電子帳簿保存法対応の文書管理システム｜法改正のポイントも解説

電子帳簿保存法に対応した適切な文書管理を行うには、各文書管理システムが対応する範囲を理解し、比較して自社に合ったものを選定する必要があります。本記事では、電子帳簿保存法の改正ポイントなども交え、電子帳簿保存法に対応したおすすめの文書管理システムを紹介します。

目次

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1. 電子帳簿保存法への対応は文書管理システムが便利
2. そもそも電子帳簿保存法とは
3. 電子帳簿保存法対応の文書管理システムの選び方
4. 電子帳簿保存法対応の文書管理システム導入を急ぐべき状況
5. 電子帳簿保存法対応のおすすめ文書管理システム
6. その他の文書管理システムの選び方
7. まとめ

電子帳簿保存法への対応は文書管理システムが便利

文書管理システムとは、文書管理をシステム上で一元的に行うツールです。文書管理は、作成・保管・活用・廃棄などの一連のサイクルによって、文書を適切に管理する業務を指します。

文書管理に密接に関わる電子帳簿保存法は定期的に改正が行われ、改正があった場合は社内の文書管理フローも大幅な見直しが必要です。しかし、法令への対応は煩雑で工程数が多いため、企業にとって負担のかかる作業です。

一方で、電子文書管理システムを活用することで、電子帳簿保存法の改正にもスムーズに対応しやすくなります。そのため、電子帳簿保存法への対応を目的として、文書管理システムを導入する企業が増加しています。

そもそも電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、税務関連の書類を電子データとして保管するルールをまとめた法律です。文書管理システムを利用して法令の改正に対応するためにも、電子帳簿保存法の基本的な要件を理解しておきましょう。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

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各文書の適切な保存方法

電子帳簿保存法には、大まかに次の3つの区分があり、それぞれ対象となる文書や電子取引が異なります。

1. 電子帳簿・電子書類：自社で作成した書類・帳簿を電子データとして保存する
2. スキャナ保存：紙で受け取った書類をスキャンデータとして保存する
3. 電子取引：データで受け取った取引情報を電子データとして保存する

区分ごとの対象文書などの詳細については、以下の表で確認しましょう。

区分	対象文書の例	保存方法
電子帳簿・電子書類	・国税関係の帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売掛帳・買掛帳・現金出納帳・固定資産台帳） ・決算関係書類（貸借対照表・損益計算書・棚卸表） ・取引関係書類（注文書・見積書・契約書・領収書）	紙またはデータで保存
スキャナ保存	・契約書 ・納品書 ・見積書 ・請求書 ・領収書 ・注文書 ・検収書	紙またはデータで保存
電子取引	・インターネット取引 ・メール取引 ・クラウド取引 ・EDI取引	データで保存

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

定期的に改正が行われるため注意が必要

電子帳簿保存法は、定期的に見直し・改正が行われており、文書管理の方法もその都度見直す必要があります。法令の要件に満たない方法で文書管理を行った場合、法令違反として罰則を科される可能性があります。

ペナルティを避けるためにも、電子帳簿保存法の改正の時期や内容については、常に細心の注意を払い、改正に合わせて自社内の管理方法も見直しましょう。

令和3年度改正の重要ポイント

令和3年度の電子帳簿保存法の改正にあたり、様々な事項が変更となりました。特に注目すべきポイントを2つ解説します。

電子取引情報のデータ保存が義務化

令和3年度の電子帳簿保存法の改正により、電子取引における取引情報の電子データ保存が義務化されました。たとえば、メール添付で授受したPDF形式の請求書や、ECサイトでダウンロードした領収書などを、紙に出力して保管することができません。

令和5年12月31日までの電子取引については、宥恕措置が適応されていましたが、現在は宥恕期間は終了しています。

スキャナ保存・電子取引の要件緩和

令和3年度の電子帳簿保存法の改正により、スキャナ保存・電子取引の要件が緩和されました。代表的な緩和要件には、次のようなものがあります。

要件	対象区分	改正前	改正後
タイムスタンプ	・スキャナ保存 ・電子取引	3日以内	・最長約2ヶ月と概ね7営業日以内 ・一定の条件を満たした場合はタイムスタンプ不要
検索	・スキャナ保存 ・電子取引	・取引の年月日 ・勘定科目 ・取引金額 ・帳簿の種類に応じた主要な記録項目	・取引の年月日 ・取引先 ・金額 ・一定の条件下では検索要件の遵守が不要
不正への罰則	・スキャナ保存 ・電子取引	追徴課税35％	右罰則に重加算税が10％加重

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

令和5年度改正の重要ポイント

電子帳簿保存法に適切に対応するには、令和3年度の改正事項に加え、令和5年度税制大綱改正の内容も把握しておく必要があります。令和5年度の改正の事項の中でも、特筆すべきポイントを2つご紹介します。

電子取引の宥恕措置が適用期限をもって廃止・新たな猶予措置の整備

上述のように、宥恕措置はすでに終了していますが、令和5年度税制大綱改正において、新たな猶予措置としてその内容が電子帳簿保存法の本則に盛り込まれました。これにより、実質的に令和6年以降も電子取引情報の紙ベースでの保存が可能になりました。

可視性と真実性の確保ができていれば、電子データを紙で保存することもでき、自社の環境に合わせて適切に管理しましょう。状況によって満たすべき条件が異なる場合があるため、適切な対応が求められます。

参考：電子取引データの保存方法｜国税庁

スキャナ保存の一部要件が廃止

令和5年度税制大綱改正により、スキャナ保存の保存要件の内、解像度･階調･大きさに関する情報の保存が不要となりました。

ただし、不要になったのは各情報の「保存」のみで、スキャナ保存自体は、次のような要件を遵守する必要があります。

1. 解像度：200dpi以上
2. 赤・緑・青の階調：256階調以上

参考：電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜｜国税庁

電子帳簿保存法対応の文書管理システムの選び方

電子帳簿保存法への対応は、文書管理システムを活用するのがおすすめです。ただし、システムによって対応範囲が異なるため、導入の際は複数のシステムを比較し、自社に合ったものを選定する必要があります。

たとえば、検索機能・アクセス権限設定・ログ管理機能や、タイムスタンプ付与機能・電子署名機能を搭載した文書管理システムは、電子帳簿保存法への対応に役立ちます。

なお、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムであるかどうかは、「JIIMA認証」の有無で判断できます。JIIMA認証とは、市販のシステムやソフトウェアが電子帳簿保存法の要件をクリアしたことを保証するものです。

簡潔にいえば、JIIMA認証を取得した文書管理システムを導入することで、自動的に法令に準拠した文書管理を行えます。法令の知識がなくとも適切な文書管理が可能になるため、専門的な人材が不足している企業や、法令違反のリスクを回避したい場合におすすめです。

文書管理システムを選定する際は、標準搭載機能やJIIMA認証の他にも導入形態・セキュリティ性能・サポートサービスの充実度などを考慮することが望ましいです。また、マルチデバイス対応の文書管理システムは、従業員の利便性が高まります。

参考：JIIMA認証制度

電子帳簿保存法対応の文書管理システム導入を急ぐべき状況

電子帳簿保存法は、電子取引を行っている企業は例外なく遵守しなければならない法令であることから、あえて非対応の文書管理システムを選ぶメリットはありません。

しかし、環境や状況によっては電子帳簿保存法に対応している文書管理システムの導入を急いだ方がいい企業も存在します。ここでは、電子帳簿保存法対応の文書管理システムをなるべく早く導入すべき状況を2つ紹介します。

これから電子取引を始めたい

これから新たに電子取引を始めたいといった企業は、電子帳簿保存法対応の文書管理システムを導入しましょう。これまで全ての書類を紙で行っていた場合、これまで遵守する必要がなかった電子帳簿保存法に対応しなければならず、人力で適切に対応するのは困難です。

法令通りにデータの保存ができていないと罰則が科せられ、企業としての信用を失うことに繋がるため、電子帳簿保存法対応のシステムを導入し、適切な電子取引を始めましょう。

タイムスタンプの付与に対応できていない

電子帳簿保存法では、「真実性の確保」に基づいて改ざんされていない原本書類に当たる電子データを保存しなければならず、タイムスタンプは改ざんされていないことを証明するために使用します。

タイムスタンプの付与に対応できていない場合、タイムスタンプが必要なデータが発生した際に迅速に対応できないため、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを導入することで、素早く対処できる環境を作りましょう。

電子帳簿保存法対応のおすすめ文書管理システム

その他の文書管理システムの選び方

文書管理システムは、製品によって機能やカバーできる業務範囲が異なります。自社に適した文書管理システムを導入するには、次のようなポイントに注目して、システムを選定しましょう。

【重要なポイント2つ】

1. 検索性が高いか
2. 目的に合った機能があるか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. 導入形態は自社に合っているか
3. マルチデバイスに対応しているか

まとめ

文書管理システムは、社内文書の作成・保管・活用・破棄などをシステム上で一元管理できるシステムです。煩雑な電子帳簿保存法の改正への対応にも役立つことから、文書管理システムを導入する企業が増加しています。

文書管理システムを活用して、電子帳簿保存法の改正に対応するには、改正の要件を正しく理解しておく必要があります。また、法令の改正は定期的に行われるため、迅速に対応できるように注意しておきましょう。

なお、令和3年度・5年度においては、電子取引情報のデータ保存・スキャナ保存や電子取引の要件の変更や、宥恕措置の廃止・新たな猶予措置の適用など、様々な改正がなされました。

文書管理システムの導入の際は、上記のような改正にも対応できる機能を備えた製品を選ぶ必要があります。たとえば、JIIMA認証を取得したシステムは導入するだけで自動的に法令に準拠した文書管理を実現できます。

法令の要件に適合した機能を備える文書管理機能を導入し、複雑な電子帳簿保存法にも適切に対応していきましょう。