文書管理システムの価格相場とは？導入形態別の費用や注意点を解説

文書管理システムとは企業のさまざまな文書を電子化し管理するためのツールです。業務効率化や生産性向上に有効ですが、導入に際しては一定の費用がかかります。この記事では、文書管理システムの価格をクラウド型・オンプレミス型・パッケージ型の導入形態別に解説します。

目次

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1. 文書管理システムの導入には費用がかかる
2. 文書管理システムの価格相場
3. 費用対効果の高い文書管理システムを選ぶためのポイント
4. まとめ

文書管理システムの導入には費用がかかる

文書管理システムとは、企業内の様々な文書を電子化し、効率的に管理するためのツールです。このシステムを利用することで、文書の検索時間の短縮、情報共有の容易化、セキュリティの強化など、業務効率化や生産性向上の効果が期待できます。

しかし、システムの導入には一定の費用が伴います。初期投資としてのシステム設置費用、運用に必要なライセンス料、維持管理にかかるコストなど、導入前にはこれらの費用について総合的な考慮が必要です。

文書管理システムの価格相場

文書管理システムの価格相場は、導入形態によって異なります。まず、クラウド型の場合、初期投資が少なく、月額または年額で利用料金を支払う形態が一般的です。

一方、オンプレミス型の場合は、システムの運用に必要なハードウェアやソフトウェアを自社で設置して構築します。そのため、初期投資が高くなる傾向がありますが、長期的には運用コストが安定する可能性があります。

さらに、パッケージ型は既に完成されたソフトを購入し、PCにインストールして利用する形態です。比較的コストを抑えて素早く導入できるメリットがあります。

以下では、これらの提供形態の違いや費用相場について詳しく解説します。

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クラウド型の場合

クラウド型の文書管理システムは、インターネットを通じてサービスが提供される形態です。クラウド型は、自社でサーバーを設置する必要がなく、初期投資を抑えられる点が特徴です。

また、システムの更新やメンテナンスはサービス提供者が行うため、運用負担を軽減できます。クラウド型は料金プランの柔軟性が高く、利用する機能やユーザー数に応じて料金が変動するため、規模の大小に関わらず多くの企業で導入されている形態です。

価格相場に関しては、初期費用は比較的低く、無料または5万円程度です。ただし、初期費用が無料の場合は、月額費用が高めに設定されているケースもあるため、事前によく確認しましょう。

月額費用は、サービスの内容やユーザー数によって異なりますが、利用人数に応じて費用が変動する従量課金制の場合は1ユーザーあたり数百円程度で設定されています。一方で、月額固定制の場合は、5千円〜5万円程度の場合が多いです。

費用の種類	相場
初期費用	無料～5万円程度
月額費用	従量課金制の場合：1ユーザーあたり月数百円程度〜 月額固定制の場合：5千円～5万円程度

オンプレミス型の場合

オンプレミス型文書管理システムは、企業が自社でサーバーを設置してシステムを構築する形態です。この形態では、データの管理とセキュリティを自社で完全にコントロールできます。

そのため、特にセキュリティが重要視される業界や、カスタマイズ性を高く求める企業に適しています。価格相場に関しては初期投資が高く、数百万円程度かかるケースもあるほか、システムのメンテナンスやアップデートには専門的な知識と追加のコストが必要です。

しかし、ランニングコストは比較的抑えられるため、長期的に見ると費用対効果が高くなりやすいメリットがあります。

費用の種類	相場
初期費用	10万円～数百万円程度
月額費用	約2万円程度～

スクラッチ開発の場合

オンプレミス型システムの構築方法としてスクラッチ開発を行う場合、企業の独自の要件に完全に合致したシステムを構築できます。

そのため、既存のシステムでは対応できない特殊な要求がある場合に適しています。しかし、開発には多くの時間とコストがかかる点がデメリットです。

一般的には、要件定義・設計・開発・テストなどの初期費用として、数百万円から数千万円程度かかります。また、システムのアップデート・メンテナンス・サポートなどの維持管理費用として、年間数十万円から数百万円かかる可能性があるため、慎重に検討しましょう。

	相場
初期費用	数百万円～数千万円程度
維持管理費用	年間数十万円～数百万円程度

パッケージ型の場合

パッケージ型は、完成されているソフトを購入し、PCにインストールして使用する形態です。導入が短期間かつ手軽で、コストを抑えて導入できるメリットがあります。しかし、買い切り型なので、自社要件に合わせたシステムのカスタマイズはできません。

導入後に機能の物足りなさを感じた場合やアップデートが必要な場合には、別途費用が必要なケースが多いことに注意が必要です。購入時の価格相場としては、選定するシステムにもよりますが、30万円程度までが一般的と言えます。

	相場
購入費用	～30万円程度

費用対効果の高い文書管理システムを選ぶためのポイント

文書管理システムを導入する際は、まず利用人数を正確に把握し、それに基づいて適切なプランを選択することが重要です。さらに、複数のベンダーから見積もりを取り、システムを比較することで、最もコスト効率の良いプランを見つけることができます。

また、フリープランを提供しているシステムもありますが、通常、機能に制限があるため、ビジネスの要件を満たすかどうかを慎重に判断する必要があります。このような注意点を押さえて、自社に適したシステムを選びましょう。

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利用人数を把握してから選ぶ

文書管理システムの料金体系は、従量課金制か月額固定制が一般的です。その内、月額固定制でユーザー数無制限のプランが提供されている場合、利用者数が多い企業にとってはコスト効率が良い選択となります。

このようなプランは、従量課金制のプランと比較して、大規模なチームや組織での利用に適しています。一方、利用者数が少ない場合は、ユーザー数に応じて料金が変動する従量課金制のプランが適していることが多いです。

複数のベンダーから見積もりをとる

文書管理システムは、価格・機能・料金体系などがベンダーによって異なります。異なるベンダーから見積もりを取ることで、価格だけでなく機能の拡張性、カスタマイズの容易さなど、総合的な視点での比較が可能です。

見積もりを取る際は、自社で必要とする機能を明確に洗い出し、各ベンダーの提供するシステムの特徴やコストを比較しましょう。例えば、各種設定や、業務に必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。

文書管理システムの基本機能

上述のように、費用対効果の高い文書管理システムを選ぶためには、必要な機能の有無を確認しましょう。基本的な機能として、以下が挙げられます。

1. 文書登録機能
2. 検索機能
3. 文書のファイリング機能
4. 文書のライフサイクル管理機能
5. ワークフロー機能

検索機能については、有無だけでなくその精度も確認しておくことが重要です。キーワード検索はもちろん、全文検索やあいまい検索、作成日や種別などで属性検索ができるものもあります。特に扱う文書量が膨大な場合は、高精度で検索できるシステムがおすすめです。

また、ワークフロー機能があれば各文書の承認状況を可視化できるため業務効率が上がり、より高い費用対効果が望めます。

導入実績を見て候補を選ぶのもおすすめ

見積もりを取るシステムを選ぶ際は、機能はもちろんですが、導入実績なども確認することをおすすめします。中小企業、大企業、製造業、医療、自治体など、どのような規模・業界の組織で使われているのか、どのような文書の管理に使われているのかを確認しましょう。

同じような条件やニーズを持つ組織で使われているシステムであれば、自社でも効果的に活用できる可能性が高いと考えられます。インターネット上の口コミなどを参考にしても良いでしょう。

フリープランは利用制限に注意する

文書管理システムでは、利用者に無料プランを提供しているものもありますが、これらのプランには通常、いくつかの制限が発生します。最も一般的なのは、ユーザー数の制限です。

多くの無料プランでは、利用できるユーザー数が限られており、企業やチームの規模が拡大するにつれて、有料プランへのアップグレードが必要になります。また、機能面においても、無料プランでは基本的な文書管理機能に限定されることが一般的です。

無料トライアルは積極的に活用する

文書管理システムには無料トライアル期間が設定されているシステムも多くあります。無料トライアル期間の活用により、機能性や操作性を実際に触って体感できるため、導入後のミスマッチを防げる点がメリットです。

絞り込んだ複数のシステムの無料トライアルを試すことにより、同じ機能でも微妙に違うシステムごとの違いを比較して、より自社に適したシステムを選定できます。

無料トライアルの期間や使える機能の範囲はシステムによって異なるため、事前に確認した上で、積極的に活用しましょう。

システム定着までのコストも考慮する

文書管理システム導入にかかるのは、製品そのものの費用だけではありません。導入後は使い方を周知する必要があり、研修やトレーニングにも一定の時間がかかります。

そのため、システムが現場に定着して使いこなせるようになるまでには、人的・時間的コストが必要であることを把握しておきましょう。新しい管理方法に抵抗感を示す従業員がいる場合もあるため、導入メリットを全体で共有し、適切な教育を実施することが重要です。

まとめ

文書管理システムの導入は、企業の業務効率化や生産性向上に繋がりますが、導入形態や機能によって、価格は大きく異なります。クラウド型は初期費用が低く、月額課金で利用できるため、小規模企業やスタートアップに適しています。

一方で、オンプレミス型は初期投資が大きいものの、長期的な運用においてはコスト効率が良い場合があります。さらに、パッケージ型は、完成されたソフトを購入してインストールする形態であり、比較的安価かつ素早く導入できるのがメリットです。

文書管理システムを導入する際は、それぞれの導入形態と価格相場を把握し、利用人数や必要な機能も考慮して、自社に最適な製品を選びましょう。