Web会議システムの価格相場とは？導入する際の注意点も解説

Web会議システムは、搭載する機能によって価格が変動します。安価で利用できるものもありますが、必要な機能を備えているかどうかは確認すべきです。この記事では、Web会議システムの価格相場や料金を左右している要素、導入時の注意点などを解説します。

目次

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1. Web会議システムの価格・費用相場
2. Web会議システムの料金を左右する要素
3. Web会議システムを導入する際の注意点
4. Web会議システムとテレビ会議システムの違い
5. まとめ

Web会議システムの価格・費用相場

Web会議システム（Web会議ツール）とは、インターネットを介して遠隔地同士を結び、Web上で会議が行えるシステムのことです。複数人でビデオ通話が可能で、画面の共有やテキストでのチャットもできます。

Web会議システムは、利用可能ユーザー数や利用可能時間、搭載される機能などによって価格が異なります。

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基本的な機能を備えたタイプの場合

Web会議システムにはさまざまなタイプがあり、その価格は備える機能によって違いがあります。リアルタイムでの音声・映像共有、ファイル共有、デスクトップ共有など、基本的な機能のみを備えたタイプの相場は、1ユーザーあたり月額500円〜2,000円程度です。

基本的な機能のみに限られるためコストを抑えて利用できますが、企業の利用目的によっては、将来的に見ると機能性に物足りなさを感じる場合があります。そのため、事前に機能のオプション追加やプラン変更が可能か確認しておくことをおすすめします。

多機能タイプの場合

Web会議システムには、高い通信品質や安定性・豊富な機能・高度なセキュリティを備えた多機能なタイプもあります。多機能なタイプのWeb会議システムの相場は、1ユーザーあたり、月額2,000円〜30,000円程度です。

1ユーザーごとの料金が高くなるため、利用人数が増えると想定していた予算をオーバーしてしまうケースがあります。中には、実際の会議室を借りるイメージで部屋数単位で課金する、ルーム課金制を採用しているシステムもあるため、合わせて確認してみましょう。

初期費用について

Web会議システムの初期費用は、0円のものが多いです。しかし、システムの中には、初期費用が10万円程度かかるサービスもあるため、選定の際には確認が必要です。

また、オンプレミス型のWeb会議システムは、費用が高額な傾向にあります。オンプレミス型のWeb会議システムは、システムの運用にサーバー構築が必要なためです。初期費用は、サーバー構築費用などを含め100万円以上かかる場合があります。

Web会議システムの料金を左右する要素

Web会議システムの利用料金は、ユーザー数や利用可能時間、対応する拠点数などによって変動します。ここからは、Web会議システムの料金を左右する要素について解説します。

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ユーザー数・同時接続できる人数

Web会議システムは、ユーザー数や同時接続できる人数によって価格が左右されます。高額なWeb会議システムほど大人数の登録・参加が可能で、300名〜500名まで会議に参加できる製品や、最大で1,000名が同時接続できる製品もあります。

ただし、基本的に同時接続できる人数が多いシステム・プランほど、価格も高額になるため、不用意に大人数向けのプランを選択するのではなく、自社の利用人数を見極めて適したシステム・プランを選定することが重要です。

利用可能時間

Web会議システムの料金は、利用可能時間によっても左右されます。各Web会議システムで、10時間までや24時間無制限など利用可能な時間が定められており、プランによっても異なります。

加えて、Web会議システムには規定時間を超えると1時間ごとに課金されるタイプもあるため、選定の際には確認しましょう。また、1日あたりや1回あたりの利用可能時間が制限されているシステムもあります。

対応可能な拠点数

Web会議システムの料金は、対応可能な拠点数によっても異なります。Web会議システムが提供するプランによって会議に参加できる拠点数は異なり、5拠点〜250拠点などと幅があるため、自社の要件に合わせた選定が必要です。

ただし、対応可能な拠点数が多くなるほど料金は高額になるため、費用対効果を意識した検討が求められます。中には、「5拠点までがプラン内、それ以上は追加料金で対応可能」などとしているプランもあるため、必要に応じて都度課金するのも選択肢です。

ルーム数

Web会議システムは、ルーム数によっても料金が左右されます。Web会議システムにはユーザー毎に課金するタイプと、ルーム数に応じて課金するタイプがあり、ルームとは、Web会議システムで使用する会議室のことです。

Web会議システムでは、オンライン上にバーチャルな会議室を作り、ここで会議を行います。ルーム数で課金するタイプのWeb会議システムを利用した場合、使用したルーム数に対して料金がかかります。

ストレージ容量

ストレージ容量も、Web会議システムの価格を左右する要素の1つです。Web会議システムでは資料や画像ファイルを共有することも可能ですが、プランによって保存できるストレージ容量が異なり、容量が大きいほど価格も高くなります。

Web会議は、場合によっては録画や録音が必要となることもあるでしょう。ストレージ容量が小さすぎると、映像や音声データは保存できない場合もあるため注意が必要です。上位プランでは、数十GB〜数百GB、中にはTB単位の容量が提供されるものもあります。

提供形態

Web会議システムの提供形態は、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類です。このうちどちらを選ぶかによっても費用が左右されるため、自社の要件や予算に合わせて選択しましょう。

クラウド型は、インターネット上のクラウドサービスを利用する形態です。自社でサーバーの構築や保守管理を行う必要がないため、初期費用が不要な場合も多く、予算を抑えて導入できます。ただし、自社仕様へのカスタマイズが難しいことがデメリットです。

一方で、オンプレミス型は自社でサーバーを設置してシステムを構築します。そのため、カスタマイズの自由度は高いですが、高額な初期費用がかかり、サーバーのメンテナンスや交換も自社で行う必要があります。

ただし、オンプレミス型はランニングコストを抑えられるため、長期的に見ると費用対効果が高くなるケースもあり、企業によって適した提供形態は異なります。

Web会議システムを導入する際の注意点

Web会議システムを選定する際は価格は重要なポイントになりますが、必要な機能の有無も必ず確認しましょう。ここからは、Web会議システムを導入する際の注意点を解説します。

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価格だけで決めない

Web会議システムは、価格だけで安易に製品を選ばないようにしましょう。上述のように、Web会議システムは、利用できるユーザー数や同時接続できる人数・利用可能時間・対応可能な拠点数などが異なります。

一般的に、システムの機能が充実するほど価格は比例して高くなる傾向にあります。しかし、価格だけでWeb会議システムを選ぶと、導入が失敗に終わる可能性が高いです。価格以外に、以下のようなポイントも必ず確認しましょう。

必要な機能があるか

Web会議システムの導入を成功に導くためには、自社で開催する会議の規模に対応できるか、面接や商談にも対応可能かどうかなど、必要な機能が実装されているかを確認して費用対効果が高いものを選びましょう。

また、画面共有機能やファイル共有機能、録音・録画機能などの基本機能の他、参加者へのアンケートや文字起こし機能を持つ製品もあります。自社のWeb会議に必要な機能を洗い出し、搭載の有無を確認しておきましょう。

映像や音声の品質は十分か

Web会議システムの映像・音声の品質は製品によって様々です。映像が不鮮明であったり音声が途切れたりするようでは、スムーズに会議が進まないでしょう。業務効率に影響が出ないよう、映像・音声の品質は必ず確認すべきです。

無料トライアルを提供しているベンダーも多いため、いくつかのシステムを実際に試してみるのがおすすめです。音声がクリアに聞こえるか、映像は遅延なく鮮明に表示されるかを確認し、安定してWeb会議ができるシステムを選びましょう。

誰でも簡単に操作できるか

Web会議システムは、社内外の多くの人が利用します。そのため、誰でも簡単に操作できるものを選ぶべきです。特にIT機器に苦手意識を持つ社員がいる場合は、操作が難しいものを導入すると社内に定着しづらく、期待するような導入効果が得られない可能性もあります。

また、PCだけでなくスマホやタブレットで利用できるかも確認しておくのがおすすめです。マルチデバイス対応のWeb会議システムなら、出張中や移動中の社員ともすぐに打ち合わせができ、円滑に会議を進められるでしょう。

無料プランのデメリットを理解しておく

Web会議システムの中には、有料版だけではなく、無料で利用できるものもあります。しかし、機能や安全性を考慮すると、有料プランの利用がおすすめです。

費用のかからない無料のWeb会議システムには魅力がありますが、セキュリティ対策が不十分であったり、サポート体制が手薄だったりするものが多いです。

また、同時接続可能数や対応可能な拠点数が少なく制限されているものも多く、5名程度までしか同時に利用できないケースもあるため、企業の利用規模によっては、導入目的を満たせないでしょう。

Web会議システムとテレビ会議システムの違い

Web会議システムと混同されやすいシステムに、テレビ会議システムがありますが、両者の仕様は異なります。テレビ会議システムは、専用の接続機器や回線を用いて、特定の拠点同士を繋ぐシステムです。

会議室など接続できる場所が限定され、共有できるのは音声や映像のみですが、高音質・高画質で安定した接続を維持しやすいため、大人数の会議などに適しています。

Web会議システムは、インターネットとパソコンなどのデバイスがあれば利用できるため、比較的安価に導入できますが、テレビ会議システムでは専用の接続機器や回線が必要になるため、Web会議システムと比較して導入費用が高額になります。

まとめ

Web会議システムの料金相場は、通話やファイル共有など基本的な機能を備えたタイプの場合、月額500円〜2,000円程度になります。高画質・高セキュリティを備えた多機能のWeb会議システムの場合は、月額2,000円〜30,000円程度が相場です。

初期費用は無料の製品が多いですが、オンプレミス型の場合はサーバー構築の費用などを合わせて、100万円ほど必要な製品もあります。ユーザー数や同時接続できる人数、利用可能時間などによっても料金は変動するため、自社の利用規模に合わせて選ぶことが重要です。

また、費用対効果を高めるには価格だけでなく機能や使いやすさの確認も必要です。本記事を参考に、自社の利用規模やニーズに合った製品を選びましょう。