立替精算とは？仮払金・立替金との違いや立替精算を減らす方法を解説

立替精算とは、本来会社が負担する経費を従業員が一時的に立て替えて、後から会社が精算することです。立替精算には、業務や経済的負担が大きい課題があり、対策が必要です。本記事では、立替精算の流れや立替精算を減らす方法、電子帳保存法との関係を解説しています。

目次

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1. 立替精算とは
2. 立替経費精算の手順
3. 立替精算の課題
4. 立替精算を少なくするメリット
5. 立替精算を減らす方法
6. 電子帳簿保存法と立替精算の関係
7. まとめ

立替精算とは

立替精算とは、本来会社が負担する経費を従業員が一時的に立て替えて、後から会社が精算することです。立替精算が発生する主な経費としては、交通費・出張費・旅費交通費などが挙げられます。

立替経費の精算には、税法上の期限があります。原則、経費は決算年度内に精算しなければならず、年度を跨ぐと、法律上経費精算を認めるのが困難になります。

そのため、多くの企業では、法律で定められた期限内に経費精算ができるように、社内規定で独自の期限・期日を定めています。

一方、立て替えた側の立場からすると、権利行使が可能であることを知ってから、5年間は請求する権利があることが、民法で定められています。

立替精算は、従業員が申請し、上長の承認を経て、経理が精算する流れです。立替精算が頻繁に起こると、従業員の業務・経済的負担が大きくなるため、立替精算を減らす対策を講じる必要があります。

立替精算と仮払金の違い

立替精算と混同しやすい勘定科目に、「仮払金」があります。立替精算と仮払金の違いは、立替精算は、従業員が先に費用を支払うのに対し、仮払金は、予め従業員に、概算の金額を支払う点にあります。

仮払金は、従業員が仮払金の申請をし、上長の承認を経て、経理が支払いを行います。従業員が業務から戻った後、過不足金を計算し、精算します。

実際にかかった経費が仮払金より少なかった場合、従業員の負担はゼロになります。仮払金が不足した場合でも、経費の全額を立て替える必要がないため、従業員の経済的負担は少なく済みます。

立替精算が生じる主な機会とは

立替精算が生じる主な機会は、取引先への訪問や遠方への出張の際です。ここでは、立替経費が多い「交通費」「出張費」「旅費交通費」について解説していきます。

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交通費

交通費の立て替えは、営業マンが見込み客を訪問したり、取引先を訪問する際に生じる可能性があります。

交通費とは、近距離の移動にかかる費用を指し、バス・電車・タクシー代のほか、社用車や自家用車の駐車場代も含まれます。

交通費には、「通勤交通費」と「旅費交通費」の2種類があります。一般的に、通勤交通費は交通費と区別して、「通勤手当」として扱います。交通費を会計処理する際は、「旅費交通費」の勘定科目で仕訳されます。

出張費

出張費の立て替えは、従業員が急な出張に赴く際や、出張が長引いた際に生じる可能性があります。出張の定義は、社内の旅費規程で定められており、移動距離や宿泊の有無によって判断されます。

出張費は、旅費規程に基づいて支給される費用で、出張時の交通費・宿泊費・日当などが含まれます。日当とは、交通費・宿泊費以外にかかる費用のことで、出張時の食費や雑費の支払いに充てる費用を指します。

出張費では、交通費と宿泊費は実費をもとに計算します。日当には、出張に赴く従業員への労いの意味合いを込めて、実費以上の金額が含まれる場合があります。

出張費は、出張にかかる費用全般を指すもので、勘定科目ではありません。そのため、日当を含む出張費は、「旅費交通費」の勘定科目で処理されます。

旅費交通費とは？

旅費交通費とは、交通費と出張費を会計処理する際の勘定科目です。電車・バス・タクシーを使った近距離の交通費も、新幹線・飛行機を使った遠距離の交通費も、同じ旅費交通費で処理されます。

慰安旅行や、研修・セミナーに参加するための出張は、移動や宿泊を伴うものですが、旅費交通費として処理することはできません。

慰安旅行は「福利厚生費」、研修・セミナーの参加にかかる費用は「研修費」の勘定科目で処理されます。

立替経費精算の手順

ここからは、立替精算の一般的な手順と、概要について解説していきます。会社によっては、独自の社内規定を作成していることもあるため、精算前に社内ルールを確認しておきましょう。

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従業員が経費を立て替える

立替精算の多くは、経費の発生が予測できない状況で生じます。出先で資料の印刷をしたり、急に取引先に出向くことになった場合、従業員が印刷費や交通費を立て替えることになります。

立替経費が発生した場合、金額が分かる領収書・レシートを受け取る必要があります。領収書の宛名は、個人名ではなく、会社名を記入して貰います。会社によっては、領収書よりも、費用の内訳が分かるレシートを推奨していることもあります。

自販機の利用など、レシートがない場合の対応については、上司や経理担当者に確認しておく必要があります。キャッシュレス決済の場合は、電子レシートのデータ保存を忘れないようにしましょう。

もらった領収書を添付し申請書を作成

業務を終えた後は、申請期日に間に合うよう、速やかに申請書を作成します。申請書は、会社指定のものを使用し、領収書・レシートの添付を忘れないようにしましょう。

申請書には、支払日（立替経費を支払った日）・支払い先・支払い内容・金額・申請日・部署名・氏名を記入します。記入漏れがあった場合、差し戻しとなるため、提出前にしっかり確認しておきましょう。

上長の承認を得る

申請書を上長に提出したら、承認を待ちます。上長は、申請書の内容に基づき、経費が社内規定で認められるものであるか、金額・支払い内容に問題がないかをチェックします。

問題がなければ、承認となりますが、申請書に不備や不明点があれば、コメントを記載して、担当者に差し戻します。

上長が不在の時や忙しい時は、承認が滞る可能性があります。期日に余裕を持って提出するのは当然ですが、上長不在時の対応の仕方についても、確認しておく必要があります。

経理の承認・仕訳

上長の承認を得たら、経理の承認・仕訳に移ります。経理担当者は、申請書に記入漏れがないか、上長の承認を得ているかを確認し、内容を精査します。

領収書・レシートに不備がないかを確認し、その内容に照らし合わせて、改めて計算ミスがないかをチェックします。

交通費の立替精算であれば、移動経路が最短ルートかどうか、定期区分を二重申請していないかなど、細かくチェックします。

経費として認められない場合や、申請書に不備があった場合は、上長または担当者に差し戻します。申請書に問題がなければ、該当する勘定科目に仕訳します。

補足：立替経費の仕訳について

【従業員の立替時】

借方		貸方		摘要
〇〇費	50,000	未払金	50,000	〇〇〇　立て替え分

従業員が立て替えた時点で経費は発生しているため、立替精算をした日に仕訳をします。精算する経費の内容に合わせた勘定科目と利用内容が分かる摘要とともに計上しましょう。

【従業員への支払い時】

借方		貸方		摘要
未払金	50,000	普通預金	50,000	立て替え分精算

立替経費は実費精算が原則です。多くの企業では毎月の指定日や給料日、月末に計上するケースが多いでしょう。極端に高額な立替のケースを除き、一般的な立替精算は所得税の課税対象にはなりません。

会計ソフト等を導入している場合、非課税の対象外にする処理を失念してしまう場合があるため、ソフトに応じ立替経費の欄を設けたり、摘要欄を活用するなど対応が必要です。

経理から従業員に精算金額が支払われる

立替精算の仕訳後、経理は振込の手続きを開始します。立替経費の支払いは、振込で行われるのが一般的ですが、少額の場合は、小口現金払いで、都度精算する会社もあります。

振込の場合は、振込手数料を抑えるために、給料日や指定日に一括して支払われることが多いですが、支払いのタイミングは、会社により異なります。

立替精算の課題

立替精算は複雑な業務フローになるため、「ミスが起こりやすい」「経理担当者の業務負担が大きい」「立て替えた従業員の負担が大きい」といった課題を抱えています。ここでは、それぞれの課題を具体例を交えて解説していきます。

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ミスが起こりやすい

立替精算は複雑な業務フローのため、ミスが起こりやすくなります。領収書・レシートについては、受け取り忘れ・紛失・宛名の間違い・但し書きの抜け、などのミスが多く見られます。

支払った額が5万円以上の場合は、領収書に収入印紙と割印が押されているかを確認する必要があります。

立替精算の申請書については、領収書の添付忘れ・領収書と申請書の内容の不一致・計算ミス・承認印の貰い忘れ、申請期日の超過などが見られます。

担当者の業務負担が大きい

経理担当者は、申請書が回ってきたら申請書の内容をチェックして、金額の再計算を行います。申請書を差し戻す場合は、申請者に差し戻しの理由を説明し、再提出を依頼する必要があります。

差し戻しになった場合、申請者と経理担当者の関係が気まずくなり、経理担当者の精神的負担が大きくなる可能性があります。

経理担当者は、申請書のチェックだけでなく期限内に処理するために、事前のアナウンスや従業員への催促を行う場合もあります。立替経費を小口精算する場合は、現金の保管・受け渡しといった業務も必要になります。

このように、立替精算における経理担当者の業務は幅広く、立替精算の件数が増えるほど、経理担当者の負担も大きくなることが分かります。

立て替える従業員の負担が大きい場合もある

立替精算が頻繁になると、通常の業務に加えて立替精算のための業務が増えるため、立て替える従業員の負担も大きくなる場合があります。

出張費は、1回で数万円かかることも珍しくなく、出張が度重なると、従業員の経済的負担が大きくなります。給料の少ない若手社員や、出張が多い営業マンにとっては、生活に悪影響を及ぼし兼ねません。

領収書を忘れたり、申請期日に間に合わないといった理由で、自腹で経費を支払うケースも少なくありません。

出張が連続すると、常に経費を立て替えている状態となり、事務所に戻る頃には、申請書の作成自体を忘れてしまう可能性もあります。

立替精算を少なくするメリット

立替精算を減らすことは、さまざまなメリットに繋がります。ここからは、立替精算を少なくするメリットについて、具体例を挙げて解説していきます。

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不正を防止できる

立替精算は、会社と従業員の間でお金のやり取りが発生するため、カラ出張や水増し請求といった不正が起こる可能性があります。

カラ出張は、必要のない出張の申請をして、プライベートの旅行費を経費で落とす不正行為です。実際に出張した場合でも、宿泊先を変更して、差額を着服する可能性もあります。

水増し請求は、接待費の立替や、交通費の立替で起こりやすい不正です。接待費の水増し請求は、プライベートで飲食した領収書を利用して、経費で落とす手口です。

交通費の水増し請求では、定期区間の移動費を二重請求したり、実際とは違う移動手段・ルートを申請して、差額を着服するといったケースが見られます。

立替精算そのものがなくなれば、不正の機会をなくすことができるほか、従業員の経費の使い方を管理できるため、経費の削減にも繋がります。

担当者の負担軽減

立替精算における経理担当者の業務は、申請書のチェック・仕訳・振込手続き・小口現金の管理など、多岐に渡ります。

立替精算は、振込で処理されることがほとんどですが、少額の立て替えや、急な仮払い申請に備えて、小口現金を用意している会社もあります。

立替経費を小口精算する場合、経理担当者が現金を出金し、保管しておく必要があります。小口現金は管理負担が大きいため、立替精算が少なくなれば、業務負担が軽減されます。

月末は経理業務が集中するため、立替精算が少なくなれば、通常の経理業務に集中することができ、業務効率の改善にも繋がります。

立て替える従業員の経済的負担軽減

立替精算が頻繁になると、立て替える従業員の経済的負担が大きくなります。とりわけ、若手社員や出張の多い営業マンにとっては、立替精算が生活を圧迫することも考えられます。

従業員の経済的負担が大きくなると、最悪の場合、離職に繋がります。立替精算が少なくなれば、従業員の経済的負担が軽減され、従業員の満足度も向上します。その結果、会社全体の業務効率が改善され、生産性の向上が期待できます。

立替精算を減らす方法

立替精算が少なくなると、多くのメリットがあることが分かりました。ここからは、立替精算を減らす方法について解説していきます。

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法人用クレジットカードを利用

法人用クレジットカードは、企業・法人・個人事業主に対して発行されます。支払いは、会社名義の法人口座から引き落とされるため、従業員が経費を立て替える必要がなく、経済的負担もなくなります。

経理担当者にとっては、立替精算の処理業務や、現金管理の必要がなくなるため、業務負担の軽減に繋がります。

カードの明細を見れば、誰が・いつ・どこで・いくら使ったかが分かるため、経費の管理がしやすくなります。会計ソフトと連携すれば、仕訳の必要がなくなり、会計処理の効率化が図れます。

カードによっては、ポイント付与や付帯サービスが利用できるため、会社全体の経費削減にも繋がります。

その一方で、運用ルールを決めておかなければ、個人利用によるトラブルが発生する可能性があります。年会費もかかるため、使用者を限定するといった対策も必要です。

アウトソーシングを活用

担当者が本来の業務に集中できるように、立替精算をアウトソーシングするのも1つの方法です。立替精算のために時間と人員を割くよりも、アウトソーシングの方が人件費がかからず、効率的な場合もあります。

立替精算のやり取りでは、立て替えた従業員と経理担当者の関係が、気まずくなることもありますが、アウトソーシングを利用すれば、社内の人間関係に影響を及ぼすことなく、必要なやり取りが行えます。

アウトソーシングを利用するにあたっては、立替精算のマニュアル化と、従業員への周知徹底が必要となります。アウトソーシングの導入は、コストと手間を確認してから検討しましょう。

経費精算システムを導入

経費精算システムは、申請書の作成・承認、仕訳、会計処理の業務を効率化できるシステムです。経費精算システムの導入により、立替精算にかかる業務がオンライン上で完結します。

交通系ICカードや、クレジットカードとの連携が可能なシステムでは、定期区間分の料金が自動的に除かれ、精算費用の入力も自動で行われます。社内規定に反する場合は、システムがエラーメッセージを表示する機能もあります。

経費精算システムと、会計ソフト・出張管理システムを連携すれば、担当者の業務が効率化され、人為的ミスの軽減にも繋がります。

立替精算をExcelで管理するには、精算書をテンプレート化する方法があります。Excelでの管理は、導入コストがかからず、既存システムと連携できる点がメリットですが、データの紛失や入力ミスといったデメリットも存在します。

経費精算アプリは、スマホで領収書・レシートを撮影すると、金額が自動入力されるため、外出先でもすぐに申請することができます。経費精算システムと同様に、交通系ICカードや会計ソフトとの連携も可能です。

電子帳簿保存法と立替精算の関係

最後に、電子帳簿保存法の概要と、立替精算との関係、電子帳簿保存法に対応することによるメリットを解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、1998年7月に施行された法律ですが、複数回の改正を経て、2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されました。

改正電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類の電子データによる保存が義務化されています。（※2023円12月31日までの猶予期間あり）

電子データの保存方法は、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの方法から選択できます。

電子帳簿保存とは、システムやソフトを利用して、国税関係帳簿（仕訳帳・勘定元帳など）や、決算関係書類（PL・BSなど）を電子的に作成・保存することです。

スキャナ保存とは、取引に関する書類をスキャナやスマホなどで読み取り、電子データとして保存することです。一定の要件を満たしていれば、スキャナ保存後の紙の書類は、破棄することができます。

電子取引データ保存とは、電子メールで送信された請求書や、PDFでダウンロードした領収書など、電子取引に関する書類をデータで保存することです。

改正電子帳簿保存法の施行により、紙ベースでの保存が認められなくなるため、2023年12月31日までに、いずれかの方法で、関係書類を電子保存しなければなりません。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子帳簿保存法に対応すると、立替精算などの業務効率化が可能

電子帳簿保存法に対応すると、紙ベースで書類を作成する必要がなく、書類・領収書のファイリングの手間が省けるため、業務の効率化に繋がります。

領収書などの帳簿書類は、7年間の保存が義務付けられています。紙ベースでのファイル保存の場合、必要書類を探し出すのに時間がかかりますが、電子帳簿保存法に則って、帳簿類を電子データで保存すれば、必要な書類をすぐに見つけることができます。

立替精算においては、申請書の作成・承認・仕訳・会計処理がオンライン上で完結するため、従業員・上長・経理担当者それぞれの業務効率が向上します。

電子帳簿保存法に対応するには

ここからは、電子帳簿保存法に対応するために必要なことを解説します。電子帳簿保存法に対応するシステムの導入、業務フロー・社内ルールの作成について、その重要性を確認していきましょう。

電子帳簿保存法に対応するシステムを導入

電子帳簿保存法では、電子データでの保存が義務付けられているため、適切な対応を取らない場合は、罰則の対象となります。国税関係帳簿を電子保存するには、いくつもの複雑な要件を満たす必要があります。

システムの導入なしで、電子帳簿保存法に対応する場合、義務化の対象となる取引だけを電子化すれば、違反にはなりません。しかし、電子化の業務を手作業で行うのは効率が悪く、この先何年も続けていくのは、現実的ではありません。

電子帳簿保存法に対応するシステムを導入すれば、自動的に電子帳簿保存の要件をクリアすることができ、業務効率の改善やコスト削減に繋がります。

クラウド型システムを活用すれば、インボイス制度やテレワークへの対応もスムーズにできます。システムで一元管理することにより、不正防止やセキュリティの強化にも繋がります。

電子帳簿保存法に対応した業務フロー・社内ルールを決める

電子帳簿保存法に対応するためには、対象書類の選定を行い、電子保存のためのプロセスを決める必要があります。そのためには、業務フロー・社内ルールを明文化し、従業員に周知しなければなりません。

システムを導入するのであれば、運用方法を社内で統一し、電子帳簿保存法に則った対応ができるよう、準備しておきましょう。

参考：国税庁「電子帳簿保存法関係」

まとめ

立替精算とは、本来会社が負担する経費を従業員が一時的に立て替えて、後から会社が精算することです。

立替精算が頻繁になると、業務負担や経済的負担が大きくなるため、立替精算を減らす対策を講じ、業務の効率化を図る必要があります。

立替精算を減らすことは、不正防止や、業務負担・経済的負担の軽減、会社全体の生産性向上に繋がります。

立替精算を減らすには、法人用クレジットカードの利用や、アウトソーシングの活用、経費精算システムの導入といった方法が効果的です。

立替精算は、経費精算システムや電子帳簿保存法に対応することで、業務の効率化が図れます。電子帳簿保存法への対応を考慮しながら、立替精算を減らすための環境作りを行いましょう。