クラウドPBXと複合機のFAX機能は併用可能か｜クラウドFAXも解説

クラウドPBXと複合機のFAX機能は基本的に使用する回線が違うため、そのままでは併用できません。また、クラウドPBXにはクラウドFAX機能がついたものもあります。本記事では、クラウドPBX導入後に複合機のFAX機能を使う方法やクラウドFAXについて解説します。

目次

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1. クラウドPBXと複合機のFAX機能は併用できるのか
2. クラウドPBX導入後にFAXを使う方法
3. 近年主流になりつつあるクラウドFAXとは
4. まとめ

クラウドPBXと複合機のFAX機能は併用できるのか

近年、クラウドPBXを導入する企業は増えていますが、同時に複合機のFAX機能が使用できなくなるのではないかと懸念して導入を悩んでいる企業も多いです。これは、クラウドPBXと複合機のFAX機能が異なる通信回線を使用しているためです。

クラウドPBXと複合機のFAX機能は、異なる通信回線を使用しているため、クラウドPBX導入後、従来のままでは複合機のFAX機能は利用できません。ただし、対策を取ることで複合機のFAX機能を引き続き利用できます。

また、一部のクラウドPBXに備わっているクラウドFAX機能を活用してFAXを利用することも可能です。本記事では、クラウドPBX導入後に複合機のFAX機能を使う方法やクラウドFAXについて解説します。

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そもそもクラウドPBXとは

クラウドPBXは、インターネットを通じたオフィス向け電話サービスのことです。従来のビジネスフォンが電話回線を使用し、オフィス内の主装置に電話機を接続していたのに対し、クラウドPBXでは、インターネットを介して複数の電話機を接続できます。

そのため、離れた場所にあるオフィスや自宅、工場などでも、PCや社用スマホを使って、外部からかかってくる電話を受けたり、内線をつなげたりすることが可能です。

PBXの種類はクラウドPBXの他に、レガシーPBX・IP‐PBXがあります。それぞれメリットやデメリットがあり、使用環境に応じて選択する必要があります。

クラウドPBXと複合機のFAX機能の回線の違い

オフィスに設置されている一般的な複合機のFAX機能は、アナログ回線に対応しています。これに対して、クラウドPBXはIP回線や光回線を主に使用し、通信はインターネットを経由します。

クラウドPBXと複合機のFAX機能は基本的な対応回線が異なるため、クラウドPBX導入後、対策なしでは複合機のFAX機能は使用できません。企業がクラウドPBXを採用する場合には、FAX機能の利用方法を検討し、対策を講じる必要があります。

クラウドPBXと複合機のFAX機能は対策次第で併用可能

クラウドPBX導入後も対策を講じることで、現状のまま複合機のFAX機能を使い続けることが可能です。上述したように、クラウドPBXと複合機のFAX機能は、異なる通信回線を使用しています。

しかし、導入前に慎重な対策を検討すれば、これらの異なる通信回線をうまく組み合わせて利用できます。企業がクラウドPBXを導入する際には、FAX機能の利用を継続するための具体的な対策を検討することが重要です。

クラウドPBX導入後にFAXを使う方法

クラウドPBXを導入した場合、電話回線を用いて送受信し印刷する複合機のFAX機能の必要性に応じて対応が変わります。ここからは、クラウドPBX導入後にFAXを使う方法について解説します。

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既存の複合機を引き続き使用したい場合

ここからは、従来のFAX機能を変更したくない、データを紙で確認・保管したいなどの理由から既存の複合機を引き続き使用したい場合について解説します。

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変換アダプターを使用する

クラウドPBX導入後も複合機のFAXを引き続き利用する方法として、変換アダプターの使用があります。変換アダプターを使うことで、クラウドPBXの通信と既存の複合機が利用していたアナログ回線を結びつけ、従来通り複合機のFAX機能を使用できます。

この方法は多くの企業で採用され、クラウドPBX導入後もストレスなく複合機のFAXを使い続けています。変換アダプターを介することで、新しいシステムと従来の機器の併用を可能にし、便利に活用可能です。

FAX専用のアナログ回線を残す

既存のFAX機能を使い続ける方法として、FAX専用のアナログ回線を残す手段もあります。この方法は、オフィス内でFAX用にアナログ電話回線を残すことで、複合機のFAX機能を引き続き利用できるものです。

既存の電話回線をそのまま活用するため、特別な工事が不要で手軽に導入できるメリットがあります。ただし、この方法はNTTのアナログ回線でのみ利用できるため、選択の際にはその点に留意する必要があります。

光回線に対応した複合機を導入する

クラウドPBX導入後、光回線に対応した複合機を導入する方法もあります。一部の複合機は光回線に対応しており、これをクラウドPBXが使用する光回線に接続することで、FAX機能を継続して利用できます。

ただし、この方法には新規導入のコストがかかるほか、対応機種が限られるなどのデメリットがあります。また、クラウドPBXと複合機の両方が光回線に対応している必要があります。検討段階では、新規導入に伴うコストや機器の適合性を確認しましょう。

新規でFAX用の電話番号を取得する

これまでに解説した3つの方法で対応できない場合、新規でFAX用の電話番号を取得して、転送する方法がおすすめです。この場合、複合機の操作性を変えずにFAXを利用できますが、都度転送料金がかかる注意点が存在します。

転送には、1通信あたり約8円の通信料がかかります。通常の受信が無料であることを考えると、都度の転送料金が発生する点がデメリットです。

利用頻度や送信量によってはコストが膨らむ可能性があるため、企業がこの方法を検討する際には継続的な利用コストを考慮する必要があります。

複合機のFAX機能が必要なければクラウドFAXがおすすめ

複合機のFAX機能が必要ない場合は、クラウドFAX機能が組み込まれたクラウドPBXを選ぶことがおすすめです。クラウドPBXのFAX機能は、インターネットを通じてFAXデータをやり取りできる機能で、スマートフォンやPCを使って取引先にFAXを送受信できます。

このシステムを利用することで、オフィスに複合機を設置する必要がなくなり、業務効率向上と同時にペーパーレス化が進みます。また、従来の紙を使用したFAXと比べ、デジタルな形でデータを送受信できるため、柔軟性が高まります。

クラウドPBXのFAX機能を活かすことで、オフィス外でもスマートに業務を遂行でき、同時に環境にも配慮した運用が可能です。

近年主流になりつつあるクラウドFAXとは

近年主流になりつつあるクラウドFAXは、インターネットFAXとは異なります。インターネットFAXは、主にパソコンやスマホからFAXを送受信する機能が中心です。

それに対して、クラウドFAXはその機能に加えて、クラウド上でデータを管理・保存できる点が大きな特徴です。場所を問わずアクセスが可能で、複数人での共有も容易になります。

クラウドFAXは、送信者がFAX機で原稿を送信すると、クラウド事業者がそのデータをPCで閲覧可能な形式に変換し、それが受信者に送信される仕組みです。ここからは、クラウドFAXについて注目し、詳しく解説します。

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クラウドFAXのメリット

クラウドFAXには、多くのメリットがあります。ここからは、そのメリットについて詳しく解説します。

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場所を問わずFAXを送受信できる

クラウドFAXは、インターネット環境があれば、場所を問わずに受信したFAXを確認できます。たとえば、オフィス外や自宅からでも簡単にFAXの送受信が可能です。

クラウドFAXの導入により、従来の事務作業に比べて場所を選ばずに業務が行えるようになります。これは、特にテレワークを導入したい企業にとって、業務効率向上や柔軟性の向上に寄与するメリットがあります。

遠隔地や外出先からでも業務のやり取りが円滑に行え、ビジネス環境の拡張に柔軟に対応可能です。

FAX番号を変更する必要がない

クラウドPBXで電話番号を発行した場合、通常のインターネットFAXではFAX番号が変わることがあります。しかし、クラウドFAXを利用すると、クラウドPBXで発行した既存のFAX番号をそのまま使い続けられます。

このメリットは、企業が既に取引先や顧客などに知られているFAX番号を変更することなく、クラウドPBX導入後も同じFAX番号を使用できる点にあります。これは、企業にとって、効率的で使い勝手の良いクラウドFAXの大きな利点と言えます。

複合機そのものやインク・用紙にかかるコストを削減できる

クラウドFAXは、オフィスに複合機を設置する必要がなく、それに伴う導入やメンテナンスにかかる諸経費を削減できます。

通常のFAXでは、受信時には印刷が必要でしたが、クラウドFAXでは受信したデータをデジタルで保管でき、必要な場合にのみ印刷することが可能です。この特長により、従来のようにすべてのFAXを紙に印刷する必要がなくなり、印刷コストの削減が期待できます。

また、クラウドFAXはデータでのやりとりが主体となるため、用紙やインクの消耗も軽減されます。これにより、オフィス環境での資源使用の最適化が実現され、同時に環境にもやさしい選択肢となります。

データ共有が円滑になる

クラウドFAXは、クラウドPBXに組み込まれたファイル共有機能を利用して、FAXで送受信したデータをスムーズに共有できます。受信したFAXデータはデジタル形式で保存され、クラウド上にアクセス可能なため、メンバー間で効率的に共有可能です。

これにより、紙に印刷して共有する必要がなくなり、データの保管場所や整理にかかる手間が削減されます。また、デジタルデータとして保存されるため、保管スペースを必要とせず、省スペース化が実現されます。

クラウドFAXを導入することで、業務プロセスが円滑になり、チームメンバー間での情報共有が容易になります。

停電時も対策次第で使用可能

クラウドPBXは、BCP（事業継続計画）に対する有効な対策と言えます。BCPとは、自然災害や緊急事態に備え、事業の継続を確保する計画です。従来型のPBXは停電時には利用できないのに対し、クラウドPBXは対策次第で停電時でも利用可能です。

停電時は、バッテリーバックアップや発電機の活用などで対策を行えます。これにより、電力供給が途絶えても一定の間クラウドPBXを稼働させることができます。従業員がオフィスに出社できない状況でも、自宅からFAX業務や電話応対が可能です。

インターネット回線は災害に強く、停電時でもバッテリーバックアップや発電機を活用することで、通信が維持される可能性が高まります。このような柔軟性と頑健性から、クラウドPBXは様々な状況に対応でき、事業の持続性を確保する優れた選択肢となっています。

クラウドFAXの注意点

クラウドFAXは便利な機能を提供していますが、利用する際にはいくつかの注意点があります。これらの注意点を理解しておくことで、スムーズな利用と問題の予防が可能です。以下に、クラウドFAXの注意点について解説します。

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インターネット環境の影響を受けやすい

クラウドFAXを利用する上で、インターネット回線の影響への考慮は重要です。クラウドPBXはインターネット回線を通じて通信を行いますが、回線の速度や安定性が通信品質に影響を与える可能性があります。

現在では多くの企業がインターネット環境を整備していますが、その品質や速度が適切でない場合は見直さなければなりません。特に、テレワークや外出先からアクセスする場合は十分な考慮が必要です。

適切なインターネット環境の整備がなければ、クラウドFAXの利便性を最大限に引き出すことが難しくなります。迅速で安定した通信環境の整備が求められます。

複合機のFAX機能は使用できなくなる

クラウドPBXを導入し、そのFAX機能を活用する際には、通常の複合機のFAX機能は使用できなくなります。これは、クラウドPBXが通信にインターネットを経由する一方で、通常の複合機はアナログ回線を使用しているためです。

基本的には、クラウドPBXが提供する新しいFAX機能を導入し、利用することになります。クラウドFAXは、外出先からもFAXデータの送受信ができ、新しいビジネススタイルに適しています。

FAX可能な枚数や印刷設定が制限される場合がある

クラウドFAXを利用する場合、一度に送受信できる容量や印刷設定が制限される場合があります。サービスごとに設けられた制限が存在し、これは利用するサービスの料金体系に関わっています。

通常、クラウドFAXは従量課金制度を採用しており、送信するFAXの枚数に応じて料金が発生します。また、一定の受信枚数を超える場合には、超過料金が発生することもあります。これらの制限は各サービスで異なるため、利用前に注意深く確認が必要です。

このような料金体系や制限があるため、ビジネス上でクラウドFAXを導入する際には、事前に各サービスの仕様や契約条件を確認し、適切なプランを選択することが重要です。

まとめ

クラウドPBXでは基本的にFAX機能が利用可能ですが、サービスによってはその機能が提供されていない場合もあります。既存の複合機を変更せずにFAX機能を引き続き使用したい場合、導入前に慎重な検討が必要です。

クラウドFAXを導入することで、外出先でも手軽にFAXデータの送受信ができ、紙での確認や保管が不要になるなど利点があります。これにより、複合機の購入やメンテナンスにかかるコストを削減でき、柔軟性のある業務遂行が可能です。

ただし、従来のFAX機能を変更せずに継続利用するためには、導入前にクラウドPBXやクラウドFAXの提供サービスの仕様を確認し、対応が必要な場合は適切な対策を講じる必要があります。

本記事で紹介したメリットや比較ポイントを考慮し、自社に最適なサービスを選択してみてください。