交通費精算を効率化する方法｜勤怠管理システムとの活用について解説

交通費清算では、業務で発生した交通費を承認してもらう手続きが必要で、時間と労力がかかる業務です。交通費精算業務を楽にするためには、ICカードの活用やシステムの導入があります。本記事では、交通費精算を行う手順と、勤怠管理と交通費精算をまとめる方法を解説します。

目次

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1. 交通費精算を効率化する方法
2. 交通費精算を効率化する必要性
3. 勤怠管理システムの選び方
4. 経費精算ができる勤怠管理システムのおすすめ2選
5. まとめ

交通費精算を効率化する方法

交通費精算は、煩雑な経理業務の一つですが、業務の効率化には、デジタル化やオンライン申請が有効です。ここでは、交通費精算の効率化する方法を、3つの項目に分けて解説します。

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各システムと連携できるICカードリーダーの導入

必要なもの	費用の目安
ICカードリーダー	一台100,000円前後
交通系ICカード	0～1,000円

交通費精算の効率化には、ICカードリーダーの導入が効果的です。ICカードリーダーは、従業員のICカードを使用して出張や通勤の交通手段を記録し、精算に活用します。特徴としては、手作業の手間が省けることや、正確なデータの取得が可能である点です。

また、他のシステムとの連携が可能なため、経費精算システムや給与システムとのデータ連携がスムーズに行えます。ただし、注意点としてはICカードの発行や管理が必要な点、端末の設置や導入コストが発生する点があります。

一般的に、勤怠管理との連携が可能な高機能なICカードリーダーは、10万円前後の価格帯になることがあります。交通系ICカードについては、従業員が利用しているカードを使うか、新たに発行する場合は、500〜1,000円程となります。

ICカード活用が向いている企業

ICカードを活用した交通費精算の効率化は、従業員が頻繁に公共交通手段を利用している企業では効果的です。また、従業員の移動範囲が広く、交通費の種類が多岐にわたる場合も適しています。

さらに、大規模な従業員数を抱える企業では、手作業による交通費精算が大きな負担となるため、自動化による効率化が求められます。ICカードの利用により、経理業務の手間を軽減し、精算業務の迅速化と正確性を実現できます。

ICカード活用が向いていない企業

建設現場などの出勤場所が頻繁に変わる場合や、車通勤が主で交通系ICカードを利用していない場合には、ICカードリーダーの活用には向いていません。

また、交通系ICカードを利用している場合でも、長期間出社しない場合や出張が多い場合には、履歴が消えてしまう可能性があります。各企業の状況やニーズに合わせて、他の効率化手段やシステムの導入を検討することが重要です。

交通費精算機能が搭載された勤怠管理システムの導入

勤怠管理と交通費精算が統合されたシステムの導入は、業務の効率化に大きく貢献します。コストも比較的安価に導入できるので、勤怠管理や交通費精算業務のシステム化を検討している企業にはおすすめです。

注意点としては、料金が安いシステムでは、機能に制限がある場合が多いので、必要な機能が搭載しているか確認しておくことが重要です。適切なシステムを選択し、業務の効率化とコスト削減を図りましょう。

経費精算機能が搭載された勤怠管理システムの導入

経費精算機能が搭載された勤怠管理システムは、従業員の経費申請と精算業務を効率化できます。おすすめポイントは、1つのシステムで勤怠管理と経費精算が一元化でき、業務の効率化が向上します。

注意点は、データセキュリティ対策やシステムの使いやすさ、カスタマーサポートの充実度を確認し、適切なシステムを選ぶことです。

交通費精算を効率化する必要性

従来の交通費精算では、従業員が手動で交通費の情報を集め、経費報告書を作成し、承認を得る手続きが必要でした。これには時間と労力がかかるばかりでなく、領収書の紛失や書類のミスなどの人為的ミスも発生しやすい問題がありました。

また、精算業務の集計や経費の管理にも多くの時間が費やされ、経費精算の処理にコストがかかることが課題でした。これらの課題を解決するために、デジタル化された交通費精算システムの導入がおすすめです。

そもそも交通費とは

交通費は、従業員が通勤で発生する交通に関わる費用のことを指します。具体的には、公共交通機関の運賃、タクシーの料金、駐車場代、高速道路料金などが含まれます。交通費は通常、経費精算の対象となり、企業が従業員に対して支払い、経費として計上します。

旅費交通費との違い

交通費と旅費交通費は、費用の発生要件や目的が異なります。交通費は、従業員が通勤や業務目的で発生する交通に関わる費用を指します。一方、旅費交通費は、業務目的での出張や移動に伴う交通費や宿泊費、食事代などの費用が含まれます。

従って、交通費は通勤や日常業務の移動に関する費用を指し、旅費交通費は出張や移動に伴う費用を指します。

通勤手当との違い

交通費と通勤手当は、支給される対象と目的が異なります。交通費は、従業員が通勤に使用する交通手段の費用を補填するものであり、実際に発生した費用に基づいて支給されます。

一方、通勤手当は、従業員が通勤にかかる一定の負担を軽減するために支給される手当です。通勤手当は通常、月額固定で支給され、交通費の実際の費用に基づかず、従業員の通勤距離や利用する交通手段に応じて支給額が設定されます。

つまり、交通費は交通手段の費用の実費支給であり、通勤手当は一定の手当金額として支給される点が異なります。

交通費精算を行う手順

交通費精算を行う手順

1. 提出された交通費精算申請を確認し、内容の妥当性をチェックする。
2. 領収書や交通券の日付や金額が正当であるか確認する。
3. 交通手段や目的が業務と関連しているか確認する。
4. 申請者の役職や承認権限に基づき、承認または却下の判断を行う。
5. 承認後、経費を支払い、記録を適切に保管する。

管理者側の経費処理のチェックポイント

1. 領収書や交通券が必要な情報（日付、金額、発行元）を含んでいるか確認する。
2. 申請者が業務上の目的で交通費を支払ったことを確認する。
3. 支払い金額が経費規定や予算内であるか確認する。
4. 承認者が適切な役職や権限を持っているか確認する。
5. 経費精算処理の記録や報告書類を適切に保管し、監査対応できるようにする。

これらの手順とチェックポイントを確認し、交通費精算のスムーズな処理と、適正な経費管理を行いましょう。

勤怠管理システムで交通費精算ができるメリット

勤怠管理システムで交通費精算を行えるようになると、様々な面でメリットがあります。まず、統合されたシステム内で、勤怠と交通費の管理が一元化され、データ入力の効率化が図られます。

また、自動計算やルール設定により精算処理が迅速化し、経費の適正性や予算の把握が容易になり、また、人的ミスもなくなります。これにより業務効率が向上し、従業員の負担軽減や管理業務の効率化が向上します。

勤怠管理システムの選び方

適切な勤怠管理システムを選ぶことは、効率的な業務運営に不可欠です。ここでは、勤怠管理システムの選び方を4つ解説します。以下のポイントをふまえて、自社のニーズに合ったシステムを選びましょう。

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導入形態

勤怠管理システムの選び方には、導入形態を確認する必要があります。主な導入形態には、オンプレミス型とクラウド型があります。

オンプレミス型は、企業内のサーバーや、ネットワークにシステムを構築する形態です。データの管理やセキュリティを企業内で完全にコントロールできる利点がありますが、初期費用が高額で、システムの構築・運用・保守には専門知識が必要です。

一方、クラウド型は、インターネット経由で提供されます。システムの運用などは、提供元が行い、利用者はブラウザを通じてアクセスします。また初期費用の負担がない場合が多いです。ただし、インターネット経由のため一定のセキュリティリスクがあります。

選択する際には、セキュリティ対策やデータ保護、運用サポートなどをしっかり評価し、自社のニーズに最適な導入形態を選ぶことが重要です。

操作性

勤怠管理システムの選び方の一つとして、操作性を確認することが大切です。操作性が優れているシステムは、ユーザーの負担を軽減し、業務効率を向上させることができます。

直感的で分かりやすいインターフェースや、必要な機能が直感的に使えるかどうかを、確認しましょう。選定する際には、実際にデモやトライアルを通じて操作性を確認し、操作性を確認することをおすすめします。

コスト・料金プラン

勤怠管理システムを選ぶ際には、事前にコストや料金プランの確認をしておきましょう。まず、導入費用には初期費用やカスタマイズ費用が含まれますので、予算内で導入できるか確認しましょう。特に、オンプレミス型は、初期費用がかかるので注意が必要です。

また、月額費用も把握し、従業員数や機能の利用範囲に応じて、適切なプランを選びましょう。オプション料金などにも注意し、将来的な拡張やアップデートに伴う費用にも留意する必要があります。

サポート体制

勤怠管理システムを選ぶ際は、サポートの充実度も重要なポイントです。充実したサポートを提供するシステムは、トラブルや質問に迅速かつ適切に対応してくれます。

これにより、導入後や運用中に生じる問題や疑問を迅速に解決し、ユーザーがスムーズにシステムを活用できるでしょう。安心してシステムを活用するために、サポートが充実した製品を選択することをおすすめします。

経費精算ができる勤怠管理システムのおすすめ2選

まとめ

交通費精算は、時間と労力を要する業務ですが、勤怠管理システムとの連携により、効率化が可能です。勤怠管理システムに交通費精算機能を組み込むことで、出張や通勤の情報を自動的に収集し、申請や承認の手続きを簡素化します。

従業員は手動でデータを入力する手間がなくなり、管理者もデータの集計や精算処理がスムーズに行えます。これにより、業務の効率化と時間の節約ができ、組織全体の生産性向上に繋がります。