ビジネスチャットを社外連絡に利用するメリットとは？注意点も解説

ビジネスチャットは社内のコミュニケーションに使われることが多いツールですが、取引先や顧客など社外とのやり取りにも利用できます。本記事では、ビジネスチャットを社外連絡に使うメリット・デメリットや注意点、ツールを選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 社外連絡にもビジネスチャットを活用しよう
2. 社外との連絡にビジネスチャットを使うメリット
3. 社外との連絡にビジネスチャットを使うデメリット
4. 社外とのやり取りに便利なビジネスチャットの機能
5. 社外連絡にビジネスチャットを使う際の注意点
6. 社外連絡向けにビジネスチャットを選ぶ際の比較ポイント
7. まとめ

社外連絡にもビジネスチャットを活用しよう

ビジネスチャットは、ビジネス環境での効果的なコミュニケーションを促進するツールです。一般的に社内での連絡手段として広く利用されており、社員同士のリアルタイムでの会話やグループチャット、ファイル共有などにより、円滑な業務の進行をサポートします。

さらに、ビジネスチャットは社外連絡においても効果的に利用できます。外部の取引先や顧客と瞬時に連絡を取り、重要な情報を共有する際に便利です。また、強固なセキュリティ機能やアクセス制御によって、機密性の高い情報も安全に管理できます。

本記事では、ビジネスチャットを社外連絡に使うメリット・デメリット、機能や注意点、ツールを選ぶ際のポイントなどについてわかりやすく解説します。

社外との連絡にビジネスチャットを使うメリット

社外との連絡にビジネスチャットを活用することにより、円滑なコミュニケーションと業務進行につなげられ、業務全体の生産性向上が期待できます。ここでは、社外との連絡にビジネスチャットを活用するメリットについて解説します。

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スピーディーなやり取りが可能になる

ビジネスチャットを社外連絡に活用する際の大きなメリットの1つは、スピーディーなコミュニケーションが実現されることです。メールのように定型的な挨拶文を書く必要がないため、相手からの返信も速やかに得られます。

また、何か問題などが発生した場合、ビジネスチャットの利用により、関係者とリアルタイムでやり取りしながら問題解決に取り組むことが可能です。迅速なコミュニケーションで問題の発生を最小限に抑え、早い段階で対策を講じられます。

意思疎通が図りやすい

ビジネスチャットはテキストだけでなく、絵文字やスタンプを利用できます。これらを活用して、文章だけでは表現が難しい感情や状況を表すことができるため、より豊かなコミュニケーションが可能です。

また、メッセージの既読や「ありがとうございます」「了解です」などの短い返信にもスタンプを用いることで、文章の作成にかかる時間を削減できます。そのため、意思疎通が図りやすく、迅速なやりとりに一層の効果をもたらします。

メールよりもセキュリティ性が高い

ビジネスチャットを社外連絡に活用することで、メールよりも高いセキュリティ性を確保できます。メッセージは送信元から受信先まで暗号化されるため、中間でのデータの傍受や改ざんを防ぎながら安全な送受信が可能です。

また、ビジネスチャットは、アクセスコントロールやログイン権限管理、IPアドレスなどによるアクセス制限機能などがあり、ユーザーは正当な権限で制御されています。そのため、機密情報の外部や第三者への漏洩を防ぐことができます。

過去のやり取りを確認しやすい

ビジネスチャットは通常、チャット情報や履歴を一元管理しています。そのため、過去のやり取りが時系列で整理され、必要な情報を迅速に見つけられます。

キーワードや日付を指定して特定のメッセージを素早く検索できるため、必要な情報をすぐに探し出せます。メールのように1通ずつ開く必要がなく、1つの画面でやり取りが確認できることにより、業務の効率化にもつながります。

送信後に編集や削除ができる

ビジネスチャットでは、メールと違ってメッセージの送信後でも編集や削除が可能です。メールの場合は、送信後に間違った内容を送ってしまったことに気付いても編集や削除ができず、訂正のメッセージを送る必要があります。

ビジネスチャットの場合は、メッセージの送信後に編集ができるため、誤って送信した情報や誤字脱字なども、素早く削除・修正が可能です。重要な情報やプロジェクトに関するメッセージでの誤送信を防ぎつつ、正確性を維持できます。

業務の引き継ぎがスムーズに行える

ビジネスチャットはやり取りがすべて時系列で記録されるため、過去の会話履歴を簡単に確認できます。社外担当者が交代した場合やプロジェクトが途中で引き継がれた場合でも、過去の経緯と決定事項を追いやすく、情報の抜け漏れ防止が可能です。

さらに、検索機能を使えば、特定のキーワードやファイル、リンクなどをすぐに見つけられるため、新たな担当者が短時間で業務を把握し、スムーズに対応を引き継ぐことができるのもメリットです。

通信・移動コストを削減できる

社外との連絡にビジネスチャットを活用することで、通信費や移動にかかるコストを削減できます。従来の電話やFAXによる通信費、対面での打ち合わせに必要な交通費や移動時間が不要になるためです。

ビジネスチャットには、ビデオ会議機能が搭載されているものも多く、活用することで対面でのコミュニケーションと同様の効果を得られます。会議室の施設利用料を削減し、経費の節約にもつながります。

社外との連絡にビジネスチャットを使うデメリット

ビジネスチャットは、近年、社内や社外でのコミュニケーションを効率化し、円滑に進めるためのツールとして広く利用されています。一方、社外との連絡にビジネスチャットを利用する際には、いくつかのデメリットが考えられます。

ここでは、社外との連絡にビジネスチャットを使うデメリットについて解説します。

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相手にも同じツールを導入してもらう必要がある

ビジネスチャットを社外との連絡手段として利用する際は、相手にも同じツールを導入してもらう必要があります。異なるツールを利用している場合、コミュニケーション方法などが違うことから、円滑な情報の交信が難しくなります。

また、同じツールを使用している場合でも、使い方や設定の違いで認識の相違が生じる可能性があります。問題の対処方法としては、相手との間で使い方やプライバシー設定に関する共通のルールを確立させることなどが挙げられます。

やり取りの負担が増える可能性がある

ビジネスチャットを社外との連絡手段として利用すると、メッセージのやり取りの負担が増える可能性もあります。特に、相手が取引先や顧客である場合、迅速な返信と丁寧なコミュニケーションが期待されるのが一般的です。

例えば、ビジネスチャットでは通常、リアルタイムのやり取りが求められます。取引先や顧客からのメッセージに素早く返信しなければならないため、コミュニケーションの頻度が増加し、業務の効率に影響を与えやすいです。

営業時間外の通知が増える可能性がある

社外とのやり取りにビジネスチャットを活用する場合、営業時間外にも通知が届く場合があります。これは、自社と取引先などの企業の営業時間が同じではないことが多いからです。

そのため、自社は営業時間が終わっていても、取引先は営業時間中であることにより、仕事の連絡が届く場合があります。また、取引先が営業時間外の際に、業務の確認などの連絡を送ってしまうケースも考えられます。

ビジネスチャットで社外とやり取りを行いたい際は、事前にお互いの営業時間の把握や連絡をしてもいい時間帯を決めるといったルールの策定が必要です。

社外とのやり取りに便利なビジネスチャットの機能

社外とのやり取りに効果的なビジネスチャットですが、基本のチャット機能以外にも多様な機能が備わっています。ここでは、社外とのやり取りに便利なビジネスチャットの機能について解説します。

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ファイル共有機能

ファイル共有機能は、ビジネスチャット内でファイルをアップロードし、相手と共有する機能です。一般的には、チャットウィンドウ内でファイルを添付する形式が使用されます。この機能により、文書や画像、映像といった多様な形式のファイルを共有・参照できます。

また、外部のチャット相手が同じプロジェクトに携わっている場合、必要な資料や成果物をリアルタイムで送信・共有可能です。そのため、ミスや誤解が減少し、プロジェクト全体を効率的に管理できます。

さらに、相手が地理的に離れている場合や、国際的なビジネスを行っているケースでも、ファイルを共有することにより、コミュニケーションの壁を取り払えます。時間差がある場合でも必要な情報を迅速に送受信できるため、円滑な業務の遂行が可能です。

グループチャット機能

グループチャット機能は、特定のプロジェクトや部署などのメンバーでグループを編成し、リアルタイムでの会話を可能にします。通常は、ユーザーがメンバーを招集してグループを作り、メッセージやファイルを共有します。

グループチャットを使用することにより、関係者が同じチャットのプラットフォームにおいてリアルタイムで情報をやり取りできます。その結果、急な課題や重要な決定に対しても即座に対応でき、迅速な意思決定が可能です。

特定のテーマやプロジェクトのメンバーでグループチャットを行うことで、アイデア・情報を共有する場としても利用できます。そのため、メンバー同士の連携が促進され、新しいアイディアの創出やチームの協力関係の強化が可能です。

既読確認・メンション機能

ビジネスチャットの既読確認機能を活用することで、送ったメッセージが相手へ正確に届いたかどうかを即座に把握できます。社外の取引先やパートナーとの重要な連絡において、「伝えたつもり」の行き違いを防ぐ際に有効です。

また、＠メンション機能により、特定の相手に対してメッセージを確実に届けられるため、グループチャットの中でも必要な連絡事項を見落とされにくくなります。これらの機能は、やり取りの正確性とスピードを高める上で欠かせない機能です。

ビデオ会議機能

ビデオ会議機能は、ビジネスチャット内でリアルタイムなビデオ通話ができる機能です。参加者は互いに顔を見ながら、会話やプレゼンテーションが行えます。

ビデオ会議機能は、対面でのコミュニケーションを実現する効果的な手段です。相手の表情やジェスチャーが視覚的に伝わるため、コミュニケーションの内容が充実し、より深い会話の相互理解が得られます。

プレゼンテーションやデモンストレーションを効果的に行いつつ、画面や資料の共有機能と組み合わせて使用することにより、参加者にリアルタイムで情報を伝達できます。

音声通話機能

音声通話機能は、ビジネスチャット上で通話を行える機能です。口頭でのやり取りによって情報の把握や説明をより的確に行え、リアルタイムでコミュニケーションができるため、緊急の連絡にも適しています。

テキストでは伝えにくいニュアンスや要望も、音声通話を通じて伝わりやすくなり、相手とのコミュニケーションを図りやすいです。

社外連絡にビジネスチャットを使う際の注意点

社外との連絡にビジネスチャットを活用する際は、適切な利用ルールの設定と厳密なセキュリティ対策が重要です。ここでは、それぞれの注意点について解説します。

利用ルールを設定する

ビジネスチャットはリアルタイムなコミュニケーションが可能なツールであり、素早い返答が期待される雰囲気が生まれやすいです。そのため、即時レスポンスが必要な場合と、余裕を持って対応するケースの明確な区別につながる利用ルールの設定が必要です。

また、ビジネスチャットは基本24時間利用可能であることから、営業時間外に仕事の連絡が届く場合があります。そういったケースを想定し、緊急な場合以外は時間外の連絡を控えるといったガイドラインの策定が大事です。

ビジネスチャットには、離席中や取り込み中などのステータスの表示機能があります。この機能を活用して、他のメンバーに自身の状態を伝えることで、無理な連絡を避けて、適切なタイミングでのコミュニケーションが可能となります。

セキュリティ対策を徹底する

社外連絡でビジネスチャットを使用する際は、セキュリティ対策を徹底しましょう。情報漏洩は企業にとって大きな損失につながるため、万全の対策が必要です。まずは、強固なセキュリティ機能を備えたツールを選定することが重要です。

そして、機密情報の取り扱いルールを明確にし、共有可能な情報の基準を設定する必要があります。アクセス権限を適切に設定し、部外者による情報閲覧を防止しましょう。

社外連絡向けにビジネスチャットを選ぶ際の比較ポイント

ビジネスチャットはビジネス環境が複雑化する中で、リアルタイムかつ柔軟なコミュニケーション手段として注目されています。ここでは、社外連絡向けにビジネスチャットを選ぶ際のポイントについて解説します。

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セキュリティ対策は万全か

ビジネスチャットは、効果的なコミュニケーション手段として広く利用されています。しかし、機密性の高い情報が送受信されるケースも多いため、安全性の確保が最優先です。

強固なセキュリティ対策機能が備わったビジネスチャットを選ぶことで、社外との連絡においても機密性が確保され、信頼性の高いコミュニケーションが可能となります。具体的なセキュリティ対策として、以下のようなポイントの確認がおすすめです。

1. 暗号化（通信、端末、サーバーなど、すべての暗号化）
2. アクセス制限
3. データのバックアップ
4. チャット内容が表示されない通知機能（「プレビュー非表示通知」や「コンテンツ非表示通知」）

誰でも簡単に操作できるか

取引先とのビジネスチャットを検討する際には、誰でも簡単かつ直感的に操作ができるかを確認することが重要です。取引先のITリテラシーは自社と異なる場合があり、操作が複雑だと利用者がストレスを感じ、効果的なコミュニケーションが難しくなります。

そのため、ビジネスチャットの操作が簡単で分かりやすいことが重要です。メッセージの送信やファイルの共有、通知の管理などが使いやすく、理解しやすいインターフェースを持つツールが求められます。

また、利用頻度の高い機能に即座にアクセスできるように配置されているか、カスタマイズが可能であるかも確認しましょう。複雑なステップや操作が少ないほど、ユーザーがストレスなく利用できます。

マルチデバイスに対応しているか

取引先との円滑な連携のためには、ビジネスチャットがスマートフォンやタブレット、パソコンなどのマルチデバイスに対応しているかが大切です。営業や社外で業務を行う人々にとっても、さまざまなデバイスでアクセスできると業務効率化につながります。

複数のデバイスでアクセスできれば、情報共有がスムーズに行えます。例えば、社内のパソコンで受け取った情報をスマートフォンでも確認できると、営業活動で社外にいても迅速な判断が可能です。

まとめ

ビジネスチャットは、一般的に社内のコミュニケーションに使われることが多いですが、最近では、社外での取引先や顧客などとのやり取りにも広く利用されています。ビジネスチャットなら外部とも迅速にやり取りでき、重要な情報も素早く共有が可能です。

社外のやり取りに活用するビジネスチャットを選ぶ際は、セキュリティ対策や操作性、マルチデバイスに対応していることなどが重要になります。

本記事を参考に、社外連絡でビジネスチャットを活用しながら取引先と円滑なコミュニケーションを行い、ビジネスでの成功を目指しましょう。