中小企業におすすめのビジネスチャット4選｜導入メリットや選び方も

中小企業でもDX推進のニーズが高まっていますが、実現が難しいと感じている企業も多いでしょう。中小企業のDX化では、手始めにビジネスチャットを導入するのもおすすめです。本記事では、中小企業におけるビジネスチャットのメリットなども交え、おすすめの製品を紹介します。

目次

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1. ビジネスチャット導入で中小企業もDXの推進を
2. 中小企業におけるビジネスチャットのメリット
3. ビジネスチャットを導入する際の注意点
4. 中小企業がビジネスチャットを選ぶ際のポイント
5. 中小企業におすすめのビジネスチャット4選
6. その他のビジネスチャットの選び方
7. まとめ

ビジネスチャット導入で中小企業もDXの推進を

DXとは、「デジタルトランスフォーメーション」の略であり、企業が競争力を高めるためにデジタル技術を活用し、業務や組織を変革する取り組みです。近年多くの企業がDXの推進を行っていますが、一方で中小企業はDX推進の流れから遅れをとっているケースが多いです。

中小企業がDXに取り組む際に、まず手軽に始められる取り組みとしておすすめされるのがビジネスチャットの導入です。本記事では、中小企業におけるビジネスチャットのメリットや選び方などを解説します。

中小企業におけるビジネスチャットのメリット

中小企業においてビジネスチャットの導入には、いくつかのメリットがあります。ここからは、そのメリットについて詳しく解説します。

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無料で始められるものも多い

ビジネスチャットの導入は、予算が限られる中でも始めやすいメリットがあります。無料プランがあるビジネスチャットツールも多いため、予算が限られる中小企業やスタートアップ企業にとっておすすめです。

無料プランには一部機能や容量の制限がある場合もありますが、基本的なコミュニケーションや情報共有に必要な基本機能は利用できます。そのため、高度な機能を求めない場合や従業員数が少ない企業は、低コストでビジネスチャットを導入することができます。

ビジネスチャットの無料プランを利用しながら、必要に応じて有料プランへの移行を検討するのも良いでしょう。

業種・業界に関わらず導入しやすい

ビジネスチャットは、業種・業界を問わず柔軟に活用できるツールです。たとえば、製造業やサービス業、IT企業など異なる業態の企業でもビジネスチャットを導入することで、コミュニケーションをスムーズに取り、業務を効率的に進めることができます。

また、ビジネスチャットは導入ハードルが低く、従業員がすぐに活用しやすい特長があります。そのため、さまざまな業種や業界で手軽に導入でき、従業員が効果的に活用できることが大きな利点です。

ITツールの利便性を感じやすい

中小企業におけるビジネスチャットのメリットは、ITツールの利便性を感じやすい点にあります。ビジネスチャットの多くは、LINEなどの一般的なメッセージアプリと同じ感覚で使えるため、従業員は比較的簡単に操作に慣れることができます。

この利便性は、業務効率化などの効果を感じやすく、DXの推進に大きな力となります。たとえば、ビジネスチャットを活用することで、社外で業務を行う営業担当者や遠隔地にいるメンバーともコミュニケーションをとりながら業務を進めることができます。

このツールは直感的で使いやすく、特に若い世代にもなじみやすいため、社員が自然に導入に参加しやすい点も魅力です。

手間をかけずに生産性を上げられる

ビジネスチャットは、コミュニケーションの手間や時間を大幅に削減し、複数人での情報共有をスムーズに行うことができます。そのため、社内の報連相をビジネスチャットに移行するだけで、情報共有やコミュニケーションが活発化し、生産性が向上します。

また、メールや電話でのやり取りに比べて手間が省けるため、フォーマルな定型文も不要です。プロジェクトごとにグループを作ることで、メッセージの発信も円滑に行え、気軽にやり取りできます。

ビジネスチャットの活用によって、効率的にコミュニケーションを行えることで、企業の生産性向上にも寄与します。

プライベートチャットよりセキュリティ性が高い

中小企業におけるビジネスチャットのメリットは、LINEなどのプライベートチャットと比較してセキュリティ性が高い点です。メールやプライベートチャットは、ログ管理や利用制限が難しく、誤送信による情報漏洩のリスクが高まります。

一方でビジネスチャットには、情報漏洩や不正ログインを防ぐための機能が充実しています。このツールは、チャットの暗号化や管理者によるログ管理、業務時間外の利用制限などが可能です。

さらに、オンプレミス型のビジネスチャットツールを利用することで、セキュリティの向上に期待できます。ビジネス環境においては、プライベートチャットよりも高いセキュリティ性を持つビジネスチャットの利用がおすすめです。

ビジネスチャットを導入する際の注意点

ビジネスチャットを導入する際は、操作方法の周知やサポート、運用ルールの策定を行うことが重要です。これらの注意点を考慮することで、より効果的なビジネスチャットの活用ができます。ここからは、ビジネスチャットを導入する際の注意点について解説します。

操作方法の周知を行う

ビジネスチャットは、従業員全体が活用することで効果を発揮します。しかし、中にはIT知識が浅く、チャットツールに慣れていない従業員がいる場合もあります。これにより、ビジネスチャットの利用率が偏り、連絡手段が統一できない恐れも考えられます。

そのため、ビジネスチャットを導入する際は、研修などを行って操作方法を周知する必要があります。また、定期的に利用状況を確認し、上手く活用できていない従業員には、不便な点をフィードバックしてもらって改善するなど、サポートを行う必要があります。

運用ルールを策定する必要がある

ビジネスチャットは、気軽にメッセージを送れるツールです。しかし、そのような特徴から言葉遣いがカジュアルになったり、雑談の増加や業務時間外にメッセージを送ったりするなどの問題が生じる可能性があります。

そのため、運用ルールを策定して、最低限のビジネスマナーを守らせることが重要です。例えば、業務時間外の連絡は控える、雑談をしない、メッセージを無視せずスタンプなどで反応するなどが挙げられます。

これにより、ビジネスチャットが負担にならず、従業員が効果的に活用できる環境を整えることが可能です。

中小企業がビジネスチャットを選ぶ際のポイント

中小企業がビジネスチャットを選ぶ際は、以下のようなポイントを確認することがおすすめです。ここからは、中小企業がビジネスチャットを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

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画面の見やすさ・使いやすさ

中小企業がビジネスチャットを選ぶ上で、画面の見やすさ・使いやすさは非常に重要です。従業員にとって扱いにくいツールは、導入しても十分な効果が得られない可能性があります。

たとえば、スタンプ機能があると簡潔な返信ができ、コミュニケーションが効率的になります。また、シンプルで直感的な操作性は、従業員がストレスなく利用できる要素であり、画面のデザインや見やすさも考慮すべきポイントです。

ビジネスチャットでは、無料トライアルを提供するベンダーも多いです。無料トライアルを活用して、複数ツールの操作性や細かい機能などを比較して選ぶことで、従業員の利便性が向上し、導入効果を最大化できるでしょう。

料金体系・必要なコスト

ビジネスチャットを選ぶ際は、料金体系・必要なコストを確認することが大切です。無料プランから始める場合でも、将来的な成長に備えて有料プランについても確認する必要があります。

利用人数や機能の使用に応じて有料になることがあるため、導入するツールの料金体系には注意が必要です。ビジネスチャットは便利な機能が多く備わっていますが、利用する機能によって費用が異なるため、必要な機能を洗い出しておくことが重要です。

中小企業への導入実績

中小企業がビジネスチャットを選ぶ際は、シェア率や導入実績を確認しましょう。これらは、ツールが広く利用されているかどうかを示す重要な要素となります。多くの企業が採用しているツールは、信頼性と実用性が期待されます。

シェア率が高いと、他の企業でも十分な成果を上げている可能性が高く、中小企業でも使いやすいかどうかを判断しやすくなります。そのため、シェア率や導入実績をチェックして、中小企業の規模感やニーズに最適なビジネスチャットを選びましょう。

中小企業におすすめのビジネスチャット4選

その他のビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶ際は、上述した以外にも以下のようなポイントに注目して選びましょう。

これらの要素を検討することで、ビジネスチャットがチームのニーズに適したものであるかどうかを判断できます。利用環境や業務ニーズに合わせて総合的に検討し、最適なビジネスチャットを選ぶことが重要です。

【重要なポイント】

1. 必要な機能を備えているか

【その他の比較ポイント】

1. マルチデバイスに対応しているか
2. 他ツールと連携できるか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか

まとめ

ビジネスチャットの導入は、中小企業におけるDXの推進を促進する重要な一環となります。中小企業がビジネスチャットを導入することで、社外にいるメンバーとも気軽に連絡ができ、企業の生産性向上にも寄与します。

中小企業においては予算が限られることもありますが、多くのビジネスチャットツールが無料プランを提供しています。ビジネスチャットを導入する際は、事前に操作方法の周知や運用ルールを決めておくことで、従業員の効果的な利用に繋がります。

本記事で紹介したポイントを押さえて、業界や企業規模に合ったビジネスチャットを導入し、DXの推進を図りましょう。