フレックスタイム制の管理には勤怠管理システムが有効｜選び方も解説

フレックスタイム制の導入は、ワークライフバランスの向上や仕事の効率化といったメリットがある一方で、勤怠管理が複雑になるという問題点があります。本記事ではフレックスタイム制についての解説と、勤怠管理システムを活用することでできることを解説します。

目次

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1. フレックスタイム制について再確認
2. フレックスタイム制の問題点
3. 勤怠管理システムでフレックスタイム制が管理しやすくなる
4. フレックスタイム制に対応した勤怠管理システムの選び方
5. まとめ

フレックスタイム制について再確認

フレックスタイム制は、労働者自身が始業時間と終業時間を選択できることによって、プライベートと仕事のバランスが取りやすくなり、効率的に働ける制度です。

2019年4月から働き方改革の一環として法改正が行われ、フレックスタイム制の調整を行う期間が延長されています。そのため、フレックスタイム制は、さらにライフスタイルに合った柔軟な働き方の選択が可能となっています。

現在フレックスタイム制を導入していない企業は、今一度フレックスタイム制の導入について再確認する必要があるでしょう。

フレックスタイム制とは

フレックスタイム制とは、あらかじめ定めた総労働時間の範囲で、従業員が自由に労働時間を設定できる制度です。始業時間・終業時間を労働者によって設定できるため、ライフスタイルに合わせた働き方ができます。

フレックスタイム制は、大企業で多く取り入れられている制度で、一般的にコアタイムとフレキシブルタイムという2種類に分けて運用されている場合が多いです。まずは、コアタイムとフレキシブルタイムについてと導入要件を確認していきましょう。

コアタイムとフレキシブルタイム

フレックスタイム制とは、24時間いつでも労働できる訳ではありません。コアタイムとフレキシブルタイム、大きく2種類に分けて運用されています。

コアタイムとは、フレックスタイム制の中でも必ず出勤しなくてはならない時間帯を表します。すべての勤務時間を自由に設定してしまうと、会議などチームで作業しにくいため、労働時間内の一部を固定して設定されています。

フレキシブルタイムは、従業員が労働時間を自由に選択できる時間帯で、コアタイムの前後に設定される場合が多いです。例えばコアタイムが「10～15時」、フレキシブルタイムは「6～10時」「15～20時」などの間で設定されている企業が多くなっています。

スーパーフレックスタイム制

前述したコアタイムの設定は必須ではありません。コアタイムを設けることなく全ての労働時間をフレキシブルタイムとし、始業時間・終業時間を従業員の裁量に委ねた働き方もあります。これをスーパーフレックスタイム制といい、導入する企業も増えてきています。

フレックスタイム制の導入要件

フレックスタイム制の導入要件は、以下の2つです。

1. 労働規則への規定
2. 労使協定で所定の事項を定める

まず1つ目は、「労働規則への規定」についてです。就業規則等に「始業及び終業時間を労働者の決定に委ねる」という旨を明記する必要があります。

2つ目は、「労使協定で所定の事項を定める」という点です。フレックスタイムを導入する際は、従業員と使用者（企業）の間で、フレックスタイム制の基本的な枠組みを決める必要があります。具体的には、以下の事項を定めましょう。

1. 対象者となる労働者の範囲
2. 清算期間
3. 清算における総労働時間
4. コアタイム、フレキシブルタイム（※任意）

フレックスタイム制のメリット

• 私生活と仕事の両立
• 通勤ストレスの緩和
• 残業時間の削減
• 優秀な人材の確保

フレックスタイム制の導入には、主に4つのメリットがあげられます。大きな理由としては、労働時間がある程度自由に設定できることにより、私生活と仕事のバランスがとりやすくなることが挙げられます。

具体的には、始業と終業時間を子育てや介護の都合に合わせられる、通勤ラッシュの時間をずらし余裕をもって出勤できるなど、従業員の時間の負担を減らすことが可能です。

また、フレックスタイム制は仕事が少ない時期は早く帰宅するなど、柔軟な働き方ができるため、残業を減らすことも期待できます。こうした柔軟な働き方ができる企業は魅力的なため、優秀な人材確保や離職率の低下にも繋げることができるのが大きなメリットです。

フレックスタイム制のデメリット

• 取引先や顧客対応の滞り
• 社内のコミュニケーション不足
• 勤怠管理の複雑化

フレックスタイム制は多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。例えば会社の営業時間内に担当従業員が不在の場合、取引先や顧客への対応に支障が出る場合があります。

その他にも、会議や情報共有の時間が限られるため、コミュニケーション不足も懸念されるでしょう。また、従業員ごとに勤務時間が異なり、管理方法も複雑になるのもデメリットです。

フレックスタイム制の問題点

フレックスタイム制の大きな問題点は、勤怠管理が複雑になることです。一般的な勤務体系であれば規定された勤務時間を超えれば、自動的に残業時間を計算できます。

しかし、フレックスタイム制は始業時間や終業時間が従業員によって異なるため、残業時間の管理が難しくなってしまいます。また、中抜けや早退などの勤務状況の記録も管理しにくいため、経理や管理者の業務が煩雑になってしまうのが問題点です。

フレックスタイム制を導入する際は、これらの問題点への対応策も慎重に考える必要があります。

勤怠管理システムでフレックスタイム制が管理しやすくなる

フレックスタイム制の勤怠管理の複雑化への問題は、勤怠管理システムの導入によって管理しやすくなります。勤怠管理システムを活用すれば、複雑な勤務体系でも効率よく管理できたり、従業員も打刻がしやすくなったりするなどのメリットがあります。

さまざまな勤怠管理システムを比較しながら、自社が使いやすいサービスを選びましょう。

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複雑な勤務体系でも効率よく管理できる

勤怠管理システムを活用すれば、複雑な勤務体系でも効率よく管理できるようになります。

従業員ごとに働き方が設定できるため、複雑な勤務体系でも自動でデータ化することが可能です。

具体的には、コアタイム指定、シフト制度への対応、残業時間や有給休暇の欠勤の有無などのさまざまな情報が一元管理ができ、勤怠管理を効率化してくれるのがメリットです。

エクセルやタイムカードなどの管理表を利用した方法では、勤務時間の集計・残業代の計算といった煩雑な業務が課題でしたが、勤怠管理システムを導入することにより、これらの課題を解決できるでしょう。

出退勤の打刻をしやすくなる

勤怠管理システムは、従業員自身も出退勤の打刻をしやすくなります。出退勤時に従業員自身のスマートフォンやPCなどのアプリを使って打刻ができるため、テレワークや外回りなどの働き方に合わせた出退勤がしやすくなります。

ほぼリアルタイムで打刻できるので、記入ミスや時間のずれなどが発生しないのもメリットです。また、タイムカードやエクセルなどの管理方法では、勤務時間を1つ1つ目視して確認したり、記入ミスが起きたりなど、細かな作業が多いことが課題でした。

しかし、勤怠管理システムは自動で労働時間を集計してくれるため、従業員自身の自己管理の負担を減らすことができます。管理側も従業員側の業務効率化に繋がるため、ぜひ導入を検討してみましょう。

フレックスタイム制に対応した勤怠管理システムの選び方

最近ではさまざまなタイプの勤怠管理システムがあるため、どのシステムを選べばいいか分からないという方も多いのではないでしょうか。フレックスタイム制を導入する際は、フレックスタイム制に対応した勤怠管理システムを導入することが大切です。

ここでは、勤怠管理システムを選ぶ際に着目したいポイントを解説します。

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残業時間や有給休暇の把握ができるか

勤怠管理システムは、残業時間や有給休暇の把握ができるかどうかをチェックしましょう。フレックスタイム制は、勤務時間が従業員によって異なるため、残業時間や有給休暇の取得について把握しにくいのが難点です。

そのため、一定の時間の残業時間の危険を教えてくれるアラート機能や、有給休暇の自動付与機能などがあるシステムがおすすめです。従業員に自由な働き方をさせるためには、トラブルを防止するために管理しやすいシステムを選びましょう。

リアルタイムで正確な勤務状況の把握ができるか

勤怠管理システムは、リアルタイムで正確な勤務状況の把握ができるか確認しましょう。フレックスタイム制は従業員が自由に勤務時間を設定できるため、所定労働時間が足りない社員が出てくるなど、規律が乱れやすくなるという問題も懸念されています。

そのため、管理者側がリアルタイムで勤務状況を管理し、従業員全員が正しく勤務できるように配慮する必要があります。具体的には、リアルタイムで勤務状況が把握できたり、打刻した場所を取得できるサービスなどを選定するのがおすすめです。

サポート体制は充実しているか

勤怠管理システムのスムーズな導入には、サポート体制が充実しているかが重要なポイントです。フレックスタイム制の導入には、システムの準備や専門的な知識やノウハウが必要となります。

電話やチャットでのサポート以外にも、導入から設計までサポートしてくれる手厚いサービスを選ぶと安心です。特にフレックスタイム制は特殊な勤務体制のため、24時間365日サポート体制が整っているサービスなら、トラブルにもすぐに対応できて便利です。

打刻方法の種類は豊富か

勤怠管理システムの選定の際には、打刻方法の種類が豊富かチェックしておきましょう。フレックスタイム制だけでなく、テレワーク・在宅勤務などにも対応できる打刻方法がおすすめです。

具体的には、スマートフォンや自宅PCのアプリなどから打刻できるクラウド型のシステムなどが挙げられます。出先からの直帰や出張先での出退勤も自己管理が可能になるため、多様な働き方に対応できるようになります。

他にも指紋認証型やタッチカード式などのさまざまな打刻方法があります。さまざまなサービスを比較しながら、自社の働き方や使いやすさに合わせて、打刻方法の種類を検討してみてください。

他システムとの連携はできるか

勤怠システムを選ぶ上で、他のシステムと連携できるかも重要なポイントです。給与計算システムなどと連携できるものなら簡単に給料などの計算ができ、大幅に業務を効率化できます。

フレックスタイム制は、特に管理方法が複雑なため、自社が扱うシステムと連携できるものを選ぶのがおすすめです。せっかく便利なサービスでも自社システムと連携できないと、余計な作業を増やしてしまうことにもなりかねないため、注意が必要です。

まとめ

フレックスタイム制は、ライフスタイルに合わせた魅力的な働き方ですが、勤怠管理の複雑さなどの問題が課題です。勤怠管理システムは、その複雑な勤怠管理を効率化するシステムであり、フレックスタイム制以外にも多様な働き方に対応できる便利なサービスです。

ただし、勤怠管理システムには色々な種類があるため、慎重に選定することが大切です。また、スムーズな導入には従業員に使い方の周知といった徹底した準備が求められます。自社の勤怠管理における課題を適切に把握し、スムーズに導入できるように工夫しましょう。

フレックスタイム制の管理に勤怠管理システムの導入を検討する際は、この記事を参考に利用システムの選定や準備を行い、勤怠管理の効率化、アプリなどを活用した打刻といったシステムのメリットを実感できる環境作りを行いましょう。