おすすめの無料ビジネスチャット4選｜導入前の確認ポイントも解説

近年、ビジネス上のやり取りを迅速に行えるビジネスチャットを導入する企業が増えています。しかし、「導入したいが費用が心配だ」という企業もあるでしょう。そこで本記事では、無料で使えるおすすめのビジネスチャットを、導入前の確認ポイントも交えて紹介します。

目次

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1. ビジネスチャットには無料で使えるものもある
2. 無料ビジネスチャットの特徴
3. 無料ビジネスチャットの導入前に確認すべきポイント
4. お試しで無料版を利用するのもおすすめ
5. 無料プランがあるおすすめのビジネスチャット4選
6. その他のビジネスチャットの選び方
7. 有料のビジネスチャットを導入するメリット
8. まとめ

ビジネスチャットには無料で使えるものもある

ビジネスチャットとは、ビジネス環境においてコミュニケーションを促進し、業務効率を向上させるためのコミュニケーションツールを指します。従来のビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールとしては、電話とメールが主流でした。

近年、一般ユーザー間でのテキストベースのチャットツールの普及に伴い、ビジネス環境においてもテキストベースのチャットツールの機能が注目されています。このツールは、メールなどに替わる手軽なコミュニケーション手段として、企業での使用が広まっています。

現在、市場には多くのビジネスチャットツールがリリースされていますが、中には無料のツールも多いです。そこで、本記事では、無料ビジネスチャットの特徴や導入前に確認すべきポイントなどの解説に加え、おすすめの無料ビジネスチャットを紹介します。

無料ビジネスチャットの特徴

無料のビジネスチャットツールの特徴として、有料のものに比べていくつかの制限があります。例えば、使用ユーザー数が制約されることがあります。少人数のチームやプロジェクトに適している場合が多いため、大規模な組織の使用には不向きであるといえます。

また、有料のビジネスチャットツールに比べて、機能面で制限があります。例えば、高度なカスタマイズや統合機能、高度なセキュリティ機能などが制限される可能性があります。使用できるデータ容量にも制限があり、大量データの共有などが制約されます。

無料のビジネスチャットツールは、一般的に基本機能で十分な小規模チームやプロジェクトに適しています。多くの機能が搭載され高度なセキュリティ環境が求められる場合は、有料のツールの検討も必要となり、どちらを選択するかは組織のニーズや予算などによります。

無料ビジネスチャットの導入前に確認すべきポイント

ビジネスチャットツールの導入は、組織におけるメンバーやチームのコミュニケーションを効率的に向上させる有効な手段となります。ただし、無料のビジネスチャットツールを選択する場合には、事前にいくつかの確認すべきポイントがあります。

ここでは、無料ビジネスチャットの導入前に確認すべきポイントとして、以下の項目について解説していきます。

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利用人数・グループ数

無料のビジネスチャットは通常、ユーザー数やチャットグループ数に制限がある場合が多いです。そのため、自社の利用予定人数やグループ数を確認し、適切なツールを選定することが必要です。

ユーザー数の制限を超えると機能的な制約が生じ、円滑な業務の実施が難しくなる可能性があります。そのため、導入前の正確なユーザー数の見積りが大事になります。また、将来的なビジネスの成長や業務の拡大を見据えた、ツール選びがおすすめです。

使いたい機能

無料ビジネスチャットツールは、使える機能が制限される場合があります。そのため、自社のニーズに合わせて、使いたい機能を明確にすることが重要です。ここからは、使いたい主な機能として、以下の項目について解説していきます。

通話機能

ビジネスチャットツールには、ビデオ通話などチャット以外の便利な機能も搭載されていることがあります。ただし、無料ツールでは、これらの高度な機能が制限されていることがあるため、自社でビデオ通話が必要かどうか事前に確認しましょう。

また、ビジネスチャットには会話やミーティングの録画機能があります。無料版のツールにはこの機能が搭載されていなかったり、制限されたりする可能性があるため、自社における録画機能の必要性も検討しましょう。

さらに、一部の無料ツールでは、同時に複数人での通話が制限される場合があります。自社において大規模な会議やワークショップが想定される場合には、この点も確認しておくことが大事です。

システム連携機能

ビジネスチャットを導入する際には、システム連携機能が重要なポイントとなります。一部のビジネスチャットツールは、システムとの連携機能を有料版でのみ提供しており、無料版では制限されていることがあります。

そのため、企業が既に利用しているプロジェクト管理ツールやカレンダーアプリケーションなど、他のツールとのシームレスな統合が無料版のツールで利用可能かどうか確認することが必要です。

ユーザー管理機能

ユーザー管理機能とは、組織内のユーザーに関するさまざまな管理をサポートする機能を指します。例えば、管理者がユーザーの追加や削除ができる機能や、ユーザーの利用状況の監視などができるものがあります。

また、権限管理として各ユーザーに特定の権限を与え、データや機能へのアクセスを制御する機能があります。管理者、編集者、会話ユーザーなどのアクセス権限を区別し、管理する機能が代表的です。

一部の無料ツールでは、これらの機能が制限される場合があります。事前に自社のユーザー管理として要求される機能を洗い出し、マッチするかどうか確認しておきましょう。

セキュリティ機能

無料ビジネスチャットの導入前には、セキュリティ機能を確認することが非常に重要です。無料ツールでも基本的なセキュリティ機能が提供されていますが、一部の高度な機能やアクセス制限には制約があることが多いです。

例えば、データの暗号化機能があります。データが送受信される過程でのエンドツーエンドの暗号化が適切に行われているか確認しましょう。これにより、データの機密性や安全性が保たれます。

また、個々のユーザーや機能に対するアクセス制御が可能かどうかの確認も必要です。権限を持つユーザーのみがチャットに参加でき、必要な情報にアクセスできるかどうか確認しましょう。

不審な人物や第三者がログインしないための強力な認証手段として、例えば、二要素認証などの搭載の確認も大事です。

データ保存機能

無料ビジネスチャットツールでは、チャット履歴や添付ファイルなど共有されたデータが保存される期間が制限されることがあります。長期的な記録や保存が必要な場合は、保存期間の確認が必要です。

また、データのセキュリティとして、チャットデータや共有されたファイル、データがどのように保存され、セキュリティがどの程度確保されているかを確認しましょう。特に、機密情報の保存期間や保存方法に関しては注意が必要です。

利用頻度

無料ビジネスチャットツールを導入する際には、データ容量に関する制限に留意する必要があります。無料ツールでは利用頻度やファイル共有の量が多い場合、データ容量が制限されるケースがあります。

チーム内でのチャットで、ファイル共有が多い場合には、無料ツールの容量制限内に納まるかどうか確認しましょう。制限を超えると、新しいファイルのアップロードや共有ができなくなる可能性があります。

また、長期的なデータの容量や保存期間に制限がある場合、古いデータの保存や検索に制約が生じる可能性があるため、注意しましょう。

お試しで無料版を利用するのもおすすめ

初めてビジネスチャットを利用する際は、まず無料プランを使って試してみることがおすすめです。基本的な機能を試してみることができ、チャットの操作やファイル共有など、自社の業務にとって重要な機能が利用しやすいかどうか確かめられます。

また、チームメンバーがチャットに適応しやすいかどうか判断できるため、使い勝手やコミュニケーションの改善状況などを体験できます。無料プランには制限が多いため、それらの制限を把握し、自社のビジネスニーズに適しているかどうか確認しましょう。

さらに、有料プランに関しても移行を考慮し、料金や機能、解除される制限、データ容量、サポート体制など、無料プランとの相違点についても十分確認しておくことが大事です。

無料プランがあるおすすめのビジネスチャット4選

その他のビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶ際は、上記の確認ポイントに加えて重要なポイントとして、ユーザーインターフェースや使いやすさなどの使い勝手を確認しておくことも必要です。

また、その他の比較ポイントとして、スマートフォンやタブレットなどマルチデバイスに対応しているか、トラブル時や質問などに対するサポート体制が充実しているかなどの点も確認しましょう。

もし無料ツールが自社のニーズに合わない場合は、有料ツールも視野に入れて検討することも大事です。

【重要なポイント】

1. UI・使いやすさを確認

【その他の比較ポイント】

1. マルチデバイスに対応しているか
2. サポート体制は充実しているか

有料のビジネスチャットを導入するメリット

有料ビジネスチャットの導入には、豊富な機能やデータ容量、高度なセキュリティ、迅速で効果的なサポートなど、企業の成長や効率向上に向けて、数々のメリットが考えられます。

ここでは、有料のビジネスチャットを導入するメリットとして、以下の項目について解説します。

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制限を気にせず利用できる

有料のビジネスチャットを導入する主なメリットは、機能やデータ量などの制限を気にせず使用できる点です。これにより、自社が必要とするユーザー数やデータ容量などを確保できます。

また、高度な機能、セキュリティ対策、アクセス制御、サポート体制など、自社のニーズに合致するビジネスチャットが可能となります。これにより、柔軟で拡張性が高いビジネスチャット環境を構築でき、企業の将来的な成長や業務拡大にも対応できるようになります。

重要な情報も安心して扱える

有料のビジネスチャットを導入すると、特にセキュリティ面が強化され、堅固なデータ保護が可能になる点がメリットになります。高度なセキュリティ対策を備えていることにより、機密性の高い重要な情報も安心して扱えます。

チャットの内容や共有されるデータも暗号化され、万が一外部に漏洩しても機密性や安全性が確保されます。これにより、データの機密性が高く、信頼性の大きいチャット環境が構築できます。

まとめ

無料のビジネスチャットは手軽で使いやすいため、組織やチームのプロジェクトにおいて優れたコミュニケーション手段となります。基本的なチャット機能に加えて、データ共有も可能なので、会議における同一データの参照などにも効果的です。

ただし、無料版ではユーザー数やデータ容量に制限があり、機能も限定されていることがあります。そのため、導入の際は自社が求めるニーズにマッチするかを考慮し、有料版も視野に入れて検討することが重要です。

少人数且つ一般的な使用の範囲であれば、無料版でも十分機能するため、自社の要件にマッチするかどうかを確認し、効果的なビジネスチャットを展開しましょう。