オンプレミス型グループウェアのおすすめ3選｜選び方も解説

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型はクラウド型と比較して、セキュリティ性やカスタマイズ性が高いのが特徴です。本記事では、おすすめのオンプレミス型グループウェアや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. オンプレミス型グループウェアとは
2. オンプレミス型グループウェアのメリット
3. オンプレミス型グループウェアのデメリット
4. 【注意】オンプレミス型は運用・管理可能な技術者が必要不可欠
5. オンプレミス型が合う企業
6. オンプレミス型グループウェアを選ぶ際のポイント
7. おすすめのオンプレミス型グループウェア3選
8. その他のグループウェアの選び方
9. まとめ

オンプレミス型グループウェアとは

グループウェアは企業内の情報共有とコミュニケーションを促進するためのツールで、スケジュール管理やタスク管理、ワークフロー、チャットなど業務効率化に役立つ機能が備わっています。

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型の2つの導入形態があります。オンプレミス型とは、自社内に専用のサーバーを用意し、グループウェアのソフトウェアをサーバー上にインストールして運用するタイプです。

オンプレミス型グループウェアは自社内に設置するため、社内に運用に適した設備があることが前提条件となります。また、メンテナンスやトラブル対応も含め、自社がすべての運用を担います。

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クラウド型との違い

クラウド型グループウェアはオンプレミス型と異なり、インターネット上のサーバーでシステムを運用します。利用者はインターネットを介してシステムにアクセスし、ベンダーが提供する機能を利用します。

オンプレミス型では、企業がサーバーを購入・保守しなければなりませんが、クラウド型はインターネット経由で提供されるためインストールは不要です。サーバーの用意などにかかる費用負担やメンテナンスなど、運用負担が少なくなります。

そのため、クラウド型は人員・予算が少ない中小企業やリモートワークを行う企業に適しています。

オープンソースとの違い

グループウェアには、オープンソースのものもあります。オープンソースとは、ソースコードが一般に公開されているソフトウェアのことです。ライセンス料なしで無料で利用でき、基のソースコードを書き換えてカスタマイズも可能です。

カスタマイズや導入・運用には専門のスキルが必要ですが、コストを最小限に抑えながら柔軟にシステムを構築できます。

オンプレミス型グループウェアのメリット

オンプレミス型グループウェアには、クラウド型にはないメリットがあります。ここからは、そのメリットに注目して、詳しく解説します。

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セキュリティ性が高い

オンプレミス型グループウェアは、企業が自社内でシステムを管理運用するため、高いセキュリティ性を誇ります。自社のポリシーに応じたセキュリティ対策を自由に行えるのが大きなメリットです。

また、クラウド型はインターネットを経由することから、第三者による不正アクセスといったセキュリティリスクが高まりますが、オンプレミス型は自社内に情報がとどまるため、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑えられます。

カスタマイズ性が高い

自社内のサーバーにインストールするオンプレミス型グループウェアは、カスタマイズ性が高いのが特長です。従業員からの要望を直接システムに反映できるため、社内のニーズに適したシステムの構築が可能です。

社内の他システムとの連携もしやすく、企業の運用方法にフィットするように調整できます。特に、大企業では利用しているシステムが多く、運用方法や社内ルールが細かく定められていることにより、システムの柔軟性が重要視されます。

外部ネットワークに依存しない

オンプレミス型はインターネットを介さず、社内LANなどの閉ざされたネットワーク内で動作するため、外部ネットワークに依存しません。仮にインターネットがダウンしている場合でも業務を継続でき、災害や通信障害時に強いのがメリットです。

また、一部の金融機関・官公庁・研究機関など、外部との通信を極力制限しているような環境では、クラウド型グループウェアの利用は難しく、セキュリティポリシーに準拠しやすいオンプレミス型グループウェアが好まれる傾向にあります。

長期的な運用コストの予測がしやすい

オンプレミス型はクラウド型と比べ、初期にかかる設備投資が大きい反面、ランニングコストが比較的安定しているといえます。サーバーの購入、設置、ソフトウェアライセンスの取得にはコストが発生しますが、導入後は月額利用料が不要なことが多いです。

さらに、一括ライセンスや大口契約がしやすく、グループウェアの利用ユーザーが多いほど1人あたりの単価が下がります。自社運用で数年先を見据えた利用を検討できるため、コストの突発的な増加を抑制しつつ、長期的な運用コストを予測しやすいです。

オンプレミス型グループウェアのデメリット

オンプレミス型グループウェアには多くの利点がありますが、同時に考慮すべきデメリットも存在します。ここでは、オンプレミス型グループウェアのデメリットを詳しく解説します。

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導入まで時間がかかる

オンプレミス型グループウェアは、導入までの工程で多くの時間を要します。それは、システムを導入する際に、企業内でサーバーやネットワークの整備、システムのカスタマイズなどを行う必要があるからです。

基本的に、数週間から数ヶ月ほどの期間が必要とされており、環境を整えるための準備作業や検証作業に時間がかかるため、直ちに運用を開始することが難しいケースを想定しなければなりません。

導入費用が高額になる

一般的に、オンプレミス型グループウェアの導入には高額な費用がかかります。月額料金が発生するクラウド型と違いライセンスは買い切りですが、ライセンス料としてまとまった金額が必要です。

また、サーバーやネットワークなどの構築が新たに必要な場合は、システム全体の構築に数百万円から1千万円以上の出費が必要となる場合があります。そのため、クラウド型と比較して導入のハードルが高いといえます。

【注意】オンプレミス型は運用・管理可能な技術者が必要不可欠

オンプレミス型のグループウェアは企業内で運用されるため、サーバーやネットワークの構築、システムの保守管理など、専門的なスキルと経験が求められます。

さらに、システムの修正や障害対策も自社で行う必要があります。カスタマイズ性が高い反面、不具合が生じた際には自社で解決しなければなりません。

オンプレミス型の導入・運用には専門的な知識や経験が不可欠であり、そのためには適切な人材の確保やスキルの向上が重要です。

オンプレミス型が合う企業

オンプレミス型グループウェアの導入が向いている企業には、以下のような特徴が挙げられます。

1. 利用人数が多い大企業
2. 専門技術を持ち合わせたエンジニアが在籍する企業
3. 自社に合わせてカスタマイズをしたい企業
4. トラブル発生時も自社で対応可能な技術力がある企業

一方、クラウド型やオープンソース型のグループウェアが向いている企業と特徴は、以下のとおりです。

クラウド型グループウェアがおすすめな企業

1. 従業員数が少なく予算にも制約がある
2. 専門技術を持ったエンジニアがいない
3. 時間や手間をかけずに導入したい
4. オフィス外からも頻繁に利用したい

オープンソース型グループウェアがおすすめな企業

1. コストを抑えたいがカスタマイズもしたい
2. 専門技術を持ち合わせたエンジニアがいる

オンプレミス型グループウェアを選ぶ際のポイント

グループウェアを選ぶ際には、企業のニーズや特定の要件に合わせた検討が重要です。ここでは、オンプレミス型グループウェアを選ぶ際のポイントを詳しく解説します。

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モバイルデバイスに対応しているか

多くのオンプレミス型製品は、社内利用を前提として開発されており、外出先や移動中などでの利用が制限されていることがあります。社外からのアクセスやモバイル端末での利用が必要な場合は、その製品がモバイルデバイスに対応しているかを確認しましょう。

モバイルデバイス対応であれば、社外からでも柔軟にアクセス可能であり、業務効率の向上に期待できます。例えば、外出先での急な業務対応や情報の確認など、即座に行動する必要がある場合でもスムーズな対応が可能です。

既存ツールと連携できるか

グループウェアは多種多様なデータを扱うため、他のシステムとの円滑なデータ共有が業務の効率化につながります。例えば、顧客管理システムや会計システムとの連携によって、情報を一元管理し、業務フローをスムーズにすることが可能です。

特に、企業が多様なシステムを利用している場合は、既存ツールとの連携がスムーズにできるかの確認が重要です。オンプレミス型は連携性が高いとされていますが、連携の方法や連携に必要な工数などは事前に確認しておきましょう。

無料トライアルがあるか

オンプレミス型のグループウェアを選ぶ際、無料トライアルの活用は大きなポイントです。ソフトウェアは高額なことが多いため、トライアル期間を利用して、実際に使い勝手や機能を試してみるのがおすすめです。

導入前の段階で実際に使ってみることで、自社のニーズに本当に適しているかどうかを確認できます。無料トライアルが提供されている場合には積極的に活用し、導入前の不安を解消してから最適な選択につなげましょう。

おすすめのオンプレミス型グループウェア3選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際は、導入形態以外にも重要な3つのポイントがあります。必要な機能がしっかり備わっているか、利用人数や企業の規模に合ったシステムかどうか、使いやすさ・操作性を確認するのがおすすめです。

その他、セキュリティ対策がしっかりしているかや、サポート体制などについても十分に比較検討しましょう。自社の業務やニーズにマッチする適切なグループウェアを選ぶためには、各ポイントをしっかりと抑えることが大切です。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか
3. 使いやすさ・操作性を確認

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. サポート体制は十分か

まとめ

オンプレミス型のグループウェアは、企業が自社内でサーバーを準備し、グループウェアを設置・管理する方式です。オンプレミス型の特徴は、セキュリティ性やカスタマイズ性の高さです。

企業は独自のセキュリティポリシーに従ってサーバーを保護し、グループウェアをニーズに合わせて調整できます。ただし、導入にはサーバーの設置やソフトウェアの調整・保守など、多岐にわたる作業が求められるため、専門的なスキルと経験を持つ人材が必要です。

無料トライアルを利用すれば、システムの使い勝手や必要な機能を確認できます。オンプレミス型を選ぶ際には、無料トライアルの有無を確かめ、実際の利用を通じて自社のニーズに合うかどうかを十分に検討しましょう。