PBXでスマホを内線化しよう｜メリット・デメリット、方法を解説

PBXでは、スマホを内線化することが可能です。スマホを内線化することで、社員はどこにいても内線・外線が使用でき、会社のコスト削減にも繋がります。この記事では、PBXでスマホを内線化するメリット・デメリットや内線化の方法などを解説します。

目次

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1. PBXとスマホを連携して内線化
2. PBXでスマホを内線化するメリット
3. PBXでスマホを内線化するデメリット
4. PBXでスマホを内線化する方法
5. PBXでスマホを内線化する際の注意点
6. まとめ

PBXとスマホを連携して内線化

PBX（Private Branch eXchange）とは、複数の電話回線や電話機を一元管理し、外線電話と内線電話または内線同士の接続を制御するシステムです。PBXには、「レガシーPBX」「IP-PBX」「クラウドPBX」の3つの導入形態があります。

「IP-PBX」と「クラウドPBX」は、スマートフォンとの連携により、従業員が個人的に保有する端末や、会社が支給した業務用端末を内線化することができます。この2つは、電話回線ではなく、IPネットワークを介して通信回線を構築するためです。

従業員は、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末から通信回線にアクセスすることで、会社の電話番号を利用した発着信が可能になります。これは「スマホの内線化」と呼ばれる仕組みで、利便性の向上やコスト削減などの様々なメリットに期待できます。

PBXでスマホを内線化するメリット

PBXでスマホを内線化することにより、企業と従業員の双方に様々なメリットが期待できます。PBXによるスマホの内線化を検討するためにも、そのメリットを理解しておきましょう。

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社外にいても内線・外線通話ができる

スマホの内線化により、社外にいても内線・外線通話を容易に行えるメリットがあります。例えば、オフィスにかかってきた電話を、各自が保有するスマートフォンに転送して受けられます。また、オフィス内メンバーとの内線電話もスマートフォンで行えます。

PBXツールによってはチャットやビデオ通話機能も備えており、電話以外での連絡もスムーズに行えます。このようにスマホを内線化することで、場所にとらわれずに、社内外の相手との円滑な連絡が可能になります。

これにより、リモートワークや在宅勤務などの多様な働き方を推進できるでしょう。また、営業先や出張先の従業員と連絡を取り合う際にも便利です。

会社の電話番号で発信できる

スマホを内線化することで、会社の電話番号での発着信が可能になるメリットがあります。特に取引先や顧客に発信する場合は、スマートフォンの番号よりも固定電話番号を用いることで、相手に信頼されやすくなるでしょう。

また、私的な端末を利用する場合も端末の電話番号が相手に表示されないため、プライベートを安全に保護できます。リモートワークや在宅勤務の場合でも安心して電話業務を行えるでしょう。

設備費用を削減できる

スマホを内線化することで、「BYOD」を推進できます。BYODとは「Bring Your Own Device」の略称であり、従業員が私的に保有する端末を業務に利用することです。

PBXを導入し、BYODを実現することで、社内の固定電話機が不要になります。これにより、固定電話機の購入費用や設置工事費用などを削減でき、会社の経費節約に繋がります。また、業務用端末の支給も削減でき、この点も経費節約に役立ちます。

スマホの2台持ちが不要になる

スマホを内線化することで、従業員はスマホを2台持ちする必要がなくなります。私用のスマートフォンを業務に転用できるためです。通勤・営業・出張時の手荷物を減らせるため、従業員の利源性の向上に繋がります。

また、使い慣れたスマートフォンをそのまま業務に利用できるため、業務用端末の操作を新しく覚える必要がない点もメリットといえるでしょう。

PBXでスマホを内線化するデメリット

PBXでスマホを内線化するには、メリットの一方で、デメリットもあります。PBXによるスマホの内線化を検討している企業は、次のようなデメリットも認識しておきましょう。

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通話品質はインターネット環境に左右される

PBXでスマホを内線化するメリットは、通信品質がインターネット環境に左右される点です。スマホの内線化は、IPネットワークを介して行うためです。通信回線が悪い場所では、接続が不安定になり、通話中のノイズや途切れが発生するリスクがあります。

通話の続行が難しくなる恐れもあり、機会損失を招くこともあるでしょう。また、そもそもインターネット環境がない場所では、スマホを内線化できない点にも留意が必要です。

このようなリスクに対策するには、良好な通信環境が担保された製品を選ぶ必要があります。自社の通信環境との相性を確認するために、無料トライアルを活用するのもおすすめです。

セキュリティリスクが高まる

スマホの内線化には、IPネットワークを介したデータ漏洩・ウイルス感染・ハッキングなどのセキュリティリスクがあります。また、モバイル端末は社外で操作する機会が多いため、端末そのものの紛失・盗難のリスクにも注意が必要です。

このようなリスクへの対策として、セキュリティ対策が万全のPBXを選んだり、従業員に情報セキュリティポリシーへの理解を促したりなどを行いましょう。

PBXでスマホを内線化する方法

PBXでスマホを内線化するには、「IP-PBX」「クラウドPBX」「FMCサービス」「専用アダプター」の4つの方法があります。それぞれの特徴を理解し、自社に適した方法を選択しましょう。

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IP-PBXを使う

IP-PBXとは、社内に専用装置を設置し、IPネットワークを介して通信回線を構築する方法です。スマートフォンにインストールした専用アプリを介して、通信回線にアクセスすることで、そのスマートフォンを内線化できます。

なお、IP-PBXには、社内にPBXの専用機器を設置する「ハードウェア型」と、サーバーにソフトウェアをインストールして利用する「ソフトウェア型」があります。

いずれの場合も社内にPBX装置の設置が必要であり、装置のメンテナンスも自社で行います。

クラウドPBXを使う

クラウドPBXとは、インターネット上に設置されたクラウドPBXを利用して、通信回線を構築する方法です。スマホを内線化するには、専用アプリのインストールが必要です。

クラウドPBXは、PBXの装置がクラウド上で構築されているため、社内にPBX装置を設置せずに利用できるのが特徴です。装置の設置工事や自社でのメンテナンスが必要なく、コストを抑えてPBXを運用したい企業におすすめです。

FMCサービスを使う

FMCとは「Fixed Mobile Convergence」の略称で、インターネット通信を利用して通話するIP電話機と、スマートフォンを連携させるサービスです。FMCのサーバーにスマートフォンなどの情報を登録することで、モバイル端末を内線化できます。

FMCサービスは主に通信キャリアが提供しており、利用するにはIP電話機とスマートフォンの契約キャリアを一本化する必要があります。なお、FMCサービスでは、スマホが利用できるのは内線通話にのみであり、外線への発信はできません。

専用アダプターを使う

社内既存のPBX装置とスマホを専用アダプターで繋ぐことで、スマートフォンを内線化できます。専用アダプターは、インターネット回線と電話回線を接続する役割を担います。なお、スマホを内線化するには、専用アプリのインストールが必要です。

専用アダプターを使う方法は、既存のPBX装置をそのまま転用できるため、導入費用を抑えられる点がメリットです。ただし、対応機種が限られるため、自社既存のPBX装置や端末で利用可能かどうか事前に確認しましょう。

PBXでスマホを内線化する際の注意点

PBXで従業員の個人スマホを内線化する際は、ビジネスとプライベートを区別することが大切です。具体的には、業務のための通話は専用アプリを介して行うというルールを徹底しましょう。

その理由は、通信料の負担を明確にするためです。ルールを徹底することで、アプリを介さない通話は、基本的に私的通話とみなすことができます。つまり、会社がその通信料を負担する必要がなく、不正な経費申請の抑止に繋がります。

まとめ

PBXは、IPネットワークを介して、従業員保有のスマートフォンを内線化することができます。これにより、社外からの内線・外線電話が可能になり、従業員の利便性の向上や多様な働き方の実現につながります。また、固定電話機などの設備費用の節約にも期待できます。

スマホを内線化するには、「IP-PBX」「クラウドPBX」「FMCサービス」「専用アダプター」などの方法があります。クラウドPBXは、専用装置の設置工事やメンテナンスなどが不要で、手間・コストをかけずに運用できます。

自社に適した方法でスマホを内線化し、電話業務の効率化を図りましょう。