おすすめの購買管理システム5選｜選び方・導入時の注意点も解説

購買管理システムとは、購買に関する業務を効率化するためのシステムです。しかし、導入を検討しているものの、選び方や自社に合ったシステムがわからない方もいるでしょう。本記事では、おすすめの購買管理システムと選び方、導入時の注意点について解説しています。

目次

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1. 購買管理システムで購買プロセスを改善
2. 購買管理システムは資材の種類・購買方法・対応業種で選ぶ
3. 購買管理システム選びに重要な3つのポイント
4. 購買管理システムのその他の選び方
5. おすすめの購買管理システム5選
6. 購買管理システムの導入の仕方と注意点
7. まとめ

購買管理システムで購買プロセスを改善

購買管理システムは、購買プロセスを効率的に改善するためのツールです。しかし、適切なシステムを選び、導入するプロセスは課題となることがあります。

システムを選ぶ際は、どの業務を改善したいのか、どのような機能が必要なのかを明確に把握することが重要です。

購買管理システムの選定は慎重なプロセスを要しますが、適切なシステムを導入することで、購買プロセスを効率化し、業務の改善に大きく貢献します。本記事では、おすすめの購買管理システムと選び方、導入時の注意点について解説しています。

購買管理システムは資材の種類・購買方法・対応業種で選ぶ

購買管理システムを効率的に活用する上で、資材の種類・購買方法・対応業種で選ぶ必要があります。また、その他の比較ポイントについても重要です。次の章からはまず、重要な3つのポイントについて詳しく解説します。

【重要な3つのポイント】

1. 取り扱う資材の種類を確認
2. 購買方法の種類を確認
3. 自社の業種・業界に適しているか

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. 既存システムと連携できるか
3. カスタマイズ性を確認
4. 使いやすい操作性か
5. 導入実績が豊富か
6. サポート体制が充実しているか

購買管理システム選びに重要な3つのポイント

購買管理システムを選ぶ際は、以下の重要な3つのポイントに注目する必要があります。ここからは、それらのポイントについて詳しく解説します。

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取り扱う資材の種類を確認

購買管理システムを導入する前に、どの種類の資材（間接材・直接材・サービス材）を取り扱うかを確認しましょう。

各タイプの資材には異なるプロセスや管理ニーズがあり、適切なシステムのタイプも異なります。資材の種類に合わせたシステムを選びましょう。

間接材

間接材とは、生産における補助的な資材であり、たとえば工具、器具、文房具、オフィス用品などが該当します。これらの資材は生産に直接関わるものではなく、企業の日常業務をサポートするために必要です。

間接材の特徴は、継続的に購入され、通常、コスト効率が優先されることです。そのため、購買を効率化し、最安値のアイテムに迅速にアクセスできる仕組みが必要です。

特に、間接材の購入頻度が高く、購買業務の効率化によって物的・人的コストの削減が期待される場合、購買管理システムが非常に適しています。

直接材

直接材とは、製品の製造において欠かせない原材料や部品などの材料のことです。その特徴は、品質管理や生産計画との連携が必要であることです。製品の品質は直接材に大きく依存しており、そのため品質確保が重要です。

これを実現するためには、細かなロット管理が可能である必要があります。また、製造プロセスとの連携がスムーズで、迅速な情報共有ができることが求められます。

品質管理とコスト効率を同時に実現できるシステムが、直接材の調達と管理において大きな利益をもたらすでしょう。

サービス材

サービス材は、クラウドサービス、ソフトウェアライセンス、保守契約、コンサルティングなどのサービスを指します。サービス材の特徴は、物理的な在庫を管理する必要がないことです。

代わりに、契約やライセンスの管理、契約の期限管理、支払いのスケジュール、サービス提供業者とのコミュニケーションなどが重要です。

また、サービス材は契約に基づいて定期的に更新や再購入が必要な場合があり、システムはこれらの期限を管理できる必要があります。購買管理システムを選ぶ際には、サービス材の管理機能が充実していることが重要です。

購買方法の種類を確認

購買管理システムを選ぶ際に、購買方法の種類を確認することは重要です。購買方法には、スポット購買と定期購入の2つの主要な種類があり、それぞれ異なる要件を満たすシステムが必要です。以下では、それらの種類についてそれぞれ詳しく解説します。

スポット購買

スポット購買は、一度限りの購入を指し、通常は即時の購入ニーズがある場合に適しています。この購入方法では、迅速で効率的な注文と支払い処理が必要です。また、在庫管理や支出の追跡にもシステムが対応できることが重要です。

スポット購買をメインに行う場合、クラウド型の購買管理システムが適しています。クラウド型のシステムはインフラやサーバーの設置が不要で、迅速な導入が可能です。

さらに、月額課金や利用に応じた課金モデルを採用しているため、初期費用が少なく、必要なときに利用を停止できる利点があります。

定期購買

定期購買は、商品やサービスの定期的な購入を指し、この購買方法にはオンプレミス型の購買管理システムが最適です。オンプレミス型のシステムは、企業内部にデータを保持しやすく、高いセキュリティを提供します。

データの管理とアクセスが企業内で完結するため、機密性とセキュリティリスクの管理に優れています。さらに、定期購入の需要予測や在庫管理をサポートする機能を備えたシステムも、この購買方法に適しています。

このようなシステムを導入することで、定期購入が最適化され、購買の効率が向上し、リスクが軽減されます。特に需要の変動が比較的予測しやすく、大規模な定期購入が行われる場合、オンプレミス型のシステムが適しています。

自社の業種・業界に適しているか

購買管理システムの選定において、自社の業種や業界に適しているかどうかを確認することは非常に重要です。たとえば、製造業の場合、生産管理やサプライチェーンマネジメントの一環として購買管理システムを活用することが一般的です。

このような業界では、原材料の調達や在庫管理、生産計画との連携が頻繁に行われます。そのため、選択したシステムはこれらの業界特有のプロセスに適しており、スムーズに統合できる必要があります。

適切な購買管理システムを選ぶためには、業界特有のニーズを満たすために設計されているかどうかを確認することが大切です。また、システムの導入後にも業界特有の規制や基準に適合できるか、専門知識に対応したサポートが提供されているかを確認しましょう。

購買管理システムのその他の選び方

購買管理システムを導入する際、取り扱う資材の種類や購買方法だけでなく、さまざまな要因を考慮することが重要です。

以下では、購買管理システムの選定において考慮すべきその他の重要な比較ポイントに焦点を当て、どのように選択肢を絞り込むべきかについて詳しく解説します。

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提供形態を確認

購買管理システムを選ぶ際、提供形態には主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの種類があり、それぞれに独自の利点と考慮すべきポイントがあります。

自社のニーズ、セキュリティ要件、予算に応じて、クラウド型とオンプレミス型を比較検討し、適切な提供形態を選択しましょう。

クラウド型

クラウド型は、クラウドサーバーを介してシステムを利用するものです。クラウド型の場合、自社でサーバーやインフラの管理を行う必要がなく、ベンダーがこれらの負担を引き受けてくれます。これにより、運用コストを抑えることができます。

さらに、クラウド型のシステムは導入が比較的迅速で、システムのアップデートやメンテナンスなどもベンダーによって行われるため、管理の手間を軽減できます。ただし、クラウド型のシステムはカスタマイズ性が低い場合があります。

自社の特定の要件に合わせた調整や変更が難しいことがあるため、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが難しい場合もあります。そのため、クラウド型を選択する際には、自社の要件と照らし合わせ、適切なバランスを見つけることが求められます。

オンプレミス型

オンプレミス型購買管理システムは、自社内にサーバーを構築し、システムを導入・管理する形態を指します。オンプレミス型の最大の強みは、カスタマイズ性の高さです。

自社のニーズに合わせてシステムを調整・拡張できるため、特定の要件や業界固有のプロセスに柔軟に対応できます。また、セキュリティ面でもオンプレミス型は優れています。

自社のネットワークに閉じた環境で運用するため、データの保護が強化され、セキュリティ上のリスクを低減できます。しかし、オンプレミス型は、インフラ整備やサーバーの設置・メンテナンスに高いコストがかかります。

さらに、導入に時間がかかり、アップデートやメンテナンスも自己責任で行う必要があります。そのため、オンプレミス型を選択する際は、運用コストやリソース、セキュリティ要件を考慮し、自社の状況に最適な形態を検討しましょう。

既存システムと連携できるか

購買管理は企業内でさまざまな業務と密接に関連しています。たとえば、調達活動は在庫管理、生産計画、財務管理、さらには販売活動とも結びついています。

そのため、購買管理システムが他のシステムとスムーズに連携できることは、組織全体の業務効率を向上させることにつながります。購買管理システムの選択に際しては、自社や取引先の既存システムと連携できるかを検討する必要があります。

カスタマイズ性を確認

カスタマイズ性が高いシステムは、特定の業務プロセスやワークフローに合わせて設計し直すことができます。対して、カスタマイズ性が低いシステムは、業務プロセスに合わせるために大幅な変更が必要になり、時間とコストがかかります。

たとえば、購買プロセスが他社とは異なる場合、カスタマイズ性の高いシステムを選択することで、特定の要求に合致するための変更を行いやすくなります。

そのため、購買管理システムを選ぶ際には、自社の業務要件に合わせてカスタマイズできるかどうかを確認しましょう。

使いやすい操作性か

購買管理システムの選択において、使いやすい操作性かどうかは極めて重要です。操作性が悪いシステムを選んでしまうと、さまざまな問題が発生します。使い勝手が悪いシステムは、社内の従業員がシステムを利用する際に時間と労力を無駄にする原因となります。

使いやすいシステムは従業員が操作を覚えやすいため、生産性が向上します。また、トレーニングや学習コストが低減し、業務への適応が迅速に進みます。

使いやすい操作性を備えた購買管理システムは、業務の効率性や従業員満足度の向上、エラーの低減など多くのメリットをもたらします。

導入実績が豊富か

導入実績が多いということは、そのシステムが多くの異なる業界や企業に適用可能であることを示し、それがシステムの信頼性を証明しています。

また、多様なニーズに対応できるため、カスタマイズ性が高く、各企業の要件に合わせた調整が行いやすいことも期待できます。

多くの企業がそのシステムを信頼し、採用し続けているため、システムがサービスの途中で突如終了するリスクが低く、信頼性が非常に高いと言えます。

サポート体制が充実しているか

導入段階では、システムの設定やカスタマイズが必要です。問題が発生した場合、適切な導入支援が提供されなければ、スムーズな導入が難しくなるため、導入段階でのサポートが充実しているか確認することは重要です。

その後も、運用時にはトラブルシューティングや新たなニーズに対応するためのサポートが求められます。サポート体制が充実している場合、専門的な知識やスキルを持つスタッフが問題解決にあたり、迅速かつ効果的な対応を提供してくれます。

十分なサポートがあれば、システムの導入と運用がスムーズにシステムを導入でき、効率的な運用ができるでしょう

おすすめの購買管理システム5選

購買管理システムの導入の仕方と注意点

購買管理システムを導入するには、慎重な計画と適切な戦略が必要です。導入の目的や費用と効果を確認し、従業員への周知や研修が重要です。以下では、購買管理システムの導入方法と注意点について詳しく説明します。

1. 導入目的を明確にする

購買管理システムを導入する際、まず最初に導入の目的を明確にしましょう。導入目的は会社によって異なりますが、一般的な目標はコスト削減、効率向上、在庫最適化、データ分析、ベンダーやサプライヤーとの関係強化などです。

それぞれの目的に合わせて、具体的な導入計画を立てることが重要です。たとえば、コスト削減を目指す場合、どの購買プロセスを改善し、どの程度のコスト削減を目指すのかを明確に定義しましょう。

2. 費用対効果を確認

ソフトウェアライセンス、ハードウェア、導入と運用に関わる人件費、トレーニング費用などのシステムの導入にかかる予算を確認しましょう。また、長期的なランニングコストも考慮に入れることが重要です。

次に、導入によって期待される効果や利益を洗い出します。これらの費用と効果を比較し、投資対効果率（ROI）を計算しましょう。

ROIは、導入にかかる費用に対する将来的な経済的な利益を示す指標です。ROIがプラスの値であれば、導入が費用対効果の高い選択であると言えます。

3. 従業員への周知・研修を行う

アナログ作業からシステムに移行する際は、購買管理システムの導入目的と利点を従業員に明確に伝えましょう。なぜこの変更が必要であり、どのようにそれが業務や個人の業績に影響するかを説明します。その後、従業員への研修を計画しましょう。

システムの基本操作から高度な機能の使用方法まで、必要なトレーニングを行い、従業員が自信を持ってシステムを使えるようにサポートします。導入後もフィードバックを受け入れ、問題が発生した場合に迅速に対処する仕組みを構築しましょう。

従業員が新しいシステムを適切に利用できるよう、周知と研修に充分なリソースを投入することが重要です。

まとめ

購買管理システムは、購買プロセスを効率的に改善するためのツールです。購買管理システムの導入は、人的コストや購入コストの削減などの多くのメリットをもたらします。

また、不正行為やミスの防止にも寄与し、信頼性の向上につながります。更に、定型業務の削減により、従業員は戦略的で付加価値の高い業務に注力できるため、企業の業績向上につながるでしょう。

購買管理は企業活動において重要な要素であり、その効率化は他の部門にも大きな影響を与えます。効率的な購買プロセスは、製品やサービスの品質向上や競争力の維持に繋がり、他の部門の業績への貢献が期待できます。

まずは、自社の課題やニーズを明確にし、効果的で適切な購買管理システムを導入しましょう。