建設業向けグループウェアおすすめ2選｜選ぶ際のポイントも解説

グループウェアには、建設業向けのものもあります。建設業では情報共有の困難さや長時間労働が課題となっていますが、グループウェア導入により解決に繋げることが可能です。この記事では、建設業向けのおすすめのグループウェアや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. グループウェアとは
2. 建設業における課題とは
3. 建設業にグループウェアを導入するメリット
4. 建設業向けグループウェアを選ぶ際のポイント
5. 建設業向けグループウェアおすすめ2選
6. その他のグループウェアの選び方
7. まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内でのスムーズなメッセージのやりとりや、スケジュール管理・ファイル共有などを行えるツールです。導入することで、業務の効率化・チームワークの強化などのメリットに期待できます。

グループウェアの中には、パソコンだけでなく、スマートフォンでも利用できるツールも多数あります。より利便性の高いツールを求めている企業は、このようなスマートフォン対応のグループウェアを導入するのもおすすめです。

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建設業における課題とは

建設業には、業界特有の様々な課題があります。建設業でグループウェアを導入する意義を理解していただくためにも、まずは建設業特有の課題を解説します。

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情報共有に時間と手間がかかる

建設業の代表的な課題として、情報共有に時間・手間がかかる点が挙げられます。建設業では、営業社員・現場スタッフなど、社外で働く従業員の割合が多いためです。

社内の従業員から現場スタッフに情報を共有するには、電話・メールなどで個別に連絡を取るほか、工程表をFAXしたり、コピーを現場に直接持参したりする必要があります。いずれの方法であっても、現場スタッフが最新の情報を入手するには一定の時間がかかります。

社内外の従業員同士での情報共有に支障が出ると、チーム全体の連携が乱れ、業務効率が著しく低下する恐れがあります。特に、現場で緊急の判断が必要な場面では、このようなタイムロスが致命的なミスを招く可能性があります。

紙ベースの書類管理が煩雑

建設業では、契約書・設計図・工程表・作業指示書などの様々な書類を紙ベースで管理することが多いです。紙ベースの書類は紛失・盗難などの恐れがあるほか、複数人で共有しづらいのが課題です。

特に設計図や工程表など、現場スタッフ全員が見るべき書類が共有しづらくなると、現場作業の進行に支障を来す恐れがあります。また、書類の見返しが必要な際に、探すのに時間と手間がかかる点も紙ベースの書類の課題といえます。

労働時間が長い

労働時間が長いのも、建設業界特有の課題です。その理由の1つとして、人手不足の深刻化が挙げられます。例えば、人手が不足している現場では、現場と本社の連絡のために人手を割かれると、その分だけ現場作業が遅延しやすくなります。

このような遅れをカバーするために、1日あたりの作業時間が長くなるといった傾向が高くなります。あるいは、管理者が現場作業に携わり、終業時刻を過ぎて報告のために帰社するケースも見られます。

このような課題を解決するには、少ない人員でもスムーズに作業できるよう効率のよい現場環境を整える必要があります。しかし、人員が不足しているために、このような改革にまで手が回らず、結果として長時間労働が慢性化している実態があります。

建設業にグループウェアを導入するメリット

グループウェアとは、社員同士のコミュニケーションを円滑にし、情報共有の迅速化を図ることで、業務の効率化に繋げるツールです。

建設業における課題は、グループウェアの導入によって解決できる可能性があります。ここからは、建設業にグループウェアを導入するメリットをご紹介していきます。

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現場との情報共有が迅速になる

建設業にグループウェアを導入することで、現場スタッフや営業社員など、社外で働く従業員との情報共有が迅速化するメリットがあります。その理由は、グループウェアには、グループチャット・タスク管理・プロジェクト管理などの機能が備わっているためです。

これらの機能を活用することで、グループウェアにアクセスさえすれば、全ての従業員がいつでも最新の情報を確認できます。モバイル機器に対応したツールなら、社内・現場の従業員が同じ情報を基に行動できるため、スムーズな業務遂行が可能になるでしょう。

また従来のように、個別にメールや電話で連絡したり、わざわざ事務所へ戻る手間も削減できます。

ペーパーレス化を促進できる

ペーパーレス化を促進できる点も建設業にグループウェアを導入するメリットです。建設業向けのグループウェアでは、例えば次のような書類を電子上で一元管理できます。

1. 契約書
2. 設計図
3. 工程表
4. 現場写真
5. 作業指示書
6. 作業報告書

グループウェアでこれらの書類を管理することで、従業員間での情報共有が容易になります。また、データは電子上で管理されるため、紙ベースの書類のように紛失のリスクはなく、過去データの検索も簡単に行えます。

さらに、印刷コストや保管スペースを削減できる点もペーパーレス化のメリットといえます。

長時間労働の改善に繋がる

グループウェアを導入することで、長時間労働の改善に繋がるメリットがあります。例えば、グループウェアの中には日報機能を備えたものがあります。これを活用することで、管理者は帰社せずとも、進捗やその日の作業報告を本社に送ることができます。

また、グループウェアを利用することで、現場での設計図・工程表などの共有や検索が簡単になるため、現場作業が効率化しやすくなります。この点も、長時間労働の改善に繋がる理由の1つです。

「情報化施工」の推進に役立つ

グループウェアの導入により、「情報化施工」の促進に役立つメリットがあります。情報化施工とは、建設事業にICT技術を活用し、高効率・高精度の施工を実現させる取り組みを指します。

グループウェアには、情報共有機能やタスク管理機能など、情報化施工の実現に欠かせない機能が充実しています。導入することで、情報化施工を促進できるでしょう。なお、情報化施工の実施は、公共事業などの入札の条件になっていることも多いです。

情報化施工を実現できるグループウェアを導入することで、このような場面でも企業としての優位性を保ちやすくなるでしょう。

参考：情報化施工｜国土交通省

建設業向けグループウェアを選ぶ際のポイント

建設業向けのグループウェアには、様々な製品があります。自社に適したツールを選ぶには、次のようなポイントに注目するのがおすすめです。

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モバイルに対応しているか

特に建設業においては、モバイルに対応しているかどうかは、グループウェアを選定する際の重要な基準となります。建設業の従業員は、現場や営業先などの社外で活動する時間が長いためです。

わざわざ帰社せずともツールを操作できるよう、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末に対応したグループウェアが必須となります。なお、操作が複雑なツールは、慌ただしい現場では使いづらいことがあります。

そのため、現場で使いやすい操作性を備えているかどうかも併せて確認しましょう。例えば、画面がシンプルで見やすいツールや、ワンタップで図面や画像を共有できるツールなどがおすすめです。

建設業に必要な機能を備えているか

グループウェアを選ぶ際は、建設業に必要な機能が備わっているかどうか確認しましょう。自社が求める機能がないツールは、当然ながら使い勝手が悪いためです。求める機能は企業によって異なりますが、一般的に次のような機能があるものがおすすめです。

スケジュール管理機能

スケジュール管理機能とは、プロジェクト全体のスケジュールや、工期の日程・予定を一目で把握できる機能です。異なる現場のスケジュールも一元管理できるため、自社スタッフが複数の現場で働いている企業でも、各現場の予定や進捗を正確に管理しやすくなります。

また、グループウェアにアクセスできるスタッフであれば、全員が同一のスケジュールを管理できる点もメリットです。管理者が現場に常駐していない現場でも、予定通りに作業を進行できるでしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能とは、見積書・契約書などの稟議書を、電子上で申請・承認できる機能です。グループウェアをインストールした端末さえあれば、時間・場所にかかわらず、申請・承認作業を進められる点がメリットです。

特に建設業においては、管理者や決裁者が社外で活動していることが多いです。従来のような紙ベースの稟議書では、提出や承認のためだけの帰社が必要になるほか、承認待ちのタイムロスが発生する課題があります。

その点、グループウェアのワークフロー機能を活用すれば、社外からでも申請・承認が可能なため、従来のような手間やタイムロスを削減できます。迅速な意志決定を実現でき、その結果、効率のよい業務遂行に期待できます。

ファイル管理機能

ファイル管理機能では、従来紙ベースで扱っていた設計図やマニュアルを電子データに移行できます。社内データとして蓄積し、必要なデータは検索して時間・場所にとらわれず閲覧可能なため、作業を滞らせることがありません。

紙の資料を管理したり持ち歩く必要もなくなるので、バックオフィス業務の煩雑さも解消できます。

プロジェクト管理機能

プロジェクト管理機能とは、現場ごとにプロジェクトのスケジュール・進捗状況を一元管理できる機能です。複数の現場に携わっている企業でも、各現場の状況を正確に管理できるようになり、質の高い業務遂行が可能になります。

作業内容やスケジュールに変更がある場合でも、プロジェクト管理機能を更新するだけで、情報が関係者に発信されます。社内・現場のどちらからでも情報を簡単に発信できるため、連絡の手間を省けるでしょう。

また、1つのツールでプロジェクトを一元管理することにより、チーム全体での素早い意思統一や連携にも期待できます。

建設業界で導入実績があるか

グループウェアを導入する際は、建設業での導入実績の有無にも注目しましょう。業界他社での導入実績が豊富なツールほど、業界ならではの課題に寄り添ったツールである可能性が高いためです。

特にグループウェアは、基本的に長期に渡る運用を前提とするため、一度導入すると新しいツールに切り替えるのは手間がかかります。長く安心して利用できるツールを導入するためにも、他社での導入実績や導入の成功事例を参考にするのがおすすめです。

建設業向けグループウェアおすすめ2選

その他のグループウェアの選び方

建設業向けのグループウェアを導入する際は、これまでご紹介してきたポイントの他にも次のようなポイントに注目するのがおすすめです。

【重要なポイント2つ】

1. 利用人数・規模に対応しているか
2. 使いやすさ・操作性を確認

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. 他ツールと連携できるか
3. サポート体制は十分か

まとめ

建設業には、現場での情報共有が困難・紙ベースの書類管理が煩雑・人手不足による長時間労働などの課題があります。グループウェアを導入することで、これらの課題解決に期待できます。

例えば、スケジュール管理・ワークフロー・プロジェクト管理機能を備えたツールは、社内と現場の情報共有が迅速化し、業務の効率化に役立ちます。また、グループウェアは、政府が推し進める「情報化施工」を推進する上でも重要なツールです。

業界他社での導入実績が豊富なグループウェアは、建設業に特化しており、使いやすいと判断できるでしょう。なお、現場でも使えるようモバイル端末対応のツールの導入が望ましいです。

建設業界ならではの課題にお悩みの企業は、建設業向けのグループウェアの導入がおすすめです。