タスク管理ができるグループウェアおすすめ2選｜選び方も解説

グループウェアには、タスク管理機能を持つものもあります。タスク管理機能を搭載したグループウェアは情報を一元化することができ、プロジェクトの進捗把握や共有が容易になります。本記事では、タスク管理ができるおすすめのグループウェアや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. グループウェアでタスク管理をしよう
2. グループウェアでタスク管理を行うメリット
3. グループウェアでタスク管理を行うデメリット
4. タスク管理ができるグループウェアの選定ポイント
5. タスク管理ができるグループウェアおすすめ2選
6. その他のグループウェアの選び方
7. まとめ

グループウェアでタスク管理をしよう

グループウェアとは、企業など組織内の情報共有を効率化し、コミュニケーションを活性化させるためのツールです。メールやチャットなどの連絡機能だけではなく、スケジュール管理やファイル共有など、業務の効率化に役立つあらゆる機能を搭載しています。

また、タスク管理機能を備えたものも多く、プロジェクト管理にも役立ちます。チーム全体で設定された期限や進捗を把握しながら、メンバー間のコミュニケーションの活性化を図れます。

グループウェアでタスク管理を行うメリット

グループウェアでタスク管理を行うことで、タスクに関する情報が一元化されるため、コミュニケーションが円滑になり、業務効率化につながります。ここでは、グループウェアでのタスク管理のメリットについて解説します。

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タスクに関する情報共有がスムーズになる

グループウェアは、スケジュールや資料など、タスクに関する情報を一元化することができます。そのため、プロジェクトの担当者や進捗状況などが可視化され、一目で把握可能です。

グループウェアでタスク管理を行うことで、期限が迫っているタスクやプロジェクトの課題などを素早く見つけられ、さまざまなタスクに関する情報共有がスムーズに行えます。

生産性向上・コスト削減につながる

グループウェアによるタスク管理で、スケジュールや進捗状況などの情報共有を迅速化し、無駄な確認作業を削減できます。また、優先すべき作業の透明性が高まり、生産性の向上にもつなげることが可能です。

そして、タスク管理のために別途ツールを導入した場合、月額利用料や維持費などが発生しますが、既存のグループウェアを活用すれば、新たにタスク管理ツールを導入する必要がないため、コストを抑えられるのもメリットです。

チームごとのタスク管理がしやすくなる

グループウェアは特定の部署やチームなど、限られたメンバー間のコミュニケーションを円滑にするツールです。そのため、プロジェクト全体ではなくチーム内のタスク管理が容易になります。

基本的に、チームに所属する従業員が別チームのタスクを把握する必要はありません。全体で管理すべきタスクとチーム内でのタスクをそれぞれ適切に管理すれば、生産性を損なわないような作業環境づくりが可能です。

コミュニケーションが取りやすくなる

グループウェアは、メールだけでなくチャット機能などのコミュニケーション機能も充実しているのが特徴です。タスクの変更があった際や、出張・リモートワークで離れた場所にいる場合でも、素早くやり取りができます。

グループウェアのチャット機能には、ファイル共有やビデオ会議を搭載したものも多く、離れた場所からもスムーズなコミュニケーションが可能です。また、チャット機能は気軽な会話で完結するため、効率的にメッセージのやり取りができます。

グループウェアでタスク管理を行うデメリット

グループウェアは導入によって多くのメリットを得られますが、万能なツールではないため、いくつかのデメリットも持ち合わせています。ここでは、グループウェアでタスク管理を行うデメリットについて解説します。

高機能で使い慣れるまでに時間がかかる

1つのツールに多くの機能が搭載されているものは、使い慣れるまでに時間がかかることが考えられます。特に、高機能なグループウェアは月額利用料などのコストが高くなる傾向にあり、利用が定着するまで徹底した教育とサポートが必要です。

また、タスク管理機能が備わっているグループウェアであっても、その他が最低限の機能しか搭載していない場合、求めるメリットを得られないでしょう。そして、複数のグループウェアを併用すると、操作・管理方法の違いで混乱が生じやすい点もデメリットです。

タスクの細分化で負担が増えることがある

グループウェアでタスク管理を行う際、業務を細かく分けて登録しすぎると、一人ひとりに

通知が大量に届き、重要な通知を見逃しやすくなります。さらに、進捗更新ばかりに時間を取られ、本来の作業よりもタスク管理にかかる作業負担が増えてしまう恐れがあります。

コミュニケーションが取りやすくなる反面、個人ごとの設定ミスや放置が発生すると、情報共有の精度に差が生まれてしまうのも課題です。グループウェアによる情報の一元化は便利ですが、タスク管理を煩雑化させないような取り組み・工夫が求められます。

タスク管理ができるグループウェアの選定ポイント

タスク管理ができるグループウェアを選ぶ際は、いくつかの注目すべきポイントがあります。ここでは、タスク管理を社内に浸透させ、さらに効率化させるためのポイントについて、具体的に解説します。

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使いやすさを確認する

タスク管理ができるグループウェアを選定する際は、タスク登録のしやすさ・進捗状況の見やすさを確認し、業務の効率性に影響しないか確かめましょう。操作性が悪い場合、タスク漏れなどのリスクが発生する可能性が考えられます。

また、メンバー全員が使用できなければ、タスク管理として正常に機能しないため、社内に浸透しにくいです。そのため、タスク管理に関連するスケジュールやコミュニケーション機能についても、簡単に操作できるものが理想的です。

使いやすさの確認には、無料トライアルの活用がおすすめです。すべての製品が無料トライアルを行っているわけではありませんが、導入を検討しているグループウェアが無料で使用できる場合、本格導入前に使用感を試しておきましょう。

他ツールとの連携性もチェック

グループウェアは、SFA（営業支援システム）などの他ツールを連携することで、タスク管理がより効率的に行えます。そのため、タスク管理ができるグループウェアを選定する際は、他ツールとの連携性についてもチェックしましょう。

例えば、SFAと連携することにより、グループウェア上で顧客情報や商談の進捗状況などの情報共有が可能です。また、SFAとグループウェアがシームレスになることで、タスクやスケジュールの入力作業を効率化できます。

グループウェアでのタスク管理の具体例

グループウェアでタスクとマニュアルを管理することで、マニュアルを探す手間を省けます。多くのマニュアルの中から特定のマニュアルを探すのは手間がかかり、長い目で見ると大きなタイムロスになります。

また、チームや部署を問わず、全員がやり取りをする場で特定のチームにのみ関係した情報を共有すると、他チームの作業を遮ってしまう可能性が高いです。その点、グループウェアでは該当のチームにのみ共有できるため、作業に集中しやすい環境が作れます。

タスク管理ができるグループウェアおすすめ2選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際に重要なポイントは、自社に必要な機能を備えているかどうかと、利用人数や会社の規模に対応しているかどうかの2点です。

その他にも、離れた場所でも利用可能なモバイルに対応しているかどうかに加え、セキュリティ対策とサポート体制もチェックしましょう。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. サポート体制は十分か

まとめ

グループウェアは、企業の情報共有を効率化し、コミュニケーションを活性化させるためのツールであり、タスク管理機能を備えたものが多くあります。

グループウェアでタスク管理を行えば、スムーズな情報共有によってコミュニケーションが取りやすくなるため、生産性の向上につながります。さらに、別途タスク管理ツールの導入が不要であり、コスト削減も可能です。

タスク管理ができるグループウェアを選定する際は、使いやすさや他ツールとの連携について確認が必要です。会社の規模や求める要素が備わっているか確認しながら、自社に合ったグループウェアを選定してタスク管理を効率化させましょう。