グループウェアを安否確認に活用｜メリットや注意点を含めて解説

社内のメンバー間での情報共有を迅速化するグループウェアですが、緊急時の安否確認機能が備わっているものもあります。日本は自然災害が多い国のため、企業にとって緊急時における従業員の安否確認は重要です。本記事では、グループウェアを使った安否確認について解説します。

目次

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1. グループウェアを従業員の安否確認に活用
2. 企業における安否確認の必要性
3. グループウェアの安否確認機能とは
4. グループウェアで安否確認を行うメリット
5. 安否確認可能なグループウェア2選
6. グループウェアで安否確認を行う際の注意点
7. まとめ

グループウェアを従業員の安否確認に活用

グループウェアとは、組織内のコミュニケーションを活性化し、業務効率化に役立つ機能を揃えたソフトウェアです。スケジュール管理やビジネスチャット、タスク管理、プロジェクト管理などの機能があり、スピーディーな情報共有が実現します。

導入形態がクラウド型の場合は、インターネットを介してアクセスできるため、外出先からの利用やリモートワークにも有効です。また、グループウェアの情報共有を迅速化できる特徴を活かし、災害が発生した場合など、緊急時の安否確認にも利用できます。

グループウェアの中には、安否確認機能を搭載したものも多くあるため、迅速な安否情報の収集・集計が実施できます。

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企業における安否確認の必要性

企業経営においては、大企業、中小企業など事業規模に関わらず、リスクマネジメントの一環として「BCP対策」が重要だと言われています。

BCP対策とは、「Business Continuity Plan」の略で、日本語では「事業継続計画」を意味します。災害などの緊急事態が発生した際に、損害を最小限に抑えて、事業を継続するための行動計画を策定しておくものです。

地震や台風など自然災害の多い日本において、社員の安否確認はBCP対策に繋がる重要な業務と言えます。社員やその家族の安否状況を迅速に行い、各々の状況を把握して業務をできるだけストップさせないような策を考えるのも企業の大きな役割です。

社員の無事を確認して安心するためだけでなく、事業継続の観点からも、安否確認は第一に行うべきです。

グループウェアの安否確認機能とは

グループウェアの安否確認機能における確認方法はツールによってさまざまで、管理者が安否確認メールを一斉配信したり、掲示板にURLを投稿したりして、メンバーが専用ページにアクセスし、自身の状況を入力できます。

安否確認機能の詳細はツールによって異なりますが、GPSでの位置確認や現場の画像を投稿できるものもあります。よって、企業は社員の安否確認とともに、安全確保のための指示も行いやすくなります。

グループウェアで安否確認を行うメリット

緊急時の安否確認には、グループウェア以外にもさまざまな手段がありますが、グループウェアならではのメリットが多くあります。ここでは、グループウェアで安否確認を行うメリットについて具体的に解説します。

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いつも使っているツールで対応できる

一刻を争う緊急事態の発生時には、迅速な対応を求められます。専用の安否確認サービス・ツールなどを利用する場合、操作に慣れていないと自身の状況を報告するのに手間取ってしまうことも考えられます。研修を行っても頻繁に使うことがないため、使い方も忘れやすいです。

そこで、普段使い慣れているグループウェアで安否確認を行うと、緊急時でも操作に迷うことが少なく、落ち着いて対応できます。そのため、迅速かつ確実な情報共有ができ、避難や安全確保の指示など、緊急時の対応も素早く行えるのがメリットです。

メンバー全員で情報を共有できる

災害発生時にはネットワークが混雑し、個々に安否確認を行うには手間と時間がかかってしまいます。グループウェアを活用することにより、専用のページからメンバーの状況を全員で共有できるため、安否確認の迅速化が実現します。

さらに、会社の対応方針や周辺の被害状況、避難場所などの情報共有もグループウェアなら迅速に行うことができます。緊急時にも情報が錯綜したり、混乱したりすることなく、安全確保や救助活動、事業継続へ向けての行動に移れます。

携帯電話やスマホからもアクセスできる

グループウェアは、インターネットを介して利用できるものも多いため、PCだけでなく携帯電話やスマホからもアクセスできます。よって、緊急時でも素早く対応することができます。デスクトップ型のPCは停電してしまうと機能しなくなるため、連絡手段には向きません。

特に出張やリモートワークの場合、緊急時に他の社員から遠く離れた場所にいると、状況を共有しにくいです。携帯電話やスマホなら、離れた場所からでもアクセスできるため、安否確認の情報共有をスムーズに実施できます。

代理で報告できることも多い

グループウェアの安否確認機能では、個々に自身の状況報告を行うだけでなく、状況を確認できた他のメンバーが代理で報告できる場合も多いです。代理で数人分の状況を報告することにより、安否情報の集計がより迅速化します。

また、災害発生時にはネットワークが混雑します。近くにいるメンバーが一斉に報告しようとすると、ページに繋がりにくくなって必要な情報を送信・受信しづらくなるケースも考えられます。よって、代理の報告は周囲のネットワーク確保のためにも有効です。

安否確認可能なグループウェア2選

グループウェアで安否確認を行う際の注意点

グループウェアで安否確認を行う際は、いくつかの注意すべきポイントがあります。事前設定や訓練の実施など、緊急時に混乱しないために、これらの事項についても確認が必要です。以下で、具体的に解説します。

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事前設定が必要になる

グループウェアの安否確認機能を利用するには、管理者側での設定や、メンバーの緊急連絡先の登録が必要です。管理者側では、事前にメンバー全員の登録を行う必要があるため、人数が多い場合などは特に余裕を持って行う必要があります。

また、緊急連絡先として登録するメールアドレスは、正しく受信できるか確認作業を行う必要があります。緊急連絡先の受信確認は定期的に実施し、常に災害に備えておくべきです。さらに、安否確認の設問設定や専用ページの事前設定も必要になります。

機能の詳細はツールごとに異なる

グループウェアの安否確認機能の有無は、ツールによって異なります。すべてのグループウェアに安否確認機能が備わっているとは限らないため、導入する前に確認しましょう。オプションとしてあとから機能を追加できるものもありますが、追加コストが発生します。

また、安否確認機能が搭載されていても自動配信機能の有無や、安否状況の登録項目もツールによって異なります。安否確認機能の詳細が自社が求める要素と一致するかどうかは、選定の際に注意すべきポイントになります。

特に確認しておきたいポイント

安否確認機能を重視したグループウェア選びで特に確認しておきたいポイントは、以下の4つです。

1. 気象庁や自治体の情報との連携
2. 複数拠点や多言語への対応可否
3. 未回答者への自動リマインド機能の有無

気象庁や自治体の情報と連携できると、一定の条件（気象庁の警報発令時など）に合致する場合に自動で安否確認メールを配信できたり、自治体による避難所情報などを自動共有できたりします。

また、複数の拠点がある企業や外国人従業員がいる企業では、拠点やメンバーごとに設定を変えられるかも確認しておきましょう。

定期的に訓練をしておく

グループウェアで安否確認を行う場合、いざという時にきちんと機能を使いこなせるように、定期的に訓練を行うことが重要です。使い慣れているツールではありますが、有事を想定して、慌てずに状況報告と会社の方針などの情報共有を実施できるようにしましょう。

訓練を実施することで、メンバーの緊急連絡先メールアドレスへの受信確認を同時に行うことができます。定期的な訓練は、安否確認手順の標準化と、事業再開へ向けての流れの把握にも繋がります。

まとめ

社内の情報共有ツールとして役立つグループウェアは、緊急時の安否確認にも活用できます。普段使い慣れているツールであるため、いざという時でも、落ち着いて自身の状況を報告できるといったメリットがあります。

また、スマホからアクセスできるものも多いため、外出先やリモートワークにも有効です。しかし、すべてのグループウェアに安否確認機能が搭載されているとは限りません。また、ツールによって機能の詳細が異なるため、導入する前に確認する必要があります。

BCP対策の観点からもグループウェアで安否確認を行うことは、非常に有効な手段です。定期的な訓練を実施し、万が一の事態に遭ってもできるだけ早い段階で、事業を再開できる流れを把握しておきましょう。