おすすめのオンプレミス型文書管理システム｜メリット・デメリットも

オンプレミス型文書管理システムは自社のサーバーに構築するため、自社の業務・既存システムに合わせてカスタマイズでき、セキュリティ強度もコントロールしやすいです。本記事では、おすすめのオンプレミス型文書管理システムやメリット・デメリットを解説します。

目次

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1. オンプレミス型の文書管理システムとは
2. オンプレミス型文書管理システムのメリット
3. オンプレミス型文書管理システムのデメリット
4. オンプレミス型文書管理システムが適している企業の特徴
5. オンプレミス型文書管理システムが不向きな企業
6. オンプレミス型文書管理システムの選定ポイント
7. おすすめのオンプレミス型文書管理システム
8. その他の文書管理システムの選び方
9. まとめ

オンプレミス型の文書管理システムとは

文書管理システムとは、組織が文書を効率的に管理するためのツールを指します。文書の作成や整理など社内の情報管理が強化され、ペーパーレス化を推進できます。また、要件を満たしたシステムを導入することで、電子帳簿保存法にも対応できます。

オンプレミス型文書管理システムは、自社のサーバー内に構築して利用する形態です。自社の業務や既存システムに合わせてカスタマイズでき、セキュリティ面をコントロールしやすい特徴があります。

本記事では、おすすめのオンプレミス型文書管理システムやメリット・デメリット、選定のポイントなどをわかりやすく解説します。

クラウド型文書管理システムとの違い

文書管理システムの形態には、クラウド型と呼ばれるものもあります。自社のサーバーに構築するオンプレミス型とは違い、クラウド型はインターネットを介してベンダーのサーバーにアクセスし、システムを利用します。

そのため、自らインフラを構築・維持する必要がない点が特徴です。自社でサーバーの運用・保守作業が不要なため、オンプレミス型よりも導入コストを抑えられます。

しかし、独自のカスタマイズやセキュリティ対策が難しい点や、インターネットに接続することから、回線状況に左右されやすいといったデメリットがあります。

オンプレミス型文書管理システムのメリット

オンプレミス型のシステムは、カスタマイズ性が高く大規模な企業にも適しています。ここでは、オンプレミス型文書管理システムのメリットを解説します。

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自社仕様にカスタマイズできる

オンプレミス型文書管理システムは、自社のサーバー上に構築するためカスタマイズの自由度が高く、自社のニーズに合わせてシステムを柔軟に変更できます。よって、自社独自の業種業態や規程にも対応しやすいのが特徴です。

また、状況に合わせて機能の追加や仕様の変更ができるため、業務プロセスやワークフローが変わった際にも柔軟に対応可能です。さらに、既存システムとも連携しやすく、文書管理に関わる業務全体の効率化に繋げられます。

ベンダーに依存することがない

オンプレミス型のシステムは、運用や保守の面でもメリットがあります。自社の要件に合わせてシステムを最適化できるため、システムの変更やアップグレードが必要な場合でも、外部のベンダーに依存することなく自社独自のカスタマイズが施せます。

対して、クラウド型のようにベンダー側に依存していると、システムトラブルが発生した際に、回答を得てから修正が行われるまでに時間がかかります。トラブルの内容や対応方法によっては、業務の大きな停滞をもたらす可能性もあるでしょう。

大規模な組織にも対応できる

大規模な組織に対応しやすい点も、オンプレミス型文書管理システムのメリットです。企業成長に合わせてシステムの規模を拡張する場合も、オンプレミス型は自社内でコントロールできることから、拡張にも柔軟に対応できます。

また、企業が成長するにつれて、扱うデータ量やユーザー数が増えることも考えられます。オンプレミス型システムは自社のサーバーを使用するため、アクセス速度やパフォーマンスを保ったまま対応することが可能です。

オンプレミス型文書管理システムは、初期費用や運用コストがかかります。しかし、企業規模や業務量が多い場合には、クラウド型よりもコストパフォーマンスが高くなることもあり、効果的な運用に期待できます。

全社的な一元化がしやすい

クラウド型のシステムの場合、連携可能なシステム・ツールが限られることがほとんどであり、既存のシステムとの連携性を考慮しながらシステムを選定しなければなりません。しかし、オンプレミス型であれば独自のカスタマイズで柔軟に対応しやすいです。

つまり、会社全体での統一化が求められる文書管理においても、一元的な文書管理が行えるため、会社内での情報共有がしやすくなります。細かなフォーマットや形態を気にすることなく、スムーズな業務につなげられることにより、大幅な業務効率化も実現します。

セキュリティ強度が高い

オンプレミス型の文書管理システムは、データが自社内で管理されるため、ネットワークにおけるセキュリティ設定を細かく管理できます。例えば、ファイアウォールや侵入検知システムなどを導入し、不正アクセスやネットワーク上の脅威からシステムを守れます。

また、データベースやファイルの暗号化などを自由に設定できます。アクセス権の設定も柔軟に行えるため、ユーザーやチームごとに異なる権限を与えることにより、情報への不正アクセスなどのリスクを低減しつつ、セキュリティ強度をコントロール可能です。

さらに、自社のサーバーで運用されるため、セキュリティパッチやアップデートの管理が簡単に行えます。その結果、システムやサーバーソフトウェアの脆弱性に素早く対処でき、最新のセキュリティ基準を遵守することにもつながります。

オンプレミス型文書管理システムのデメリット

オンプレミス型文書管理システムにはさまざまなメリットがある一方、いくつかのデメリットも存在します。システムの導入を検討する際には、デメリットも認識して注意深く計画を立てる必要があります。

ここでは、オンプレミス型文書管理システムのデメリットを解説します。

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クラウド型に比べて導入費用が高い

オンプレミス文書管理型システムは、企業が独自のサーバーを購入し、設置する必要があります。これには、サーバーハードウェアの購入費用、データセンターのスペースの確保、冷却設備の導入など、さまざまな手間とコストがかかります。

クラウド型には無料で導入できるシステムもあるため、比較するとインフラ整備に伴う初期コストが高くなります。また、文書管理システムを稼働させるためには、ソフトウェアを購入する必要があり、ユーザー数や機能に応じて追加費用が発生します。

さらに、オンプレミス型システムを運用するスタッフの人件費もかかります。運用スタッフには、システム管理者やセキュリティ担当者などが含まれ、トレーニングコストやトラブル時のサポートに関するコストも考慮しなければなりません。

自社で保守・管理していく必要がある

オンプレミス型の特徴として、自社で保守・管理を行う必要があることが挙げられます。システムを効果的に運用するためには、システムの構築から保守・セキュリティ対策などが必要とされ、対応できる体制づくりが求められます。

システムの運用には、システムやデータベース管理者、セキュリティ担当者など専門の運用スタッフが必要です。これらのスタッフにより、トラブルシューティングやアップデート作業などが行われます。

また、ハードウェアやソフトウェアの更新や定期的なメンテナンスも重要です。作業には、システムやアプリケーションのパッチ適用、ハードウェアの点検、故障に対する対応などが必要となり、高度な知識を備えた人材の確保が求められます。

災害によって利用できなくなる恐れがある

オンプレミス型の文書管理システムは、災害の発生によって自社で管理するサーバーが破損すると、利用できなくなるリスクがあります。また、保管していた文書やデータが損失する可能性も考えられます。

そのため、BCP対策を万全にすることが重要です。BCP対策とは、災害やサイバーテロなどの発生時に、被害を最小限に抑えて事業を迅速に復旧・継続させるための計画のことです。

具体的な対策としては、重要な文書データのバックアップを行うことや、クラウド上にデータを保管することなどが挙げられます。

オンプレミス型文書管理システムが適している企業の特徴

機能・カスタマイズ性・セキュリティ面の特徴から、オンプレミス型文書管理システムは、特に以下のような企業におすすめです。

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大規模な企業・機密性が重視される業界

大規模な企業や組織では、膨大な量のデータを取り扱うことが多いため、システムの拡張や増強に柔軟に対応できる能力が求められます。オンプレミス型システムは、自社でインフラを管理できることから、大規模なデータ処理やユーザー数にも柔軟に対応可能です。

また、オンプレミス型文書管理システムは、自社内でデータを管理し、独自のセキュリティポリシーを実施できます。したがって、機密性が求められる業務が多い企業や、高いセキュリティが要求される自治体にもおすすめです。

さらに、オンプレミス型はカスタマイズ性が高く、企業独自の業務プロセスやワークフローに合わせて柔軟に対応できます。そのため、業務に特有の要件やフローが多い企業や組織に適しています。

運用体制を整備できる企業

オンプレミス型文書管理システムは、自社で運用・保守を行っていくのが基本です。そのため、運用に十分なリソースを割ける企業に向いています。トラブルが発生した際に迅速に対応できる人材がいない場合、クラウド型を検討すべきかもしれません。

また、定期的なシステムのアップデートやメンテナンスも欠かせず、安定的に運用していくための体制が求められます。しかし、必要な人材や体制が確保できるなら、豊富な機能や優れたカスタマイズ性を備えるオンプレミス型は有力な選択肢と言えます。

オンプレミス型文書管理システムが不向きな企業

オンプレミス型文書管理システムは、大企業やセキュリティを強化したい企業には向いていますが、逆に以下のような企業には不向きです。

1. コストを抑えて導入したい
2. 運用人材が確保できない
3. テレワークを推進したい

前述のように、オンプレミス型は導入費用が高額であり、運用するための人材が必要です。そのため、予算が限られる企業や人的リソースが足りていない企業には向いていません。

また、在宅勤務などテレワークを推進したい場合には、インターネットさえあればどこからでも簡単にアクセス可能なクラウド型の方が適しているでしょう。

オンプレミス型文書管理システムの選定ポイント

オンプレミス型文書管理システムを導入する際には、企業独自のニーズや要件にマッチするかを確認して選ぶことが重要です。ここでは、オンプレミス型文書管理システムの選定ポイントとして、以下の3点を詳しく解説します。

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目的に合った機能が備わっているか

まずは、自社の文書管理システムの導入目的を明確にすることが大切です。文書管理システムの導入目的は、法的規制への対応、機密情報の厳重な管理、ワークフローの最適化など多岐にわたります。

目的が定まったら、選択の対象となるシステムに目的に沿った機能があるかを確認しましょう。求める機能がシステムに搭載されていれば、適切な文書管理や業務プロセスの効率向上が可能となります。

誰でも使いやすいシステムか

オンプレミス型文書管理システムを選定する際には、誰でも使いやすいシステムであることが非常に重要です。社員間のITに関する知識差などに関係なく、誰でもスムーズに操作できるシステムなら、導入後も定着しやすくなります。

具体的には、直感的でわかりやすいユーザーインターフェースを備えているか、慣れないユーザーでも迷うことなく操作できるかなどを確認しましょう。

また、スマートフォンやタブレットなど、モバイルデバイスへの対応もチェックしておきたいポイントです。外出先やオフィス外から文書の管理・アクセスが可能となれば、さらなる業務の効率化が図れます。

セキュリティ対策は十分か

文書管理システムを選ぶ際は、セキュリティ対策が十分かを確認しましょう。企業の重要な文書やデータは機密性が高く、不正アクセスや情報漏洩を未然に防ぐためには、強固なセキュリティ対策が求められます。

例えば、ユーザーやチームメンバーに応じて、細かなアクセス制限が設定できる機能があると良いでしょう。文書にアクセスできるユーザーを限定すれば、不正な改ざんやデータの持ち出しを防止できます。

また、データを暗号化する機能があれば、情報漏洩などのリスクを低減可能です。その他、操作履歴やアクセスログを取得し、管理者が異常を検知しやすくする機能も重要です。

おすすめのオンプレミス型文書管理システム

その他の文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際には、以下のようなポイントにも注目しましょう。複数のポイントを考慮することで、より自社に適した文書管理システムを導入できます。

【重要なポイント2つ】

1. 検索性が高いか
2. 各種法令や制度に対応しているか

【その他の比較ポイント】

マルチデバイスに対応しているか

まとめ

オンプレミス型文書管理システムは、企業が自社内に専用のサーバーを構築してシステムを利用する形態です。柔軟性や堅実性を兼ね備えており、自社独自のセキュリティ対策を施せます。特に、機密性が求められる企業や法的規制が厳格な業界に適しています。

また、カスタマイズ性が高いため、独自の業務プロセスやワークフローに柔軟に対応でき、既存のシステムとの連携もスムーズです。しかし、オンプレミス型システムは自社で保守・管理をするため、専門知識を持った人材が必要とされ、災害に弱い点に注意が必要です。

オンプレミス型文書管理システムを選ぶ際は、導入目的の明確化や使いやすさの確認が大切です。本記事で紹介したポイントを抑えつつ、オンプレミス型文書管理システムを導入し、効果的な文書管理業務につなげましょう。