グループウェアおすすめ10選（全42選）を徹底比較！｜ツールの選び方を解説【2025年最新】
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- グループウェアとは、組織内のコミュニケーションや情報共有を円滑化するためのツール
- グループウェアを導入する際は、機能・利用人数・使いやすさを確認する
- グループウェアの機能は多岐に渡るため、導入時は目的に合わせて必要な機能を洗い出す
組織内のコミュニケーションや、情報共有を円滑化するためのツールであるグループウェア。本記事では、特徴や導入形態などから、業務効率化の効果に期待できるおすすめのグループウェアを紹介！厳選したおすすめのグループウェアやツールの選び方、注意点などを解説します。
目次
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グループウェアの始め方
組織内のコミュニケーション・情報共有を活性化させるため、最適なグループウェアを判断するのは容易ではありません。部署間を超えてプロジェクト単位でも活用されるグループウェアは、企業運営において極めて重要な要素となり、適したツール選びが求められます。
グループウェアの利用を開始するには、公式サイトで資料請求が必要となるケースが多いです。本サイトでは、複数のサービスに関する特徴をまとめて比較・資料請求できますので、ぜひご活用ください。
なお、資料の取り寄せは無料であるため、複数の資料をダウンロードして、自社に最適なグループウェアを選びましょう！
グループウェアのおすすめ10選
ここでは、数あるグループウェアを比較して判明した、おすすめグループウェア10選を紹介します。各サービスの特徴を比較しながら、資料請求と合わせて自社に最適なサービスを検討しましょう。
グループウェアおすすめ10選早見表
| 特徴 | 適応規模 | 導入形態 | サービス連携 | |
＼Click／ | コスト パフォーマンスと 安全性が高い | 中小企業～大企業 | クラウド | ○ |
＼Click／ | 初期費用 ・月額費用が 完全無料で使える | 中小企業 | クラウド ASP | – |
＼Click／ | 多機能な サブスク リプション方式 | 中小企業～大企業 | クラウド | ○ |
＼Click／ | API搭載で 拡張性が高く サポートが充実 | 中小企業～大企業 | オンプレミス クラウド パッケージ | ○ |
＼Click／ | 完全ノーコードで 機能拡張が できる | 中小企業～大企業 | オンプレミス クラウド パッケージ ASP | ○ |
＼Click／ | 効果的な 業務アシストで 生産性を 向上させる | 大企業 | オンプレミス クラウド パッケージ ASP | ○ |
＼Click／ | 使いやすい機能と マルチデバイス 対応 | 中小企業 | クラウド | – |
＼Click／ | わかりやすい 操作性と豊富な オプション サービス | 中小企業～大企業 | クラウド ASP | ○ |
＼Click／ | マニュアル不要で 気軽に豊富な 機能を使える | 中小企業～大企業 | クラウド ASP | ○ |
＼Click／ | 手軽な デジタル移行と 設定が可能 | 中小企業～大企業 | オンプレミス クラウド ASP | – |
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タイプ別｜グループウェア特徴比較
強固なセキュリティ対策
コストパフォーマンスと安全性が高い「Google Workspace」
グーグル合同会社
Google Workspace
GOOD
ここがおすすめ！
- AIを基盤とし、ビジネスで多く活用するGoogleサービスが組み込まれている
- セールス・マーケティング・カスタマーサービス・人事といったさまざまな業務でも活用できる
- エンタープライズグレードのセキュリティとプライバシーが備わっている
MORE
ここが少し気になる…
- 支払方法の口座振替は地域によっては利用できない
初期費用・月額費用が完全無料で使える「GRIDYグループウェア」
ブルーテック株式会社
GRIDYグループウェア
GOOD
ここがおすすめ！
- 初期費用や月額費用がかからず無料で使え、メンテナンスや広告もなし
- 管理者設定や独自の技術を採用した強固なセキュリティ環境
- 社外のGRIDYグループウェアユーザーと連携し、社外との情報共有もしやすい
MORE
ここが少し気になる…
- 全体のストレージ容量が1GBしかない
活用しやすい連携性
多機能なサブスクリプション方式「Microsoft 365 (旧称 Office 365)」
日本マイクロソフト株式会社
Microsoft 365 (旧称 Office 365)
GOOD
ここがおすすめ！
- 「Word」や「Excel」などのアプリ連携で必要なものを無駄なく利用できる
- ウェビナー開催は「最大300人」で、出席者登録ページやメール確認も可能
- 高度な保護によりサイバー攻撃にも備え、電話・オンラインともにサポートが受けられる
MORE
ここが少し気になる…
- プランによっては機能がかなり限定されてしまう
API搭載で拡張性が高くサポートが充実「Garoon」
GOOD
ここがおすすめ！
- 「kintone」と併用することで、より便利で幅広い使い方が可能に
- 「クラウド版」「パッケージ版」が選べ、企業規模に捉われず利用できる
- カスタマーセンターは「国際認定」で最高評価を獲得！
MORE
ここが少し気になる…
- より使いこなす場合は他サービス連携を検討する必要がある
経営課題の改善
完全ノーコードで機能拡張ができる「desknet’s NEO」
株式会社ネオジャパン
desknet’s NEO
GOOD
ここがおすすめ！
- 多機能で情報共有から申請・承認、スケジュール管理まで使える
- 少人数から大人数まで対応した料金プラン
- クラウド版は初期費用無料で利用でき、機能と価格のバランスもいい
MORE
ここが少し気になる…
- ノーコードで作成できる便利な業務アプリはオプション扱い
効果的な業務アシストで生産性を向上させる「NI Collabo 360」
株式会社NIコンサルティング
NI Collabo 360
GOOD
ここがおすすめ！
- 新着情報やさまざまなコンテンツ、経営に直結する指標まで可視化が可能
- テレワークに対応しており、在宅勤務やモバイルワークをサポート
- あらゆる規模の企業に必要な機能が標準搭載されており、低価格で導入しやすい
MORE
ここが少し気になる…
- グループウェア自体の価格は安価であるが、オプションによっては高額のものもあるため導入前に確認・注意が必要
低コストで情報共有
使いやすい機能とマルチデバイス対応「サイボウズ Office」
サイボウズ株式会社
サイボウズ Office
GOOD
ここがおすすめ！
- ユーザー単位で契約ができ、最低契約期間も1ヶ月と短め
- プレミアムコースの「カスタムアプリ」は100種類以上も！
- 誰でも簡単に操作しやすく、モバイル対応で外出先からでも確認可能
MORE
ここが少し気になる…
- 利用するには「最低5ユーザー」の契約が必要
わかりやすい操作性と豊富なオプションサービス「J-MOTTOグループウェア」
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
J-MOTTOグループウェア
GOOD
ここがおすすめ！
- 低コストで導入・利用が可能な上、最大3ヶ月は無料でお試しができる
- グループウェアだけでなく、給与明細や勤怠などもWebで完結
- 通話料無料の電話・メール・チャット・無料セミナーで困ったときは専門スタッフがしっかりサポートしてくれる
MORE
ここが少し気になる…
- 支払方法を振込にしたい場合は年払い・100ユーザー以上といった条件付きのため、注意が必要
幅広い業種で導入しやすい
マニュアル不要で気軽に豊富な機能を使える「Zoho Connect」
ゾーホージャパン株式会社
Zoho Connect
GOOD
ここがおすすめ！
- プランごとに充実した機能が利用でき、14日間の無料トライアルの提供も
- 従業員が積極的に関われる機能を多数搭載し、職場の最新情報も把握できる
- 自動化による時間コスト削減や、活気ある職場作りができる機能を多数搭載
MORE
ここが少し気になる…
- 各プランとも最低利用人数がそれぞれ設けられている
手軽なデジタル移行と設定が可能な「GroupSession」
日本トータルシステム株式会社
GroupSession
GOOD
ここがおすすめ！
- グループの予定確認や全社通知などに使用する掲示板、ちょっとした連絡にはチャットなど用途に合わせて情報共有ができる
- 各種申請や稟議などの書類は電子化され業務効率の向上や紛失などの心配も不要
- 新しい情報はメイン画面に表示され、未読や既読もわかるため連絡が行き届く
MORE
ここが少し気になる…
- データ移行はVer2以上の場合のみ可能
【比較表】おすすめグループウェア10選
| 導入形態 | 機能 | サービス連携 | 無料トライアル | ||
| 強固なセキュリティ対策 | | 中小企業～大企業 |  |  | 14日間 |
| 中小企業 | | – | 無料版あり | |
| 活用しやすい連携性 | | 中小企業～大企業 | | | 30日間 |
| 中小企業～大企業 | | | クラウド 30日間 オンプレミス 60日間 | |
| 経営課題の改善 | | 中小企業～大企業 | | | 30日間 |
| 大企業 | | | 30日間 | |
| 低コストで情報共有 | | 中小企業 | | – | 30日間 |
| 中小企業～大企業 | | | 最大3ヶ月 | |
| 幅広い業種で導入しやすい | | 中小企業～大企業 | | | 14日間 |
| 中小企業～大企業 | | – | 無料版あり |
グループウェアとは
グループウェアは、企業や組織で利用されるアプリケーションソフトウェアです。スケジュール管理や業務の進捗管理、情報共有など異なる業務を一つのソフトウェアに集約し、コミュニケーションを円滑に行うためのツールです。
似たようなツールに社内SNSがありますが、社内SNSは主にチャットやメールなどのコミュニケーションに焦点を当てています。グループウェアはこれらの機能に加えて、業務の効率化や生産性向上を図るための機能が組み込まれています。
そのため、社内SNSよりも幅広い業務をカバーできるツールです。ただし、たくさんの種類や機能があるため、企業がどのグループウェアを選択すべきか選ぶのは、難しい場合もあります。
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社内SNSとグループウェアの違いとは？導入時のポイントも解説
社内SNSとグループウェアはどちらも企業で使われるコミュニケーションツールですが、その目的や機能は異なっています。この記事では、社内SNSとグループウェアの違いやそれぞれのメリット・デメリット、導入時のポイントなどを解説します。
グループウェアの必要性
グループウェアを導入することで、会議やイベントのスケジュール管理、それに伴うメール送信やデータ共有など、本来異なるソフトウェアで行っていた業務がひとつに集約されます。
例えばタスク管理機能では、各メンバーの担当タスクや進捗状況を把握しやすくなります。重要な情報やタスクの把握が容易になり、円滑な業務管理が実現できます。
また、チャットツールやビデオ通話、Web会議などのコミュニケーション機能により、メンバー同士が簡単に連絡を取り合い、プロジェクトやタスクの進捗状況や情報をスムーズに共有できます。コミュニケーションの円滑化を図り、チーム協力も促進します。
ERP・CRM・UCとの違い
グループウェアとよく似たシステムとして、ERP・CRM・UCがあります。それぞれの特徴に加えて、グループウェアとの違いを簡単に説明します。
ERPとの違い
ERP（Enterprise Resource Planning）は、会計、人事、製造、調達、販売といった企業の基幹となる部門や機能を統合し、リアルタイムでデータを共有することで、情報の一元管理や業務プロセスの最適化を支援する情報システムやソフトウェアです。
グループウェアは、企業内のコミュニケーション円滑化により業務の効率化を目指すシステムです。一方、ERPは基幹業務の統合による経営の効率化に焦点を当てています。
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ERPとは？基幹システムとの違いや機能・導入メリットなどを詳しく解説
ERPとは、販売・人事・生産管理などの企業経営の基本となる資源要素を有効活用する考え方やそれを実現するためのシステムのことです。本記事ではERPとは何かをわかりやすく簡単に紹介します。種類や選び方、導入におけるメリット・デメリットも解説するので、是非参考にしてください。
CRMとの違い
CRM（Customer Relationship Management）は、一般的に「顧客関係管理」や「顧客関係性マネジメント」と呼ばれています。顧客に関する情報を一元管理したうえで、営業、マーケティング、カスタマーサポートなどの業務改善に活用し、顧客や企業の利益を向上させるのが狙いです。
グループウェアは企業内のコミュニケーション円滑化が主な目的ですが、CRMは顧客との良好な関係性を長期的に築くために用いられます。
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CRMとは利益の最大化を目的に顧客との関係性を管理することを指します。CRMを導入することで膨大な顧客情報を管理・分析し、顧客に合わせた効率的な営業活動やマーケティング戦略が可能です。本記事では、CRMの基本情報やメリット・デメリット・選び方等を徹底解説します。
UCとの違い
UC（Unified Communications）は、例えば電話、メール、チャット、ビデオ会議などさまざまなコミュニケーション手段を、一元的に統合するためのテクノロジーやプラットフォームを指します。
グループウェアが、コミュニケーションの円滑化による業務効率化が狙いであるのに対して、UCは連絡手段の統合により業務の効率化を図るという違いがあります。
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グループウェアとは？機能やメリット・デメリットをわかりやすく解説
グループウェアとは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションに活用できるソフトウェアです。業務効率化やテレワークでのコミュニケーション不足解消にも繋がります。本記事では、グループウェアの機能やメリット、選び方などを解説しています。
グループウェアの2タイプ
グループウェアの導入形態には、主に、オンプレミス型とクラウド型の2つのタイプがあります。オンプレミス型は、組織内のサーバーにソフトウェアをインストールし、内部ネットワーク上で運用する形態です。
クラウド型は、インターネットを介してサービスプロバイダーが、サーバー上でグループウェアを運用する形態です。最近では、導入コストやメンテナンスの点から、クラウド型のグループウェアが主流になりつつあります。
組織のニーズや予算、セキュリティ要件などを考慮し、適切な導入形態を選択することが重要です。
オンプレミス型
オンプレミス型のグループウェアは、自社内でサーバーを調達・構築し、内部ネットワーク上で運用する形態です。
オンプレミス型のグループウェアは、カスタマイズ性が高く、情報漏洩のリスクを低減できるというメリットがあります。オーダーメイドのシステムのため、自社のニーズに合わせたカスタマイズができ、内部ネットワーク上で運用するので、情報漏洩のリスクが低いです。
一方、デメリットとして、オーダーメイドのシステムのため導入コストが、高くなる傾向にあります。また、自社でサーバーを調達、運用する必要があり、サーバーの管理やメンテナンス、アップグレードなど、運用にかかる作業負担が組織内で大きくなりやすいです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| カスタマイズ性が高い | 導入コストが高い |
| 情報漏洩のリスクが低い | 自社でサーバーを調達 |
| 作業負担が大きい |
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グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型はクラウド型と比較してセキュリティ性やカスタマイズ性が高いのが特徴です。この記事では、おすすめのオンプレミス型グループウェアや選ぶ際のポイントなどを解説します。
クラウド型
クラウド型のグループウェアは、インターネット経由で提供されるサービスであり、オンプレミス型と異なり、企業が自社のサーバーやインフラを所有・管理する必要がありません。
クラウド型のグループウェアは、自社インフラへの投資がないため、導入コストが少なく、社内で運用管理の必要もなく、提供側が行ってくれます。また、インターネット環境があればどこでも利用ができ、場所を問わず柔軟に利用できます。
一方で、既存のシステムのソフトウェアを利用するため、オーダーメイドのオンプレミス型と異なり、カスタマイズに制限があります。また、クラウド上での運用管理となるので、一定のセキュリティーリスクを伴います。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 導入コストが少ない | カスタマイズに制限がある |
| 社内で運用管理の必要がない | セキュリティリスクがある |
| 場所を問わず利用できる |
グループウェアの主な機能一覧
グループウェアの機能は、製品によって機能の種類や範囲、使いやすさが異なるため、企業やチームのニーズに合ったグループウェアを、選ぶことが重要です。ここでは、グループウェアの主な機能を解説します。
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Webメール機能
Webメール機能は、グループウェアを通じてメールの送受信を可能にする機能です。この機能により、1つのメールアドレスを複数の人が共有して効率的なメール管理ができます。
Webブラウザを通じてアクセスできるため、パソコンだけでなくスマートフォンからもメールの閲覧や送信が可能になります。さらに、便利な機能が充実しています。
例えば、フォルダの管理やメールの自動的な振り分け、ファイルの一括添付、そして複数のメールアカウントの簡単な切り替えができるツールもあります。また、部署の代表アカウントを複数のメンバーで共有することもできます。
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グループウェアとメールの違い｜使い分け方や注意点を交えて解説
近年、「グループウェア」と呼ばれる業務支援ツールを導入する企業が増えています。グループウェアにはコミュニケーション機能も搭載されているため、従来のメールとの使い分けに悩む企業も多いでしょう。本記事では、グループウェアとメールの違いや使い分け方について解説します。
Web会議機能
Web会議機能は、オンライン上で行われるビデオ通話を通じたコミュニケーション方法です。音声や映像を利用した通話、画面共有、会議の録画などを行うことができ、テキストだけでは伝えづらい情報を共有する際に有用です。
また、Web会議を活用することで、参加者は場所を選ばずに会議に参加できます。Web会議の利用は柔軟性が高く、参加者がオフィスにいる場合はもちろん、外出中・リモートワークの場合でも、リアルタイムで会議に参加し意見を交換できます。
さらに、録画機能を用いることで、後で会議内容を確認したり、欠席者へ共有したりすることも可能です。
ファイル管理・共有
グループウェアのファイル管理・共有機能では、複数のメンバーがアクセスできる共有フォルダを設定でき、ファイルの一元管理が可能です。ファイル管理・共有機能を利用することで、メンバー間でのファイル共有や情報共有が、スムーズになります。
その結果、協力作業が容易になり、チームの生産性向上が期待できます。
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ファイル管理機能搭載のおすすめグループウェア4選｜選定ポイントも
グループウェアの中にはファイル管理機能を持つものもあります。ファイル管理機能を搭載したグループウェアは、文書管理をデジタル化でき、業務効率化につながるのがメリットです。本記事では、おすすめのファイル管理機能搭載グループウェアと、メリット・選び方を解説します。
ワークフロー
ワークフロー機能は、稟議書や見積依頼書、経費精算に関わる申請業務を電子化・システム化したものです。ワークフロー機能を利用することで、申請プロセスが明確になり、申請、承認、決裁の進捗状況の確認が可能になります。
ワークフロー機能の利用によって、申請業務が効率的に運用できます。電子化・システム化により、煩雑な申請業務がなくなり、人的ミスも回避できます。また、決裁時間を短縮でき、意思決定のスピードの向上も期待できます。
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社内の情報共有を円滑にするグループウェアには、経費精算機能が備わっていることもあります。専用のシステムを別途導入する必要がなく、スケジュールなどと併せて管理ができます。本記事では、グループウェアで経費精算をするメリットや注意点などを解説します。
設備予約
グループウェアの設備予約機能は、社内の会議室や共有施設、プロジェクターなどの機材の予約状況を一元管理できる機能です。予約状況はリアルタイムに表示され、利用者は、予約可能な設備の時間帯や利用可能な機材を確認し、予約申請ができます。
これにより、設備、機材のダブルブッキングや予約ミスを防ぎ、共有施設、機材がスムーズに利用できます。設備予約機能はスムーズな会議やイベントの運営を支援し、時間の節約やスケジュール管理の効率化を、図ることができます。
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【2024年版】会議室予約機能搭載のおすすめグループウェア4選｜FAQと対策も
会議室の予約において、カラ予約や予約の取りにくさなどの課題を抱えている企業は多いです。会議室予約機能を搭載したグループウェアを活用すれば、会議室の利用状況改善が実現します。本記事では、会議室予約機能搭載のグループウェアについて、メリットなどを解説します。
スケジュール管理
グループウェアのスケジュール管理機能は、個人やチームのスケジュールを、一元管理するための機能です。個人やチームのスケジュールを共有し、把握することができます。また、会議などのスケジュールを作成し、メンバーへの通知や招待を行うこともできます。
スケジュールはカレンダー形式で表示され、スケジュールの重複を避けることができます。これにより、メンバー間の予定調整が容易になり、効率的な時間管理が可能となります。
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スケジュール管理におすすめのグループウェア3選｜メリットや注意点も
多くのグループウェアには、基本機能の1つとしてスケジュール管理機能が備わっています。グループウェアを活用したスケジュール管理には、他の情報とまとめて管理できるといったメリットがあります。本記事では、スケジュール管理におすすめのグループウェアを紹介します。
ToDo管理
グループウェアのToDo管理機能は、個人やチームのタスクやToDoリストを、管理するための機能です。利用者はタスクを作成し、期限や優先度、担当者などの情報を設定することができます。タスクの進捗状況や完了状況も確認できます。
ToDoリストは期限が近づいたり、担当者からのコメントがあったりすると通知が届きます。これにより、タスクの把握や優先順位の設定が容易になり、作業の効率化や期日の遅れを、防ぐことができます。
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グループウェアには、タスク管理機能を持つものもあります。タスク管理機能のあるグループウェアは情報を一元化することができ、プロジェクトの進捗把握や共有が容易になります。この記事では、タスク管理ができるおすすめのグループウェアや選ぶ際のポイントを解説します。
チャット機能
グループウェアのチャット管理機能は、コミュニケーションツールの一つで、チームや特定のグループでチャットを利用できます。チームやプロジェクトごとに複数チャットルームを作成でき、画像やファイルの添付、絵文字やスタンプの使用できるソフトもあります。
チームやプロジェクトごとに、複数チャットルームを作成できるので管理しやすく、メールのように件名や署名が不要なため、気軽に使用できます。チャット管理機能を利用すると、コミュニケーションが円滑になり、業務効率の向上を図れます。
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ビジネスチャットとグループウェアの違い｜それぞれの機能を解説
ビジネスチャットとグループウェアは、どちらもビジネスにおけるコミュニケーションツールとして使われていますが、その機能範囲には違いがあります。この記事では、この2つのツールの違いについて、それぞれの基本機能や向いているケースを交えて解説します。
掲示板・回覧板
グループウェアの掲示板・回覧板機能は、情報の発信や共有を効果的に行うための機能です。社内ニュースや人事情報など、全社員に向けた広報や速報性のある情報の管理・共有に適しています。
掲示板・回覧板機能は、トップ画面など、アクセスしやすい設定となっているので、情報の見落としや漏れを防ぎ、情報共有や意見交換などが円滑に行えます。
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掲示板機能付きグループウェアおすすめ4選｜選ぶ際のポイントも解説
グループウェアの主要機能の1つとして、社内掲示板機能があります。掲示板機能を使うことで、気軽な情報共有やコミュニケーション、ノウハウ・ナレッジの蓄積が可能です。本記事では、掲示板機能を搭載したおすすめのグループウェアや選ぶ際のポイントを解説します。
グループウェアの管理者向け機能
グループウェアには、主な機能以外に管理者・システム担当者向けの機能も搭載されています。提供サービスごとに異なりますが、以下のような機能を活用することで、組織・チームごとの管理負担を軽減しつつ、セキュリティ対策としても役立てられます。
| 管理機能 | 概要 |
|---|---|
| メンテナンス機能 | 異動への対応など、柔軟な組織変更・ユーザーの削除 |
| ユーザーアカウントの一時利用停止 | 休職や退職時に一時的なユーザーの利用停止 |
| アクセス権限管理 | 役職・メンバーごとにアクセス権限を付与 |
| 社外アクセス管理 | 利用可能なデバイスの登録・管理、アクセス制限 |
| 表示・非表示設定 | システムに表示する機能やアプリケーションの設定 |
| ログ管理 | システムへのアクセス履歴や操作ログの追跡 |
グループウェアのメリット
グループウェアを導入するメリットは多くありますが、ここでは、5つのメリットを解説します。グループウェアは、組織内のコミュニケーションや、情報共有を円滑化する優れたソフトです。自社のニーズや改善点と5つのメリットを比較してみましょう。
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グループウェアのメリット
情報共有を素早く行える
グループウェアの導入により、会議の資料や、従業員の予定などの情報を、一斉に素早く共有することが可能です。メンバーはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットを使ってリアルタイムで情報を確認できるため、いつでもどこでも必要な情報に、アクセスできます。
また、通常業務においても、プロジェクト管理機能により、メンバーのプロジェクト期限や業務進捗の状況を確認できます。業務の情報共有が円滑になり、会議や業務の調整がスムーズに行えるため、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。
作業効率化
ワークフロー機能を利用すると、各種申請の回付が可視化できます。申請・承認・決裁の進捗状況が確認できるので、どの段階で誰が承認待ちなのかが一目で分かります。また、社外からの決裁もグループウェア上で行えるため、場所や時間に制約されずに対応できます。
これにより、迅速な決裁が可能となり、業務の滞りや待ち時間を減らすことができます。全体の業務が効率的になり、組織全体の業務効率化や、意思決定のスピードの向上にも繋がります。
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ワークフローとグループウェアの違いは？おすすめの企業や選び方解説
ワークフローとは、申請・承認の一連業務をデータ化して効率化する仕組みを指します。そしてグループウェアは、従業員のスケジュールや業務の進捗状況などを共有するツールです。本記事では、2つのツールの違いやどんな企業に向いているのか、選ぶ際の比較ポイントを解説します。
ペーパーレス化を推進できる
グループウェアの導入により、書類や資料の管理を電子化することで、ペーパーレス化を推進できます。それにより、書類の保管スペースを削減でき、また、紙で行なっていたアンケートをWeb上で行うなどをすれば、紙・印刷代のコスト削減に繋がります。
紙ベースのファイリングの管理・保存に比べて、デジタルな環境では、大量の書類を効率的に管理・保存でき、また必要書類を簡単に検索できます。
テレワーク環境の整備に効果的
クラウド型のグループウェアの場合、インターネット環境があれば、どこからでもアクセス可能です。これにより、テレワークやリモートワークを実施する際に、効果的な環境整備が整っています。
タスク管理、ファイル共有など情報共有機能に加え、チャットやWeb会議などのコミュニケーション機能も充実しています。そのため、従来のオフィスだけでなく、自宅や外出先からもグループウェアにアクセスし、業務の進捗管理や情報共有が円滑に行えます。
従業員同士のコミュニケーションが活発になる
グループウェアの導入により、チャット機能を活用することで、メンバー同士のコミュニケーション不足を解消するメリットがあります。電話やメールでは、ある程度手間がかかりますが、チャットは気軽に利用でき、複数人で利用することも可能です。
チャット機能を利用することで、従業員同士のちょっとした雑談やアイデアの共有を、気軽に行うことができ、テレワークによるコミュニケーション不足の解消にも、効果的です。また、リアルタイムに連絡ができるため、迅速な意思決定や連絡事項の共有も、スムーズに行えます。
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ビジネスチャットを導入する目的とは？メリット・デメリットも解説
ビジネスチャットとは会話形式でビジネス上のコミュニケーションができるツールです。多くの企業で利用されていますが、メールなど他ツールがある中で、何のために導入するのか分からないという方もいるでしょう。この記事ではビジネスチャットの導入目的やメリットを解説します。
グループウェアのデメリット
以上のように、グループウェアの5つのメリットを紹介しましたが、導入するにあたっていくつかのデメリットも発生します。ここでは、グループウェアを導入する上での3つのデメリットを紹介します。
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グループウェアのデメリット
導入コストがかかる
グループウェアの一部は、無料で使えるツールもありますが、その場合は、機能や利用人数に制限があるケースが多いです。また、無料版では、サポート体制やセキュリティ対策が限定されていることもあります。
一方、充実したサービスや機能を提供するグループウェアを導入するには、一定のコストがかかることがあります。自社のニーズやコスト面を明確にして、複数のグループウェアを比較検討することをおすすめします。
従業員に周知させる必要がある
グループウェアを導入した後は、運用マニュアルの作成や配布、従業員への研修などを行う必要があります。これには、時間と労力がかかるデメリットがあります。運用マニュアルの作成には、システムの機能や操作方法、ルールやガイドラインの整理が必要です。
グループウェアは、多機能であるため、使いこなすには、従業員の理解と十分なサポートが必要となります。効果的なグループウェアの活用をするためにも、導入後は、的確なマネージメントを行いましょう。
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グループウェア導入時には運用ルールの策定を｜重要性や作り方を解説
社内の情報共有を円滑にし、企業の生産性を向上させるグループウェアですが、効果的に運用するためには運用ルールの策定が必要です。本記事では、グループウェア導入における運用ルールの必要性、運用ルールの作り方などについて解説します。
部門を超えたコミュニケーションが難しい
グループウェアのチャット作成では、管理者の許可が必要な場合が多いです。これにより、部門や役職を超えたコミュニケーションが制約されるデメリットがあります。特定のチームでのコミュニケーションが主となり、他の部門とのやり取りが制限されることがあります。
セキュリティや情報管理の観点から、適切な制限設定も重要となります。自社のニーズやセキュリティ要件を考慮し、適切なチャット作成を行いましょう。
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高セキュリティなグループウェアとは｜おすすめツールと選び方、対策も紹介
グループウェアは業務を効率化させるさまざまな機能を持ちますが、機密情報を含む多くのデータを扱うものであるため、利用時はセキュリティ対策が非常に重要です。この記事では、セキュリティ性の高いおすすめのグループウェアや選ぶ際のポイントを解説します。
グループウェアの比較ポイント
グループウェアにもさまざまな種類があり、どのソフトを選択すればよいか、迷うこともあると思います。ここでは、グループウェアの選び方について解説します。グループウェアを選ぶ際には、以下の7つのポイントを確認して、自社のニーズと比較しましょう。
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グループウェアの比較ポイント
導入目的を明確にしておく
グループウェアを選ぶ際には、自社のニーズを明確にし、各ソフトを比較することが重要です。自社の課題や目標から、導入目的を明確化することで、社内での浸透がしやすくなります。導入目的を具体化すると、従業員も導入の意義を理解しやすくなります。
また、既存のシステムとの重複を避けるために、現状のシステム環境を把握し、必要な機能や連携ができるかを、確認することも重要です。さらに、自社の環境や業務に合わせて、機能の過不足がない適切なツールやプランを選ぶことも大切です。
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グループウェアとは、企業の業務を効率化させる複合的な機能を持ったソフトウェアのことであり、グループウェアの導入により、情報共有やコミュニケーションの円滑化が図れます。この記事では、グループウェアの導入目的やその目的を達成させるためのポイントなどを解説します。
導入形態を確認
グループウェアの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型では、セキュリティやカスタマイズ性が重要な場合や、組織内でのデータ管理を厳密に行いたい場合に適しています。
一方、クラウド型は、柔軟性やコスト効率を重視し、テレワークや多拠点展開を行う場合に有効です。オンプレミス型・クラウド型のどちらの導入形態にもメリット・デメリットがありますので、自社のニーズに合わせて導入形態を選択しましょう。
コストを確認
グループウェアの導入においては、オンラインストレージの容量や利用人数、オプション、機能によって料金が変わります。オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保管することで、その容量が大きいほど料金も高くなる傾向があります。
また、利用人数やオプション、機能の豊富さも料金に影響します。ユーザー数が多い場合や、追加のオプションや高度な機能を利用したい場合は、料金が高くなる可能性があります。
さらに、導入形態によってもコストが変わることもあります。オンプレミス型では、自社運用でき、カスタマイズできる一方、導入コストが高いです。クラウド型は、初期投資が少なく、月額の料金システムであることが多いです。
オンラインストレージの容量や利用人数、オプション、機能など自社のニーズと予算やリソース状況を照らし合わせて、料金プランや導入形態を選択することが大切です。
＼詳しくはこちらの記事をチェック／
オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保存できるサービスのことです。インターネットさえあればどこからでもアクセスでき、容量の増加も簡単です。この記事では、オンラインストレージの仕組みやそれがもたらすメリット・デメリットなどをわかりやすく解説します。
他システムと連携できるか
グループウェアは、多機能ではありますが、それだけでは全ての業務ニーズを満たすことは難しいです。そのため、既存のシステムとの連携が重要です。既存のシステムとの連携により、さらに利便性が上がり、業務の効率化が図れます。
グループウェア導入の前に、既存のシステムとの連携が可能かまた、システム移行する際のサポート体制はあるかなども、確認しておきましょう。
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グループウェアの移行・乗り換えの手順｜移行時のポイントも解説
グループウェアは業務効率化を目的としたさまざまな機能を有していますが、使っているうちに不満が出てきたり他のサービスへ移行を考えたりすることもあるでしょう。この記事では、グループウェアの移行・乗り換えを検討すべきケースや移行のステップ、ポイントなどを解説します。
従業員が使いやすいか
グループウェアの導入にあたり、使い勝手の良さは重要な要素です。操作が複雑だと、研修を行っても社内に浸透しづらくなります。そのため、情報共有の仕方やチャット機能の使いやすさなど、使いやすさを確認することが重要です。
グループウェアを導入する前に、無料トライアル期間のある製品もあるので、活用することをおすすめします。
モバイルに対応しているか
モバイル対応は、特に現代のリモートワーク環境において大きな利点を持ちます。マルチデバイス対応のグループウェアを利用すれば、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末から簡単に利用できます。
出張時や移動中でもファイルや資料を取り扱えるため、業務効率が向上します。この機能は、社員の柔軟な働き方を可能にし、作業を場所や時間に縛られることなく行えるようにします。
モバイル対応は、現代のビジネスにおいて必要不可欠な機能であり、組織全体のパフォーマンス向上に寄与します。
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企業内の情報共有を迅速化するグループウェアは、働き方改革の推進にも有効です。グループウェアを導入することで、業務負担の軽減・テレワークの促進といった効果が得られます。本記事では、グループウェアを活用した働き方改革推進について解説します。
サポート体制・セキュリティ対策を確認
グループウェア導入時には、サポート体制とセキュリティ対策も重要です。トラブルや疑問点が生じた場合、どれくらいのサポートを受けられるかまた、受付や対応時間も確認しておきましょう。
グループウェアは、従業員の個人情報や企業の機密情報を管理する場合もありますので、セキュリティ対策も重要な点です。特にクラウド型のグループウェアは、オンライン上での管理共有となるので、適切なセキュリティ対策が備わっているかを、確認しておきましょう。
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おすすめのメールセキュリティ製品5選｜選ぶ際の比較ポイントも解説
企業でメールを送受信する際は、メールセキュリティ製品を導入し、ウイルス感染や誤送信を防止すべきです。しかし、メールセキュリティには多くの製品があり、選定に迷う場合も多いでしょう。この記事では、おすすめのメールセキュリティ製品や選ぶ際の比較ポイントを解説します。
海外製or日本製かで選ぶ
グループウェアは、海外製品と日本製品から選ぶこともできます。簡単に分類すると以下のような特徴があります。
- 海外製：カスタマイズをしながら汎用性を高められる仕様
- 日本製：カスタマイズ性は低いが初期搭載機能が多い、日本独自のビジネス習慣にも対応
Google Workspace・Microsoft 365などの海外製グループウェアは、汎用性の高い基本機能に追加拡張を行うことで、さまざまな場面で利用できるのが特徴です。
一方で日本製のグループウェアは初期搭載機能が多く、カスタマイズ性はあまり高いとはいえません。ですが、日本独自の稟議書やワークフローにも対応しており、カスタマイズの手間が省けるという見方もできます。
費用に関しては大して差がないため、自社との親和性が高いものを選ぶことで導入後の乖離も発生しづらいでしょう。
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グループウェアは、企業の業務効率化を促進するためのツールとして多数の企業で利用されていますが、導入費用や運用にかかる料金は製品・プランによって幅があります。本記事では、グループウェアの導入形態別の価格相場や、費用対効果を得るためのポイントを解説します。
グループウェアを目的別で選ぶ際のポイント
グループウェアを目的別で選ぶ場合は、以下の3パターンに分類できます。
- Officeライセンスやメールサーバーとセット導入したい
- プロジェクト管理にも利用できる多機能なものがいい
- 大規模な組織で利用できるものがいい
既存ツールや使い慣れているOffice製品に合わせる形で、グループウェアを選ぶというのも一つの手段です。WordやExcelを業務でよく使っているのならMicrosoft製品での統一、Office製品に近い使用感の「Google Workspace」も多くの企業で親和性が高いでしょう。
グループウェアをプロジェクト管理に用いたい場合は、タスクに応じた機能を備えたものがよいでしょう。タスクごとに別々のツールを管理するのではなく、1つのソフトウェアで全ての業務管理ができれば、あらゆる作業の効率化が図れます。
また、グループウェアがどれだけの規模に対応するかも選択の基準になり得ます。大企業や他社の担当者など多数の利用者に合わせ、高度な権限管理ができなければ、適切な情報管理が行えません。
明確な導入目的を絞ったうえで、機能・利用人数・使いやすさに焦点を当てていきましょう。
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大企業のグループウェア導入のポイントとは｜シェア率上位のサービスも紹介
コミュニケーションの活発化・業務効率化に役立つグループウェアは、社員数1,000人以上の規模が大きい大企業でもシェア率が上がっています。本記事では、大企業でシェア率が高いおすすめのグループウェアや大企業がグループウェアを導入するメリットなどを解説します。
グループウェアの導入フローと注意点
新たなシステムを導入する際には、段階的な手順や検討すべき事柄を把握することが、スムーズな導入につながります。ここからは、グループウェアの導入フロー・注意点を解説します。
1. 導入目的・必要な機能の洗い出し
グループウェアの導入において、まず重要な段階は導入目的と必要な機能の把握です。機能が増えるほどコストもかさんでしまうため、明確な目的を定め、それに適した機能を見極めることが重要です。
まず、組織内での課題や改善すべき点を洗い出しましょう。たとえば、コミュニケーション不足や情報共有の乱れなど、具体的な業務上の問題点を把握することが重要です。
その上で、グループウェアの導入によって解決すべき目標を設定します。この段階で、導入目的がはっきりすると、必要な機能も明確になります。
2. 導入範囲を決める
グループウェアを導入する際に、企業全体で利用するのか、あるいは特定の部署のみで使用するのか、適切な範囲を定めることは重要です。
導入する範囲を決定する際には、導入目的や期待する効果を考慮することが大切です。企業全体で利用する場合、統一された業務プロセスや情報共有が可能になりますが、コストや運用上の複雑さなどが発生する可能性があります。
一方、特定部署のみで利用する場合、その部門の業務効率を重視できますが、他部門との情報共有が十分でない場合が考えられます。このような決定にあたっては、目的とコストをバランス良く考慮することが大切です。
グループウェアの導入には一般的に費用がかかりますが、業務効率の向上や情報共有がスムーズになることで、大きなコスト削減にも期待できます。本記事では、グループウェアの費用対効果について、グループウェアの具体的な効果や費用相場も交えて解説します。
3. 無料トライアルで比較検討する
無料トライアルを活用することで、使いやすさや機能を実際に確認し、最適な製品を見つけることが可能となります。そのため、複数の製品の無料トライアルを利用しましょう。
それぞれの製品を試用することで、実際の操作感や使いやすさ、必要な機能の有無を直接体験できます。比較検討の際には、重要視するポイントを明確にしておくことも大切です。
また、ユーザーインターフェースや操作性、サポート体制なども重要なポイントです。これらも比較対象に含めましょう。
4. 社員への周知・教育
グループウェアの導入に伴って業務フローが変わる場合、導入後の周知と教育が極めて重要です。社員が変化に対応し、新しいシステムを効果的に利用するために、適切な指導やトレーニングが必要です。
変更される業務プロセスや新しいツールの使い方に関するトレーニングを実施することで、社員の適応を支援します。この過程で新しいシステムを円滑に受け入れ、使いこなすためのサポートを提供します。
さらに、社員からのフィードバックや疑問点を積極的に受け入れることも大切です。オープンなコミュニケーションを通じて、社員の声に耳を傾けましょう。課題や疑問に素早く対応することで、導入後の適応期間をスムーズに進められます。
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グループウェアとは、業務を効率化させる複合的な機能を持ったソフトウェアです。多くの企業で利用されていますが、導入に際しては適切な手順を踏む必要があります。この記事では、グループウェアの導入手順や製品を選ぶ際のポイントを解説します。
その他のおすすめグループウェア
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タイプ別｜その他のグループウェア特徴比較
カスタマイズ性が高い
株式会社システナ
Microsoft Teams・SharePoint管理者向け導入サポート
GOOD
ここがおすすめ！
- 丁寧なヒアリングで最適な運用設計を実現できる
- 経験豊富な有識者により充実したサポートが受けられる
- 企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能
MORE
ここが少し気になる…
- サポート業に特化しているシステムのため、掲示板などのコミュニケーション機能を求めている企業には不向き
GOOD
ここがおすすめ！
- 不慣れな方でもマニュアルいらずで作成できるシンプルな操作性
- 「オンラインコラボレーション」ツールのため、リアルタイムで同時編集が可能
- 豊富なテンプレートを備え、不慣れでも手早く作成！
MORE
ここが少し気になる…
- マニュアル作成に特化しており、モバイルには非対応
株式会社ビービーシステム
Exchange階層型アドレス帳「AddressLook」
GOOD
ここがおすすめ！
- Outlookでのメール・予定作成の宛先選択に階層型アドレス帳が利用できる
- 複数アドレス帳の利用やユーザー属性のカスタマイズができ、柔軟に使える
- さまざまな業種、さまざまな規模の企業で導入しやすい
MORE
ここが少し気になる…
- アドレス帳機能に特化しているシステムのため、掲示板などのコミュニケーション機能を求めている企業には不向き
機能・オプションが豊富
ハイディメンション株式会社
Diamond Portal
GOOD
ここがおすすめ！
- 「勤怠管理」「交通費申請」「経費申請」などの各種承認機能を搭載
- GPS連携スケジュール機能を備え、外回りが多い社員にもぴったり
- モバイル・Macにも対応し、あらゆる環境に対応
MORE
ここが少し気になる…
- モバイルとパソコンで利用できる機能に差がある
株式会社アイアットOEC
WaWaoffice for Workspace Organizer
GOOD
ここがおすすめ！
- オプションサービスが豊富で、自社に必要なサービスを選び組合せて使える
- 24時間365日かつ有人監視でセキュリティ面も安心
- 小容量利用、機能を絞りたいなどの相談や調整もできる
MORE
ここが少し気になる…
- サービスごとに料金が異なり、必要な機能が多いと割高になる可能性も
デジタルスクーデリア株式会社
Bitrix24
GOOD
ここがおすすめ！
- 豊富なプラン提供かつ、チーム全体に適用される「100％定額」料金
- 簡単にデータ移行が行えるので、乗り換えを考えている方にぴったり
- SaaSソリューションの代替になるほど機能が充実
MORE
ここが少し気になる…
- 多機能な分、使用しない機能が出て持て余してしまう場合も
GOOD
ここがおすすめ！
- 低価格で大容量のため、データ量が多くても安心
- 情報漏えいを防ぐため、セキュリティ機能が標準搭載
- 企業のニーズに合わせてオーダーメイドのグループウェアにできる
MORE
ここが少し気になる…
- オーダーメイド希望の場合は問い合わせが必要
GOOD
ここがおすすめ！
- Google Workspaceとのシームレスな連携で、日々の業務効率が向上
- 「勤怠管理」「経費精算」「社内掲示板」などにも対応
- 使いやすく進化させたカレンダーやボード機能で情報共有にも役立つ
MORE
ここが少し気になる…
- Google Workspaceとの連携が前提のサービス
目的別に使いやすい
GOOD
ここがおすすめ！
- 1つのカレンダーでチームや社内外のスケジュール管理が可能
- 「日程調整機能」搭載で、メールを追わずに日程を決められる
- フリープランの提供があり、スケジュール管理を試したい方にもぴったり
MORE
ここが少し気になる…
- 中規模・大規模企業については問い合わせる必要がある
ウィズワークス株式会社
社内報アプリ
GOOD
ここがおすすめ！
- マルチデバイス対応のため、社員がどこにいても同じ情報を同時に周知できる
- 記事だけでなく、各種社内資料・動画・公式サイト・公式SNS・問い合わせ窓口などの必要な情報はすべて集約
- 社内報専門会社のノウハウを詰め込んだ高機能ツールでありながら、低コストで導入可能
MORE
ここが少し気になる…
- 納品までに1ヶ月ほどかかるため、すぐに利用したい企業には不向き
株式会社テラスカイ
mitoco
GOOD
ここがおすすめ！
- 紙やExcelなど社内でバラバラな情報を一元化させ、スムーズに仕事が進められる
- どんな働き方でも使いやすいツールで、パソコンを持っていなくてもスマホがあれば使い始められる
- 世界最高水準のセキュリティレベルで運用されており、安全に働ける
MORE
ここが少し気になる…
- 契約が年単位のため、途中解約ができない
Bytedance株式会社
Lark（ラーク）
GOOD
ここがおすすめ！
- チャット内に各機能を連携でき、必要事項を自動で通知
- ビジネスに必要な機能を多数搭載し、コスト削減にもつながる
- データはリアルタイムで見える化され、各管理も効率アップ
MORE
ここが少し気になる…
- よりセキュリティ強化を求める場合は「スターター」「プロ」では物足りない場合も
シヤチハタ株式会社
Shachihata Cloud
GOOD
ここがおすすめ！
- 目的にあわせて選べる低コストかつ多彩なプランの提供
- 人数無制限で即日から利用できる導入ハードルの低さ
- 操作説明はもちろん、社内説明や作成方法なども無料でサポート
MORE
ここが少し気になる…
- 電子印鑑や契約・決裁をメインとしたサービスで、掲示板や日報機能などは非搭載
スムーズな情報共有
アトラシアン株式会社
Confluence
GOOD
ここがおすすめ！
- リアルタイム編集でチーム内でも手早く共有可能
- さまざまなチーム・タスクに対応でき、業種を問わず活用しやすい
- AIを活用することでメモをドキュメントに変換
MORE
ここが少し気になる…
- Standardプランは「分析機能」「一括アーカイブ」などが使えない
株式会社ビービーシステム
ScheduleLook for Microsoft Teams
GOOD
ここがおすすめ！
- 組織単位で従業員の予定が共有・確認できる
- 初期費用無料で、ユーザー数が500人まで50,000円と低コストで導入しやすい
- ユーザー数に限りがないため、小規模から大企業まで導入可能
MORE
ここが少し気になる…
- スケジュール共有に特化しているシステムのため、掲示板などのコミュニケーション機能を求めている企業には不向き
株式会社ワークスアプリケーションズ
ArielAirOne Portal
GOOD
ここがおすすめ！
- 情報やノウハウ・スケジュールを共有し、円滑な業務を実現
- 柔軟な「アクセス権限」により、情報漏洩の防止と内部統制の強化を可能に
- スケジュールと連動でき、施設の予約やタスク管理も行える
MORE
ここが少し気になる…
- 詳細な料金や導入方法は問い合わせで確認
GOOD
ここがおすすめ！
- 社内ノウハウの蓄積に特化した15機能を搭載し、情報の属人化を防止
- 各機能ごとの連携が可能で、プロジェクトの進捗事に一括管理ができる
- スマホに対応しており、社外にいてもスムーズに情報共有が行える
MORE
ここが少し気になる…
- 最小申込数が5IDから、5IDごとの追加と契約に縛りがある
株式会社プロジェクト・モード
NotePM
GOOD
ここがおすすめ！
- 高機能エディタとテンプレートにより誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できる
- 強力な検索機能でほしい情報がすぐに見つかる
- 人気ページのランキングやナレッジの分析など、活用状況が把握できる
MORE
ここが少し気になる…
- クレジット払いの場合は年間払いに対応していない
運用の効率化
株式会社ビービーシステム
ResourceLook Online
GOOD
ここがおすすめ！
- 会議室に入室が確認できないときは自動キャンセルされ、カラ予約の防止が可能
- 来客情報やや受付情報も一元管理でき、受付の無人化を図れる
- 会議室端末としてやフロアマップとしてなど、利用用途に合った利用が行える
MORE
ここが少し気になる…
- 予約管理や来客管理機能に特化しているため、組織改善や社内コミュニケーションを目的とした導入は不向き
株式会社ドリーム・アーツ
InsuiteX
GOOD
ここがおすすめ！
- 大企業を20年にわたり支援してきた現場力を活かして開発されたポータル
- プロジェクトの立ち上げ時から社内事情に応じた提案など、専門スタッフによるサポートも充実
- ビジョンの伝達や施策の実施、結果の計測までテクノロジーで支援してくれる
MORE
ここが少し気になる…
- 料金やプランを確認するには問い合わせが必要
株式会社ビービーシステム
Exchangeモバイルソリューション「ExLook」
GOOD
ここがおすすめ！
- 携帯電話やスマートフォンからOutlookを利用できる
- メールの利用や従業員の予定表閲覧が可能
- 各オプションを利用すると、より安全に使いやすくなる
MORE
ここが少し気になる…
- 出先でOutlookを利用することに特化しているシステムのため、掲示板などのコミュニケーション機能を求めている企業には不向き
株式会社サイエンスアーツ
Buddycom
GOOD
ここがおすすめ！
- クリアな音質と低遅延での通話を実現
- インターネット環境があれば国内・国外問わず通話が可能
- ワンタッチで1対1や一斉通話ができ、電話応答待ちの問題も解消
MORE
ここが少し気になる…
- 通話がメインのサービスになるため、文書管理やワークフロー機能は非搭載
ワークスモバイルジャパン株式会社
LINE WORKS
GOOD
ここがおすすめ！
- LINEと連携が行え、導入したその日からすぐに利用可能
- 建築・不動産・介護や医療といったさまざまな業種・業務に対応
- オプションが豊富で、人数や目的にあわせて3つのプランから選べる
MORE
ここが少し気になる…
- メールやトークのアーカイブが必要な場合はオプション対応
日本電気株式会社
StarOffice
GOOD
ここがおすすめ！
- 柔軟な「アクセス制御」により情報ろう洩対策・不正行為防止に効果
- 初心者や不慣れな方でも簡単に操作できる工夫が充実
- 人事システム連携での自動化や事故対応コスト抑止など、運用負荷を軽減
MORE
ここが少し気になる…
- 50IDから1,000IDまでを想定して作られており、単機能の切り出しには非対応
自由な業務アプリの作成
サイボウズ株式会社
kintone
GOOD
ここがおすすめ！
- 自分たちで業務アプリを作成できるため、思いついた業務改善をすぐに形にできる
- さまざまな情報を一元管理でき、リアルタイムで共有
- 社内外問わずすべてのコミュニケーションをシンプルに行える
MORE
ここが少し気になる…
- 操作トラブルが発生したり、操作がやや難しかったりする
ゾーホージャパン株式会社
Zoho Creator
GOOD
ここがおすすめ！
- シンプルなものから複雑なものまで、アイデアを視覚的な操作でアプリへ変換できる
- データ収集・プロセスやワークフローの自動化・データ分析などを実現し、業務効率化を図れる
- 構築されたアプリはiOSとAndroid対応のため、ユーザーはいつでもどこでもアクセスが可能
MORE
ここが少し気になる…
- 支払方法はクレジットカードのみのため、請求書払いや口座振替などはできない
株式会社ピーエスシー
Coo Kai
GOOD
ここがおすすめ！
- 「Microsoft 365」「Google Workspace」対応のアプリ導入・カスタマイズなどを支援
- 環境や目的・課題にあわせてカスタマイズでき、ニーズに柔軟に対応可能
- 「活動分析」や「誤送信防止ツール」といった便利な機能も搭載
MORE
ここが少し気になる…
- 一部機能はβ版のみで、使用できるかは問い合わせで確認
日報作成に特化
有限会社エム・ツー
営業日報 MarkⅡ
GOOD
ここがおすすめ！
- スマホからいつでも簡単に日報の作成・共有が可能
- 従業員同士のスケジュールを共有でき、連絡事項もスムーズに
- 顧客情報や案件管理、名刺管理もすべてスマホで共有できるため、外出先でも安心
MORE
ここが少し気になる…
- 日報作成や共有に特化しているため、コミュニケーションを強化したい企業には不向き
GOOD
ここがおすすめ！
- 日報はもちろん、SFA・勤怠管理などさまざまな機能を1つで完結できる
- テレワークや日報の電子化が行え、業務の効率向上を実現
- 日報の作成により案件管理・進捗管理・営業管理など、経営に役立つさまざまな情報が自動生成される
MORE
ここが少し気になる…
- 操作方法などを確認する際は電話で問い合わせる必要があり、土日祝休みのため注意が必要
各種マニュアルの更新
株式会社ビービーシステム
ManualLook みちびきBot
GOOD
ここがおすすめ！
- Microsoft 365機能更新に追随し、各種マニュアルを月1で更新
- チャットボット機能でマニュアル検索も簡単にできる
- 各機能ごとに利用者・管理者向けのマニュアルがあり、テレワーク時や不慣れな社員への操作方法などさまざまな用途で使える
MORE
ここが少し気になる…
- マニュアル更新やマニュアル捜索に特化しているため、組織改善を目的としての導入には不向き
完全無料で利用可能
GOOD
ここがおすすめ！
- 利用者数制限なしで完全無料で導入でき、追加費用なしでスマホにも対応
- 掲示板やメールだけでなく、ステークホルダ間での「無料電話」も可能
- 「タイムカード」「シフト表」「名刺管理」など機能が充実
MORE
ここが少し気になる…
- ステークホルダ間での申請・承認は可能だが、経路や条件設定などは問い合わせで確認
グループウェアに関するよくある質問
グループウェアの導入を検討する際に、よくある質問・Q&Aを以下でまとめました。
グループウェアのワークフロー機能だけでは不十分？
グループウェアには、主な機能としてワークフロー機能が搭載されていることが多いです。しかし、グループウェアのワークフロー機能は簡易的な承認フローの構築に特化したものが中心で、複雑な業務フローの設定には対応してないこともあります。
グループウェアのワークフロー機能だけで不十分だと感じる場合には、ワークフローシステムの活用がおすすめです。特に、取引先を含め全社的な業務フローの改善を図りたい企業は、ワークフローシステムを使った電子化を検討しましょう。
グループウェアでよく使われる機能は？
グループウェアは、サービスの対象ごとに特化している機能が異なります。ただし、業務の効率化・コミュニケーションの活性化を実現する上では、スケジュール管理やWebメール機能、設備予約が好まれて使われることが多いです。
また、掲示板・回覧板、チャット機能、ファイル管理・共有といった機能も社内コミュニケーションに役立ち、迅速かつ正確な情報共有ができます。
海外製と日本製のグループウェアはどちらが良い？
「Google Workspace」と「Microsoft 365 (旧称 Office 365)」を代表とした海外製のグループウェアは、世界的なシェア率が高くセキュリティ対策も十分に施されています。さらに、多言語対応でカスタマイズ性にも優れているのが特徴です。
一方、日本製のグループウェアは、日本独自のビシネス習慣に対応した機能が豊富に搭載されており、複雑なカスタマイズを必要とせずに利用しやすいです。そのため、普段利用しているツールとの連携性や使いたい機能を十分に確かめるようにしましょう。
なお、海外製と日本製のグループウェアでは、費用面での大きな違いはありません。
クラウド版とパッケージ版どちらが良い？
クラウド版のグループウェアは申し込みから利用開始までが早く完了し、定期的なアップデートもベンダー側が行ってくれるなどのメリットがあります。対して、パッケージ版は更新・メンテナンス・バックアップを自社ですべて行わなければなりません。
長期的な視野で見た場合、パッケージ版の方が費用対効果が高くなることもありますが、リソース最適化のためにクラウド版を選択する企業が多いのも現状です。ただし、事業内容や規模、セキュリティ対策などを考慮して選択するのがおすすめです。
グループウェアのおすすめ10選に戻るまとめ
グループウェアを最大限に活用するためには、組織のニーズに適した機能を持つ製品を選ぶことが重要です。設備予約、スケジュール管理など、Webメール機能など様々な機能がありますが、これらの選定は業務内容や導入目的によって異なります。
機能を選定する際には、ベンダーとのミーティングで実際の使用シーンを共有し、無料トライアルやデモを利用して操作感を確認することがおすすめです。将来的なニーズも考慮し、拡張性や柔軟性のあるシステムを選択することも重要です。
自社の業務を再検討し、必要な機能を見極めることがカギとなります。製品に興味を持った場合は、資料請求などを通じて詳細を把握し、最適なシステムの導入を検討しましょう。
タイプ別｜グループウェアおすすめ
中小企業におすすめ
中小企業におすすめのグループウェア3選｜選ぶ際のポイントも解説
企業のあらゆる業務を効率化させるグループウェアは、ひとりひとりの生産性が特に重要となる中小企業にも導入が推奨されます。この記事では、中小企業がグループウェアを利用するメリットやおすすめのグループウェア、また、選ぶ際のポイントを解説します。
自治体向けのおすすめ
おすすめの自治体向けグループウェア2選｜メリット・デメリットも
組織のコミュニケーション・業務を円滑にするITツールであるグループウェアは、市民の個人情報など多くの機密情報を扱う自治体でも導入が進められています。本記事では、おすすめの自治体向けグループウェアやグループウェアのメリット・デメリット・選定ポイントを解説します。
オンプレミス型のおすすめ
グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型はクラウド型と比較してセキュリティ性やカスタマイズ性が高いのが特徴です。この記事では、おすすめのオンプレミス型グループウェアや選ぶ際のポイントなどを解説します。
スマホ対応のおすすめ
スマホ対応のグループウェアおすすめ5選｜選ぶ際のポイントも解説
グループウェアには、スマホに対応したものも多数あります。スマホ対応であれば、外出先からもスピーディーに情報の共有や更新ができて便利です。この記事では、スマホに対応したおすすめのグループウェアや選ぶ際のポイントを解説します。
無料で利用できるおすすめ
おすすめの無料グループウェア2選｜無料で使う方法・注意点も解説
低コストでグループウェアを導入したいと考える場合は、無料のグループウェアを使用してみましょう。本記事では、社内での情報共有がしやすいグループウェアを無料で使う方法、おすすめの無料で使えるグループウェア、導入する際に注意したいポイントなどを解説します。
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CRMツール
おすすめのCRMツール7選｜選び方や導入時の注意点を詳しく解説
CRMツールとは顧客管理や購入履歴など顧客に関する情報を一元管理し、顧客関係を支援するツールのことを指します。本記事ではおすすめのCRMツールを比較表でご紹介。CRMの主要機能や選び方・導入効果や使い方・導入事例などの基本情報や、業界シェアの高い人気の顧客管理ツールも解説します。
ワークフローシステム
おすすめのワークフローシステム9選｜選ぶポイントを詳しく解説
ワークフローシステムとは、申請・承認の一連の業務を自動化し、業務効率化を図るシステムのことです。導入を検討しているものの、どれを選べばいいかわからない企業も多いでしょう。本記事では、おすすめのワークフローシステムとシステムを選ぶ際のポイントを解説しています。
社内SNS
おすすめの社内SNS8選｜選び方のポイントや導入ステップも解説
社内SNSは、社内のコミュニケーション活性化や情報共有を目的として多くの企業が導入しています。しかし、数多くの製品があるため、自社に合うものがわからない方も多いかもしれません。本記事では、おすすめの社内SNSや選び方のポイントを解説します。
