大企業におすすめのビジネスチャット4選｜選ぶ際のポイントも解説

業務上のコミュニケーションを円滑にするビジネスチャットは、大企業を中心に導入が進んでいます。本記事では、大企業がビジネスチャットを導入するメリットや選ぶ際のポイントを交え、大企業におすすめのビジネスチャットツールを紹介します。

目次

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1. 大企業で普及が進む「ビジネスチャット」
2. 大企業がビジネスチャットを導入するメリット
3. 大企業におけるビジネスチャットの選び方
4. 大企業への導入実績が豊富なビジネスチャット4選
5. その他のビジネスチャットの選び方
6. まとめ

大企業で普及が進む「ビジネスチャット」

ビジネスチャットは、企業内のコミュニケーションを効率的にし、生産性を高めるツールです。リアルタイムでのメッセージ交換ができるため、従業員間の迅速な意思疎通を可能にします。

また、ファイル共有、タスク管理、スケジュール調整などの多様な機能を備えており、業務の効率化にも繋がります。

多くの部署や、チームが存在する大規模な組織では、異なる部門間のコミュニケーションの円滑化が不可欠です。そのため、大企業を中心に従来のメールや電話に代わるコミュニケーション手段として、ビジネスチャットの導入が進んでいます。

大企業がビジネスチャットを導入するメリット

大企業におけるビジネスチャットの導入は、コミュニケーションと業務効率化の面で様々なメリットをもたらします。例えば、リアルタイムでの効率的なやり取りが可能になること、情報共有が容易になることなどが挙げられます。

また、ビジネスチャットの多くは他のツールとの連携が可能です。さらに、データの暗号化、アクセス管理などセキュリティ対策を備えています。

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リアルタイムで効率的にやり取りできる

大企業では、部署間や複数の拠点間でのコミュニケーションが日常的に発生します。このような環境において、従来のメールでのやり取りは非効率的となることも少なくありません。

メールは、一方向のコミュニケーションに限られることが多く、返信を待つ時間が発生するため、即時性に欠けます。また、メールのやり取りは蓄積され、情報の整理や検索に時間がかかることがあります。

これに対し、ビジネスチャットはリアルタイムでの対話が可能で、迅速な情報交換や意思決定を促進します。そのため、多くの大企業では社内でのメールのやり取りを廃止し、効率的なビジネスチャットに切り替える動きも増えています。

情報共有が簡単になる

従業員数が多く、様々な部署やチームが存在する大企業では、効率的な情報共有の仕組みが不可欠です。特にビジネスチャットのグループ機能は、同じプロジェクトに取り組む複数のメンバーや、異なる部署間での情報のやり取りが容易になります。

この機能により、必要な情報が迅速に関係者の間で共有され、作業の進行や問題解決のスピードが向上します。

また、協同編集機能では、重要な文書やプレゼンテーション資料、プロジェクトの進捗報告書などを簡単に共有でき、リアルタイムでフィードバックを得ることができます。

他のツールと連携できる

多くの大企業では、プロジェクト管理、ドキュメント共有、会計管理など異なる目的で、様々なツールを導入しています。ビジネスチャットは、このような他のツールと連携することが可能です。

例えば、プロジェクト管理ツールから直接ビジネスチャットにタスクの更新を通知したり、ドキュメント共有ツールからファイルをビジネスチャットで共有したりすることができます。

他ツールとの連携により、アプリケーション間での情報の行き来が減り、作業の手間を大幅に削減することができるため、業務がより効率的に行えます。

セキュリティリスクを抑えられる

ビジネスチャットにおける強みの1つは、堅固なセキュリティです。特に大企業では、機密性の高い情報の取り扱いが日常的に行われており、セキュリティリスクの管理が極めて重要です。

個人用のチャットツールと比較した場合、ビジネスチャットはビジネスでの利用に特化しており、企業のセキュリティ要件を満たすよう設計されています。例えば、データの暗号化、アクセス権限の管理、定期的なセキュリティ更新などが備わっています。

また、ビジネスチャットは、社内ポリシーに沿ったカスタマイズが可能です。そのため、メッセージの保存期間の設定や特定のデータの共有を制限するなど、特定のコンプライアンス要件に対応した運用が可能です。

大企業におけるビジネスチャットの選び方

大企業がビジネスチャットを選ぶ際には、選択するビジネスチャットの機能が企業の要求に過不足なく対応できるかを確認することが重要です。また、ビジネスチャットの操作性が直感的で、全ての従業員が容易に使用できるかどうかも1つの判断基準です。

その他、自社のセキュリティ要件を満たすことができるか、コストバランスが良いか、大企業への導入実績があるかなど、様々なポイントを踏まえて選びましょう。

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機能に過不足がないか

大企業に対応したビジネスチャットツールは、多機能であることが多いため、幅広いニーズに応えることができます。しかし、企業にとって不必要な機能が含まれていることもあります。

よって、実際に必要とする機能を明確にした上で、ツールを選定する必要があります。不必要な機能が多すぎると、操作が複雑になり、従業員がツールを使いこなせない可能性があります。

企業のニーズに合わせて、必要な機能を持つツールを選ぶことで、費用対効果を高めることができます。

操作がしやすいか

大企業の従業員層は、テクノロジーに精通している若手社員から、従来のコミュニケーション手段に慣れ親しんだベテラン社員まで多岐にわたります。そのため、利用者全員がストレスなく、簡単に扱えるビジネスチャットツールの選定が必要です。

直感的で理解しやすいツールは、迅速な導入と効率的な運用を可能にします。また、操作が簡単であることで、従業員間の技術的な隔たりを最小限に抑えられるため、テクノロジーの専門知識が限られている社員でも積極的にツールを利用することができます。

自社のセキュリティ要件を満たせるか

大企業では、扱う情報量の多さと従業員数の多様性により、人的ミスや不正行為、外部からの攻撃などのリスクが増大します。そのため、ビジネスチャットのセキュリティ機能が企業のセキュリティ要件を満たしているか確認する必要があります。

セキュリティ機能として、データの暗号化、アクセス制御、認証システム、サーバーのセキュリティ強化など情報漏洩や不正アクセスを防ぐための対策が不可欠です。また、企業内のセキュリティポリシーに沿ったカスタマイズが可能かも確認しましょう。

コストバランスが良いか

従業員数が多い大企業では多くの場合、有料プランの選択が必須です。しかし、単にコストだけを見て選ぶのではなく、提供される機能とのバランスを慎重に評価し、コストパフォーマンスの高いツールを選びましょう。

必要な機能を備えたツールを選ぶことは、効率的なコミュニケーションを促進し、企業の生産性を向上させます。一方で利用しない機能に対して過剰な費用を払うことは、コストの無駄遣いに繋がります。

そのため、ツールの提供する機能が自社のニーズにどれだけマッチしているかを評価し、それに見合った価格であるかを判断する必要があります。

大企業への導入実績があるか

大規模な企業には、特有の課題やニーズが存在します。そのため、同様の規模の企業で既に導入実績があるツールは、その信頼性と効果性が既に証明されていると考えられます。

豊富な導入実績があるツールは、その分だけ大量のユーザーをサポートする能力や複雑な組織構造での使用に耐えうる設計、多様な業務要件に対応できる機能性を有している可能性が高いです。

大企業への導入実績が豊富なビジネスチャット4選

その他のビジネスチャットの選び方

現代のビジネス環境では、従業員はオフィス、自宅、移動中など様々な場所で作業を行います。そのため、スマートフォン、タブレット、デスクトップなど複数のデバイスで使用できるビジネスチャットが望ましいです。

また、自社の既存ツールとの連携性も重要なポイントです。既存ツールとビジネスチャットが連携することで、データの一元化や業務プロセスの効率化が図れます。

さらに、大企業の場合ビジネスチャットツールの導入や運用に際して、技術的なサポートが必要になることが多々あります。そのため、24時間体制のカスタマーサポート、定期的なアップデート情報の提供などを行っているツールを選びましょう。

【その他の比較ポイント】

1. マルチデバイスに対応しているか
2. 自社の既存ツールと連携できるか
3. サポート体制は充実しているか

まとめ

ビジネスチャットの導入は、大企業にとって様々な利点をもたらします。例えば、リアルタイムでの効率的なやり取りが可能になる点や情報共有が簡単になり、ファイル共有やドキュメントの協同編集が容易に行えるようになる点などが挙げられます。

ビジネスチャットを選ぶ際には、機能の過不足、操作のしやすさ、コストバランス、大企業への導入実績などを確認しましょう。様々なポイントを総合的に考慮することで、効率的なコミュニケーション環境を構築できます。