無料で使えるおすすめの文書管理システム｜注意点も解説

コストをかけずに文書管理システムを導入したいと考える場合は、さまざまなメリットが得られる無料の文書管理システムを検討しましょう。本記事では、おすすめの無料で使えるフリーの文書管理システムや文書管理システムを無料で使う方法、利用する際の注意点を解説します。

目次

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1. 文書管理システムには無料で使えるフリーツールもある
2. 文書管理システムを無料で使う方法
3. 文書管理システムを無料で使うメリット
4. 無料で使える文書管理システムの注意点
5. 無料で使えるおすすめの文書管理システム
6. その他の文書管理システムの選び方
7. まとめ

文書管理システムには無料で使えるフリーツールもある

文書管理システムは、文書の作成・保存・共有・検索を効率化するツールです。従来までの紙文書をデジタル化し、スムーズに管理できるようになります。利点としては、文書の迅速な検索と安全な保管・共有が挙げられます。

さらに、文書管理システムの中には無料で使えるフリーツールも存在します。本記事では、おすすめの無料で使えるフリーの文書管理システムや文書管理システムを無料で使う方法、利用する際の注意点を解説します。

文書管理システムを無料で使う方法

文書管理システムを無料で利用するなら、オープンソースのソフトウェアや無料のクラウドサービスを利用するのがおすすめです。コストを抑えながら、文書の管理・共有・検索が容易に行えます。ここでは、文書管理システムを無料で使う方法について詳しく解説します。

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オープンソースのツールを使用する

オープンソースは、誰でも無料または低コストで利用できるソフトウェアやプログラムのソースコードを指します。このソースコードはライセンスに準拠した上で、自由に使用・変更・再配布ができるため、高い柔軟性が大きな特徴です。

文書管理システムでは、オープンソースのツールを使用することで、導入費用を抑えることができます。ただし、自社のニーズに合わせて調整する場合、専門的な知識と時間を必要とする点に留意しましょう。

オープンソースのツールは柔軟性が高く、自社に適したシステムにカスタマイズすることができます。したがって、適切なリソースと情報を備えれば、無料で使える優れた選択肢となります。

有料ツールのフリープランを使用する

有料ツールのフリープランは、有料ツールの一部の機能を限定的な範囲で提供しています。通常、基本的な機能や少量のデータの管理は可能ですが、機能や利用できる容量に制限があります。

つまり、有料版に比べると機能が制限されているため、十分な機能やデータ容量を求める場合には不十分に感じる可能性が高いです。ただし、フリープランは無料で利用できるため、文書管理システムの機能や使い勝手を試してみるのに適しています。

機能の使い勝手や必要な容量について理解を深め、自社のニーズに適したシステムかどうかを判断する際には、積極的な活用がおすすめです。

無料トライアル期間を試す

無料トライアル期間は、有料の文書管理システムを無料で一定期間試すことができる制度です。この期間を利用することで、実際の使用感や機能を体験し、システムが自社に適しているかを確認できます。

無料トライアルのメリットは、自社の業務やニーズに適合しているかを確かめられる点です。しかし、無料トライアルには決められた期限があるため、その期間内に試用して十分な検証を行わなければなりません。

また、利用継続には有料プランへの移行を検討する必要があります。無料トライアル期間を有効活用するためには、期限までに必要な機能や使い勝手を評価し、システムが業務に適しているかを確かめることが大切です。

文書管理システムを無料で使うメリット

文書管理システムを無料で使うことにより、コスト削減が実現します。その他にも、選択するシステムによっては、以下のようなメリットを得ることができます。

電子帳簿保存法へ簡単に対応できる

2022年1月1日から施行された電子帳簿保存法は、文書管理システムの利用時に必ず関わってくる制度です。そのため、有料版のシステムでは基本的に対応していますが、オープンソースの場合は自社ですべてを対応しなければなりません。

しかし、フリープランや無料トライアルでは電子帳簿保存法に対応していることが多く、簡単にデータ化・ペーパーレス化を実現できます。これからリモートワークを進めていきたいと考える際にも、効果的な活用方法であるといえるでしょう。

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

組織のDX化推進に役立てられる

無料の文書管理システムはコストを抑えられるのが特徴ですが、上手く活用することで組織のDX化推進にも役立てられます。特に、オープンソースのツールであれば、1から技術力を強化していくことができるため、社内のリソース強化が実現します。

もちろん、初めから完全なDX化は困難ですが、長期的な視野で無料の文書管理システムを活用していくことにより、将来的な人材不足にも対応した大幅なコスト削減が可能です。

無料で使える文書管理システムの注意点

文書管理システムを無料で利用できるのは魅力的ですが、利用における注意点も存在します。ここでは、無料のシステムを選択する際に気をつけるべきポイントを解説します。

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セキュリティ対策は十分か

無料の文書管理システムには、セキュリティ対策が不十分なものが多く存在します。特に、重要な文書を管理する場合、無料のツールは適切でない可能性があり、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクが高まることが懸念されます。

さらに、無料ツールのセキュリティが十分でない場合、追加のセキュリティソフトを導入する必要が生じます。その結果、本来の無料利用のメリットが薄れ、コスト面でのメリットが減少することも考えられます。

企業が管理する文書は取引先の情報なども含まれるため、無料ツールを利用する場合は、自社の文書やデータをどれだけ保護できるかをしっかりと検討しましょう。

サポート体制はあるか

無料の文書管理システムを利用する際は、サポート体制に注意しましょう。多くの無料ツールはサポートが充実していないか、提供されていない場合があります。つまり、トラブルが生じた際は、自社で問題を解決しなければならないことが多いです。

サポートのない状況では、トラブルシューティングやシステムの問題解決に関する手段が限られます。そのため、無料ツールを利用する際には、サポート体制の有無や内容について十分に理解し、トラブルが発生した場合の対策も想定しておきましょう。

無料で使えるおすすめの文書管理システム

その他の文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際、検索性・法令対応・機能が非常に重要です。文書を迅速かつ効率的に見つけられること、法的規制に対応すること、自社の目的に適した機能を有することがシステム選択の決め手です。

そして、オンプレミス型とクラウド型の違い、マルチデバイスへの対応も考慮すべきポイントです。企業の予算やニーズ、管理体制に応じて選択するようにしましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 検索性が高いか
2. 各種法令や制度に対応しているか
3. 目的に合った機能があるか

【その他の比較ポイント】

1. 導入形態は自社に合っているか
2. マルチデバイスに対応しているか

まとめ

文書管理システムの導入は業務の効率化に大きな影響を与えます。文書の整理や保管が簡便になることで、必要な情報に素早くアクセスできるため、業務の遂行がスムーズに行えます。

また、社内での情報共有が円滑化され、従来の手間のかかる確認作業が不要になります。システムの中には無料で利用できるものも多くあり、導入前にシステムの操作や利用感を試すことが可能です。

無料のシステムを実際に使ってみてから、自分の業務に合ったものを見つけるのがおすすめです。本記事で解説した比較ポイントを確認しながら、最適な文書管理システムを導入しましょう。