おすすめのオンプレミス型文書管理システム｜メリット・デメリットも

オンプレミス型文書管理システムは自社のサーバーに構築するため、自社の業務・既存システムに合わせてカスタマイズでき、セキュリティ強度もコントロールしやすいことがメリットです。本記事では、おすすめのオンプレミス型文書管理システムやメリット・デメリットを解説します。

目次

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1. オンプレミス型の文書管理システムとは
2. オンプレミス型文書管理システムのメリット
3. オンプレミス型文書管理システムのデメリット
4. オンプレミス型文書管理システムが適している企業の特徴
5. オンプレミス型文書管理システムの選定ポイント
6. おすすめのオンプレミス型文書管理システム
7. その他の文書管理システムの選び方
8. まとめ

オンプレミス型の文書管理システムとは

文書管理システムとは、組織が文書を効率的に管理するためのソフトウェアやツールを指します。これにより、文書の作成、編集、共有、検索、保存などの編集や整理、社内の情報管理が強化され、知識共有や業務プロセスの最適化が図られます。

オンプレミス型文書管理システムは、自社のサーバー内に構築するため、自社の業務や既存システムに合わせてカスタマイズができ、セキュリティ面をコントロールしやすい点が特徴です。

文書管理システムの形態にはクラウド型もあり、自らインフラを構築・維持する必要がない点が特徴です。

本記事では、おすすめのオンプレミス型文書管理システムやメリット・デメリット、選定のポイントなどに関して、分かりやすく解説します。

オンプレミス型文書管理システムのメリット

オンプレミス型文書管理システムは、企業や組織が文書の作成、共有、保存、管理を効果的かつ安全に行うための強力なツールです。このシステムを導入することにより、さまざまなメリットがあります。

ここでは、オンプレミス型文書管理システムのメリットとして、以下の項目の詳細を解説します。

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自社仕様にカスタマイズできる

オンプレミス型文書管理システムは、自社のサーバー上に構築するためカスタマイズの自由度が高く、自社のニーズに合わせてシステムを柔軟に変更できる点が大きなメリットです。これにより、既存のシステムとの連携も取りやすくなります。

また、自社に合わせてシステムを調整できるため、業務プロセスやワークフローの最適化が可能です。特定の業界や企業独自の要件に対応できるため、機能の拡張や変更をしやすくなります。

オンプレミス型システムは、運用や保守の点でもメリットがあります。自社の要件に合わせてシステムを最適化できるため、システムの変更やアップグレードが必要な場合でも、外部のベンダーに依存することなく社内でカスタマイズが可能となります。

大規模な組織にも対応できる

オンプレミス型文書管理システムは、大規模な組織においても対応しやすい点も特徴です。企業の成長に合わせて、システムの規模も拡張する必要がありますが、オンプレミス型の場合は、自社内でコントロールできるため拡張にも柔軟に対応できます。

また、企業が成長するにつれて、扱うデータ量やユーザー数が増えることも考えられます。オンプレミス型システムは自社のサーバーを使用するため、アクセス速度やパフォーマンスを保ったまま対応することが可能となります。

オンプレミス型文書管理システムは、初期費用や運用コストがかかります。しかし、企業規模や業務量が多い場合には、クラウド型よりも結果的にコストパフォーマンスが良い場合が多いです。

セキュリティ強度が高い

オンプレミス型の文書管理システムは、データが自社内で管理されるため、ネットワークにおけるセキュリティ設定を細かく管理できます。ファイアウォールや侵入検知システムなどを導入し、不正アクセスやネットワーク上の脅威からシステムを守ることが可能です。

オンプレミス型システムでは、データベースやファイルの暗号化などを自由に設定できます。また、アクセス権の設定も柔軟に行うことができ、ユーザーやチームごとに異なる権限を与えることにより、情報への不正アクセスなどのリスクを低減できます。

また、自社のサーバーで運用されるため、セキュリティパッチやアップデートの管理が簡単に行えます。これにより、システムやサーバーソフトウェアの脆弱性に対して素早く対処でき、最新のセキュリティ基準を遵守することができます。

オンプレミス型文書管理システムのデメリット

オンプレミス型文書管理システムには、メリットと共にデメリットの部分もあります。システムの導入を検討する際には、デメリットも認識し、注意深く計画を立てる必要があります。

ここでは、オンプレミス型文書管理システムのデメリットとして、以下の項目の詳細を解説します。

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クラウド型に比べて導入費用が高い

オンプレミス文書管理型システムは、企業が独自のサーバーを購入し、設置する必要があります。これにはサーバーハードウェアの購入費用、データセンターのスペースの確保や冷却設備の導入など、クラウド型に比べてインフラ整備に伴う初期コストが高くなります。

また、文書管理システムを稼働させるためには、必要なソフトウェアを購入する必要があります。これには文書管理ソフトウェアやデータベースソフトウェアなどが含まれ、利用者数や機能に応じて追加の費用が発生することがあります。

さらに、オンプレミス型システムを運用するスタッフの人件費も必要となります。システム管理者やセキュリティ担当者などが含まれ、トレーニングコストや、トラブル時のサポートコストなども考慮する必要があります。

自社で保守・管理していく必要がある

オンプレミス型文書管理システムのデメリットとして、自社で保守・管理していく必要があることが挙げられます。システムを効果的に運用するためには、システムの構築、保守、セキュリティ対策などが必要となり、これに対応する仕組み・体制作りが求められます。

システムを運用するためには、システム管理者やデータベース管理者、セキュリティ担当者などの専門の運用スタッフが必要です。これらのスタッフはシステムの構築、保守、セキュリティ対策などを担当し、トラブルシューティングやアップデート作業などを行います。

また、システムを自社で運用するためには、ハードウェアやソフトウェアの更新や定期的なメンテナンスが欠かせません。これには、システムやアプリケーションのパッチ適用、ハードウェアの点検、故障に対する対応などが含まれます。

オンプレミス型文書管理システムが適している企業の特徴

大規模な企業や組織は通常、膨大な量のデータを取り扱うため、システムの拡張や増強に柔軟に対応できる能力が求められます。オンプレミス型システムは、自社でインフラを管理できるため、大規模なデータ処理やユーザー数にも柔軟に対応できます。

オンプレミス型文書管理システムは、自社内でデータを管理し、独自のセキュリティポリシーを実施できるため、機密性が求められる業務において信頼性が高まります。よって、セキュリティを特に強く要求される企業や業界におすすめです。

また、オンプレミス型文書管理システムは、カスタマイズ性が高いため、企業独自の業務プロセスやワークフローに合わせて柔軟に対応できます。そのため、業務に特有の要件やフローが多い企業や組織に適しています。

オンプレミス型文書管理システムの選定ポイント

オンプレミス型文書管理システムを導入する際には、企業独自のニーズや要件にマッチする最適なシステムを選定することが不可欠です。

ここからは、オンプレミス型文書管理システムの選定ポイントとして、以下の3点について詳しく解説します。

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目的に合った機能が備わっているか

文書管理システムの導入目的は、企業によって異なります。法的規制への対応、機密情報の厳重な管理、ワークフローの最適化、チーム協力の向上など、目的は多岐にわたります。そのため、まずは自社の文書管理システムの導入目的を明確にすることが不可欠です。

次に、選択の対象となるシステムに、自社の目的に対応できる機能があるかどうかを評価します。目的に即した機能がシステムに搭載されていることにより、適切な文書管理や業務プロセスの効率向上が可能となります。

誰でも使いやすいシステムか

オンプレミス型文書管理システムを選定する際には、誰でも使いやすいシステムであることが非常に重要です。社員間のITに関する知識差などに関係なく、誰でもスムーズに操作できるシステムは、導入から運用までの効率向上に繋がります。

使いやすいシステムは、直感的で分かりやすいユーザーインターフェースを備えています。一般的なアクション指示や機能が分かりやすく、慣れないユーザーでも迷うことなく操作できるようになっています。

また、文書管理システムがモバイルデバイスなどにも対応しており、簡単にアクセスできることが望まれます。これにより、外出先やオフィス外からも文書の管理やアクセスが可能となります。

セキュリティ対策は十分か

オンプレミス型文書管理システムの選定においては、十分なセキュリティ対策がポイントになります。企業の重要な文書やデータは機密性が高く、不正アクセスや情報漏洩を未然に防ぐために、強化されたセキュリティ対策が求められます。

文書管理システムには、ユーザーやチームメンバーに応じて細かなアクセス制限が設定できる機能が求められます。例えば、機密情報にアクセスできるユーザーを制限できる機能により、必要最小限のユーザーにのみアクセスを許可することができます。

また、システムが保存されているデータベースや通信経路などに対して暗号化をサポートすることにより、データ漏洩などのリスクを低減できます。操作履歴やアクセスログなどの監査情報を詳細に取得し、管理者が異常を検知しやすい機能も重要です。

おすすめのオンプレミス型文書管理システム

その他の文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際には、上述したポイントに加えて検索性が高いか、各種法令や制度に対応しているかなどのポイントも、注目することがおすすめです。

また、スマートフォンやタブレットなど、マルチデバイスに対応しているかなども検討しておきたいポイントです。

【重要なポイント2つ】

1. 検索性が高いか
2. 各種法令や制度に対応しているか

【その他の比較ポイント】

マルチデバイスに対応しているか

まとめ

オンプレミス型文書管理システムは、企業が自社内に専用のサーバーを構築し、文書や情報の管理を行うための柔軟性や堅実性を兼ね備えた形態です。セキュリティ対策が高く、特に機密性が求められる企業や法的規制が厳格な業界に適しています。

また、カスタマイズ性が高いため、企業独自の業務プロセスやワークフローに柔軟に対応でき、既存のシステムとの連携もスムーズです。大規模な企業や組織にも適しており、クラウド型に比べてコストパフォーマンスが高い場合があります。

文書管理システムを選定する場合には、最初に自社の目的や要件を明確にすることが重要です。それにマッチしたシステムを導入して、効果的な文書管理システムを推進しましょう。