高セキュリティなグループウェアとは｜おすすめツールと選び方、対策も紹介

グループウェアは業務を効率化させるさまざまな機能を持ちますが、機密情報を含む多くのデータを扱うものであるため、利用時はセキュリティ対策が非常に重要です。この記事では、セキュリティ性の高いおすすめのグループウェアや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. グループウェアでセキュリティが重視される理由
2. クラウド型グループウェアは特に注意
3. セキュリティを重視したグループウェアの選定ポイント
4. グループウェアのセキュリティを強化するその他の方法
5. おすすめのセキュリティ性の高いグループウェア
6. その他のグループウェアの選び方
7. まとめ

グループウェアでセキュリティが重視される理由

グループウェアは、組織内のコミュニケーション活性化や業務効率化を目的としたツールです。チャットやスケジュール管理、プロジェクト管理などの多彩な機能を持ちますが、不正アクセスや人的ミスによって機密情報や個人情報が流出するリスクがあります。

そのため、グループウェアを導入する際には、セキュリティ対策を重点的に考慮し、適切な対策を講じることが重要です。以下では、具体的なセキュリティに関するリスクについて解説します。

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人為的なミスが起こる

グループウェアを活用する上で、人為的なミスが発生すると重大な情報漏洩のリスクが生じます。例えば、情報が閲覧できる端末を置き忘れた場合、他者が機密データにアクセスする可能性があります。

このような人為的なミスを防ぐには、従業員のセキュリティ意識の向上や機密情報に対する慎重な取り扱いが求められます。具体的な対策を行うことはもちろん、セキュリティ研修を実施するなど、組織全体での対策が必要です。

不正アクセスされる可能性がある

グループウェアには、不正アクセスやウイルス感染による情報漏洩のリスクが潜んでいます。不正な侵入者が機密データにアクセスする可能性は常にあるため、注意が必要です。

また、ウイルス感染によってシステムが侵害され、重要な情報が外部に漏れる危険性もあります。これらのリスクに対抗するためには、強固なアクセス制御や最新のセキュリティ対策を実施することが求められます。

企業の信頼に関わる

グループウェアのセキュリティは、企業の信頼性に直結しています。情報漏洩が発生してしまうと、企業の信用失墜につながりかねません。特に個人情報や機密データが関わる業界では、情報漏洩は企業にとって致命的な打撃となります。

したがって、企業は適切なセキュリティ対策を講じ、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが重要です。

クラウド型グループウェアは特に注意

グループウェアの導入形態にはクラウド型とオンプレミス型があり、気軽に導入しやすいことから近年はクラウド型を導入する企業が増えています。しかし、クラウド型はセキュリティ対策がベンダーに依存する点に注意が必要です。

自社のサーバーで運用するオンプレミス型と違い、クラウド型では自社のポリシーに合わせてセキュリティを強化することはできません。

ベンダーも様々なセキュリティ対策を講じてはいますが、日々進化するサイバー攻撃のリスクを完全に排除するのは困難です。そのため、以下で解説するポイントを確認し、十分な対策を行っているツールを選ぶことが重要です。

セキュリティを重視したグループウェアの選定ポイント

セキュリティを優先的に考え、適切な対策ができるグループウェアを選定することで、企業の情報を守りつつツールを有効に活用することができます。ここでは、セキュリティを重視したグループウェアを選定する際のポイントについて解説します。

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セキュリティ対策認証を取得しているか

グループウェアを選ぶ際のポイントとして、製品がセキュリティ対策認証を取得しているか確認することが重要です。

プライバシーマークやISO27001などの認証を取得しているグループウェアは、厳格なセキュリティ基準を満たしていると判断できます。以下で、プライバシーマーク、ISO27001について詳しく解説します。

プライバシーマーク

プライバシーマークは、個人情報の適切な管理ができる企業やサービスに与えられる認証マークであり、日本国内で広く信頼されています。このマークを取得するには、厳格な個人情報保護基準をクリアし、適切な情報管理体制を整備していることが求められます。

プライバシーマークを持つグループウェアは、ユーザーの個人情報をしっかりと保護し、法令や規制に適合していることが保証されています。この認証を持つグループウェアを選ぶことで、セキュリティに配慮した信頼性の高いサービスを利用できます。

参考：プライバシーマーク制度｜一般財団法人日本情報経済社会推進協会

ISO27001

ISO27001は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する国際規格であり、組織が情報セキュリティを適切に管理し、保護するための要件を規定しています。

ISO27001を取得するには、組織が定期的にリスクを評価し、情報セキュリティに関する厳格な管理を実施していることが求められます。そのため、ISO27001を取得したグループウェアは、情報セキュリティにおいて高い水準の管理体制を有していると判断できます。

参考：ISO/IEC 27701（プライバシー情報）｜ISO認証｜日本品質保証機構（JQA）

アクセス制限・暗号化機能の有無を確認

セキュリティを強化したグループウェアを選定する際には、アクセス制限機能と暗号化機能の有無も重要です。アクセス制限機能は、情報へのアクセスを必要なユーザーにのみ許可し、不正なアクセスを防ぐ役割があります。

アクセス制限により、機密性の高いデータや文書が不正に閲覧されるリスクを低減できます。また、暗号化機能はデータを保護する上で不可欠です。データが送受信される際に暗号化されると、第三者が情報を傍受しても理解できないため、機密性が向上します。

特にクラウド上でのデータ転送や保存においては、暗号化がセキュリティの基本となります。これらの機能を備えたグループウェアは、企業の機密情報を保護し、安全に運用できる可能性が高いでしょう。

メール制御が可能か

セキュリティ強化の観点からグループウェアを選定する際は、メール制御機能の有無を確認することも重要です。メール制御機能は、悪意のあるファイルやウイルスを含む添付ファイルの送受信を制限し、セキュリティを向上させます。

また、メールの内容を解析して、機密情報が含まれている場合はアクセス権を制限するなど、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることもできます。

多要素認証を備えているか

セキュリティを重視したグループウェアの選定においては、多要素認証の機能も重要です。多要素認証とは、ID・パスワードなどの「知識情報」「所持情報」「生体情報」といった認証の3要素の中から、2つ以上の異なる認証要素を用いて認証する方法です。

通常、本人が知っている情報（パスワードやPIN）、本人が持っている物（スマートカードやUSBトークン）、本人に特有のもの（指紋や網膜などの生体情報）などを組み合わせて使用します。

特に機密情報やプライバシーが重要な状況では、多要素認証は不正アクセスからの情報漏洩を効果的に防ぐための有力な手段となります。

監査ログを取得できるか

グループウェアが監査ログを取得できるかどうかも、セキュリティを強化する上での重要なポイントの1つです。監査ログとは、システムやアプリケーションの利用履歴やアクセス履歴などの情報を詳細に記録したものです。

監査ログを確認することで、何が・いつ・誰によって行われたかを追跡し、不正アクセスやセキュリティインシデントの早期発見や対応が可能になります。また、異常な活動があった場合に迅速な調査と対処ができるため、コンプライアンス強化にも有効です。

モバイルデバイスを遠隔操作できるか

セキュリティを重視する際には、グループウェアがモバイルデバイスを遠隔操作できることが重要です。モバイルから操作できれば、紛失や盗難などのセキュリティリスクに対処しやすくなります。

具体的には、遠隔から端末をロックする、データを削除するなどのリモートアクションが可能です。例えば、社員がモバイル端末を失くした場合、遠隔からデバイスを無効化し、機密情報の漏洩を防ぐことができます。また、従業員が業務用のデバイスを紛失した場合も、リモート操作によってデータの安全を確保できます。

データセンターの堅牢性は十分か

セキュリティを強化する上で、データセンターの堅牢性もポイントです。ベンダーのデータセンターが災害や外部からの攻撃に対して、十分な堅牢性を備えていることを確認しておきましょう。

物理的な堅牢性が高ければ、サービスの可用性を確保し、データの安全性を向上させることができます。例えば、データセンターが地震や火災などの災害に強い建築や設備で守られている場合、サービスの中断を最小限に抑えられるでしょう。

導入実績も参考にする

セキュリティを重視したグループウェアの選定では、そのツールの導入実績を確認することも重要です。特に上場企業などの大規模な組織での利用実績は、信頼性の指標となります。

安定して多くの企業で利用されているグループウェアは、セキュリティや機能性に優れている可能性が高く、導入後のサポートや改善にも期待できるでしょう。

グループウェアのセキュリティを強化するその他の方法

先述したように高いセキュリティ対策が講じられているならば安心ですが、全てのグループウェアがそうとは限りません。そういった場合に、自社のグループウェアのセキュリティ強化を行える方法をご紹介します。

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セキュリティ強化用ソフト・ツールを導入する

現状、自社の業務や他ツールとの親和性が高いグループウェアを利用している場合は、別途セキュリティ強化用のソフトを導入するのも1つの手段です。セキュリティ全般に広く対応したものもあれば、暗号化やアクセス制限など特定の機能に特化したものもあります。

ソフトのセキュリティ範囲がどこにまで及ぶのかに注意し、サポート窓口が常設されているサービスを選ぶのが望ましいでしょう。セキュリティ対策においては、いつでもすぐに専門家のアドバイスを仰げる体制なのかが非常に重要です。

小規模企業ならシンクライアントの利用も◎

小規模企業や少人数での利用なら、シンクライアントも選択肢になります。シンクライアントとはサーバ側でアプリケーションや業務データを全て管理し、クライアント端末では必要最低限の操作・処理しか行わせないシステムのことです。

クライアントの端末には一切のデータも保存されず、可能な操作や処理も限られるため、機密性高く業務が行えます。

一方で、オフラインでの利用ができない点や、サーバー側でトラブルがあると全てのクライアントに影響が出てしまう観点から柔軟性に欠け、少人数での業務環境以外に適応は難しいでしょう。

高セキュリティなグループウェアへの移行も検討する

使い慣れたグループウェアだったとしても、セキュリティ対策に欠けるのであれば、別ツールへの移行も前向きに検討しましょう。使い勝手の良さはツール導入の大きな決め手となりますが、脆弱なセキュリティが企業の信頼性を揺るがす事案も多くあります。

年々増加しているサイバー攻撃や、ヒューマンエラーによる情報漏えいを避けるためにも、セキュリティ対策を目的としたツール移行は優先度が高いといえます。

運用ルールを定める

グループウェアそのもののセキュリティを高めるのはもちろん、社内でのルールを定めておくことも重要です。具体的には、以下のようなルールを決め、周知を徹底しましょう。

1. 推測が容易なパスワードを設定しない・定期的に変更する
2. パスワードを使い回さない
3. オフィス外からアクセスする際にフリーWi-Fiを使わない

また、定期的にテストを行うなどして従業員のセキュリティルールに対する理解度を測るのもおすすめです。

おすすめのセキュリティ性の高いグループウェア

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際に重要なポイント3つとして、以下のポイントに注目することをおすすめします。まず、必要な機能が備わっているかを確認しておきましょう。企業の業務ニーズに合致する機能が揃っているかどうかは、効率的な業務遂行に直結します。

次に、利用人数や組織の規模に対応しているかを確認することが重要です。拡張性があり、大規模な組織でも適切に機能するかをチェックしましょう。そして、使いやすさや操作性も重要なポイントです。

グループウェアは日々の業務で利用されるものであるため、従業員が簡単に操作できることも求められます。以下のようなポイントに注目し、自社のニーズに合ったグループウェアを選定しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか
3. 使いやすさ・操作性を確認

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. 他ツールと連携できるか
3. サポート体制は十分か

まとめ

グループウェアは、企業での情報共有や業務効率向上に役立ちますが、機密情報を扱うためセキュリティが極めて重要です。人為的なミスや不正アクセス、企業の信頼性低下などさまざまなリスクが存在します。

そのため、グループウェアを選ぶ際には、セキュリティ対策認証を取得しているか、アクセス制限・暗号化機能があるか、メール制御が可能か、多要素認証を備えているかを確認することをおすすめします。

本記事を参考に、自社のセキュリティ要件に合ったグループウェアを導入し、安全かつ効果的な運用を目指しましょう。