が理想的です。時間外労働は、その場で問題になるよりも時間が経ってから問題になるケースが多いため、より客観性の高い記録方法が求められます。

勤怠管理システムでできること

勤怠管理は、手作業で管理するよりもシステムで管理した方が効率的です。管理する労力や時間を削減できるだけでなく、情報の正確性・客観性も高められます。ここでは勤怠管理システムでできることについて解説します。

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正確な勤務時間の管理ができる

勤怠管理システムでは、従業員の出退勤時間や休憩時間はデータとして管理され、さまざまな計算を自動で行うため、労力や時間を大幅に削減できます。正確な勤務時間を算出するため、手計算のような計算ミスは起こりません。

出退勤や休憩時間の記録方法は、システムやシステムと接続する端末などによって異なりますが、タイムカード・パソコンへの入力・生体認証・モバイルデバイスなどさまざまです。従業員の就業形態や会社のルール・方針を踏まえて適切に選択する必要があります。

法令を順守した勤怠管理ができる

労働基準法では、時間外労働の上限や有給休暇取得義務などについて定めています。法令に違反しないためには、管理者は従業員全員の勤務状況を常に把握して、違反しないように監視しなければなりません。しかし、勤怠管理システムなら監視を自動化できます。

システムには従業員全員の勤務時間のデータが記録されており、法定労働時間や会社で定めた労働時間の上限を超える場合には、管理者や従業員に通知するアラート機能が備わっています。

有給休暇を適正に取得しているかについても、自動計算した上でわかりやすく表示できます。システムによって有給休暇を取得できていない従業員に対して取得を促したり、あるいは従業員自身が自己管理するのを助けます。

勤怠管理業務の効率化ができる

勤怠管理システムは、勤務時間や勤務日数などの自動集計ができるだけでなく、休暇申請の処理・アラート機能・シフト管理・レポート作成などの便利な機能が備わっている場合もあります。

自動集計だけでも手作業より大幅に効率性が向上しますが、休暇の申請や承認をシステム上で行えると、休暇日数や休暇残高にも自動的に反映できて便利です。シフト管理は従業員の適正配置に役立つほか、予定と実際の勤務日数の照合にも役立ちます。

レポート作成では、労働時間や休暇日数、遅刻・早退などをレポート化して、各従業員の労働傾向を分析して問題の早期発見と改善に役立たせることが可能です。システムのさまざまな機能を活用することで勤怠管理業務を効率化できます。

法改正にも対応できる

会社に導入されるさまざまなシステムには、会社内にサーバーを置いて自社でシステムを管理するオンプレミス型と、クラウドサービス事業者の提供するシステムを利用するクラウド型があります。

オンプレミス型の場合は、法改正に対応させたシステムのアップデートは自社の技術者が行う必要がありますが、クラウド型はベンダーが行います。クラウド型の勤怠管理システムなら自社でアップデート作業を行う必要なく、最新の法改正に対応可能です。

オンプレミス型には、カスタマイズ性の高さのメリットがある反面、コストがかかり運用まで時間が必要なため、近年は導入コストが低く柔軟性の高いクラウド型が主流です。

給与システムなどと連携ができる

勤怠管理システムは、さまざまな方法によって給与計算システムと連携させると効率性が飛躍的に向上します。方法としては、APIの利用・ファイルのインポートやエクスポート・データベースの同期などがあり、システムの仕様によって異なります。

給与計算システムと連携できると、勤怠管理システムの各従業員の勤務時間・日数などの情報に基づき、正確な給与計算を自動で行えて便利です。個別の労働条件や時間外労働も反映され、有給休暇の自動計算もできます。

給与計算以外にも、人事管理や業務やプロジェクトのワークフロー管理などのシステムと連携させることで、各業務の負担軽減と正確さの向上など、さまざまなメリットが得られます。

従業員の不正打刻を防止することができる

勤怠管理システムによって、出退勤や休憩時間の記録の正確性や客観性を高められ、不正打刻の防止にも貢献できます。例えば、設定した時間や場所以外での打刻を制限できたり、異常の打刻を検出したりなど、打刻方法によってさまざまな機能が利用可能です。

本人以外の打刻の防止には、生体認証技術が役立ち、指紋・静脈・声紋など他人による代理出勤を防ぎます。在宅勤務や現場での直行直帰に対応したモバイル機器やオンライン打刻の場合でも、GPSによる位置情報によって不正防止が可能です。

また、時間外労働では事前申請や承認のプロセスを行えるようにするシステムもあります。不正打刻の防止は、法令順守や正確な給与計算に寄与します。

労務管理の基本業務

労務管理の業務は、従業員の労働条件や労働環境を適切に管理して、円滑な労働関係を築き、運営するために行われます。ここでは労務管理の基本業務の内容について解説します。

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労務管理の業務内容
法定三帳簿の作成・管理
労働契約の締結
労働条件の管理
就業規則や福利厚生の管理
雇用保険・社会保険の手続き
給与・賞与の計算
勤怠管理
職場環境の整備
従業員の健康管理
退職や休職、異動の手続き

法定三帳簿の作成・管理

会社(雇用主)は労働基準法に基づき、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」を作成・保存しなければいけません。これらは法定三帳簿と呼ばれており、取扱い方法やルールが定められています。

労働者名簿は、従業員の氏名・住所・雇用形態・雇用開始日など、従業員の情報をまとめた帳簿です。賃金台帳では、賃金の計算期間・労働時間数・基本給や手当・控除など従業員の賃金の支払い状況をまとめます。

出勤簿は、出退勤の記録・労働日数・労働時間など従業員の出勤状況をまとめた帳簿です。会社はこれらの帳簿の記録を通じて、労働条件の遵守・労働時間の管理・給与の適正な支払いを行う必要があります。また、保管期間の遵守も帳簿の管理の大切な要素です。

労働契約の締結

労働契約の締結とは、雇用者と労働者の間で、雇用条件や労働関係のルールについて合意や交渉などを経て労働契約を結ぶプロセスです。雇用形態・雇用期間・労働時間・賃金・休暇などを契約書に明記した上で契約を取り交わす必要があります。

労働基準法では、最低賃金・労働時間・休日などを規定しており、当然ながら法令を遵守しなければいけません。労働者と労働条件について交渉する場面が出てくる場合もあり、法令・企業の利益・労働者の要望のバランスをとりながら合意に達する必要があります。

合意された後は、雇用者は労働者に対して労働条件通知書などの文書にて労働条件を明示することも重要です。

労働条件の管理

前述の労働契約の締結に関連し、労働契約を管理することも労務管理の基本業務です。その最も基本となる業務は、労働に関する法令と締結した労働契約に明記される労働条件の遵守です。もちろん雇用者が遵守するだけでなく、労働者にも遵守させなければいけません。

また、労働条件は変更・見直し・改善を必要とする場合もあります。会社の業績や組織の変化に伴い、労働時間や賃金改定が行われる際、労働契約の改定や追加合意書の締結などを通じて変更します。

労働者の要望によって労働条件が見直されるケースもありますが、いずれの場合も公平かつ合法的に行われなければいけません。

就業規則や福利厚生の管理

就業規則とは、雇用者が従業員に対する規定やルールを文書化したものです。常時10名以上の労働者を雇用している会社は労働基準法によって作成および労働基準監督署への届出が義務付けられており、また従業員へ周知させなければいけません。

また、従業員の生活や労働条件を改善し、働きやすい環境を提供することも労務管理の基本です。福利厚生制度として、法律で定められた健康保険・厚生年金などの他、退職金・社員食堂・社宅・スポーツ施設・旅行など企業独自の福利厚生を設ける場合もあります。

法定福利に関しては、必ず用意しなければなりませんが、従業員の働きやすい環境のために従業員のニーズに応え、柔軟に制度の見直しや充実を図ることが大切です。

雇用保険・社会保険の手続き

雇用保険も社会保険も法定福利として企業は必ず用意しなければいけませんが、それらの適用には一定の要件があります。要件を満たしているのに被保険者として扱わないと法律違反となるため、管理や手続きはしっかり行わなければいけません。

業務の例を挙げると、雇用保険は労働者の雇用の際に加入手続きをします。従業員1人あたりから一定割合を控除して雇用保険料として納めたり、失業やケガで働けない場合に給付の手続きをしたりするのも業務内容です。

社会保険も同様の業務がありますが、雇用保険と異なり、従業員だけでなく会社も保険料を負担します。いずれも社会保障の確保として重要な業務です。

給与・賞与の計算

給与計算は労務管理の基本業務であり、従業員一人ひとりの基本給・諸手当・控除などを計算します。また従業員に対して特別な報酬がある場合には、賞与として支給するため、そのための計算も必要です。賞与の形式には年末賞与や成果賞与などがあります。

いずれも計算は正確でなければならず、また支払日を守ることも求められます。給与・賞与の正確な計算のためには勤怠管理が重要です。

勤怠管理

給与・賞与の計算は勤怠管理の情報に基づくため、勤怠管理は正確に行わなければなりません。勤怠管理の業務内容については、前述でも解説しているため省略しますが、一般的には労務管理の一環として勤怠管理業務を行う場合が多いです。

ただしシステムを別々に導入していたり、部署で業務が分けられているケースもあります。その場合は正確性を失わないように、勤怠情報データがシステムや部署が異なっても一貫性を確保できるようにする必要があります。

職場環境の整備

会社は福利厚生や労働条件以外の面でも、従業員にとって働きやすい環境づくりに努めることが求められます。代表的な施策としてハラスメント防止の取り組みがあり、パワハラ・セクハラなどを明確に禁止する方針を定め、従業員への周知や教育の実施が考えられます。

従業員同士がコミュニケーションを取りやすいよう定期的にミーティングを開いたり、業績や成果に対する公正な評価制度を構築することも一つの方法です。

労働基準法や会社の労働規則だけでは測れない部分で、従業員が疲弊していたり不満を持っていたりする場合もあるため、定期的に従業員との面談や聞き取りを行うことも大切です。

従業員の健康管理

会社は従業員の健康管理にも配慮しなければいけません。特に健康診断の実施は、労働安全衛生法によって定められており、定期健康診断は年に1回の実施が必須です。定期健診以外に、雇入れ時の健康診断や特定健診などもあります。

また従業員50人以上の企業では、ストレスチェックが義務化されています。診断結果の分析や産業医との面談など、メンタルヘルスの回復や向上に寄与できるよう活用することが求められます。

退職や休職、異動の手続き

退職・休職・異動の手続きも労務管理業務の一つです。従業員からの届出を受理し、内容を確認した上で必要な手続きを正確かつ速やかに行わなければいけません。

退職手続きの場合は、給与の精算・福利厚生の手続きに加え、必要に応じて未使用の有給休暇や退職金の支払いなどの手続きも必要です。休職手続きでは休職期間を確認し、給与や福利厚生の調整を行い、また、復帰の際の手続きやフォローアップも行います。

異動手続きも基本的には確認した内容に合わせて手続きを行いますが、職務・役職の変更に伴い、給与体系の変更や手当の調整などが発生します。

労働基準監督署調査とは

労働基準監督署は、労働者の権利を守るため、労働基準法に基づいて企業における労働環境の監督・管理を行っている組織です。労働基準監督署は、企業が労働法令を遵守しているか確認するため、企業に対し調査を行います。

調査対象は、企業だけでなく、個人事業主や非営利団体なども含まれます。調査では、労働基準法やに基づく労働条件・労働時間・休暇制度・賃金・安全衛生などの規定が遵守されているかの確認が行われます。

調査は抜き打ちで行われる場合があり、チェック項目も多岐に渡るため、突然調査に来ても慌てずに済むよう、日頃から準備・対策しておくことが大切です。

詳しい解説はこちらから：労働基準監督署の調査内容とは？注意点や勤怠管理システムの活用なども解説

労務管理システムでできること

労務管理業務は、多岐にわたり勤怠管理業務にも関わるため、システム化するのがおすすめです。ここでは労務管理システムでできることやメリットについて解説します。

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労務管理業務の効率化ができる

労務管理にはさまざまな業務があり、システムによって作業の自動化・管理の効率化が実現できます。作業負担軽減の観点では特に給与計算や勤怠管理など、集計を伴う業務の時間・労力の削減のメリットは非常に大きいです。

労務管理システムに備わっているスタンダードな機能として、入社・退社手続き機能や、雇用契約書や秘密保持誓約書の作成・締結機能があります。アップロードでの書類提出や電子契約など手続きがシステム上ででき、作業の手間を軽減します。

その他の便利な機能としては、例えばWeb給与明細機能は、Web上で給与明細・賞与明細・源泉徴収票などを発行でき、従業員はPCやモバイル端末で閲覧できます。印刷の手間がなく紙の消費を抑えられ、資源の保全やコスト削減にも寄与します。

役所への書類提出の手間を削減できる

労務管理業務で扱う書類には、公的機関に提出が必要な書類も多くありますが、例えば雇用保険と社会保険では管轄が異なり、関係書類の提出先はそれぞれ異なります。新しく従業員を雇う度に、それぞれの機関に書類を送付したり手続きのために出向くのは手間です。

労務管理システムでは電子申請機能を利用して、必要書類を関係機関にデータで送るため、書類提出や手続きの手間を大幅に削減できます。

従業員の情報を一元管理できる

労務管理システムでは従業員の情報を一元的に管理できます。従業員の氏名・部署・雇用形態・役職・入社日などの他、勤怠管理機能が備わっている場合には勤務時間や日数などの情報も管理可能です。

データベースで一元管理される情報は、更新されるとデータを参照している機能や連携している他のシステム上にも反映されるため、データの一貫性を保持できます。データベースの情報を変えるだけなので、機能ごとに情報を修正する手間がありません。

また従業員を問わずに同じ形式で情報が登録されているため、情報把握や管理がしやすく、迅速な対応にも役立ちます。

法改正に対応できる

勤怠管理システム同様に、労務管理システムもまたクラウド型が主流であり、法改正の動きをベンダーは常に確認しており、定期的にアップデートしてくれます。ただし、システムを提供する事業者はさまざまあるため、信頼できるサービスを選択するのが大切です。

導入実績の多さやサービス事業者のレビューサイトなどを参考に、信頼できるシステムかどうか見極めましょう。

勤怠管理システムなどと連携ができる

労務管理システムの中には勤怠管理がシステムの中の機能として備わっている場合もありますが、勤怠管理システムと連携して使うようにできている場合も多いです。いずれにしても労務管理と勤怠管理は密接な関係にあり、連携できた方が効率的なのは間違いありません。

労務管理システムで扱う労働条件や従業員情報が勤怠管理や給与計算に反映できた方が、システム間での矛盾がなく正確な業務を実現できます。またそれぞれ独立したシステムを使う場合よりも、データの受け渡しや更新の手間も少なく業務効率化にも寄与します。

システム間の連携にはAPIの利用・ファイルのインポートやエクスポート・データベースの同期などの方法があります。

労務管理システムと勤怠管理システムの連携が有効

労務管理と勤怠管理はそれぞれ独立した作業として行うよりもシステムで連携させた方が業務効率の観点でも法令遵守の観点でも有効です。

システムの連携によって、労働時間や休日の管理は自動化でき、かつ正確であるため、過重労働や違法性のある働き方を防止しやすくなります。逆に連携させずに独立した業務として行うと手作業に頼る部分が多くなるため、リスク要因を見逃しやすくなってしまいます。

また、労務管理システムで扱う労働条件を反映した勤怠管理も、集計・計算・データの受け渡しなど自動化ができる部分が大きく、正確性の向上と業務負担軽減に役立ちます。

システム化にあたっての注意点

システム運用担当者の事前研修が必要となる

労務管理システム、勤怠管理システムどちらにおいても、初心者でも利用しやすいUIを搭載していますが、操作するための基礎知識は必要です。企業ごとに使用する機能が異なってくれば、それに合わせた操作を担当者が把握する必要があります。

もし担当者が複数人ならば、重複入力などのミスも起こり得ます。事前研修を行い操作の確認だけでなく、システム導入前との変更点も共有しましょう。

システム運用をマニュアル化する必要がある

両システムを利用することで、労務管理・勤怠管理の作業を効率化できる一方、ちょっとした入力ミスが出力内容を大幅に変えてしまう場合もあります。

そのようなミスを防ぐためには、担当者内でマニュアルを準備しましょう。作業フローや段階的なチェックポイントを明確にすることは事前にミスを防ぐだけでなく、万が一ミスをした場合でも早急に修正点を見つけ出す手立てとなります。管理の混同を避けるために、システムの導入時に設定しましょう。

まとめ

労務管理は法的な規制や労働条件の管理に関わる業務であり、勤怠管理は従業員の出退勤や労働時間の管理に特化した業務であることについて解説してきました。

システムの活用と連携により、法令順守・労働コスト最適化・業務効率化・正確な給与計算などが実現できます。ぜひシステム導入や効率的な業務の参考にしてください。