病院・医療機関におすすめのグループウェア4選｜選び方も解説

多くの企業で導入が広がっているグループウェアは一般企業だけでなく、病院などの医療機関にも有効なツールです。グループウェアで情報共有が効率化すると、より迅速な患者対応が可能になります。本記事では、おすすめのグループウェアやメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. グループウェアは病院などの医療機関にもおすすめ
2. 病院でよく使われるグループウェアの機能
3. 病院にグループウェアを導入するメリット
4. 病院に導入するグループウェアの選び方
5. 病院・医療機関向けのおすすめグループウェア4選
6. その他のグループウェアの選び方
7. まとめ

グループウェアは病院などの医療機関にもおすすめ

グループウェアは、チームや組織内での情報共有やコミュニケーション、スケジュール管理などを支援するツールです。多くの企業でグループウェアの導入が進んでいますが、病院や医療機関でも活用できます。

特に、病院では患者の安全と治療の質が最優先されます。グループウェアの利用により、患者の最新の健康状態や治療記録といった重要な情報が素早く共有され、医療スタッフがより効率的に協力し合うことができます。

また、スタッフのシフト管理や会議のスケジューリングなども容易になるため、医療機関の運営効率が全体的に高まります。

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病院でよく使われるグループウェアの機能

グループウェアは、日常業務の効率化とコミュニケーションの向上を図るために重要なツールです。病院で広く利用されるグループウェアの機能としては、掲示板機能やスケジュール管理機能、文書管理機能などが挙げられます。

ここでは、病院でよく使われるグループウェアの機能について解説します。

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掲示板機能

掲示板機能は、重要なお知らせや治療プロトコルの更新、スタッフミーティングのスケジュールなどを掲載するための機能です。迅速に情報を共有できるため、さまざまな部署やチームが連携して働く病院では、組織全体の情報を一元的に伝達できます。

また、緊急時のコミュニケーションにおいても有効です。例えば、緊急の医療事案やインシデントが発生した際に、掲示板を通じて素早く情報を配信することで、早急の対応を促せます。

教育やトレーニングの情報、新しい医療技術・研究結果の共有にも利用でき、医療スタッフの知識向上とスキルアップにもつなげることが可能です。

スケジュール管理機能

スケジュール管理機能では、医療スタッフのシフト管理や患者の診察予約、手術室や検査機器などの医療設備の予約管理が可能です。各スタッフの利用可能時間を視覚的に表示し、予約やスケジュールのブッキングを防ぐ際に役立ちます。

また、病院においては、患者の治療計画の管理も重要です。スケジュール管理機能を用いることで、患者の治療スケジュールやフォローアップの予定を適切に管理し、計画的なケアを提供できます。

さらに、スタッフ間でのスケジュール共有により、チームでの協力や情報共有が促進され、患者への対応が迅速かつ効果的に行われます。

文書管理機能

文書管理機能は、医療記録や診療ガイドライン、研究論文、管理文書など多岐にわたる文書をデジタル形式で管理し、簡単に検索・共有ができます。そして、保存した文書を整理し、バージョン管理やアクセス制御を通じて、情報の正確性と安全性を保ちます。

この機能を利用することで、患者ケアの質を高めつつ、業務の効率化にもつなげることが可能です。例えば、医師と看護師が患者の治療履歴や最新の医療情報に迅速にアクセスすることで、より効果的な治療計画を立てることができます。

重要な治療ガイドラインや、医療プロトコルの更新があった場合も文書管理システムを通じて、最新の情報を病院内の全スタッフに迅速に共有することが可能です。

タスク管理機能

医療現場ではチーム医療が基本であり、それぞれの職種が連携しながら業務を進めるため、タスク管理機能を活用することで抜け漏れを防ぎながら効率化できます。例えば、役割ごとにタスクを割り当てたり、タスクごとの進捗状況を可視化できたりします。

そして、締め切り前とタスク完了時にはアラート通知し、優先度設定によって緊急性の高いものを目立たせるなど、複雑な医療現場のサポートが可能です。なお、各タスクにメモができる場合、引き継ぎや情報共有の際に非常に役立ちます。

勤怠管理機能

病院は24時間365日稼働することが多く、スタッフの勤務管理や申請関連の処理を適切に行う必要があります。グループウェアの勤怠管理機能を使えば、出退勤記録やシフト連携、残業申請・承認、休暇・勤務変更申請などがオンラインで手軽に行えるようになります。

病院ではさまざまな勤務形態があり、時間超過に関する適正管理が困難です。そこで、勤怠管理と申請ワークフローの効率化によって、労働基準法・36協定に基づいた残業管理などを行いながら、給与計算や人事評価にも勤怠データの有効活用が可能です。

設備予約機能

設備予約機能では、医療機器や治療室、会議室などの利用計画を管理・予約することができます。特に、高価で需要が高い医療機器や特定の治療室の利用において、設備予約機能は重複予約の回避を図るために役立ちます。

さらに、この機能を活用することで、手術や検査、治療などのスケジュールを簡単に調整でき、日々の業務計画の立案が容易です。

設備の使用状況をリアルタイムで確認が可能なため、予約の変更やキャンセルにも迅速に対応できます。そのため、緊急時の柔軟な対応や設備の稼働率の最適化も可能です。

システム連携機能

電子カルテや他の医療関連システムとの連携は、患者ケアの質の向上と業務効率の改善につながります。システム連携機能を通じて、患者の健康記録や治療履歴、診察予約情報などをグループウェア内でシームレスに共有することが可能です。

また、電子カルテとグループウェアが連携することで、患者の最新の健康状態や治療進行状況がリアルタイムで更新され、医療スタッフ間で共有されます。その結果、患者に対する連続性のあるケアが可能になり、治療計画の調整や医療判断がより効率的に行えます。

Web会議機能

グループウェアには、Web会議機能が搭載されたものもあります。Web会議機能とは、オンライン上に集まって会議を行える機能です。場所に縛られず会議を行えるため、広い病院内でも手軽に会議を実施できます。

なお、学会やシフトの関係で、急患が発生した際に医師が現場にいないことも考えられます。その際もWeb会議機能を活用することで、遠方からリアルタイムにコミュニケーションが取れるため、迅速な指示や伝達が可能です。

病院にグループウェアを導入するメリット

病院にグループウェアを導入することで、対応の迅速化や事務作業の効率化などさまざまなメリットを得られます。ここでは、病院にグループウェアを導入するメリットについて解説します。

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院内全体での情報共有の高速化で対応が早くなる

病院や医療機関では、迅速な対応が患者の健康と安全に直結します。グループウェアの導入によって院内全体での情報共有が高速化し、迅速な対応が可能です。

患者の最新の健康状態や治療履歴、緊急時の指示などがリアルタイムで共有され、スタッフは必要な情報を即座に手に入れられます。その結果、緊急時の対応が早まり、適切な治療をタイムリーに提供することが可能です。

また、スムーズな情報共有により、患者は個別化されたケアを受けることができ、待ち時間の短縮や患者満足度の向上にもつながります。

情報の一元管理により事務作業が効率的にできる

グループウェアの導入で文書の作成や共有、管理をデジタル化でき、業務の効率化に役立ちます。例えば、患者の情報や診療記録、請求書類などの文書管理が自動化され、手作業による入力やファイリング作業を減らせます。

そして、同じ量の仕事を少ない人員で処理することが可能になり、人件費の削減にもつながります。情報処理の正確性が向上するため、手作業によるミスや情報の漏洩リスク低減が可能です。

スタッフの働きやすさ向上につながる

病院や医療機関におけるスタッフの働きやすさは、患者ケアの質にもつながります。例えば、多忙で上手くコミュニケーションが取りにくい環境では、対応が遅れたり人間関係でトラブルが生じたりするケースもあります。

グループウェアを活用することで、スタッフ間のコミュニケーションが容易になり、情報共有のスムーズ化が可能です。その結果、多忙な医療環境でもスタッフ同士の交流が促進され、チーム連携の強化に期待できます。

また、スタッフが互いの業務を理解し、相互に支援し合うことにより、より働きやすい職場環境が実現します。

情報漏洩のリスクを軽減できる

病院や企業での利用を前提としているグループウェアでは、2段階認証やデータの暗号化など、高度なセキュリティ機能が備わっていることが多いです。さらに、アクセス権限を柔軟に設定できれば、必要なスタッフのみが情報を閲覧し、内部からの情報漏洩を防げます。

そのため、患者の個人情報やカルテを取り扱う病院においても、グループウェアは効果的な活用が可能です。文書管理がデジタル化されることで、ペーパーレス化が実現するため、書類の紛失による情報漏洩の発生を防げます。

ただし、グループウェアは情報漏洩を最小限まで防止できますが、システムや院内のセキュリティ対策が万全でないと漏洩が発生する可能性があります。したがって、セキュリティ対策の確認や、スタッフへのシステムの取り扱いに関する教育が不可欠です。

病院に導入するグループウェアの選び方

病院にグループウェアを導入する際は、自院に適しているシステムを選ぶ必要があり、スタッフが扱いやすいかや、コスト面などの確認が非常に重要です。ここでは、病院に導入するグループウェアの選び方について解説します。

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医療機関での利用が想定されているか

医療機関に特化して開発されたグループウェアは多く提供されており、病院特有のニーズに対応する機能を備えています。例えば、患者情報の管理や治療スケジュールの調整など、日々の病院での業務を効率化するための機能が搭載されています。
しかし、コスト面や自院の規模などから、医療機関専用に開発されたグループウェアを導入したい場合もあるでしょう。その際は、医療機関での利用が想定されているかの確認が大切です。

他の医療機関での導入実績を参考にすることで、対象のグループウェアが実際の医療環境でどのように機能するかを理解できます。

自院のスタッフが容易に操作できるか

日々、医療機関のスタッフは多忙であり、新しいシステムの研修に時間を費やす余裕は限られています。スタッフが迅速にシステムに慣れ、日常業務にスムーズに統合するためには、直感的で使いやすいインターフェースを持つシステムが不可欠です。

そこで、無料トライアルの活用により、実際の業務環境でのシステムの使い勝手を事前に確認できます。無料トライアルでは細かい機能を評価しながら、スタッフの意見も取り入れて慎重にシステムの導入を検討できるため、積極的な活用がおすすめです。

セキュリティ性が高いか

高いセキュリティを備えているかは、患者のプライバシー保護と病院の信頼性維持のためにも必要です。特に、データの暗号化は不正アクセスから患者情報を守るために重要です。また、アクセス制限機能では、権限を持つスタッフのみが機密情報にアクセスできます。

セキュリティの脅威は日々進化しているため、システムを最新の状態に保つことが不可欠です。万が一、データ漏洩やシステム障害が発生した際の対応計画も確認しておきましょう。

コストはどのくらいかかるか

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型のシステムがあり、それぞれコストが異なります。オンプレミス型の場合、サーバーの購入・設置、システムの独自設定、メンテナンスなどに費用が発生するため、初期投資が高額になる傾向があります。

一方、クラウド型はインターネットを介してベンダーのサーバーにアクセスするため、初期投資は抑えられますが、月額や年額の利用料金が発生します。メンテナンスやアップデートの費用が含まれることが多いため、長期的な運用コストが低くなる傾向があります。

導入を検討する際には、さまざまなコストを総合的に考慮し、病院の予算とニーズに合ったシステムの選択が重要です。

病院・医療機関向けのおすすめグループウェア4選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際には、選定するグループウェアが必要な機能を備えているかどうかを確認しましょう。例えば、スケジュール管理や文書共有、通信ツールなど、医療機関に求められる特定の機能が提供されているかを見極める必要があります。

また、利用人数や医療機関の規模に対応しているかも重要なポイントです。病院のスタッフ数や患者数に応じて、適切なサーバーの容量・ユーザー数をサポートするグループウェアがおすすめです。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. サポート体制は十分か

まとめ

グループウェアの導入は、病院や医療機関にも多くのメリットをもたらします。グループウェアの活用によって情報共有が迅速化し、患者対応のスピードが向上します。また、事務作業の効率化で、スタッフは医療業務に集中できます。

グループウェアを選ぶ際は、医療機関での利用が想定されているか確認し、多忙な医療現場でもスムーズに業務に組み込めるよう、スタッフが操作しやすいかを検討することも重要です。

特に、セキュリティ性の高いグループウェアの選択は、患者のプライバシーを守る上で不可欠です。本記事で紹介したポイントを抑えながら、医療機関に最適なグループウェアを選び、高品質な患者ケアと効率的な病院運営を実現しましょう。