ビジネスチャットの運用ルールとは？設定の重要性やルールの例を解説

ビジネスチャットは社内のコミュニケーション円滑化に役立ちますが、運用にあたってはルールの設定が重要です。明確な運用ルールがあれば、社内にも定着しやすくなります。本記事では、ビジネスチャット運用時に設定すべきルールや知っておきたいマナーなどを解説します。

目次

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1. ビジネスチャットにおけるルールの重要性
2. ビジネスチャット運用ルールの具体例
3. ビジネスチャットの運用ルールを策定する際のポイント
4. 運用ルールは明文化しておくのがおすすめ
5. ビジネスチャット使用時に知っておきたいマナー
6. まとめ

ビジネスチャットにおけるルールの重要性

ビジネスチャットとは、ビジネスコミュニケーションを目的としたメッセージツールのことです。従来の電子メールと比べて、リアルタイムかつ効率的に情報交換が行え、仕事上の連絡や相談、プロジェクトの進捗確認などに利用できます。

ビジネスチャットはビジネス上の挨拶などを省き、効率的にコミュニケーションを取れますが、活用する際にはルールの設定が必要です。ここでは、ビジネスチャットにおけるルールの重要性について解説します。

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セキュリティ保護のため

ビジネスチャットのルール設定をする際は、アクセス制御や暗号化などのセキュリティ対策が重要となります。不正アクセスや情報漏洩を防ぐために、従業員に適切な権限を与えつつ、安全なパスワードの使用を奨励するルールが必要です。

また、ビジネスチャットは、使い方によって潜在的な情報漏洩のリスクが存在します。誤ったチャンネルへのメッセージ送信や、添付ファイルの不適切な取り扱いなどが原因で機密情報が外部に漏れる可能性があります。

ルール設定は、適切な情報のやり取りを確保し、同時に機密性を守るための手順やガイドラインを提供することで、セキュリティリスクを最小限に抑えます。

社内に利用を定着させるため

ビジネスチャットのルール設定は、社内での利用を確実に定着させるためにも重要です。適切な使い方の指導がないと混乱や誤解が生じてしまい、メッセージの管理とコミュニケーションが難しくなります。

ルールがあれば、従業員はチャットの目的や利用方法を理解しやすくなり、コミュニケーションに一貫性が生まれます。ルールに基づいて適切に活用することで、混乱や誤解を減少させて全体の生産性向上が可能です。

導入効果を半減させないため

ビジネスチャットのルール設定を怠ると、導入効果が半減する可能性があります。例えば、適切なコミュニケーションガイドラインがない場合、メンバー間でのコミュニケーションが混乱し、情報が十分に共有されないケースが多いです。

情報が適切に共有されなくなると、プロジェクト進捗や意思疎通の効率性が低下し、本来の目的である効果的な連携や生産性向上を果たせなくなります。適切にルール設定を行い、混乱と効果の低下を未然に防ぎましょう。

ビジネスチャット運用ルールの具体例

ビジネスチャットの効果的な運用には、利用時間・管理者・通知・メールとの使い分けなどに関するルール設定が必要です。ここでは、運用ルールの具体例について解説します。

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利用時間を決めておく

ビジネスチャットの運用ルールとして、社員がビジネスチャットを利用する時間を就業時間内に限定しておきましょう。利用時間を決めておくことで、効果的に業務時間を管理し、仕事に集中しやすくなります。

また、利用時間の制限でワークライフバランスを調整でき、従業員の健康とモチベーション向上につなげることも可能です。

管理者を決めておく

ビジネスチャットを適切に運営するためには、全体を統制する管理者を決めておくことも重要です。仮に管理者がいない場合、メンバーが自分の判断でグループ・チャンネルを作成して乱立する可能性があり、メンバーの混乱や管理の複雑化につながります。

また、情報伝達ミスが起こり、失注や情報漏洩などが発生するリスクも否定できません。このような事態を未然に防ぎ、ビジネスチャットの本来の目的を維持するためには、管理者の選定が不可欠です。

グループチャット作成の基準を決めておく

ビジネスチャットにおけるグループチャット作成の基準を設けないままだと、多くの無駄なグループが発生し、情報の過剰な分散が生じる可能性があります。そのため、特定のプロジェクトや業務に関連する場合に限定し、効率的なコミュニケーションを確保しましょう。

また、グループ作成は上長の承認制にするのも選択肢です。上長の承認を得ることで、新しいグループが本当に必要かどうかをしっかりと評価でき、情報の分散を回避できます。

どのような通知設定にするか決めておく

ビジネスチャットでは、運用ルールとして通知の頻度や種類を決めておくことも大切です。無駄な通知による業務の中断を防ぎつつ、重要な情報に素早く気付けるようになると、従業員は業務に集中できるため生産性が向上します。

例えば、緊急性のない情報については通知を最小限にし、緊急なプロジェクトの情報は即座に通知が行われるようにするなど、業務の特性に合わせた通知ルールの設定が必要です。

絵文字やスタンプの使い方を決めておく

ビジネスチャットを運用する際は、絵文字やスタンプの使い方を定めておきましょう。絵文字やスタンプは感情表現やコミュニケーションの手段として有効ですが、誤解を生む可能性もあります。また、過剰に使用するとビジネスの緊張感が薄れるのがデメリットです。

問題を防ぐためには、スタンプや絵文字の利用に関するルールの導入が求められます。例えば、部署内や個別のコミュニケーションのみで使用するなど、状況に応じた適切な利用基準を設けるのがおすすめです。

メールとの使い分けルールを決めておく

ビジネスチャットの運用ルールにおいては、メールとの使い分けを明確に定めることも重要です。ビジネスチャットはリアルタイム性に優れ、簡便な質問や緊急な情報共有に適しています。一方、メールは重要な連絡や文書のやり取り、長期的な情報保存に適しています。

ビジネスチャットとメールは、リアルタイム性や適した内容・送信相手が異なります。事前に適切な使い分けを決めておくことで、チーム内のコミュニケーションが迅速かつ効率的に進み、業務の流れがスムーズになるでしょう。

	使用が適している状況
ビジネスチャット	迅速なコミュニケーション、簡単な連絡
メール	重要事項のやり取り、長期的な保存

投稿してはいけない内容を決めておく

ビジネスチャットを利用する際は、投稿してはいけない内容も定めておきましょう。例えば、プライベートな話やネガティブワード、他者を攻撃するような発言などは避けるべきです。

不適切な投稿を防ぐことにより、情報共有や業務連携をスムーズにしてチーム内の協力関係を深めます。その結果、コミュニケーションが活発になり、組織全体の健全で生産的な雰囲気づくりにつながります。

ユーザー名・グループ名に規則性を持たせる

ビジネスチャット運用ルールにおいて、ユーザー名やグループ名に一定の規則性を持たせることも大切です。規則性があることで、メンバーは素早く他のユーザーやグループを識別しやすくなります。

例えば、役職や部署を反映したユーザー名やグループ名を採用することで、組織内のコミュニケーションが効率的になります。一貫性を持たせることで混乱を防ぎ、スムーズな情報共有と連携が実現可能です。

長文のメッセージは避ける

ビジネスチャットは、簡潔な文章で情報を伝えるのが一般的です。そのため、長文はできるだけ避けるように決めておくのがおすすめです。

メールのような長文を送ると、相手が読むのに時間を要してしまい、生産性の低下につながります。また、1つのメッセージに対して1つのトピックに絞るのも重要です。

1つのメッセージに複数のトピックを盛り込むと、要点がわかりづらくなるだけでなく、相手は返信の仕方に迷ってしまうでしょう。伝えたい内容や質問が複数ある時は、別スレッドを立てるといったルール作りが必要です。

返信とリアクションを使い分ける

ビジネスチャットにおいて、返信とは相手のメッセージにメッセージを送信することです。一方、リアクションとは、相手のメッセージにスタンプや絵文字で反応を示すことを意味します。スムーズなビジネスチャット運用のために、これらの使い分けは非常に重要です。

ビジネスチャットでは、複数人のメッセージが相互に飛び交い、すぐにメッセージが流れて確認しづらくなる傾向にあります。そのため、返信とリアクションを使い分けて、不用意にメッセージを増やさない運用ルールが必要です。

例えば、「承知しました。」「確認しました。」のような簡易的な反応や挨拶を伝えたい場合には、リアクションのみで十分でしょう。ただし、相手によってはリアクションのみだと失礼になる場合もあるため、間柄や状況から判断する必要があります。

リアクションを義務にする

ビジネスチャットの運用ルールとして、スタンプなどによるリアクションを義務化するのもおすすめです。

リアクションはメッセージの理解や受け取りを示す手段であり、これを義務化することで相互理解が深まります。特に、プロジェクトの進捗状況などについて意思疎通が必要となるビジネス環境では、双方向のフィードバックが重要です。

ビジネスチャットの運用ルールを策定する際のポイント

ビジネスチャットの運用ルールは、単に使い方の制限を決めるものではありません。自社の業務スタイルや文化に合ったルールを策定することで、ツールの効果を最大化して社内への定着を促進できます。

ここでは、ビジネスチャットの運用ルールを策定する際のポイントについて解説します。

自社の業務スタイルに合わせて設計する

ビジネスチャットの運用では全社一律のルールではなく、部署や職種、働き方に合わせた柔軟なルール設計が必要です。例えば、リモートワーク中心の部署では、通知ルールや応答時間帯を明確にし、絵文字・スタンプの使用に関する取り決めが求められます。

また、営業職や現場スタッフのように外出・異動が多い職種では、簡潔な投稿を勧める・急ぎの場合は電話でフォローするなど、実際の業務シーンに合わせた設計が効果的です。

このように、誰が・いつ・どのような目的でチャットを使うのかを整理しながら、自社の実情に合うルールを策定すれば、利用者が納得できる実用性の高い運用が実現します。

現場の声を反映させる

運用ルールの策定においては、管理部門や経営層だけでなく、実際にチャットを利用する現場メンバーの意見を取り入れることが重要です。仮にトップダウンで決めてしまうと、現場の実態と乖離してしまい、使いづらい・ルールが守られないといった事態を招きます。

現場では「案件ごとにグループを立てたい」「部署横断のプロジェクトでも活用したい」など、実際の運用に基づいたニーズがあります。こうした声を集めたルールの場合、意見が反映されたものとして受け入れられやすくなり、定着率の向上にもつなげることが可能です。

運用ルールは明文化しておくのがおすすめ

ビジネスチャット運用において、設定すべきルールは多々あります。そのため、ツールが定着してメンバー全員が運用に慣れるまでは、ルールを明文化しておくのがおすすめです。

「どのような場合に返信不要になるのか」「この状況はスタンプで返すべきか」など、運用を開始したばかりの時期には混乱が生まれやすく、積極的に利用されなくなってしまう可能性もあります。

全員が共通認識を持つためにも、ビジネスチャット使用時のルールは明記しておき、いつでも誰もが確認できるような体制を整えましょう。

ビジネスチャット使用時に知っておきたいマナー

ビジネスチャットを効果的に活用し、円滑なビジネスコミュニケーションを実現するには、以下のようなマナーを知っておくべきです。

1. できるだけ早く返信する
2. 言葉遣いに配慮する
3. 結論から簡潔に述べる
4. ビジネス関連のトピックに絞る
5. 感謝や了解のリアクションを返す

ビジネスチャットはリアルタイムなコミュニケーション手段であり、できるだけ早く返信することで情報の迅速な共有が可能になります。丁寧な言葉遣いはビジネス環境での信頼性を高めるため、カジュアルな表現は避けて相手への尊重と信頼を示すことが重要です。

そして、重要な情報は簡潔かつ明確にまとめ、相手が迅速に理解できるように心がけましょう。ビジネスチャットでは業務に関連するトピックに絞り、プロフェッショナルな議論や情報共有を重視してプライベートな話題は避けるように意識するのが大切です。

また、相手のメッセージに対して感謝や了解を示すリアクションを返すことで、社内の協力体制が強化され、社員のチームに対する貢献意欲も高まるでしょう。

まとめ

ビジネスチャットにおける社内ルールの設定は、セキュリティ性を担保しながら社内に利用を定着させるために重要です。例えば、利用時間を決めておくことで業務外のコミュニケーションを抑制し、効率的な業務時間の活用に期待できます。

また、グループチャット作成の基準を定めれば、無駄なグループ乱立による情報の分散を防げます。通知設定についてもルールを設け、多すぎる通知によって業務に支障が出ないよう工夫しましょう。

さらに、ユーザー名やグループ名に規則性を持たせることは、メンバー同士の識別や情報の整理に役立ちます。ビジネスチャットのルールを明確に設定し、円滑な業務遂行とチーム協力の促進につなげましょう。