PBXの内線を活用しよう｜仕組みやスマホ内線化のメリットも解説

PBXには内線機能が備わっています。内線機能を使えば、離れた部署やフロアとも無料で通話できるだけでなく、外線の振り分けも可能です。本記事では、PBXの内線の仕組みや内線電話機の種類、スマホを内線化するメリット、PBXを選ぶ際の注意点などを解説します。

目次

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1. PBXの内線とは
2. PBXで使える内線電話機の種類
3. おすすめはスマホの内線化
4. PBXの内線に関する注意点
5. まとめ

PBXの内線とは

PBXとは、企業などで使われる電話交換機のことで、複数の電話回線を集約して電話の着信や発信を制御し、電話の取り次ぎをスムーズに行うための装置です。企業内の電話機を内線電話として利用できるようにする、内線化機能も搭載されています。

PBXはコールセンターでも利用され、1つの固定電話番号を持つコールセンターに複数の電話を受電した際、空いているオペレーターの内線電話機に自動で振り分けを行います。また、必要に応じて内線から外線への電話、内線電話機同士での通話も可能です。

最近では、スマートフォンを内線電話として利用できるPBXもあり、外出先でもオフィスにいるように外線や内線電話が利用できるようになっています。

内線の仕組み

PBXには、外線とつなぐケーブルに加え、オフィス内の電話機とつなぐケーブルが接続されています。オフィス内の各電話機には番号（内線番号）が割り振られていて、内線同士の通話の場合は、内線電話→PBX→内線電話のような振り分けをPBXが自動で行います。

内線同士の通話では、経路がオフィスから外に出ていないため、通話料はかかりません。中には、インターネット回線を通じて利用できるPBXもあり、遠隔地にある支店・店舗などの電話やスマートフォンを、内線電話として利用するケースも増えています。

外線からの振り分けも可能

PBXを利用すれば、外線から複数の受電があっても通話中になることなく、内線電話への振り分けが可能です。回線を振り分ける経路は、外線→PBX→内線電話のようになります。また、逆の経路をたどれば、内線電話から外線通話が可能になります。

内線電話への振り分け方法はいくつか存在します。主に、外線着信を受ける内線電話の優先順位を設定する方法や、IVR（電話自動音声応答システム）を導入して、音声ガイダンスで相手の要件を聞き、自動的に対応部署に振り分けるといった方法があります。

ビジネスフォンとの違い

PBXと似たツールとして認識されやすいビジネスフォンは、家庭で使用するような電話機とは違い、内線・外線・転送機能を搭載しています。PBXとの大きな違いは、複数の拠点でも使用可能であるかです。

PBXは複数拠点での利用を前提としており、ビジネスフォンでは同一拠点・同フロア内での使用に限られます。また、システムの安定性にも違いがあり、ビジネスフォンは利用料金を抑えられる反面、停電時などには業務停滞が発生するデメリットも持ち合わせています。

PBXで使える内線電話機の種類

企業では、初めにすべての電話着信をPBXで受け、各部署にある内線電話に割り振ってから通話を開始します。なお、家庭用の電話機は内線電話として利用できません。PBXで使える内線電話機には、以下のような電話機があります。

電話機	回線の種類	特徴
多機能電話機	アナログ回線	ビジネスフォンの標準的な電話機
コードレス型電話機	・アナログ回線 ・デジタル回線	通話範囲は限定されるが、アンテナの増設で範囲を広げることができる
IP電話機	インターネット回線	スマートフォンやパソコンなどの端末でも利用可能
ソフトフォン	インターネット回線	PCやタブレット端末にインストールし、インターネット上にあるPBXにアクセスして利用
携帯電話・スマホ	インターネット回線	専用のアプリをインストールして、インターネット上にあるPBXにアクセスして利用

おすすめはスマホの内線化

内線電話として複数の機器が使えますが、最近では「スマホの内線化」と呼ばれる、スマートフォンをビジネスフォンとして利用する方法が注目されています。注目される主な理由は以下の3点で、これからのPBX導入におすすめの方法です。

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内線化が簡単にできる

スマートフォンの内線化には、専用アダプターを取り付ける方法やFMCを利用する方法があります。最近多く利用されているのは、インターネット回線を利用するIP-PBXやクラウドPBXです。

スマートフォンの内線化は、専用アプリをインストールするだけで簡単に実現でき、インストール後は、インターネットを介してPBXに接続できるようになります。グループ着信なども可能であり、Web電話帳を利用すれば誰からの着信かが一目で分かります。

社外からも利用できる

インターネットを介したPBXの利用では、モバイルデータ通信や公共Wi-Fiなどのインターネットに接続できる環境下であれば、どこからでも内線通話が可能です。したがって、発信者・受信者両方が外出中であっても、オフィスにいるような内線通話ができます。

内線化されたスマートフォンにも内線番号が割り振られるため、オフィスにかかってきた自分宛ての外線電話への対応も可能です。外出中にかかってきた外線電話に出られるようになることで、ビジネスチャンスを逃さず確実に捉えることができます。

また、現在の働き方改革への対応にも、スマートフォンの内線化はおすすめです。たとえば、テレワークを中心としている従業員も、オフィスにいる場合と同様に業務のための着・発信ができ、従業員への通話料負担も削減できます。

コスト削減につながる

現在では、ほとんどの従業員がスマートフォンを持ち歩いています。そのため、企業でビジネス用のスマホを用意すると、「2台持ちになり不便」という声が多くあります。そこで、従業員の持つ私物のスマートフォンを内線化して利用する、BYODが広まっています。

BYODを推進することで、自社でスマートフォンを用意する必要がなくなり、大幅なコスト削減が図れます。また、外出中の従業員に対する電話を内線通話で行うことで、通話料・固定電話の数を減らし、コスト削減に貢献します。

そして、会社のPBXを通して外線通話や内線通話を行えば、従業員に経済的負担をかけることもありません。従来まで個人のスマートフォンを使用し、経済的負担を負いながら顧客やオフィスに電話していた問題も、スマートフォンの内線化で解決できます。

PBXの内線に関する注意点

PBXには、接続できる内線電話の数が決まっており、製品によって小規模なものから大規模なものまであります。したがって、導入時に必要な内線数を算出し、対応可能なPBXの選択が求められます。

特に、スマホを内線化する場合は内線数が多くなるため注意しましょう。

通話の音質がインターネット環境に依存する

インターネット回線を利用するIP-PBXやクラウドPBXの場合、通話する双方のインターネット環境が音声に大きく影響します。つまり、片方の通信環境が悪い場合、お互いに聞こえる音声に乱れが生じ、音質が低下して聞き取りづらくなります。

そのため、営業担当者が商談相手との会話を行う際など、重要な通話を行うことが想定される場合には、通信環境が安定した場所で通話を行うことが重要です。

まとめ

PBXには内線機能が備わっており、離れた部署やフロアとの内線通話は通話料なしで行え、外線の振り分けも可能です。なお、家庭用の電話機ではPBXを使った内線通話はできず、内線通話するには、多機能電話機・コードレス型電話機・IP電話機などの電話機が必要です。

近年注目されているのはスマートフォンの内線化であり、従業員所有のスマートフォンを業務に使うBYODが促進されています。企業は端末を用意する必要がなくなることで、大きなコスト削減が実現し、利便性の向上による収益の増大にも期待できます。