おすすめの医療機関向け文書管理システム｜必要性・注意点を解説

文書管理システムには、カルテや申請書など医療機関で使用される文書の管理に特化したものもあり、導入を進める医療機関が増えています。本記事では、おすすめの医療機関向け文書管理システムや、医療機関における文書管理システムの必要性・導入時の注意点を解説します。

目次

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1. 医療機関における文書管理システムの必要性
2. 文書管理システムの導入がおすすめな医療機関の特徴
3. 医療機関における文書管理システムの注意点
4. おすすめの医療機関向け文書管理システム
5. その他の文書管理システムの選び方
6. まとめ

医療機関における文書管理システムの必要性

文書管理システムは、従来の紙ベースの文書を電子データとして一元管理し、さまざまな業務を効率的に支援するシステムです。医療機関では多くの文書が発生しますが、すべてを紙で保管すると情報管理が煩雑化しやすくなります。

そこで、文書管理システムを導入することにより、文書をデジタルで保存して容易に検索・閲覧ができます。以下では、医療機関における文書管理システムの必要性について解説します。

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電子カルテなどと連携して情報を一元管理できる

医療機関に文書管理システムを導入することで、さまざまな文書を一元管理できます。例えば、電子カルテ・発注書・給与明細など、医療機関内で発生する複数の文書を統合的に管理でき、業務が効率化されます。

また、電子カルテとの連携により、患者の診療履歴や医療情報が文書管理システムに統合され、医療スタッフは簡単に患者の情報を取得できます。

さらに、発注書や給与明細といった業務文書も一元管理されることで、院内のあらゆる情報に迅速かつ容易にアクセスでき、管理業務の効率向上が期待できます。その結果、院内業務全体のスムーズな進行が可能となります。

検索機能で必要な書類をスムーズに探せる

医療機関では、伝票や診療報酬明細書、患者の過去の診療記録など、数多くの文書が発生します。文書管理システムでは、特定の患者・日付・診療科目などを指定し、これらの書類を素早く検索できます。

患者の正確な診療情報がいつでも手に入るため、医療業務が円滑に進み、患者への適切なケアもしやすくなります。そして、医療機関全体の品質向上にも期待できます。

場所・時間・コストを削減できる

文書管理システムは、場所・時間・コストを大幅に削減できます。従来の紙文書では、大量の文書を保管するスペースが必要となり、管理作業には多くの時間を必要としました。また、印刷用紙やインク代、文書の保管に関わるコストもかかります。

その点、文書管理システムはデータベース上で一元管理するため、保管場所の負担が軽減されます。さらに、検索機能や分類体系により、文書の取り出しや管理が効率的に行え、スタッフの時間も節約できます。

このように、文書管理システムの導入は医療機関の業務プロセスを効率化し、場所・時間・コストの負担軽減につながります。

バージョン管理により古い書類の参照を防ぐ

文書管理システムは、バージョン管理機能により古い書類と新しい書類を簡単に区別できます。バージョン管理機能は、同じ文書が複数のバージョンで存在する場合に、それぞれの変更履歴を管理・表示する仕組みです。

この機能を活用することで、同じ文書が新旧で複数存在している場合でも、どれが最新であるかを一目で確認できます。医療情報は頻繁に更新されますが、新しい情報が必要な場合にも、最新のバージョンをすぐに見つけることが可能です。

従来の手法で発生しがちな旧い文書を誤って参照するリスクや、それに伴うミスやトラブルを回避できます。

文書管理のセキュリティを強化できる

システムによって、文書管理のセキュリティを高められます。特に医療機関には患者のカルテをはじめ診察履歴やスタッフの個人情報など、流出してはならない情報が多々あり、厳重に保護する必要があるでしょう。

文書管理システムでは、文書へのアクセスを制限したり、操作ログを取得したりできるため、データの不正な持ち出しや改ざんを効果的に防止できます。また、紙の文書のように紛失・破損するリスクも回避しやすくなります。

BCP対策ができる

医療機関に文書管理システムを導入することで、BCP対策も可能です。BCP対策とは、地震や火災などの緊急事態が発生した際にも、滞りなく事業活動を継続させるための対策です。

文書管理システムで各文書を電子化しておくことで、万が一災害が起きた場合にも、紙の文書のように消失してしまうリスクを軽減できます。特に医療機関においては患者に関する重要なデータを保管しておく必要があるため、BCP対策は非常に重要です。

文書管理システムの導入がおすすめな医療機関の特徴

文書管理システムは、特に紙文書を電子化したい場合や、患者の受付件数に関する課題を抱える医療機関に推奨されます。以下では、文書管理システムの導入がおすすめな医療機関の特徴を解説します。

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電子化に合わせて過去の紙文書を整理したい

医療機関において、過去に紙で作成した診療記録などをスキャナーで読み取って電子化する際は、データ化したものから紙文書を削除したいと考えるでしょう。しかし、単にデータ化するだけでは原本として保存ができません。

そこで、文書管理システムを利用すれば、「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に準拠した電子署名・タイムスタンプを適切に行えます。

過去の文書をすべて手作業で原本として保存するには、多くの手間を必要とするため、保管スペースの削除・効率化を目指す場合、文書管理システム導入のメリットが大きくなります。

参考：医療情報システムの安全管理に関するガイドライン　第6.0版｜厚生労働省

スピーディな患者対応で受付件数を増やしたい

医療機関では、1日の中で初診・再診を含めたさまざまな症状の患者を診ることになります。そして、受付件数に応じて収入も増減するため、可能な限り多くの患者を診たいと考えるでしょう。

文書管理システムを導入すると、患者ごとの電子カルテを一覧で表示し、対象のデータをスピーディに検索して見つけ出せます。患者の診察間にかかる時間を削減することで、より多くの患者対応が実現します。

なお、システムによっては時系列に分けて一目でわかりやすいUIを備えているものもあり、過去のカルテとの照合がしやすい点も、一人ひとりにかける時間を削減したい医療機関にとって魅力的です。

医療機関における文書管理システムの注意点

医療機関における文書管理システムの導入には、いくつかの注意点があります。患者のプライバシー保護や法的要件への適合性が求められる医療環境において、適切な文書管理は極めて重要です。ここでは、医療機関における文書管理システムの注意点について解説します。

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求めている機能が備わったシステムか確認する

文書管理システムの導入を検討する際には、求めている機能が備わったシステムを選定する必要があります。例えば、電子カルテシステムとの連携や、課題解決に必要な機能がシステムに組み込まれているかを確認することが重要です。

特に、病院向けに特化したシステムは、病院独自の業務や情報管理のニーズに適した機能が揃っているため、シームレスな運用が可能となり、業務プロセスを大きく改善できます。

外出先からも文書を確認したい場合を想定する

常駐ではない医師や出張が多い医師の場合、医院外から文書を確認したいことも多いでしょう。クラウドサービスによる文書管理システムであれば、手持ちのスマートフォンやタブレット端末を利用して、外出先からでも文書を閲覧することができます。

また、閲覧者権限や承認に関するセキュリティ対策を行っていることも多く、情報の書き換えなどを防止しながら利便性の向上が実現します。したがって、誰がどのような状況下でシステムを利用するかも想定しながら、導入を検討しましょう。

紙で保管している文書を電子化する時間・手間がかかる

文書管理システムの導入において、紙で保管されている文書を電子化する際にかかる時間と手間を考慮しましょう。従来までに作成した紙の文書は、スキャンやデータ入力などの作業で、電子化する必要があります。

医療機関では、多岐にわたる患者の診療記録や医療データが蓄積されており、これらを正確に電子化するためには、膨大な時間と作業力が必要です。したがって、システムを導入する際は、慎重な計画とリソースの適切な配分を行いましょう。

システム導入に合わせて院内の体制を整える必要がある

文書管理システムを導入する際は、適切な体制を整える必要があります。現行の業務プロセスや文書の取り扱い方法を詳細に把握し、システムとの整合性を考慮しましょう。

この過程では、関係するスタッフへの十分なトレーニングやコミュニケーションが欠かせません。また、ベンダーのサポートも重要なポイントです。ベンダーからのサポートにより、システムのトラブルシューティングや運用上の問題に迅速に対処できます。

教育・研修制度の整備

医療機関で文書管理システムを導入する際は、従業員がシステムを適切に利用するための教育・研修が重要です。操作方法や新たな業務プロセスについての理解を深めることで、従業員はスムーズにシステムを活用できます。

その結果、それぞれの従業員の作業負担や工数も減り、医療機関全体の業務効率化や患者へのサービス向上につながるでしょう。

運用ルールの作成

文書管理システムの導入に際して、適切な運用ルールの策定を行いましょう。例えば、患者情報や医療記録の機密性を確保するためには、アクセス権の厳格な管理やログの監視が必要です。

また、文書の分類やバージョン管理のルール設定を行い、スムーズに文書を検索できるようにしておくことが求められます。適切な運用ルールの策定により、文書の適切な管理や情報セキュリティの確保につながり、円滑で効率的な運用が可能となります。

業務フローの見直し

文書のデジタル化によって、情報の収集・共有・検索が容易になり、業務プロセスの効率が向上するでしょう。しかし、文書管理システムの導入によって、現行の業務フローが変わる可能性があります。

新しいシステムの導入が大規模な業務フロー変更を伴う場合、従業員や関係者が変更に適応するまでの期間が必要です。混乱を最小限に抑えるために、計画的かつ段階的に導入を進めましょう。

導入前に費用対効果を確認する必要がある

文書管理システムの導入前には、費用対効果の確認を行いましょう。まず、現在の紙文書の管理や保管に関するコストを洗い出し、関連する課題を明らかにします。

次に、システム導入に伴う初期投資やランニングコストを検討し、発生する費用に伴って将来的にどのような効果をもたらすのかを詳細に分析します。その結果、導入にかかる費用が将来的な業務コストの削減・業務効率の向上につながるのかを評価できます。

事前に費用対効果を確認しておくことで、文書管理システム導入が本当に必要かどうかを判断できます。

小規模の医療機関では費用対効果を得にくい

診療科の種類・医療従事者の数が多い医療機関であるほど、文書管理システムを導入する恩恵を受けやすいです。仮にこれまでの紙文書をすべてデジタル化する場合でも、スキャン作業に人員を充てやすいでしょう。

対して、小規模の医療機関ではシステム導入によって業務コストが大きくなりやすく、ペーパーレス化に向けた対策が思ったように運ばない可能性があります。よって、検討する際には十分な費用とリソースの確認が求められます。

おすすめの医療機関向け文書管理システム

その他の文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際には、以下2つの重要なポイントに注目しましょう。1つ目の「検索性が高いか」は、文書を探す手間や時間を削減するにあたって、確認が欠かせない項目です。

2つ目の「各種法令や制度に対応しているか」は、コンプライアンスを確保し、法的な要件を満たすために重要です。これらのポイントに注目することで、適切かつ効果的な文書管理システムを導入できます。

また、その他の比較ポイントについても総合的に比較検討した上で、文書管理システムを選定するのがおすすめです。

【重要なポイント2つ】

1. 検索性が高いか
2. 各種法令や制度に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. 導入形態は自社に合っているか
3. マルチデバイスに対応しているか

まとめ

医療機関における文書管理システム導入には多くのメリットがあります。まず、電子カルテとの連携で患者情報を一元管理でき、医療スタッフは容易に必要な情報にアクセス可能です。検索機能が高度であるため、必要な書類をスムーズに探し出すことができます。

また、場所・時間・コストを削減できる点も大きなメリットです。紙文書を電子化することで、保管スペースの削減や文書の迅速な閲覧が可能となり、医療スタッフの労力軽減につながります。

一方、文書管理システムの導入でスムーズな業務プロセス変更を図るためには、慎重な計画と適切なトレーニングが求められます。そして、システムの導入に伴い、院内の体制も整える必要があります。

綿密な検討を行いつつ、自院の特性やニーズに合った文書管理システムを導入して、業務効率化や医療サービスの質向上を目指しましょう。